Rendezvényszervezési szolgáltatások (intézményi rendezvények) beszerzése a Budapesti Gazdasági Főiskola részére

Mennyiség vagy érték

Rendezvényszervezési szolgáltatások (intézményi rendezvények) beszerzése a Budapesti Gazdasági Főiskola részére az alábbiak szerint.A nyertes ajánlattevő feladata a Budapesti Gazdasági Főiskolán megrendezésre kerülő ún. intézményi rendezvények szervezése, azaz a különféle, a közbeszerzési dokumentáció részét képező műszaki leírásban felsorolt rendezvények megszervezése, teljes körű előkészítése és lebonyolítása, budapesti és vidéki helyszíneken.A nyertes ajánlattevő feladata előreláthatólag 109 db rendezvény szervezése.A rendezvények tervezett időpontjai 2016. január 1. és 2016. december 31. napja közé esnek, a rendezvények tervezett időpontjait a közbeszerzési dokumentáció tartalmazza.A rendezvények résztvevői létszáma rendezvényenként eltérő (várhatóan 7 főtől 1500 főig).A rendezvények időtartama eltérő (várhatóan 1-2 órától 5 napig).A nyertes ajánlattevő feladata a rendezvényekkel kapcsolatban az alábbiak biztosítása:— catering és tárgyi eszközeinek biztosítása;— humánerőforrás biztosítása: tréner, segédmunkás, takarító, idegen nyelvi tolmács, ruhatár, biztonsági őr, vagyonvédelem és orvosi szolgálat;— rendezvény szervezéséhez és lebonyolításához szükséges nyomdai és irodai eszközök és szolgáltatások biztosítása;— dekoráció biztosítása;— hangosítás, hangtechnika és technikai eszközök biztosítása;— terem, helyszín és szállás biztosítása;— -szállítás (autóbusz és autóbusz vezető) biztosítása;— rendezvények szervezéséhez és lebonyolításához szükséges infrastrukturális, szociális, biztonsági és szórakoztató elemek biztosítása.— esetleges hatósági, szakhatósági engedélyek beszerzése.A közbeszerzési dokumentáció tartalmazza a rendezvényszervezéshez kapcsolódó egyes tételeket és a prognosztizált mennyiségeket.Az ajánlatkérő a megrendelésekben határozza meg az adott rendezvényre vonatkozó követelményeit, a kért tételeket és mennyiséget, továbbá a teljesítés határidejét és helyszínét.Az ajánlatkérő a közbeszerzési dokumentáció szerinti prognosztizált mennyiségektől jogosult + 30 %-ban eltérni összhangban az egyes rendezvények végleges létszámával.Az ajánlatkérő a keretszerződést nettó 70 000 000,- HUF keretösszeg erejéig köti azzal, hogy a keretösszeg kimerítésére az ajánlatkérő nem köteles. A nyertes ajánlattevő nem léphet fel kártérítési igénnyel ajánlatkérővel szemben, amennyiben megrendeléseinek összege a keretszerződés megszűnéséig nem éri el a keretösszeget.A részletes műszaki leírást a közbeszerzési dokumentáció tartalmazza.70 000 000

További információk

1. A dokumentáció átvétele, az ajánlat benyújtása és formája:

1.1. Az ajánlatkérő képviseletében eljáró szervezet (Procura Consulting Kft.) telefaxon vagy e-mailen történő igénylést követően bocsátja rendelkezésre a dokumentációt. A kérelmet az ajánlati felhívás A. melléklet II. pontjában szereplő címre kell megküldeni faxon (+36 13920023) vagy e-mailen (procura@procura.co.hu). A dokumentációt az ajánlatkérő képviseletében eljáró szervezet elektronikus úton küldi meg a kérelemben megadott e-mail címre. A dokumentációt ajánlatonként legalább egy ajánlattevőnek vagy az ajánlatban megnevezett alvállalkozónak át kell vennie.

1.2 Az ajánlatot az ajánlattevőnek az ajánlati felhívásban és dokumentációban meghatározott tartalmi és formai követelményeknek megfelelően kell elkészítenie és benyújtania.

