Mennyiség vagy érték
Vállalkozási keretszerződés a MÁV Zrt. által a KÖZOP keretében elnyert projektekkel kapcsolatos PR- és tájékoztatási tevékenység ellátására.Projektek:— közlekedésbiztonsági projekttel (KÖZOP-2.5.0-09-11-2011-0006) kapcsolatos PR- és tájékoztatási tevékenység ellátása— állomásfejlesztési és kormányablak projekt (KÖZOP-2.5.0-09-11-2013-0003) kapcsolatos PR- és tájékoztatási tevékenység ellátásaKeretösszeg nettó 69 500 000 HUF.Ajánlatkérő nettó 68 000 000 HUF összegre vállal lehívási kötelezettséget.Az uniós társfinanszírozású pályázati forrásokból megvalósuló programok esetében kiemelt hangsúlyt kell fektetni a kötelezően előírt nyilvánosság biztosítását érintő feladatokra.A Központi Koordinációs Szerv által megadott „Új Széchenyi Terv Arculati Kézikönyv”-ben foglalt előírásokat a projekt keretében, a Megrendelő utasításai alapján kell elvégezni. A kötelezően előírt minimum kötelezettségek mellett a szerződés keretében, a projekt tartalmának és jellegének megfelelő kommunikációs tevékenységet kell megvalósítani.Teljesíteni kell a tájékoztatásra és nyilvánosságra vonatkozó következő követelményeket:a) az „Új Széchenyi Terv Arculati Kézikönyv” rendelkezései (letölthető a Központi Koordinációs Szerv honlapjáról:
http://www.szechenyi2020.hu/), valamintb) a kötelező tájékoztatási vizuális és tartalmi eleme és eszközök vonatkozásában az “Útmutató a Kedvezményezettek részére kiadott Új Széchenyi Terv keretében Európai Uniós támogatásokkal megvalósuló projektekhez” szerint.Ajánlattevő az alábbiakban részletezett feladatokat az Ajánlatkérő által adott eseti megrendelőkben rögzítettek szerint köteles elvégezni, a feltüntetett határidők csak tájékoztató jellegűek.Az egyes részek során végzendő feladatok:1. ArculattervezésA projektekkel kapcsolatos arculat megtervezése, kreatív stratégia készítése, a következő eszközök tekintetében:— projektlogo és projekt szlogen megtervezése. A projektlogo készítésekor figyelembe kell venni a Megrendelő meglévő intézményi arculati elemeit is, a logotervet legalább 2 változatban kell elkészíteni— holnap terv— szórólapok és kiadványok— plakátok— meghívók— sajtóközlemény— dekorációs elemek: zászlók, molinók, helyszíni dekorelemek (pl. roll-up), ajándéktárgyakAz ajánlati árat kérjük úgy meghatározni, hogy az tartalmazza a projektek minden tervezési és grafikai költségeit, beleértve a rebrief, a változatok bemutatását és két korrektúra-fordulót.Határidő: a megrendeléstől számított 3 hét, amely nem tartalmazza a brief folyamatának, a változatok bemutatásának, korrigálásának és elfogadása elkészítésének idejét.2. Tájékoztató táblák2.1. „A” típusú tájékoztató táblák gyártása„A” típusú tájékoztató tábla gyártása az Új Széchenyi Terv arculati előírásainak megfelelően, a projektek ütemezéséhez igazodva.Az ajánlati árnak tartalmaznia kell a grafikai tervezést, gyártatást, kihelyezést.A Vállalkozó köteles előzetesen benyújtani a konkrét feladatmegvalósítási tervet a Megrendelőnek véleményezésre, egyeztetésre. A feladat megvalósításához szükséges a Megrendelő előzetes jóváhagyása.Határidő: a megrendeléstől számított 1 hónap.2.2. „D” típusú tájékoztató táblák gyártása„D” típusú tájékoztató tábla gyártása az Új Széchenyi Terv arculati előírásainak megfelelően, a projektek ütemezéséhez igazodva.Az ajánlati árnak tartalmaznia kell a grafikai tervezést, gyártatást, kihelyezést.A