Mennyiség vagy érték
Megbízási szerződés az „Országos közhiteles víziközmű kataszter elkészítése” című, KEOP 1.4.0/12-2013-0001 azonosítószámú projekt megvalósításához szükséges projektmenedzsment feladatok ellátására.„Országos közhiteles víziközmű kataszter elkészítése” című, KEOP 1.4.0/12-2013-0001 azonosítószámú projekt (a továbbiakban, mint projekt) megvalósításához szükséges projektmenedzsment feladatok ellátása az alábbiakban meghatározottak figyelembevételével, a dokumentációban meghatározottak szerint:A projekt megvalósítása során a projektmenedzsment feladatok teljes körű ellátása, ideértve a szükséges szakértői rendelkezésre állás folyamatos biztosítását az alábbiak szerint.A nyertes ajánlattevő kiválasztását követően már a nyertes ajánlattevő látja el a projekt lebonyolításához szükséges főbb operatív tevékenységeket, míg annak koordinációját és felügyeletét az ajánlatkérő keretébe tartozó projektmenedzsment szervezet végzi.A projekt fő koordinációját, a Közreműködő Szervezettel történő elsődleges kapcsolattartást, minőségbiztosítást, ellenőrzési feladatok végrehajtását, a pénzügyi feladatokat és dokumentációt – az ajánlatkérői projektmenedzsment szervezet kontrolljával – a nyertes ajánlattevő végzi.Az ajánlatkérő projektmenedzsment vezetője heti rendszerességgel konzultál a nyertes ajánlattevővel, akit elsősorban a nyertes ajánlattevő Projektmenedzsment szervezetének vezetője képvisel. A kapcsolattartás rendje szerint személyes megbeszélések hetente történnek, a másodlagos kommunikáció pedig telefonon, e-mail-ben és faxon történik.A nyertes ajánlattevő által ellátandó feladatok:Projektmenedzsment szervezet vezetője:— Felügyeli és ellenőrzi a projektmenedzsment szervezetet;— Ellenőrzi és figyelemmel kíséri, hogy a pályázati dokumentációban, továbbá a projekthez kapcsolódó egyéb dokumentációkban foglalt feladatok megvalósuljanak a Támogatási Szerződés előírásainak megfelelően;— Meghozza az operatív szintű döntéseket;— Kapcsolatot tart a projekt megvalósításában résztvevő szereplőkkel.Projektmenedzser:— Folyamatos rendelkezésre állás, tanácsadás, együttműködés ajánlatkérő munkatársaival;— Ellátja az operatív teendőket;— Koordinálja a projektmenedzsment szervezet alegységeit, felel a minőségellenőrzésért;— Teljesíti a jelentéstételi kötelezettségeket a projektvezető és a KSZ felé;— A projekttel kapcsolatos dokumentumok megfelelő nyilvántartásának, archiválásának, irattárazásának támogatása;— Esetleges ellenőrzések esetén ajánlatkérőt operatívan segíti;— Felelős a projekt sikeres, támogatási szerződésnek megfelelő megvalósításáért, a vonatkozó eljárásrendek betartásáért. A projekt operatív irányítását végzi, a projekt határidőre történő lebonyolítását koordinálja, ennek keretében ajánlatkérő Projektvezetőjének irányítása mellett gazdálkodik a projekt megvalósításához szükséges erőforrásokkal, a rendelkezésre álló pénzügyi- és időkerettel;— Kapcsolatot tart a projekt lebonyolításában közreműködő szervezetekkel, a projektben érintett állami, önkormányzati intézményekkel, hatóságokkal, szakértőkkel, szakmai fórumokkal, civil szervezetekkel;— A vállalkozók és megbízottak számára konzultációt biztosít annak érdekében, hogy a támogatási összeggel történő elszámoláshoz szükséges dokumentumok megfelelő formában kerüljenek kiállításra;— Folyamatos rendelkezésre állás, tanácsadás, együttműködés a projektben közreműködő vállalkozókkal, megbízottakkal;— Az ellenőrzések megállapításai alapján készült intézkedési tervben vállalt kötelezettségek teljesítéséhez szükséges dokumentációk előkészítése és benyújtása;— Folyamatosan kapcsolatot tart a közbeszerzési eljárások lebonyolításáért felelős hivatalos közbeszerzési