Megbízási szerződés az „Országos közhiteles víziközmű kataszter elkészítése” című, KEOP 1.4.0/12-2013-0001 azonosítószámú projekt megvalósításához szükséges projektmenedzsment feladatok ellátására

Mennyiség vagy érték

Megbízási szerződés az „Országos közhiteles víziközmű kataszter elkészítése” című, KEOP 1.4.0/12-2013-0001 azonosítószámú projekt megvalósításához szükséges projektmenedzsment feladatok ellátására.„Országos közhiteles víziközmű kataszter elkészítése” című, KEOP 1.4.0/12-2013-0001 azonosítószámú projekt (a továbbiakban, mint projekt) megvalósításához szükséges projektmenedzsment feladatok ellátása az alábbiakban meghatározottak figyelembevételével, a dokumentációban meghatározottak szerint:A projekt megvalósítása során a projektmenedzsment feladatok teljes körű ellátása, ideértve a szükséges szakértői rendelkezésre állás folyamatos biztosítását az alábbiak szerint.A nyertes ajánlattevő kiválasztását követően már a nyertes ajánlattevő látja el a projekt lebonyolításához szükséges főbb operatív tevékenységeket, míg annak koordinációját és felügyeletét az ajánlatkérő keretébe tartozó projektmenedzsment szervezet végzi.A projekt fő koordinációját, a Közreműködő Szervezettel történő elsődleges kapcsolattartást, minőségbiztosítást, ellenőrzési feladatok végrehajtását, a pénzügyi feladatokat és dokumentációt – az ajánlatkérői projektmenedzsment szervezet kontrolljával – a nyertes ajánlattevő végzi.Az ajánlatkérő projektmenedzsment vezetője heti rendszerességgel konzultál a nyertes ajánlattevővel, akit elsősorban a nyertes ajánlattevő Projektmenedzsment szervezetének vezetője képvisel. A kapcsolattartás rendje szerint személyes megbeszélések hetente történnek, a másodlagos kommunikáció pedig telefonon, e-mail-ben és faxon történik.A nyertes ajánlattevő által ellátandó feladatok:Projektmenedzsment szervezet vezetője:— Felügyeli és ellenőrzi a projektmenedzsment szervezetet;— Ellenőrzi és figyelemmel kíséri, hogy a pályázati dokumentációban, továbbá a projekthez kapcsolódó egyéb dokumentációkban foglalt feladatok megvalósuljanak a Támogatási Szerződés előírásainak megfelelően;— Meghozza az operatív szintű döntéseket;— Kapcsolatot tart a projekt megvalósításában résztvevő szereplőkkel.Projektmenedzser:— Folyamatos rendelkezésre állás, tanácsadás, együttműködés ajánlatkérő munkatársaival;— Ellátja az operatív teendőket;— Koordinálja a projektmenedzsment szervezet alegységeit, felel a minőségellenőrzésért;— Teljesíti a jelentéstételi kötelezettségeket a projektvezető és a KSZ felé;— A projekttel kapcsolatos dokumentumok megfelelő nyilvántartásának, archiválásának, irattárazásának támogatása;— Esetleges ellenőrzések esetén ajánlatkérőt operatívan segíti;— Felelős a projekt sikeres, támogatási szerződésnek megfelelő megvalósításáért, a vonatkozó eljárásrendek betartásáért. A projekt operatív irányítását végzi, a projekt határidőre történő lebonyolítását koordinálja, ennek keretében ajánlatkérő Projektvezetőjének irányítása mellett gazdálkodik a projekt megvalósításához szükséges erőforrásokkal, a rendelkezésre álló pénzügyi- és időkerettel;— Kapcsolatot tart a projekt lebonyolításában közreműködő szervezetekkel, a projektben érintett állami, önkormányzati intézményekkel, hatóságokkal, szakértőkkel, szakmai fórumokkal, civil szervezetekkel;— A vállalkozók és megbízottak számára konzultációt biztosít annak érdekében, hogy a támogatási összeggel történő elszámoláshoz szükséges dokumentumok megfelelő formában kerüljenek kiállításra;— Folyamatos rendelkezésre állás, tanácsadás, együttműködés a projektben közreműködő vállalkozókkal, megbízottakkal;— Az ellenőrzések megállapításai alapján készült intézkedési tervben vállalt kötelezettségek teljesítéséhez szükséges dokumentációk előkészítése és benyújtása;— Folyamatosan kapcsolatot tart a közbeszerzési eljárások lebonyolításáért felelős hivatalos közbeszerzési tanácsadóval;— Eleget tesz a támogatási szerződésben és a vonatkozó jogszabályokban foglaltaknak az előrehaladási jelentéssel, az információnyújtással, és az ellenőrzési jogkörök biztosításával, továbbá a projekt dokumentálásával kapcsolatban, előkészíti és benyújtja a projekt Időszakos, valamint Záró Beszámolóit;— Előkészíti és benyújtja az esetleges Támogatási Szerződésmódosításokat, változás-bejelentéseket;— Koordinálja a projekt kockázatelemzését, kockázat- és változáskezelését. A projekt megvalósítása során felmerülő lehetséges kockázatokat felméri, azokat lehetőség szerint kezeli, vagy kezelésükre javaslatot tesz;— Koordinálja és kontrollálja a projekt kapcsán megkötött vállalkozási és megbízási szerződésekben foglaltak határidőre történő teljesülését, teljesítés esetén koordinálja a teljesítésigazolási folyamatot;— Biztosítja a kommunikációs és PR munkához szükséges információkat a projekt előrehaladásával és kockázataival kapcsolatban, továbbá személyesen vagy a projektmenedzsment más tagjának delegálásával biztosítja a szakmai részvételt a PR megbízott által szervezett és lebonyolított rendezvényeken;— Előzetesen minőségbiztosítja a tájékoztatás és nyilvánossági, kommunikációs anyagokat;— Részt vesz valamennyi, a projektet érintő szakmai és vezetői megbeszélésen;— Részt vesz a projektet érintő Hatóságok (IH, KSZ, stb.) által kezdeményezett tárgyalásokon, megbeszéléseken, ellenőrzéseken;— A projektszervezet tagjainak a közreműködésével gondoskodik arról, hogy ajánlatkérő vezetője folyamatosan tájékoztatást kapjon a projekt előrehaladásáról a projektjavaslat elkészítésétől kezdve a projekt teljes időbeli terjedelme alatt;— Részt vesz a helyszíni ellenőrzési terv elkészítésében, és a helyszíni ellenőrzések