Vállalkozó köteles előzetesen benyújtani a konkrét feladatmegvalósítási tervet a Megrendelőnek véleményezésre, egyeztetésre. A feladat megvalósításához a Megrendelő előzetes jóváhagyása szükséges.Határidő: a megrendeléstől számított 1 hónap.3. Sajtókommunikációs tevékenység3.1. Sajtótájékoztatók szervezéseSajtótájékoztatók szervezése a média képviselői számára, 30–50 fő részére.A Vállalkozó feladata a sajtómeghívó elkészítése, postázása a meghívottak listájának összeállítása, a jelentkezések kezelése, a sajtóanyag elkészítése és a sajtócsomag összeállítása, sajtóközlemény megírása és kiküldése, interjúk szervezése. Időjárás függvényében alkalmanként helyszíni bejárás szervezése.A sajtótájékoztatón catering szolgáltatása a Vállalkozó feladata: a megérkezést követően kávészünet, a program végén svédasztalos szendvicsebéd.A Vállalkozó köteles előzetesen benyújtani a konkrét feladatmegvalósítási terveit a Megrendelőnek véleményezésre, egyeztetésre. A feladat megvalósításához a Megrendelő előzetes jóváhagyása szükséges.Határidő: a megrendeléstől számított 3 hét.3.2. Sajtómegjelenések generálásaKözlemények megírása és kiküldése országos sajtólistára. Vállalkozó feladata a közlemények elkészítése és kiküldése a nyomtatott, elektronikus és on-line sajtó részére a projektek mérföldköveihez kapcsolódóan.Az ajánlati árnak tartalmaznia kell sajtóközlemény elkészítését és korrektúrázását kettő korrektúra fordulóval a Megrendelő irányában, valamint a közlemények kiküldését az országos sajtólistára.A Vállalkozó köteles előzetesen benyújtani a konkrét feladatmegvalósítási terveit a Megrendelőnek véleményezésre, egyeztetésre. A feladat megvalósításához a Megrendelő előzetes jóváhagyása szükséges.Határidő: a megrendeléstől számított 3 nap.3.3. Sajtómegkeresések koordinálásaVállalkozó feladata a sajtó részéről érkező megkeresések professzionális szintű koordinálása a Megrendelővel egyeztetve, heti 5 óra időtartamban, a szerződéskötéstől a projektek végéig, azaz 2015. november 15-ig.Az ajánlati árnak tartalmaznia kell az interjúkérések egyeztetését, szervezését, az esetleges kommunikációs felkészítést.3.4. Fotódokumentáció készítéseVállalkozó feladata a szerződés időtartama alatt a projektekről, ill. a kapcsolódó eseményekről fotóarchívum készítése, 300 dpi, digitális, *.JPG kiterjesztéssel, RGB és CMYK formátumban. A Megrendelő alkalmanként minimum 25–50 db fotót választ ki a fotóarchívum részére.Az ajánlati árat úgy kérjük megadni, hogy az alkalmanként tartalmazza a fotózáshoz szükséges eszközök, a fotós költségét, valamint a Megrendelő által kiválasztott képek jogdíjmentes és korlátlan felhasználását.Határidő: a megrendeléstől számított 3 nap.3.5. TérképtérVállalkozó feladata a Központi Koordinációs Szerv honlapján található térképtér feltöltéséhez szükséges, a projektekhez kapcsolódó információs tartalmak elkészítése és azok szerkeszthető, digitális és nyomtatott formában történő átadása a Megrendelő részére.Az ajánlati árnak tartalmaznia kell minden, az információs tartalom összeállításához felhasznált költséget.A Vállalkozó köteles előzetesen benyújtani a konkrét feladatmegvalósítási terveit a Megrendelőnek véleményezésre, egyeztetésre. A feladat megvalósításához a Megrendelő előzetes jóváhagyása szükséges.Határidő: a megrendeléstől számított 3 nap.4. Médiakommunikációs és PR feladatok4.1. Média