Mennyiség vagy érték
Könyvelés és bérszámfejtésAjánlattevő köteles teljes körűen ellátni ajánlatkérő könyvviteli feladatait, hatóságok előtti képviseletét, továbbá a bérhez kapcsolódó számfejtéseket, bevallásokat teljes körű felelősségvállalás mellett. Ajánlattevő a könyvelési, számlázási és ügyfélszolgálatot támogató rendszerekből köteles az Ajánlatkérő valamennyi hatóság, pénzintézet és egyéb hivatal felé fennálló adatszolgáltatási kötelezettségének teljesítéséhez szükséges adatokat határidőre szolgáltatni.Nyertes ajánlattevő feladatai:— számítógépes kigyűjtéseket készít, valamint az adózással és társadalombiztosítási kötelezettségekkel kapcsolatos adatokat szolgáltat az illetékes hatóságoknak a kettős könyvvitel előírásainak megfelelően,— könyvelési zárás alapján főkönyvi kivonatot készít,— az év végi zárási munkák keretében elkészíti az éves beszámolókat, az adóbevallásokat, valamint a vevőfolyószámlákról az egyenlegközlő leveleket,— ellátja ajánlatkérő képviseletét az elévülési határidőn belül indított adóellenőrzéseknél igény és megbízás esetén,— ellátja az ajánlatkérő munkavállalóinak teljes bérszámfejtését, szükség esetén adóbevallásaik elkészítését és minden kapcsolódó szolgáltatást (jelenleg 50 fő munkavállaló),— elkészíti és folyamatosan aktualizálja az ajánlatkérő számviteli szabályzatait és utasításait,— az ajánlatkérő részére az alábbi tartalommal havi és negyedéves adatszolgáltatást teljesít:Negyedéves adatszolgáltatás:a. tárgyi eszköz analitika,b. rendszeres partner nyilvántartás az új és kieső ügyfelekről,c. készlet nyilvántartás (leltár) - szúrópróba szerű ellenőrzés,d. korosított vevő kimutatás településenként (címek alapján legyűjtve).Havi adatszolgáltatás:a. vevő korosított kimutatás,b. főkönyvi kivonat,c. mérleg és eredmény kimutatás,d. mérleg leltár,e. NAV folyószámla,f. ha az adott hitel folyószámla hitelként, vagy rulírozó hitelként működik erről kimutatások (napi állományi kimutatás havi szinten),g. cash-flow kimutatás,h. település szintű kimutatás (bevétel-költség szinten),i. bejövő számlákról tételes nyilvántartás,j. bérlista (egyeztetett adattartalommal, összes túlóra, vagy előző havi adatok összehasonlítása, vagy átlagbér, letiltások listája).— a könyvelési rendszerben munkanapokon az ajánlatkérő igénybejelentésétől számított – faxon, elektronikus levél formájában – 24 órán belül exportálással, az ajánlatkérő által igényelt formában, biztosítani az alábbi adatokat:— vevői és szállítói analitikákra az ügyfélszolgálatokhoz hasonlóan,— pénztár (készpénzmozgás követése),— banki utalások követése,— 8 óra / hó konzultációs lehetőséget biztosít az ajánlatkérő vagy megbízottja részére előre egyeztetett időpontban.Ajánlattevő felel az átadott bizonylatok és a munkaügyi dokumentáció megőrzéséért, és az irattározásért. Esetleges hatósági ellenőrzés esetén ajánlattevő köteles a keresett bizonylatokat előállítani.A könyveléshez szükséges, a jogszabályok által előírt nyomtatványokat ajánlattevő szerzi be, ezekre külön díjat ajánlatkérő felé nem számít fel.Ajánlatkérő az általa ellátott közszolgáltatási terület csökkenése esetén jogosult a szerződések alapján igénybe vett szolgáltatásokat 30 napos határidővel az ajánlattevőhöz címzett egyoldalú nyilatkozatával partnerszám arányosan csökkenteni. Ajánlattevő ezt követően csak az arányosan csökkentett díj számlázására jogosult.Ajánlattevőnek minimálisan az alábbi funkciókkal rendelkező informatikai feltételekkel kell rendelkeznie, mely feltételek biztosításának költségét a díj tartalmazza:— Könyveléssel kapcsolatos elvárások,— Vevő/szállító tételek kezelése,— Késedelmi kamat kezelése,— Fizetési felszólítás kezelés, nyomdai állomány generálás,— banki interface,— elektronikus kivonatok beolvasása,— utaláshoz szükséges banki állomány generálás,— csoportos beszedési megbízások kezelése (be és kimenő),— postai csekkes állomány feldolgozása,— Bevallások készítése,— Tárgyi eszköz nyilvántartás,— Műszaki/Logisztikai adatok nyilvántartása,— Járműpark adatok,— Azonosítók, műszaki adatok,— Menetlevelek feldolgozása,— Gépjármű/személyzet teljesítmény nyilvántartása tevékenység/település bontásban,— Riport funkciók,— Havi jelentési kötelezettséghez kapcsolódó listák biztosítása,— Szerkeszthető (egyedi) listák készítése,— Előre definiált (tetszőlegesen ismételhető) riportok készítése,— Jelentések,— Kontrolling jelentés havi rendszerességgel,— mérleg, eredménykimutatás negyedévente,— számlavezető bank részére negyedéves, illetve igény szerinti jelentés,— ÁSZ részére negyedéves jelentés,— Bérszámfejtéssel kapcsolatos elvárások,— Törvényi előírásoknak való megfelelés biztosítása,— Havi bérek kezelése,— Teljesítménybér kezelése (menetokmányok adatainak