1.3 Az ajánlatot írásban és zártan, az ajánlati felhívás I.1. pontban megadott címre – Budapesti Gazdasági Főiskola (1149 Budapest, Buzogány u. 11-13.) E épület 305 szoba – közvetlenül vagy postai úton az ajánlattételi határidő lejártáig, 1 eredeti példányban, lapozhatóan összefűzve vagy összekötve, oldalszámozva, (cégszerűen) aláírva kell benyújtani. Az ajánlatkérő előírja a papír alapú példánnyal mindenben megegyező elektronikus másolati példány benyújtását 2 db elektronikus adathordozón (a teljes ajánlatot scannelve pdf formátumban, valamint a pénzügyi ajánlatot a kiadott xls formátumban is). A papíralapú és az elektronikus ajánlat eltérése esetén ajánlatkérő a papíralapú ajánlatot tekinti irányadónak. Az ajánlattevőnek nyilatkoznia kell az ajánlatában, hogy az ajánlat elektronikus formában benyújtott (jelszó nélkül olvasható, de nem módosítható .pdf file) példánya a papír alapú (eredeti) példánnyal megegyezik.

1.4 Az ajánlatot zárt, sérülésmentes csomagolásba helyezve kell benyújtani. A csomagolásnak biztosítani kell, hogy az ajánlat egyes példányai együtt maradjanak, egyértelműen látható legyen, hogy a csomag lezárását követően abból semmit ki nem vettek, és/vagy abba semmit be nem tettek. Az ajánlat jól lezárt csomagolását a következő felirattal kell ellátni: „Ajánlat”, „Rendezvényszervezési szolgáltatások (intézményi rendezvények) beszerzése a Budapesti Gazdasági Főiskola részére”, „Nem bontható fel az ajánlattételi határidő lejárta előtt!”.

1.5. A postán feladott ajánlatot az ajánlatkérő csak akkor tekinti határidőn belül benyújtottnak, ha annak kézhezvételére az ajánlattételi határidőig sor kerül. Az ajánlat, illetve az azzal kapcsolatos postai küldemények elvesztéséből eredő kockázat az ajánlattevőt terheli.

1.6 Ahol a Kbt. vagy annak végrehajtásáról szóló jogszabály vagy e jogszabályok alapján ajánlatkérő valamilyen dokumentum benyújtását írta elő, – ha jogszabály eltérően nem rendelkezik – a dokumentum a Kbt. 36. § (3) bekezdése alapján egyszerű másolatban is benyújtható. A Kbt. 60. § (3) bekezdése szerinti nyilatkozatot eredeti példányban kell benyújtani.

2. Az ajánlatban benyújtandó iratok:

2.1 Az ajánlatnak felolvasólapot kell tartalmaznia, amely feltünteti a Kbt. 62. § (3) bekezdés szerinti információkat.

2.2 Az ajánlatnak tartalomjegyzéket kell tartalmaznia, mely alapján az ajánlatban szereplő dokumentumok oldalszám alapján megtalálhatóak.

2.3 Az ajánlatnak tartalmaznia kell az ajánlattevő Kbt. 60. § (3) és (5) bekezdése szerinti nyilatkozatát.

2.4 Az ajánlatnak tartalmaznia kell az ajánlattevő(k) Kbt. 40. § (1) bekezdése bekezdés a)-b) pontja szerinti nyilatkozatát. (nemleges nyilatkozat esetén is)

2.5. Az ajánlatnak tartalmaznia kell az ajánlattevő(k) Kbt. 55. § (5) bekezdése szerinti nyilatkozatát, illetve adott esetben a Kbt. 55. § (6) bekezdése szerinti nyilatkozatát is. Az ajánlatnak továbbá tartalmaznia kell adott esetben a kapacitásait rendelkezésre bocsátó szervezet (személy) Kbt. 55. § (5) bekezdés szerinti nyilatkozatát.

2.6 Közös ajánlattétel esetén az ajánlatnak tartalmaznia kell a közös ajánlattevők nyilatkozatát, melyben a közös ajánlattevők megjelölnek maguk közül egy, a közbeszerzési eljárásban a közös ajánlattevők nevében eljárni jogosult képviselőt, továbbá a közös ajánlattevőknek nyilatkozniuk kell, hogy a közös ajánlattevők a szerződés teljesítéséért az ajánlatkérő felé egyetemlegesen felelősséget vállalnak, a Kbt. 25. § (2) és (3) bekezdésében foglaltak szerint.