megszervezésében, lebonyolításában;— Részt vesz és biztosítja a feladatkörébe tartozó tervszerű, átlátható és hatékony munkavégzést, és a hatékony munkaerő felhasználást;— Köteles megismerni az ajánlatkérő belső működését érintő valamennyi szabályzatot, eljárásrendet, ügyrendet;— Felelős a tudomására jutott, illetve rábízott állam, szolgálati és külső cégtitkok megőrzéséért és előírásszerű kezeléséért.Műszaki terület felelőse:— Közreműködik a közbeszerzési eljárások során a műszaki jellegű kérdések megválaszolásában és a műszaki jellegű problémák megoldásában;— Folyamatosan nyomon követi a projekt előrehaladását;— Kapcsolatot tart és egyeztet a tervezési feladatokat végző szakértőkkel;— Helyszíni ellenőrzéseken részt vesz az esetleges műszaki jellegű kérdések tisztázása érdekében;— Részt vesz a projektet érintő Hatóságok (IH, KSZ, stb.) által kezdeményezett megbeszéléseken, tárgyalásokon, amennyiben azok műszaki kérdéseket is érintenek;— Összehangolja a beosztott műszaki szakértők valamint informatikusok munkáját;— Segíti, nyomon követi a pályázatban lefektetett szakmai célok elérését;— Ajánlatkérővel együttműködésben műszakilag előkészíti az esetleges Támogatási Szerződésmódosításokat, változás-bejelentéseket;— Közreműködik az Időszaki és Záró beszámolók műszaki részeinek elkészítésében;— Menedzsment oldalról felügyeli a vonatkozó informatikai adatbázis felméréséhez, előállításhoz szükséges munkafolyamatokat, folyamatosan együttműködik a projektben résztvevő vállalkozókkal, szakértőkkel, partnerekkel;— Informatikai terület felelőseit koordinálja, és azok feladatait ellenőrzi:— software oldali ellenőrzés,— hardware oldali ellenőrzés,— rendszerterv végrehajtásának ellenőrzése, szakmai tanácsadás.Pénzügyi terület felelőse:— Folyamatos rendelkezésre állás és együttműködés ajánlatkérő munkatársaival;— Nyomon követi a projekt költségvetésének alakulását, folyamatosan aktualizálja a költségvetési kimutatásokat, esetleges változások, módosulások esetén egyeztet a Közreműködő Szervezettel és a Hatóságokkal; szükség esetén javaslatot tesz a változások kezelésére;— Szükség esetén meghatározza a finanszírozás forrásait;— Támogatja a projekttel kapcsolatos pénzügyi-számviteli feladatok ellátását (nyilvántartás és audit trail);— Ellenőrzi a kifizetéseket;— Előkészíti és benyújtja a kifizetési kérelmeket;— Megszervezi és irányítja a projekt pénzügyi feladatok maradéktalan – a mindenkor hatályos jogszabályokon alapuló – ellátását;— Feladata a projekttel kapcsolatos elszámolások kidolgozása, határidőre történő benyújtása, egyeztetése;— Az előírásoknak megfelelően összefogja és ellenőrzi a projekttel kapcsolatos lehívásokat, elszámolásokat;— A projekt pénzügyi menedzselése, forrásgazdálkodása, a folyamatos likviditás biztosításának segítése;— Feladata az előlegek igénylésének, felhasználásának nyilvántartása, ellenőrzése;— Közreműködik a közbeszerzési eljárások során a pénzügyi jellegű kérdések megválaszolásában és a pénzügyi jellegű problémák megoldásában;— A projekthez kapcsolódó szerződéseket aláírás előtti pénzügyi szempontból ellenőrzi;— A projekt megvalósítása során keletkező pénzügyi dokumentumokat formai és tartalmi szempontból ellenőrzi;— Felelős a projekt nyilvántartásának megbízhatóságáért, a projekt pénzügyi dokumentációjáért a projekt teljes időtartama alatt, a pénzügyi ellenőrzésekre (Közreműködő Szervezet, NFÜ, KEHI, MÁK, PM, ÁSZ, EU stb.) való felkészülésért;— Közreműködik a szakhatósági vizsgálatokban;— Megszervezi és koordinálja a projekt Időszakos, valamint Záró Beszámolói pénzügyi részének elkészítését;— Összeállítja a projekt beszámolókhoz, statisztikákhoz szükséges adatait;— Köteles megismerni az ajánlatkérő belső működését érintő valamennyi szabályzatot, eljárásrendet, ügyrendet;— Felelős a tudomására jutott, illetve rábízott állam, szolgálati és külső cégtitkok megőrzéséért és előírásszerű kezeléséért;— Koordinálja és megszervezi a vagyonátadási és aktiválási feladatokat.Jogi terület felelőse:— A projekt közbeszerzési eljárásainak felügyelete érdekében kapcsolatot tart a közbeszerzési eljárások lebonyolításáért felelős hivatalos közbeszerzési tanácsadóval;— A projekt során keletkező – s a közbeszerzési eljárások lebonyolításáért felelős hivatalos közbeszerzési tanácsadó kompetenciájába nem tartozó – jogi problémákat kezeli;— Felelős a projektet érintő monitoring feladatok ellátásáért. Ennek keretében ellenőrzi a projekt ütemtervben szereplő határidők betartását, összeveti a projekttervet a projekt eredményével, követi a projekt szakmai előrehaladását, kimutatja a megvalósult eltéréseket, előrejelzi a várható eltéréseket, szükség esetén módosító intézkedéseket kezdeményez;— Nyilvántartást vezet a projekt végrehajtásának legfontosabb dokumentumairól, különösen a hatósági engedélyekről, az ellenőrzési dokumentumokról, és a szerződések végrehajtásának mellékkötelezettségét jelentő biztosítékokról;— Támogatja a projekt vezetés munkáját az adminisztratív előírások betartásának felügyeletével;— Részt vesz a projektet érintő jelentések összeállításában;— Figyeli a projekt-megvalósításhoz kapcsolódó jogszabályokat és azok változásait, és erről tájékoztatást ad a projekt-megvalósítással foglalkozó munkatársak részére, valamint felelős a jogszabályok, belső szabályzatok betartásáért.A projekt becsült teljes beruházási értéke: megközelítőleg nettó 8 000 000 000 HUF.A nyertes ajánlattevő köteles elősegíteni a projekt megvalósítása során az ajánlatkérő által a pályázatban vállalt horizontális vállalások érvényre juttatását.A részletes műszaki követelmények az ajánlati dokumentációban kerülnek kifejtésre.157 480 315