és PR stratégia és médiaterv készítéseVállalkozó feladata a projektek ütemtervéhez kapcsolódó, a projektek célcsoportjait elérő hirdetési és PR stratégia és hozzá kapcsolódó médiaterv összeállítása. A stratégia és a médiaterv összeállítása során a Vállalkozónak figyelembe kell vennie a projektek célcsoportjainak egyedi igényeit, valamint az iparági szoftverek által szolgáltatott adatokat. Megrendelő célja, hogy a projektek közvetlenül, lokális környezetben érjék el a célközönséget.Az ajánlati árnak tartalmaznia kell minden, a tervezéshez kapcsolódó költséget, beleértve a rebrief, a változatok bemutatását és két korrektúra-fordulót.A médiatervet az alábbiakra tekintettel kérjük elkészíteni:Az I. projekt esetében megvalósítandó biztonsági kampány esetében ajánlatkérő kommunikációs tevékenységének célcsoportja a 14 évesnél idősebb korosztály. A beszerzés keretében a lakossági célcsoport elérése és megszólítása a cél országos és helyi médiumokkal történő költséghatékony együttműködés kialakítása révén, lehetőleg társadalmi célú megjelenések formájában. Kiemelt ajánlatkérői cél, hogy a projekt céljának bemutatása lehetőleg lokális környezetben érje el a célközönséget.A Vállalkozó köteles előzetesen benyújtani a konkrét feladatmegvalósítási tervet a Megrendelőnek véleményezésre, egyeztetésre. A feladat végrehajtásához szükséges a Megrendelő előzetes jóváhagyása.Határidő: médiaterv a megrendeléstől számított két héten belül.4.2. Kreatív tervezés és médiavásárlásVállalkozó feladata a projektek ütemtervéhez kapcsolódó, a Megrendelő által elfogadott médiaterv alapján a projektek célcsoportjait elérő fizetett és társadalmi célú hirdetések kreatív tervezése, gyártása és vásárlása. A kreatív anyagok összeállítása során a Vállalkozónak figyelembe kell vennie a logó, a szlogenek használatának kötelezettségét, grafikai tervezés során eleget kell tennie a Megbízó által megfogalmazott formai és tartalmi követelményeknek. Megrendelő célja, hogy a projektek közvetlenül, lokális környezetben érjék el a célközönséget.A Vállalkozó köteles a konkrét megvalósítási tervet előzetesen benyújtani a Megrendelőnek véleményezésre, egyeztetésre. A feladat megvalósításához szükséges a Megrendelő előzetes jóváhagyása.Határidő: a megrendeléstől számított 1 hét.4.3. MédiaelemzésVállalkozó feladata a projektekről megjelent összes hír, beszámoló, interjú folyamatos nyomon követése, összegyűjtése, kielemzése, majd a Megrendelő rendelkezésére bocsátása. Vállalkozó minimum havi rendszerességgel heti bontásban köteles összegyűjteni, kielemezni a projektmunkálatok megvalósítási szakaszát követően a publikált sajtómegjelenéseket és Megrendelő rendelkezésére bocsátani.Megrendelő külön kérésére Vállalkozó az egyes megjelenéseket köteles legkésőbb azok publikálását követő 48 órán belül a Megrendelő rendelkezésére bocsátani.Az ajánlati árnak a végső net-net ügyfélárat kell tartalmaznia, az ügynökség további díjra ezen felül nem tarthat igényt.5. Honlap üzemeltetése és tartalommenedzsmentA projektek központi információs forrásaként szolgáló honlap tartalommenedzsmentje és üzemeltetése a projektek megvalósulásának záró napjáig, azaz 15.11.2015-ig.Az ajánlati árnak tartalmaznia kell az üzemeltetési-működtetési költséget és a tartalomfejlesztést.6. Kiadványok tervezése és gyártásaAz ajánlati árat úgy kell meghatározni, hogy az tartalmazza