2.7. Az ajánlatnak tartalmaznia kell az ajánlattevő(k) részéről az ajánlatot cégszerűen aláíró személy(ek) aláírási címpéldányát vagy ügyvéd által ellenjegyzett aláírás mintáját, vagy ezekkel egyenértékű dokumentumot. Ha az ajánlatot nem cégjegyzésre jogosult személy írja alá, az ajánlathoz csatolni kell a teljes bizonyító erejű magánokiratba foglalt, a meghatalmazott aláírását is tartalmazó meghatalmazását.

2.8 Az ajánlatnak tartalmaznia kell az ajánlattevő pénzügyi és szakmai ajánlatát a dokumentációban meghatározott tartalommal. A pénzügyi és szakmai ajánlatot a dokumentációban szereplő a rendezvényszervezéshez kapcsolódó egyes tételeket és a prognosztizált mennyiséget tartalmazó ún. mintaköltségvetés valamennyi sorának hiánytalan kitöltésével kell elkészíteni. A mintaköltségvetés kitöltése során annak tartalma nem módosítható, nem egészíthető ki. Az ajánlatkérő felhívja az ajánlattevők figyelmét, hogy a műszaki leírásban esetlegesen meghatározott gyártmányú, eredetű, típusú dologra, eljárásra, tevékenységre, személyre, szabadalomra vagy védjegyre való hivatkozás csak a tárgy jellegének egyértelmű meghatározása érdekében történt, és a megnevezés mellett a „vagy azzal egyenértékű” kifejezést minden esetben érteni kell. Eltérés esetén az egyenértékűséget az ajánlatban igazolni kell.

2.9. Az ajánlattevő tekintetében folyamatban lévő változásbejegyzési eljárás esetében, az ajánlathoz csatolni kell a cégbírósághoz benyújtott változásbejegyzési kérelmet és az annak érkezéséről a cégbíróság által megküldött igazolást. Amennyiben ajánlattevő tekintetében nincs folyamatban lévő változásbejegyzési eljárás, úgy az ajánlatnak tartalmaznia kell ajánlattevő erre vonatkozó nemleges tartalmú nyilatkozatát.

2.10. Amennyiben az ajánlattevő az ajánlatában – átalakulásra hivatkozással – jogelődje bármely adatát fel kívánja használni, az ajánlathoz csatolni kell a jogutódlás tényét, körülményét bizonyító cégiratokat egyszerű másolatban, így különösen a szétválási, kiválási szerződést, átalakulási cégiratokat.

2.11. Az ajánlatnak tartalmaznia kell a kizáró okok és az alkalmassági minimumkövetelmények igazolásait (ajánlati felhívás III.2.1), III.2.2), ill. III.2.3) pont).

2.12. Az ajánlatnak tartalmaznia kell valamennyi, az ajánlati felhívásban és dokumentációban, illetve jogszabályokban meghatározott egyéb dokumentumot.

3. Egyéb előírások:

3.1 Elektronikus nyilvántartások: Amennyiben az ajánlattevő az ajánlati felhívásban vagy a dokumentációban előírt igazolás helyett a Kbt. 36. § (5) bekezdése szerint kíván tényt vagy adatot igazolni, abban az esetben az ajánlattevő nyilatkozatban köteles megadni, hogy melyik tényt vagy adatot kívánja a Kbt. 36. § (5) bekezdése szerint igazolni, és hogy mi az ezen tényt vagy adatot tartalmazó ingyenes, a közbeszerzési eljárás nyelvén rendelkezésre álló, elektronikus, hatósági nyilvántartás elektronikus elérhetősége.