További információk

1) Formai előírások: Az ajánlatot írásban, 1 papír alapú példányban, zárt csomagolásban, a jelen felhívásban megadott címre közvetlenül vagy postai úton kell benyújtani az ajánlattételi határidő lejártáig. A cégszerűen aláírt ajánlatot, teljes terjedelmében, írásvédett (nem szerkeszthető) formátumban egy elektronikus adathordozón (CD vagy DVD) – a papír alapú példányt tartalmazó zárt csomagolásban elhelyezve – is csatolni szükséges. A benyújtott ajánlati példányok közötti eltérés esetén a papír alapú példány az irányadó. A csomagoláson „Ajánlat – NFP – Országos víziközmű kataszter, Projektmenedzsment”, illetve „Nem bontható fel az ajánlattételi határidő lejárta előtt!” megjelölést kell feltüntetni. Az ajánlat formai követelményeire egyebekben a dokumentáció előírásait kell alkalmazni.

2) Az ajánlat összeállításával és benyújtásával kapcsolatban felmerült összes költség az ajánlattevőt terheli.

3) Az ajánlatnak tartalmaznia kell a felhívásban külön ki nem emelt egyéb nyilatkozatokat, igazolásokat és más dokumentumokat, melyeket a dokumentáció és a Kbt. előír.

4) Közös ajánlattétel esetében az ajánlathoz csatolni kell a közös egyetemleges felelősségvállalásról szóló megállapodást (konzorciális szerződést), amely tartalmazza az ajánlattevők között, a közbeszerzési eljárással kapcsolatos hatáskörök bemutatását, kijelöli azon ajánlattevőt, aki a konzorciumot az eljárás során kizárólagosan képviseli, illetőleg a közös ajánlattevők nevében hatályos jognyilatkozatot tehet. Ajánlatkérő felhívja ajánlattevők figyelmét, hogy a Kbt. 25. § (3) bekezdése alapján a közös ajánlattevők csoportjának képviseletében tett minden nyilatkozatnak egyértelműen tartalmaznia kell a közös ajánlattevők megjelölését.