tanácsadóval;— Eleget tesz a támogatási szerződésben és a vonatkozó jogszabályokban foglaltaknak az előrehaladási jelentéssel, az információnyújtással, és az ellenőrzési jogkörök biztosításával, továbbá a projekt dokumentálásával kapcsolatban, előkészíti és benyújtja a projekt Időszakos, valamint Záró Beszámolóit;— Előkészíti és benyújtja az esetleges Támogatási Szerződésmódosításokat, változás-bejelentéseket;— Koordinálja a projekt kockázatelemzését, kockázat- és változáskezelését. A projekt megvalósítása során felmerülő lehetséges kockázatokat felméri, azokat lehetőség szerint kezeli, vagy kezelésükre javaslatot tesz;— Koordinálja és kontrollálja a projekt kapcsán megkötött vállalkozási és megbízási szerződésekben foglaltak határidőre történő teljesülését, teljesítés esetén koordinálja a teljesítésigazolási folyamatot;— Biztosítja a kommunikációs és PR munkához szükséges információkat a projekt előrehaladásával és kockázataival kapcsolatban, továbbá személyesen vagy a projektmenedzsment más tagjának delegálásával biztosítja a szakmai részvételt a PR megbízott által szervezett és lebonyolított rendezvényeken;— Előzetesen minőségbiztosítja a tájékoztatás és nyilvánossági, kommunikációs anyagokat;— Részt vesz valamennyi, a projektet érintő szakmai és vezetői megbeszélésen;— Részt vesz a projektet érintő Hatóságok (IH, KSZ, stb.) által kezdeményezett tárgyalásokon, megbeszéléseken, ellenőrzéseken;— A projektszervezet tagjainak a közreműködésével gondoskodik arról, hogy ajánlatkérő vezetője folyamatosan tájékoztatást kapjon a projekt előrehaladásáról a projektjavaslat elkészítésétől kezdve a projekt teljes időbeli terjedelme alatt;— Részt vesz a helyszíni ellenőrzési terv elkészítésében, és a helyszíni ellenőrzések megszervezésében, lebonyolításában;— Részt vesz és biztosítja a feladatkörébe tartozó tervszerű, átlátható és hatékony munkavégzést, és a hatékony munkaerő felhasználást;— Köteles megismerni az ajánlatkérő belső működését érintő valamennyi szabályzatot, eljárásrendet, ügyrendet;— Felelős a tudomására jutott, illetve rábízott állam, szolgálati és külső cégtitkok megőrzéséért és előírásszerű kezeléséért.Műszaki terület felelőse:— Közreműködik a közbeszerzési eljárások során a műszaki jellegű kérdések megválaszolásában és a műszaki jellegű problémák megoldásában;— Folyamatosan nyomon követi a projekt előrehaladását;— Kapcsolatot tart és egyeztet a tervezési feladatokat végző szakértőkkel;— Helyszíni ellenőrzéseken részt vesz az esetleges műszaki jellegű kérdések tisztázása érdekében;— Részt vesz a projektet érintő Hatóságok (IH, KSZ, stb.) által kezdeményezett megbeszéléseken, tárgyalásokon, amennyiben azok műszaki kérdéseket is érintenek;— Összehangolja a beosztott műszaki szakértők valamint informatikusok munkáját;— Segíti, nyomon követi a pályázatban lefektetett szakmai célok elérését;— Ajánlatkérővel együttműködésben műszakilag előkészíti az esetleges Támogatási Szerződésmódosításokat, változás-bejelentéseket;— Közreműködik az Időszaki és Záró beszámolók műszaki részeinek elkészítésében;— Menedzsment oldalról felügyeli a vonatkozó informatikai adatbázis felméréséhez, előállításhoz szükséges munkafolyamatokat, folyamatosan együttműködik a projektben résztvevő vállalkozókkal, szakértőkkel, partnerekkel;— Informatikai terület felelőseit koordinálja, és azok feladatait ellenőrzi:— software oldali ellenőrzés,— hardware oldali ellenőrzés,— rendszerterv végrehajtásának ellenőrzése, szakmai tanácsadás.Pénzügyi terület felelőse:— Folyamatos rendelkezésre állás és együttműködés ajánlatkérő munkatársaival;— Nyomon követi a projekt költségvetésének alakulását, folyamatosan aktualizálja a költségvetési