a kiadványok grafikai tervezését, tördelését, szerkesztését, két korrektúra-fordulót a Megrendelővel, lektorálást, nyomdai előkészítést és gyártást, valamint a kiadványok kreatív szövegírását, és a legyártott termék Megrendelő székhelyére történő szállítását és esetenkénti terjesztését.A Vállalkozó köteles valamennyi kiadvány kapcsán előzetesen benyújtani a konkrét feladatmegvalósítási tervét a Megrendelőnek véleményezésre, egyeztetésre. A feladat megvalósításához a Megrendelő előzetes jóváhagyása szükséges.7. Események és rendezvények szervezéseVállalkozó feladata különböző rendezvények szervezése, teljes körű előkészítése és lebonyolítása a helyszínen. A szerződés teljesítése során a rendezvényszervezéshez kapcsolódó feladatok ellátása.7.1. Ünnepélyes projektnyitó rendezvényekA Megrendelő által kijelölt helyszíneken projektnyitó rendezvények szervezése.Résztvevők száma: 50-100 főA Vállalkozó feladata:— a rendezvényre meghívandók, értesítendők címlistájának, adatbázisának összeállítása, a rendezvényekre meghívottak regisztrációjának kezelése, feldolgozása és összesítése, a meghívandó partnerek számára meghívó kiküldése e-mailen— hangosítás biztosítása a helyszínen, valamint 2-2 álló és mozgó mikrofon, laptop, projektor, vetítővászon biztosítása— rendezvénydekoráció biztosítása: legalább 1 db roll-up és 1 db molinó— catering biztosítása a helyszínen— az eseményt követően sajtóközlemény megírása és kiküldése a sajtólistára— személyzet igény: a résztvevői létszámnak megfelelő felszolgálók, 2 fő host vagy hostessA Vállalkozó köteles előzetesen benyújtani a konkrét feladatmegvalósítási tervét a Megrendelőnek véleményezésre, egyeztetésre. A feladat megvalósításához a Megrendelő előzetes jóváhagyása szükséges.Határidő: a megrendeléstől számított 4 hét.7.2. Projektmérföldkövekhez kapcsolódó események, nyílt napok szervezése (study tour)A projektmérföldkövekhez kapcsolódó sajtólátogatás szervezése legalább 20 fő részére, a projekt által érintett helyszínek szemléletes bemutatására.A Vállalkozó feladata:— hangosítás biztosítása, a helyszín igényeinek megfelelően— meghívók gyártása és postázása— a rendezvényre meghívottak regisztrációjának kezelése, feldolgozása és összesítése— a teljes látogatás lebonyolítása, az utazás szervezése és költségeinek viselése— kapcsolattartás és egyeztetés az érintettekkel: projektvezető, kivitelező, helyi önkormányzat— Interjúlehetőség biztosítása a helyi érintettek és a projektvezető szakértők bevonásával— rendezvénydekoráció biztosítása— catering— az eseményt követően sajtóközlemény megírása és kiküldése a sajtólistára— személyzet igény: 2 fő host vagy hostessA Vállalkozó köteles előzetesen benyújtani a konkrét feladatmegvalósítási tervét a Megrendelőnek véleményezésre, egyeztetésre. A feladat megvalósításához a Megrendelő előzetes jóváhagyása szükséges.Határidő: a megrendeléstől számított 4 hét.7.3. Ünnepélyes projektzáró rendezvényekA Megrendelő által kijelölt helyszíneken projektzáró rendezvények szervezése.Résztvevők száma: 50-100 főA Vállalkozó feladata:— a rendezvényre meghívandók, értesítendők címlistájának, adatbázisának összeállítása, a rendezvényekre meghívottak regisztrációjának kezelése, feldolgozása és összesítése, a meghívandó partnerek számára meghívó kiküldése e-mailen— hangosítás biztosítása a helyszíneken, valamint 2-2 álló és mozgó