5) Ajánlattevőnek, alvállalkozójának és adott esetben az alkalmasság igazolásában részt vevő más szervezetnek az alábbi cégokmányokat kell az ajánlathoz csatolni:

— folyamatban lévő változásbejegyzési eljárás esetében a cégbírósághoz benyújtott változásbejegyzési kérelmet és az annak érkezéséről a cégbíróság által megküldött igazolást is,

— az ajánlatot aláíró(k) aláírási címpéldányát, vagy a 2006. évi V. törvény 9. § (1) bekezdése szerinti aláírás-mintáját,

— a cégkivonatban nem szereplő kötelezettségvállaló(k) esetében a cégjegyzésre jogosult személytől származó, az ajánlat aláírására vonatkozó (a meghatalmazó és a meghatalmazott aláírását is tartalmazó) írásos meghatalmazást.

6) Az ajánlatnak tartalmaznia kell ajánlattevőnek a Kbt. 60. § (3) bekezdésében foglaltaknak megfelelő kifejezett nyilatkozatát az ajánlati felhívás feltételeire, a szerződés megkötésére és teljesítésére, valamint a kért ellenszolgáltatásra vonatkozóan.

7) Az ajánlatban továbbá az ajánlattevőnek a Kbt. 60. § (5) bekezdése alapján nyilatkoznia kell arról, hogy a kis- és középvállalkozásokról, fejlődésük támogatásáról szóló törvény szerint mikro-, kis- vagy középvállalkozásnak minősül-e.

8) Ajánlattevőnek a Kbt. 40. § (1) bekezdése alapján az ajánlatban meg kell jelölnie

a) a közbeszerzésnek azt a részét (részeit), amelynek teljesítéséhez az ajánlattevő alvállalkozót kíván igénybe venni,

b) az ezen részek tekintetében a közbeszerzés értékének 10%-át meghaladó mértékben igénybe venni kívánt alvállalkozókat, valamint a közbeszerzésnek azt a százalékos arányát, amelynek teljesítésében a megjelölt alvállalkozók közre fognak működni. (A nemleges tartalmú nyilatkozatot is csatolni kell!)

Az ajánlatkérő felhívja az ajánlattevők figyelmét, hogy a fentiekben rögzített nyilatkozatuk kitöltésekor vegyék figyelembe a Kbt. 26. § szakaszát, amelynek értelmében, ha egy gazdasági szereplő a közbeszerzés értékének huszonöt százalékát meghaladó mértékben fog közvetlenül részt venni a szerződés teljesítésében, akkor nem lehet alvállalkozónak minősíteni, hanem az ajánlatban és a szerződés teljesítése során közös ajánlattevőként kell, hogy szerepeljen. (Egy gazdasági szereplőnek a szerződés teljesítésében való részvétele arányát az határozza meg, hogy milyen arányban részesül a jelen közbeszerzés tárgyának általános forgalmi adó nélkül számított ellenértékéből.)

9) Az ajánlattevők pénzügyi és gazdasági, valamint műszaki-szakmai alkalmasságának feltételei és azok előírt igazolási módja a minősített ajánlattevők hivatalos jegyzékébe történő felvétel feltételét képező minősítési szempontokhoz képest szigorúbbak.

10) Amennyiben bármely, az ajánlathoz csatolt okirat, igazolás, nyilatkozat, stb. nem magyar nyelven kerül kiállításra, úgy azt az ajánlattevő magyar nyelvű fordításban is köteles becsatolni. A Kbt. 36. § (3) bekezdése alapján ajánlatkérő a nem magyar nyelven benyújtott dokumentumok ajánlattevő általi felelős fordítását is elfogadja. A fordítás tartalmának helyességéért az ajánlattevő felel.

11) Az ajánlattétel során a különböző devizák forintra történő átszámításánál az ajánlattevőnek a felhívás feladásának napján érvényes, a Magyar Nemzeti Bank által meghatározott devizaárfolyamokat kell alkalmaznia. Az ajánlatban szereplő, nem magyar forintban (HUF) megadott összegek tekintetében az átszámítást tartalmazó iratot is csatolni szükséges az ajánlatban. Bármely okirat, igazolás, nyilatkozat, stb. vonatkozásában csak az alkalmasság megállapításához szükséges sorok (adatok, információk) vonatkozásában szükséges az átszámítást tartalmazó iratot becsatolni.

12) A Kbt. 54. § (1) bekezdése alapján ajánlatkérő előírja, hogy az ajánlattevő tájékozódjon az adózásra, a környezetvédelemre, a munkavállalók védelmére és a munkafeltételekre vonatkozó olyan kötelezettségekről, amelyeknek a teljesítés helyén és a szerződés teljesítése során meg kell felelni.

13) A Kbt. 60. § (6) bekezdése alapján az ajánlatnak felolvasólapot kell tartalmaznia, amely feltünteti a Kbt. 62. § (3) bekezdése szerinti összes adatot.

14) A jelen felhívásban előírt biztosítékok Kbt. 126. § (4) bekezdése szerinti határidőre történő rendelkezésre bocsátásáról az ajánlattevőnek a Kbt. 126. § (5) bekezdése alapján az ajánlatában nyilatkoznia kell.

15) Ajánlatkérő a Kbt. 27. § (1) bekezdésére figyelemmel nem teszi lehetővé a szerződés teljesítése érdekében gazdálkodó szervezet (projekttársaság) létrehozását.