kimutatásokat, esetleges változások, módosulások esetén egyeztet a Közreműködő Szervezettel és a Hatóságokkal; szükség esetén javaslatot tesz a változások kezelésére;— Szükség esetén meghatározza a finanszírozás forrásait;— Támogatja a projekttel kapcsolatos pénzügyi-számviteli feladatok ellátását (nyilvántartás és audit trail);— Ellenőrzi a kifizetéseket;— Előkészíti és benyújtja a kifizetési kérelmeket;— Megszervezi és irányítja a projekt pénzügyi feladatok maradéktalan – a mindenkor hatályos jogszabályokon alapuló – ellátását;— Feladata a projekttel kapcsolatos elszámolások kidolgozása, határidőre történő benyújtása, egyeztetése;— Az előírásoknak megfelelően összefogja és ellenőrzi a projekttel kapcsolatos lehívásokat, elszámolásokat;— A projekt pénzügyi menedzselése, forrásgazdálkodása, a folyamatos likviditás biztosításának segítése;— Feladata az előlegek igénylésének, felhasználásának nyilvántartása, ellenőrzése;— Közreműködik a közbeszerzési eljárások során a pénzügyi jellegű kérdések megválaszolásában és a pénzügyi jellegű problémák megoldásában;— A projekthez kapcsolódó szerződéseket aláírás előtti pénzügyi szempontból ellenőrzi;— A projekt megvalósítása során keletkező pénzügyi dokumentumokat formai és tartalmi szempontból ellenőrzi;— Felelős a projekt nyilvántartásának megbízhatóságáért, a projekt pénzügyi dokumentációjáért a projekt teljes időtartama alatt, a pénzügyi ellenőrzésekre (Közreműködő Szervezet, NFÜ, KEHI, MÁK, PM, ÁSZ, EU stb.) való felkészülésért;— Közreműködik a szakhatósági vizsgálatokban;— Megszervezi és koordinálja a projekt Időszakos, valamint Záró Beszámolói pénzügyi részének elkészítését;— Összeállítja a projekt beszámolókhoz, statisztikákhoz szükséges adatait;— Köteles megismerni az ajánlatkérő belső működését érintő valamennyi szabályzatot, eljárásrendet, ügyrendet;— Felelős a tudomására jutott, illetve rábízott állam, szolgálati és külső cégtitkok megőrzéséért és előírásszerű kezeléséért;— Koordinálja és megszervezi a vagyonátadási és aktiválási feladatokat.Jogi terület felelőse:— A projekt közbeszerzési eljárásainak felügyelete érdekében kapcsolatot tart a közbeszerzési eljárások lebonyolításáért felelős hivatalos közbeszerzési tanácsadóval;— A projekt során keletkező – s a közbeszerzési eljárások lebonyolításáért felelős hivatalos közbeszerzési tanácsadó kompetenciájába nem tartozó – jogi problémákat kezeli;— Felelős a projektet érintő monitoring feladatok ellátásáért. Ennek keretében ellenőrzi a projekt ütemtervben szereplő határidők betartását, összeveti a projekttervet a projekt eredményével, követi a projekt szakmai előrehaladását, kimutatja a megvalósult eltéréseket, előrejelzi a várható eltéréseket, szükség esetén módosító intézkedéseket kezdeményez;— Nyilvántartást vezet a projekt végrehajtásának legfontosabb dokumentumairól, különösen a hatósági engedélyekről, az ellenőrzési dokumentumokról, és a szerződések végrehajtásának mellékkötelezettségét jelentő biztosítékokról;— Támogatja a projekt vezetés munkáját az adminisztratív előírások betartásának felügyeletével;— Részt vesz a projektet érintő jelentések összeállításában;— Figyeli a projekt-megvalósításhoz kapcsolódó jogszabályokat és azok változásait, és erről tájékoztatást ad a projekt-megvalósítással foglalkozó munkatársak részére, valamint felelős a jogszabályok, belső szabályzatok betartásáért.A projekt becsült teljes beruházási értéke: megközelítőleg nettó 8 000 000 000 HUF.A nyertes ajánlattevő köteles elősegíteni a projekt megvalósítása során az ajánlatkérő által a pályázatban vállalt horizontális vállalások érvényre juttatását.A részletes műszaki követelmények az ajánlati dokumentációban kerülnek kifejtésre.157 480 315