rögzítése alapján),— Munkabérek kifizetéséhez banki állomány generálása,— Bevallások generálása (ANYK importálható formában).Számlázás és ügyfélszolgálat támogatásaAjánlattevő köteles ellátni ajánlatkérő teljes körű, de különösen a hulladékgazdálkodási közszolgáltatási tevékenységével összefüggő partner adatbázis kezelési (jelenleg 39 000 db partner) és számlázási tevékenységét a hulladékról szóló 2012. évi CLXXXV. tv. rendelkezéseinek megfelelően, ennek valamennyi tárgyi és személyi feltételét biztosítva.A számlázási tevékenység tartalmazza a számlák előkészítéséhez szükséges minden olyan tevékenységet, amely a számlák pontos határidőre történő kiállításához szükséges, beleértve az ügyfélpanaszok és bejelentések feldolgozását is, amennyiben a bejelentés a számlázást érinti.Ajánlattevő köteles az ügyfélszolgálat biztosításához az ajánlatkérő ügyfélszolgálati irodájában biztosítani az ügyfél törzsadatokhoz történő teljes körű hozzáférést, beleértve különösen az ügyfelek alapadatait és számlázással összefüggő adatait. Nyertes ajánlattevő a rendszerekhez való hozzáférést a szerződés megkötésétől számított 1 hónapig az ügyfélszolgálatra kihelyezett alkalmazottja útján is biztosíthatja, ennek letelte után azonban köteles online hozzáférését biztosítani legalább az adatok lekérdezésére vonatkozóan. Az ezzel kapcsolatos fejlesztés költségeit ajánlattevő köteles az ajánlati árba beépíteni, ezzel kapcsolatban külön díjazásra nem jogosult.A számlázással összefüggésben felmerülő nyomdai költségek, postai költség és díjak, illetékek ajánlatkérőt terhelik.Ajánlatkérő az általa ellátott közszolgáltatási terület csökkenése esetén ajánlattevő felé jelzi az új szolgáltatási terület ügyfél darabszámának arányát a szerződéskötés időpontjában fennálló ügyfél darabszámhoz viszonyítva. Ajánlattevő a jelzett változást követő hónaptól csak az arányosan csökkentett díj számlázására jogosult.Ajánlatkérő felhívja ajánlattevők figyelmét, hogy az első számlázáshoz szükséges nyomdai adatbázis elkészítésének és átadásának legkésőbb 15.10.2014-ig meg kell történnie.Nyertes ajánlattevőnek minden naptári negyedév utolsó napjáig rendelkezésre kell bocsájtania a számlázáshoz szükséges adatbázist, kivéve az első számlázást. Ajánlatkérő az adatbázis átadásának csúszása esetén a késedelemmel érintett számlák nettó összegének 1 %-át kitevő kötbér felszámítására jogosult késedelmes naponként nyertes ajánlattevő felé.Ajánlatkérő felhívja ajánlattevők figyelmét, hogy a Duna-Vértes Köze Regionális Hulladék-gazdálkodási Társulás társulási megállapodása a Tagok kötelezettségévé teszi, hogy a KEOP-1.1.1/2F/09-11-2011-0002 projekt keretében beszerzett létesítményeket és hulladékgazdálkodási eszközöket a közszolgáltató (ajánlatkérő) köteles igénybe venni. Hasonlóan a Tatabányai Kistérségi Társulás - KEOP-1.1.1/C/13-2013-0020 jelű pályázatán („A Tatabányai Többcélú Kistérségi Társulás települési szilárdhulladék-gazdálkodási rendszerének eszközpark fejlesztése, informatikai korszerűsítése”) elnyert eszközöket a közszolgáltatónak (ajánlatkérőnek) kötelezően igénybe kell vennie. Ajánlatkérő kiköti, hogy amennyiben bármely pályázat keretében megvalósul létesítmény, vagy beszerzésre kerül eszköz vagy informatikai fejlesztés valósul meg, vagy bármilyen egyéb informatikai fejlesztés eredményeként ajánlatkérő alkalmassá válik a feladatot saját maga ellátni, úgy jogosult 30 napos felmondási idővel a megkötésre kerülő szerződés(eke)t felmondani, illetve az igénybe vett szolgáltatás mennyiségét csökkenteni, ami után ajánlattevő csak az arányosan csökkentett díj számlázására jogosult.Ajánlatkérő a naptári negyedév végén jogosult számlát kibocsátani 30 napos fizetési határidővel. Késedelmi kamatra a Ptk. szerint jogosult az ajánlattevő.A partner adatbázis kezelési és számlázási tevékenységet biztosító rendszerrel szembeni minimális elvárások:— Számla állomány (Szerződések partnerenként) migrálása,— Partner adatok kezelése (minimum az alábbi adattartalommal),— Név,— Születési hely és idő (természetes személy esetén),— Anyja neve (Természetes személyek esetén),— Bankszámlaszám (Csoportos beszedési megbízással rendelkező ügyfelek részére),— Adószám (Nem természetes személyek részére),— Szerződések nyilvántartása (az alábbi adattartalommal),— Megrendelő (szerződő fél),— Szolgáltatási hely,— Számlázási cím,— Edény/edényzetek mérete,— Edényzet tulajdonjoga,— Ürítési gyakoriság,— Bérleti díj kezelése,— Kedvezmények kezelése,— Rezsicsökkentés körébe tartozó szerződések megkülönböztetése,— Számlázással kapcsolatos elvárások,— Tömeges számlázás (nyomdai állomány generálása),— Helyi számla nyomtatás törvényi előírásnak megfelelő biztosítása (Rezsicsökkentés).96 322 000