16) Ajánlatkérő tájékoztatja az ajánlattevőket, hogy jelen közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződésben vállalt munkákkal összefüggésben keletkező szellemi alkotások korlátlan, határozatlan idejű, kizárólagos és harmadik személynek ellenszolgáltatás nélkül átadható felhasználási jogát Ajánlatkérő külön ellenszolgáltatás nélkül szerzi meg. Ajánlatkérő ez alapján jogosult bármely a szerződés alapján elkészült mű/alkotás átdolgozására is. Ha a projektet (kivitelezést) Ajánlatkérő bármely okból nem valósítja meg, vagy részben valósítja meg, akkor a szerzői jogi védelem alá eső mű/alkotás felhasználásának jogát Ajánlatkérő Támogatóra, vagy az általa megjelölt személyre ruházza át. (Támogató neve és címe: Nemzeti Fejlesztési Ügynökség 1077 Budapest, Wesselényi u. 20–22.)

17) Az ajánlati felhívásban, valamint a dokumentációban nem szabályozott kérdésekben a közbeszerzésekről szóló 2011. évi CVIII. törvény az irányadó.

18) A szerződésnek a jelen felhívás II.3) pontjában meghatározott időtartama tervezett időtartam, a Projekt zárójelentés Közreműködő Szervezet általi jóváhagyása időpontjától függően, a zárójelentés Közreműködő Szervezet általi jóváhagyásáig a felek külön megállapodása nélkül meghosszabbodhat.

19) Érvénytelen az ajánlat a Kbt. 74. § (1) bekezdés e) pontja alapján, amennyiben Ajánlattevő, alvállalkozója, vagy az alkalmasság igazolásában részt vevő más szervezet nem rendelkezik ISO 27001 információbiztonság irányítási rendszer szerinti tanúsítvánnyal, vagy az ezzel egyenértékű, érvényes információbiztonsági rendszertanúsítvánnyal, vagy az ezzel egyenértékű, az információbiztonság érdekében tett intézkedéseinek írásbeli igazolásával.

20) A jelen felhívás III.2.3) M/5. pontjában meghatározott szoftvernek vagy informatikai rendszernek alkalmasnak kell lennie a Projekt végigkövetése során felmerülő tevékenységek ellátásának követésére, a szerződéskötéstől a kész anyag átadásáig, s ennek keretében legalább az alábbi feladatok ellátására:

— részfeladatok megtervezése (ütemterv és felelősök meghatározásával)

— résztvevők irányítása

— jelentések elkészítésére és feladatok elszámolásra, úgymint a projekt előrehaladásának automatizált jelentésére és az ismétlődő munkafolyamatok munkafolyamat-tervezését szabályozó (workflow) megoldással való támogatására

— a kapcsolódó dokumentumok közvetlen tárolására és visszakeresésére valamint hierarchikus megosztására

— vezetői információk megjelenítésére is alkalmas integrált szoftverrendszer, mely technológiáját tekintve lehetővé teszi a távoli (interneten keresztül történő) hatékony és koordinált, egy csapatként történő munkavégzést és a szakértők és alvállalkozók közvetlen bevonását az informatikai szoftver használatába.

— Jogosultság szabályozás: vállalkozói-alvállalkozói szerepkör megadható legyen, mely meghatározza a jogosultságokat mind a funkciók mind az adatok tekintetében külön-külön megadhatóan.

— Jogosultsági beállítások: az összes felhasználó számára elvárás az automatizált hozzáférés/jogosultság védelem a dokumentumok, és a funkcionalitás tekintetében. A rendszer biztosítsa, hogy abban kezelhető legyen a projekt megvalósításában részt vevő összes fél (pályázó, tervezők, közbeszerzési tanácsadók, minőségbiztosítók) összes dokumentuma, s úgy kerüljön tárolásra, hogy a dokumentumok a feltöltést követően ne igényeljenek külön jogosultság-beállítást, de a feltöltést követően minden dokumentumhoz csak és kizárólag az arra jogosult fél és csak és kizárólag a számára engedélyezett módon férjen hozzá.

— A dokumentum- és feladatkezelésnek naplózottnak kell lennie, mely szerint minden változtatást és a dokumentumok esetén hozzáférés-napózás, az informatikai rendszer folyamatosan naplózza az összes mérföldkő (ütemterv), valamint a dokumentumokhoz való hozzáférést (akár a megtekintést is). Ezen változások naplói azonos módon, egységesen legyenek elérhetőek és ellenőrizhetőek. A napló alapján egyértelműen, közvetlenül, azonnal kideríthető legyen, hogy mely adatot ki mikor rögzített illetve ki mikor módosította. Ennek alapján elektronikusan tárolja a dokumentumokat úgy, hogy a tárolt dokumentumok verziói (változatai) folyamatosan tárolásra kerüljenek folyamatos sorszámozással, visszakereshető formában. Mindig az aktuális (legújabb) változat legyen az alapértelmezetten használható. A visszakereshetőség dokumentum-típusonként legyen lehetséges. A tárolt dokumentumok egyértelműen legyenek akár a projekt egészéhez, annak csak egy részéhez, mint folyamathoz vagy akár lépéshez (mérföldkőhöz / feladathoz) kapcsolhatóak és mind a kapcsolódó folyamaton vagy lépésen, mind pedig egyetlen, közös dokumentumtárban legyenek ugyanúgy elérhetőek.