mikrofon, laptop, projektor, vetítővászon biztosítása— rendezvénydekoráció biztosítása— catering biztosítása a résztvevők részére— az eseményt követően sajtóközlemény megírása és kiküldése a sajtólistára— személyzet igény: a résztvevői létszámnak megfelelő felszolgálók, 2 fő host vagy hostessA Vállalkozó köteles előzetesen benyújtani a konkrét feladatmegvalósítási tervét a Megrendelőnek véleményezésre, egyeztetésre. A feladat megvalósításához a Megrendelő előzetes jóváhagyása szükséges.Határidő: a megrendeléstől számított 4 hét.7.4. Lakossági fórumA Megrendelő által kijelölt, a projektek által érintett vasútállomáson lakossági fórum szervezése. A lakossági fórum tervezett résztvevői száma: 100 fő.A Vállalkozó feladata:— hangosítás biztosítása, valamint 2-2 álló és mozgómikrofon, laptop, projektor, vetítővászon biztosítása— meghívók gyártása és postázása— a rendezvényre meghívottak regisztrációjának kezelése, feldolgozása és összesítése— rendezvénydekoráció biztosítása— catering biztosítása— az eseményt követően sajtóközlemény megírása és kiküldése a sajtólistára— személyzet igény: 2 fő host vagy hostessA Vállalkozó köteles előzetesen benyújtani a konkrét feladatmegvalósítási tervét a Megrendelőnek véleményezésre, egyeztetésre. A feladat megvalósításához a Megrendelő előzetes jóváhagyása szükséges.Határidő: a megrendeléstől számított 3 hét.7.5. Rendezvényekhez kapcsolódó reklám-, ajándéktárgyak készítéseA Megrendelővel egyeztetett és elfogadott kreatív ötletek alapján projektnépszerűsítő ajándéktárgyak készítése.Az ajánlati árat úgy kell meghatározni, hogy az tartalmazza a tervezés és kivitelezés költségét, valamint az ajándéktárgyak Megrendelő székhelyére történő szállítását.A Vállalkozó köteles előzetesen benyújtani a konkrét feladatmegvalósítási tervét a Megrendelőnek véleményezésre, egyeztetésre. A feladat megvalósításához a Megrendelő előzetes jóváhagyása szükséges.Határidő: a megrendeléstől számított 4 hét.8. Kommunikációs terv készítéseA szakmai előírásoknak megfelelően a projektek megvalósítási időszakára (helyzetelemzés, célkitűzések meghatározása, célcsoport azonosítása, kommunikációs stratégia, célcsoportok - üzenetek - eszközök, médiafelületek alkalmazása, értékelés) kommunikációs terv összeállítása.Az ajánlati árat úgy kell meghatározni, hogy tartalmazza a projektek megvalósítási időszakára vonatkozó helyzetelemzést, a célkitűzések és a célcsoportok meghatározását, a kommunikációs stratégiát és az üzeneteket.Határidő: a szerződéskötéstől számított 4 hét, amely tartalmazza a megrendelői korrigálást és elfogadást is.9. Archívum készítéseA szerződés időtartama alatt az alábbi szolgáltatás nyújtása:Archívum készítése, amely rendezi és dokumentálja a projektek keretében keletkezett összes tájékoztató anyagot, nyomtatott és elektronikus sajtó-megjelenést, eseményeket, stb. az intézkedéshez kapcsolódóan. Az archívumnak tartalmaznia kell azokat a riportokat vagy egyéb nyilvánosság számára elérhető outputokat, amelyek a projektek meghirdetésétől kezdve jelentek meg. Az archívum folyamatos feltöltésével a Vállalkozó biztosítja, hogy naprakész adatok álljanak rendelkezésre a megjelenésekről. Az archívumnak tartalmaznia kell az eredeti formátumú megjelenést (pl. újságcikk, videó-felvétel), ill. azok digitalizált változatait is; az archívum lesz az alapja a tájékoztatási tevékenységet bemutató zárójelentésnek.