Vállalkozási keretszerződés keretében rendezvényszervezés a TÁMOP-3.1.4.B-13/1-2013-0001 azonosító számú kiemelt projekthez kapcsolódóan

Mennyiség vagy érték

Rendezvényszervezési szolgáltatások megrendelése nettó 156 785 324 HUF keretösszeg erejéig, a dokumentáció részét képező Műszaki leírásban meghatározottak szerint.A vállalkozó feladata az ajánlatkérővel együttműködésben, illetve az ajánlatkérő utasítása alapján a rendezvények teljes előkészítése, megszervezése és a lebonyolításban való közreműködés. Az alábbiakban felsorolásra kerülő elvárásoknak, valamennyi rendezvény tekintetében érvényesülniük kell. Ennek alapján a vállalkozó köteles:— A megrendelő terembérletet és / vagy szállást és étkezést igénylő rendezvényszervezésre irányuló igényének elektronikus bejelentését követően (eseti megrendelő), a megrendelő által megjelölt régión, városon belül legalább három, a jelen dokumentációban meghatározott feltételeknek megfelelő helyszínt a megrendeléstől számított 3 munkanapon belül megjelölni. A három megajánlott helyszíntől csak abban az esetben lehet eltérni, ha a rendezvény helyszínéül kijelölt településen vagy annak 10 km-es környezetében nincs több választási lehetőség. Amennyiben a terembérlet külön jelenik meg az árazatlan költségvetésben, akkor a megajánlott helyszínek közül legalább egynek azonos helyszínen kell lennie a szállással.— A rendezvény helyszínét egyeztetni a megrendelővel.— A rendezvényt megelőző egyeztető megbeszéléseken részt venni, és tárgyalásokat folytatni az ajánlatkérő által kijelölt és a rendezvények szervezéséért és lebonyolításáért szakmailag felelős munkatársával.— A rendezvényhez az előre egyeztetett bekészítést a rendezvény kezdete előtt minimum fél órával az erre a célra fenntartott helyszínre bekészítetni, a rendezvényt követő egy órán belül gondoskodni a bekészítéshez felhasznált eszközök elszállításáról, a terem eredeti állapotának visszaállításáról.— képviselője útján, illetve a rendezvényen 1 hostess és 1 technikus személyzettel a rendezvény időtartama alatt végig a helyszínen tartózkodni. Ettől az igényétől a megrendelő egyes rendezvények esetében eltekinthet, amelynek tényét az eseti megrendelőben közli a vállalkozóval.— A terembérletet igénylő rendezvényhez szükséges anyagokat, eszközöket (dokumentációk, roll up, pop up fal stb.) a rendezvény helyszínére szállítani.— Az előadások helyszínén a létszám befogadására alkalmas rendezvénytermet és az ajánlatkérő által meghatározott technikát biztosítani, amelynek részletezése a mellékelt Excel táblában kerül sor.— A terembérletet igénylő rendezvényhez kapcsolódóan igény szerinti fénymásolási és nyomtatási lehetőséget biztosítani, külön költség felszámítása nélkül, maximum a rendezvényen 50 A4-es oldal mennyiségben.— A terembérletet igénylő rendezvény helyszínén a rendezvény teljes időtartama alatt technikai asszisztenciát biztosítani.— Igény szerint ruhatárról gondoskodni a terembérletet igénylő rendezvény helyszínén.— A rendezvényeket a megrendelő által meghatározott szakmai kritériumok szerint megfelelő minőségben megszervezni és lebonyolítani, a célcsoport igényeinek szem előtt tartása mellett.— Az esélyegyenlőségi szempontok érvényesülésére tekintettel kell lenni olyan módon, hogy a terembérletet igénylő kiválasztott helyszínek tömegközlekedési eszközökkel is jól megközelíthetők legyenek. A rendezvény helyszínei csak olyanok lehetnek (szálloda, rendezvényterem, étkezőhely), amelyek mozgásukban korlátozott személyek számára önállóan megközelíthetők.— Terembérletet igénylő rendezvények esetén az aktuális eseményekre vonatkozó információkat időben a résztvevők rendelkezésére bocsátani, ami tartalmazza az ajánlatkérő által összeállított meghívotti lista alapján - az ajánlatkérő által elkészített meghívók - elektronikus úton történő elküldését, a visszaigazolások fogadását, a meghívók megérkezésének ellenőrzését, továbbá a regisztráció lefolytatását. A Vállalkozó köteles mindent elektronikus archiválni, az elektronikus leveleket DVD-n a Megrendelőnek az rendezvény befejezésétől számítottan legfeljebb 5 munkanapon belül átadni.— A rendezvénytervet egyeztetni a megrendelővel, a továbbiakban mindkét fél által elfogadott rendezvényterv szerint kell eljárni, a feladatokat a megrendelővel egyeztetett megadott határidőn belül elvégezni.— Terembérletet és szállást nem igénylő rendezvények esetén a Vállalkozó köteles az eseti megrendelés kézhezvételét követő 1 munkanapon belül visszaigazolni a megrendelés, és intézkedni a megjelölt időpontra a feladatok ellátásáról.— A Vállalkozó köteles az elszámolhatósághoz szükséges adminisztrációs tevékenységeket elvégezni, amennyiben az az eseti megrendelésben megjelölésre kerül, és a dokumentumokat a megrendelőnek az esemény megvalósulásától számított 10 munkanapon belül átadni:— jelenléti ív készítése (minden résztvevő aláírása kötelező)— fényképek készítése minden napon (min. 15 db/nap, amelyen minden résztvevő jól látható).