Az összes, a projekthez kapcsolódó esemény naplózása elektronikus formában, egyetlen helyen történjen.

— Mutatók: Kockázatok, problémák rögzítése: felmerülés ideje, személy, lehetőség további, kapcsolódó teendők megadására.

— Ütemterv: tetszőleges számú szintre lebontható legyen a megvalósítás ütemterve és követhető legyen benne az adott feladathoz rendelt terv és tény kezdési és befejezési határidő, az adott lépés felelőse, az esetlegesen kapcsolódó dokumentumok, mutatók (indikátorok) és további (emberi vagy nem emberi) erőforrások.

— Követhető legyen mind mérföldkő/feladat mind projekt szinten az egyes feladatok és a projekt státusza: ütemterv szerint elvégzett, sikertelen, vagy késés keletkezett.

— Folyamatszabályozás: adott feladatsort (megvalósítás egy részét) adott, előre meghatározott módon lehessen elvégezni és az ettől a folyamattól (feladat-sorrendtől) való eltérés csak külön engedéllyel legyen lehetséges, azaz a szoftver biztosítsa az ismétlődő munkafolyamatok előírását és egységes irányítását és felügyeletét.

— Mérhető, kimutatható legyen az egyes résztvevők teljesítménye: a határidőre való teljesítés, a határidők betartásának képessége.

— A szoftvernek biztosítania kell, hogy követhető legyen a projekt ütemtervében foglalt feladatok állapota és ez alapján a projekt helyzetjelentések az adott projektre vonatkozó elszámolási és jelentési szabályoknak megfelelően, minimális manuális beavatkozás mellett.

— A projekt emberi erőforrásainak tervezése és tény ráfordítás (idő és pénz) elszámolása, több partner (megrendelő és szállító és azok alvállalkozói) egyidejű, egy rendszerben és adatbázisban történő kezelése és számukra interneten keresztül hozzáférés biztosítása az összes lényegi funkcióhoz.

— A szoftvernek biztosítania kell, hogy a szoftver automatikus eltérés-jelzéseket (tervtől való határidő vagy költségvetésbeli eltérés) küldjön az arra kijelölt személyeknek.

Annak érdekében, hogy a projekten dolgozókat ne vonjuk el a munkájuktól, a szoftver kezelésének megtanulása résztvevőnként ne haladja meg az egy napot, legyen az informatikai rendszernek egységes kezelői / felhasználói felülete, mely tartalmazza az összes, követelményként megjelölt funkciót. A tesztelésre szükséges időt lehetőség szerint szintén minimalizálni szükséges.

— A szoftver felhasználóinak részére biztosítson egyidejű használatot a korábban beállított hierarchia szintnek megfelelően.

— A rendszernek alkalmasnak kell lenni arra, hogy összehangolja a szervezeti hierarchiát az egyes munkafolyamatokat leíró lépésekkel, szinkronba hozza az egyes munkafolyamat lépéseket a felelősségi körökkel (ábrával és mutatókkal illusztrálva). Képes legyen a teljes projekt folyamatleírását, az egyes résztvevők feladatát és ellenőrzési pontokat, az összes munkafolyamat lépést tartalmazó folyamatábrát és dokumentumot automatikusan generálni, és képes legyen automatikusan az interneten történő megjelenítésre a projekt összes résztvevője számára.

— A fenti informatikai rendszer tartalmazza, mint beépített vagy kiegészítő modul az alábbiakat:

A lakossági panaszok, észrevételek fogadását, azok feldolgozását és rendszeres, valamint egyedi adatszolgáltatást a megrendelő és a projekt egyéb szereplői részére.

A panaszok, bejelentések fogadását az alábbi csatornákon kell biztosítani: személyes (személyzet, berendezés és technikai berendezések biztosítása az ajánlattevő feladata), telefon, SMS, Web, e-mail.

A panaszkezelési folyamat során a befogadásnál az érdemi intézkedések megkezdésekor és a panaszhoz, észrevételhez kapcsolódó folyamat lezárásakor visszajelzést kell biztosítani a bejelentő részére. A bejelentőnek történő visszajelzési csatornának meg kell egyeznie a bejelentésnél a bejelentő által használt csatornával. Amennyiben a panasz észrevétel elektronikus csatornán kerül bejelentésre, úgy a bejelentés rögzítéséről, illetve a bejelentéshez kapcsolódó folyamatok lezárultáról a rendszernek automatikusan kell a bejelentőt értesítenie. A bejelentett panaszokat, észrevételeket, az eszekhez kapcsolódó statisztikákat elektronikusan kell tárolni, azokhoz folyamatosan elektronikus hozzáférést kell biztosítani a megrendelő és a projekt egyéb szereplői részére. A rendszernek biztosítania kell, hogy a teljes panasztörténet elektronikusan végigkövethető, visszakereshető legyen.

— Elvárás, hogy a résztvevő szakemberek mindegyike külön-külön hozzáféréssel rendelkezhessen a szoftverhez, valamint a jogtiszta szoftvert/hozzáférést térítésmentesen telepítse ezen felhasználók számára.