3.2 Fordítás: Amennyiben bármely, az ajánlathoz csatolt okirat, igazolás, nyilatkozat, stb. nem magyar nyelven kerül kiállításra, úgy azt az ajánlattevő felelős magyar nyelvű fordításban is köteles becsatolni. A lefordított anyagot az ajánlattevőnek alá kell írnia és a következő megjegyzéssel ellátnia: „A magyar nyelvű fordítások tartalmukban és értelmükben teljes egészében megegyeznek az idegen nyelvű iratok tartalmával”. Az ajánlattevő felelőssége, hogy a magyar nyelvű fordítás megfelelő legyen. Az ajánlatkérő nem köteles az idegen nyelvű irat tartalmát vizsgálni, de ennek jogát fenntartja, különösen, ha azt észleli, hogy a magyar nyelvű fordítás a valóságtól eltérő adatot tartalmaz és ez az eltérés a verseny tisztaságát veszélyezteti. Az idegen nyelven benyújtott irat, dokumentum és annak fordítása közötti eltérésből fakadó esetleges hátrányos jogkövetkezményeket az ajánlattevőnek viselnie kell.

3.3. Árfolyamok: Az ajánlatban a különböző devizák forintra történő átszámításánál az ajánlati felhívás feladásának napján érvényes Magyar Nemzeti Bank által meghatározott devizaárfolyamokat kell alkalmazni. A referenciák tekintetében a teljesítés időpontjában érvényes devizaárfolyam az irányadó. Az ajánlatban szereplő, nem magyar forintban megadott összegek tekintetében az átszámítást tartalmazó iratot közvetlenül a kérdéses dokumentum mögé kell csatolni.

3.4 Irányadó idő: Az ajánlati felhívásban és dokumentációban valamennyi órában megadott határidő magyarországi helyi idő szerint értendő.

3.5 Irányadó jog: Az ajánlati felhívásban nem szabályozott kérdések vonatkozásában a közbeszerzésről szóló 2011. évi CVIII. törvény (Kbt.), valamint annak végrehajtási rendeletei (különösen: 310/2011. (XII. 23.) Korm. rendelet) szerint kell eljárni. A közbeszerzési eljárás során megkötött szerződésekre egyebekben a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (Ptk.) rendelkezéseit kell alkalmazni.

3.6. Az ajánlattevőnek tájékozódnia kell a munkavállalók védelmére és a munkafeltételekre vonatkozó olyan kötelezettségekről, amelyeknek a teljesítés helyén és a szerződés teljesítése során meg kell felelni. A közbeszerzési dokumentáció tartalmazza azon szervezeteknek (hatóságoknak) a nevét és címét (elérhetőségét), amelyektől az ajánlattevő megfelelő tájékoztatást kaphat.

3.7 Minősített ajánlattevők: A III.2.2) P/1., P/2., illetve a III.2.3) M/1. és M/2. szerinti feltételek és ezek előírt igazolási módja a minősített ajánlattevők hivatalos jegyzékébe történő felvétel feltételét képező minősítési szempontokhoz képest szigorúbbak.

3.8 Az ajánlatkérő fenntartja a jogot, hogy a Kbt. 94. § (3) bekezdés b) pontja alapján hirdetmény nélküli tárgyalásos eljárást indítson.

3.9 A nyertes ajánlattevő – figyelemmel az államháztartásról szóló 2011. évi CXCV. törvény (Áht.) 41. § (6) bekezdésben foglalt kötelezettségre – átláthatósági nyilatkozatot köteles tenni a szerződéskötésig. Ennek elmaradása a szerződéstől történő visszalépésnek minősül.

3.10. Ajánlati biztosíték

Az ajánlatkérő az ajánlattételt biztosíték nyújtásához köti, melynek összege 1 000 000,- HUF.

Az ajánlati biztosíték az ajánlattevő választása szerint teljesíthető az előírt pénzösszegnek az ajánlatkérő fizetési számlájára (számlaszám:10032000-00282833-00000000) történő befizetésével, banki átutalással, bank vagy biztosító által vállalt garancia biztosításával vagy biztosítási szerződés alapján kiállított – készfizető kezességvállalást tartalmazó – kötelezvénnyel.

Az ajánlati biztosítéknak az ajánlati kötöttség ideje alatt érvényben kell maradnia.

A Kbt. 74. § (2) bekezdés c) pontja alapján az ajánlat érvénytelen, ha az ajánlati biztosítékot az ajánlatkérő által előírt határidőre nem, vagy az előírt mértéknél kisebb összegben bocsátotta rendelkezésre.