— Pénzügyi modul: Képes legyen a szerződések kezelésére, a projekthez kötődő pénzmozgásainak követésére ugyanazon rendszerben. Ezt az egyes szerződésekben a pénzügyi ütemezésre vonatkozó információk rögzítésével és azok folyamatos állapotkövetésével lehessen megvalósítani, melyekből felhasználói igényeknek megfelelően szűrhető kimutatásokat automatikusan generáljon.

— Adatbiztonság: Az informatikai rendszer adatbiztonságát garantálni kell oly módon, hogy az azt üzemeltető szervezet rendelkezzen ISO 27001 információbiztonság irányítási rendszer szerinti tanúsítvánnyal, vagy azzal egyenértékű, érvényes információbiztonsági rendszertanúsítvánnyal,vagy azzal egyenértékű, az információbiztonság érdekében tett intézkedéseket alkalmazzon.

— Rendelkezésre állás: Az informatikai rendszer adatvesztési biztonságát garantálni kell oly módon, hogy az azt üzemeltető szervezet biztosítson éves szinten 98 %-os rendelkezésre állást, valamint maximum 24 órás adatvesztést (biztonsági mentés naponta) a rendszer futtatásában vis maior esetére is.

— Ügyfélszolgálat: Az informatikai rendszer kapcsán elvárás, hogy munkaidőben elérhető ügyfélszolgálatot működtessen a felhasználói kérdések/problémák kezelésére. Az ügyfélszolgálat felé elvárás, hogy a projekt felhasználóit egyszeri alkalommal térítésmentesen oktassa le a rendszer használatára maximum 3 órás időtartamban.

21) Ajánlatkérő a jelen eljárásban való részvételt ajánlati biztosíték adásához köti. Az ajánlati biztosíték összegszerűen meghatározott mértéke 5 000 000 HUF, azaz ötmillió forint.

Az ajánlati biztosítéknak az ajánlati kötöttség idejére kell érvényesnek lennie.

Az ajánlati biztosíték teljesíthető az ajánlattevő választása szerint, az alábbi módok egyikén:

— Az ajánlatkérő Magyar Államkincstárnál vezetett 10032000-00332945-00000017 számú számlájára az ajánlattételi határidő lejártáig készpénz átutalási megbízással vagy átutalással (Ajánlatkérő felhívja ajánlattevők figyelmét, hogy ebben az esetben az ajánlatkérő számlájára történő könyvelés dátuma minősül a biztosíték rendelkezésre bocsátása időpontjának);

— feltétel nélküli, visszavonhatatlan bankgaranciával;

— biztosítási szerződés alapján kiállított - készfizető kezességvállalást tartalmazó - kötelezvénnyel.

Az ajánlati biztosíték teljesítésének igazolása:

— készpénz átutalással való teljesítése esetén a banki terhelési értesítő (bankszámlakivonat) másolata;

— bankgaranciával való teljesítés esetén a bankgarancia eredeti példánya;

— biztosítási szerződéssel való teljesítés esetén a kötelezvény eredeti példánya.

A befizetést/átutalást igazoló dokumentumot, bankgarancialevelet vagy biztosítási szerződés alapján kiállított kötelezvényt az ajánlattevő befűzés nélkül köteles zárt borítékban az ajánlathoz csatolni. Az ajánlati biztosíték a Kbt. 59. § (5) és (7) bekezdései szerint kerül visszafizetésre.

22) Ajánlattevő köteles az ajánlatában csatolni a 2. számú értékelési részszempontra vonatkozó szakmai ajánlatát. Az összehasonlíthatóság érdekében a 2. részszempontra vonatkozó szakmai ajánlat terjedelme – 12-es betűmérettel – összesen legfeljebb 30, A4-es oldallal egyenértékű lehet (pl.: az A3-as formátum két A4-esnek felel meg).

23) Az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztásának értékelési szempontja esetén az ajánlatok részszempontok szerinti tartalmi elemeinek értékelése során adható pontszám alsó és felső határa: 1–100.

A módszer (módszerek) ismertetése, amellyel az ajánlatkérő megadja a fenti ponthatárok közötti pontszámot: az 1. részszempont esetében a Közbeszerzési Hatóság útmutatója „az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztása esetén alkalmazható módszerekről és az ajánlatok elbírálásáról” (KÉ 2012. évi 61. szám; 1.6.2012.) III.A.1.ba) pontja szerinti arányosítás, a 2. részszempont esetében a Közbeszerzési Hatóság útmutatója „az összességében legelőnyösebb ajánlat kiválasztása esetén alkalmazható módszerekről és az ajánlatok elbírálásáról” (KÉ 2012. évi 61. szám; 1.6.2012.) III.B.1. pontja szerinti „Pontozás”, valamint a III.A.1 bb) pontja szerinti arányosítás együttes alkalmazása az alábbiak figyelembevételével, a dokumentációban meghatározottak szerint:

Az 1. részszempont esetén alkalmazott fordított arányosítás képlete:

P = (A

P: a vizsgált ajánlati elem adott szempontra vonatkozó pontszáma

P

P

A

A

A 2. részszempont esetén ajánlatkérő az ajánlatokat a pontozás alkalmazásával értékeli az alábbiak szerint:

A legelőnyösebb ajánlati tartalmi elem kiválasztása pontozással történik, – az ajánlati dokumentáció II/3. pontjában meghatározott – vizsgálati elemenként külön-külön. Az ajánlati dokumentáció II/3. pontjában meghatározott szakmai szempontok (preferenciák) alapján kerülnek pontozásra az ajánlatok, azokhoz ajánlatonként és vizsgálati elemenként pontszámot rendelve – ennek megfelelően az egyes vizsgálati elemek tekintetében „Jó” értékelésű ajánlat 4 pontot, a „Hiányos” értékelésű ajánlat 2 pontot kap. Az egyes ajánlatok azonos pontszámot is kaphatnak. A bírálat során indoklással ellátott szöveges értékeléssel kerülnek alátámasztásra az adott ajánlat adott vizsgálati elemre kiosztott pontszámok. Az ajánlatok vizsgálati elemenként külön-külön kerülnek pontozásra, majd az egyes ajánlattevők pontszámai összegzésre.

A fenti módszer alapján kiszámított pontszámok a súlyszámmal kerülnek megszorzásra, az ajánlatkérő a számítás során kettő tizedesjegyig kerekít.

A 2. részszempont esetében a vizsgálati elemek az alábbiak:

1. Projektmenedzsment módszertan megfelelősége

1.1. A projektmenedzsment szervezet felépítésének bemutatása

1.2. Projektmenedzsment szervezetet bemutató ábra

1.3. Felelősségi, döntési és hatáskörök meghatározása (kompetenciamátrix)

1.4. Feladatok részletes bemutatása

1.5.Változáskezelés módszertana

1.6. Minőség-ellenőrzés

1.7. Munkavédelem, esélyegyenlőségi és fenntarthatósági szempontok

1.8. A projektben résztvevők közti kommunikáció bemutatása

1.9. Kommunikációs csatornák meghatározása

1.10. Kommunikációs csatornák meghatározása a fő projektmenedzsment feladatok tekintetében

1.11. Projektgazdával való kommunikáció bemutatása

1.12. KSZ-szel való kommunikáció bemutatása

1.13. Költségmegoszlás

1.14. Válságkommunikációs kézikönyv

1.15. Információkhoz való hozzáférés szabályozása, információvédelem (A szempont)

1.16. Információkhoz való hozzáférés szabályozása, információvédelem (B szempont)

2. Kockázat kezelés

2.1. Kockázatok azonosítása

2.2. Kockázatok részletes feltárása

2.3. Kockázatok kezelése, kockázatkezelési stratégia

2.4. Projekthez kapcsolódó kockázatok elválasztása

2.5. Kockázatok részletes feltárása (A szempont)

2.6. Kockázatok részletes feltárása (B szempont)

2.7. Kockázatok kezelése, kockázatkezelési stratégia (A szempont)

2.8. Kockázatok kezelése, kockázatkezelési stratégia (B szempont)

3. Projektdokumentációs rendszerre vonatkozó megoldási javaslat, dokumentumok tárolása

3.1. Projektdokumentációs rendszer

3.2. Dokumentumok tárolása

Ajánlattevő ajánlata a Kbt. 74. § (1) bekezdés e) pontjára tekintettel érvénytelen, amennyiben a fenti preferencia rendszerben megadott valamennyi vizsgálati elem nem került legalább a „hiányos” szintet elérő mértékben kifejtésre.

24) A dokumentáció rendelkezésre bocsátásának módja: az ajánlatkérő képviselője a kérelmező email címét tartalmazó, a dokumentáció megküldésére vonatkozó kérelem fax (+36 14118401) vagy email (deres.szilard@provitalzrt.hu) útján történő megküldését követően gondoskodik a dokumentáció elektronikus úton történő megküldéséről munkanapokon 10:00–15:00 óra között, az ajánlattételi határidő lejártának napján 9:00–11:30 óra között. Ajánlatkérő a Kbt. 49. § (6) bekezdése alapján előírja, hogy a dokumentációt ajánlatonként legalább egy ajánlattevőnek vagy az ajánlatban megnevezett alvállalkozónak át kell vennie. A dokumentáció másra át nem ruházható.

25) Ajánlatkérő tájékoztatja ajánlattevőket, hogy adminisztratív okokból további információ 8.12.2013. napjáig a 1022 Budapest, Bimbó út 68. címen, 9.12.2013. napjától a 1123 Budapest, Alkotás u. 53. E épület III. emelet címen szerezhető be.

26) Ajánlatkérő tájékoztatja ajánlattevőket, hogy adminisztratív okokból a dokumentáció és a kiegészítő iratok 8.12.2013. napjáig a 1022 Budapest, Bimbó út 68. címen, 9.12.2013. napjától a 1123 Budapest, Alkotás u. 53. E épület III. emelet címen szerezhetők be.

27) Ajánlatkérő tájékoztatja ajánlattevőket, hogy adminisztratív okokból az ajánlat 8.12.2013. napjáig a 1022 Budapest, Bimbó út 68. címen, 9.12.2013. napjától a 1123 Budapest, Alkotás u. 53. E épület III. emelet nyújtható be.