Az ajánlati biztosíték rendelkezésére bocsátásáról szóló iratot befizetés vagy banki átutalás esetén egyszerű másolati példányban, bank vagy biztosító által vállalt garancia, vagy készfizető kezességvállalás esetén eredeti példányban kell benyújtani. Az ajánlati biztosítékot ajánlatkérő akkor tekinti rendelkezésre bocsátottnak és ajánlatkérő által lehívhatónak, ha az ajánlati biztosíték összegét az ajánlatkérő számláján jóváírták, vagy a megfelelő tartalmú eredeti bank vagy biztosító által vállalt garancia-levelet, vagy a megfelelő tartalmú eredeti készfizető kezességet vállaló eredeti kötvényt az ajánlat megfelelően tartalmazza. Az ajánlati biztosíték visszafizetésére a Kbt. 59. § (5) bekezdésében foglaltak az irányadóak. Az ajánlati biztosíték a megkötött szerződést biztosító mellékkötelezettséggé válhat.

3.11. Szakmai felelősségbiztosítás

A nyertes ajánlattevőnek – legkésőbb a szerződéskötés időpontjára – a közbeszerzés tárgya szerinti (rendezvényszervezési szolgáltatás) tevékenységre vonatkozó szakmai felelősségbiztosítással kell rendelkeznie. Az előírt szakmai felelősségbiztosítás legalább 30 000 000,- HUF/év és legalább 7 000 000,- HUF/káresemény mértékű. Az ajánlattevőnek nyilatkoznia kell az ajánlatában, hogy az előírt szakmai felelősségbiztosítást megköti, vagy meglévő felelősségbiztosítását kiterjeszti. A biztosítási kötvény bemutatásának elmaradása a szerződéstől való visszalépésnek minősül.

3.12. Üzleti titok: Az ajánlattevő az ajánlatában elkülönített módon elhelyezett, üzleti titkot tartalmazó iratok nyilvánosságra hozatalát megtilthatja a Kbt. 80. § előírásai szerint.

3.13. Az ajánlatkérő az eljárás során a Kbt. 67. § alapján biztosítja a hiánypótlás lehetőségét, a Kbt. 67. § (5) bekezdése szerinti korlátozás nélkül.

3.14. Az ajánlatkérő felhívja az ajánlattevők figyelmét, hogy a műszaki leírásban esetlegesen meghatározott gyártmányú, eredetű, típusú dologra, eljárásra, tevékenységre, személyre, szabadalomra vagy védjegyre való hivatkozás csak a tárgy jellegének egyértelmű meghatározása érdekében történt, és a megnevezés mellett a „vagy azzal egyenértékű” kifejezést minden esetben érteni kell. Eltérés esetén az egyenértékűséget az ajánlatban igazolni kell.

3.15. Az ajánlatkérő a pénzügyi és szakmai ajánlataként benyújtott, a rendezvényszervezéshez kapcsolódó egyes tételeket és a prognosztizált mennyiséget tartalmazó ún. mintaköltségvetés szerinti nettó ajánlati összárat értékeli a legalacsonyabb összegű szolgáltatás értékelési szempont szerint.

A szerződés szerinti elszámolás a pénzügyi és szakmai ajánlatban megadott egységárak alapján történik az ajánlatkérő megrendelései alapján. Az ajánlatkérő a mintaköltségvetésben szereplő tervezett mennyiségektől jogosult + 30 %-ban eltérni összhangban az egyes rendezvények végleges létszámával. Az ajánlatkérő a keretszerződést nettó 70 000 000,- HUF +ÁFA keretösszeg erejéig köti azzal, hogy a keretösszeg kimerítésére az ajánlatkérő nem köteles. A nyertes ajánlattevő nem léphet fel kártérítési igénnyel ajánlatkérővel szemben, amennyiben megrendeléseinek összege a keretszerződés megszűnéséig nem éri el a keretösszeget.

3.16. Az ajánlatkérő felhívja a figyelmet, hogy a felhívás II.3.) pontjában előírt teljesítés kezdő időpontja az eljárás befejezésének változó időpontjára tekintettel módosulhat, ez azonban nem eredményezi automatikusan a rendezvények időpontjainak módosulását.

3.17. Amennyiben az ajánlati felhívás és a dokumentáció között eltérés/ellentmondás van, úgy a felhívásban foglaltak az irányadóak.