További információk

VI.3.1 Az ajánlat benyújtásának feltétele, a felhívás ajánlatkérési dokumentációjának – ajánlatonként legalább egy ajánlattevő vagy ajánlatban megnevezett alvállalkozója általi - átvétele. A dokumentációt Ajánlatkérő térítésmentesen biztosítja az érdeklődő gazdasági szereplők részére. A dokumentáció az info@movui.hu elektronikus címen igényelhető írásban. A dokumentáció nem ruházható át. Az igény beérkezését követő 2 munkanapon belül a dokumentáció elektronikus formában e-mail-en kerül eljuttatásra a kérelmező részére. Kérelmező a dokumentáció átvételéről átvételi elismervényt köteles aláírni és megküldeni.

VI.3.2 Az ajánlatkérő indokolt esetben az ajánlati kötöttség lejártának időpontját megelőzően felkérheti az ajánlattevőket ajánlataiknak meghatározott időpontig történő további fenntartására, az ajánlati kötöttség kiterjesztése azonban nem haladhatja meg az ajánlati kötöttség lejártának eredeti időpontjától számított 60 napot. Amennyiben az ajánlattevő az ajánlatkérő által megadott határidőben nem nyilatkozik, úgy kell tekinteni, hogy ajánlatát az ajánlatkérő által megjelölt időpontig fenntartja. Amennyiben valamelyik ajánlattevő ajánlatát nem tartja fenn, az ajánlati kötöttség lejártának eredeti időpontját követően az eljárás további részében az értékelés során ajánlatát figyelmen kívül kell hagyni.

Amennyiben az ajánlatkérő az előző bekezdés szerint felkéri az ajánlattevőket ajánlataik további fenntartására és valamely, vagy az összes ajánlattevő nem tartja fenn ajánlatát, a biztosítékot – a Kbt. 59. § (6) bekezdés alkalmazása nélkül – vissza kell fizetni az ajánlattevő nyilatkozatának kézhezvételét, illetve az eljárás eredményéről az ajánlattevőknek megküldött értesítést követő tíz napon belül. Az ajánlatukat fenntartó ajánlattevőket az ajánlatkérő a 65. § (2) bekezdése szerinti felkérésben felhívja az ajánlati kötöttség meghosszabbított idejére az addig érvényes biztosítékkal megegyező biztosíték fenntartására.

Az ajánlatok elbírálásáról szóló írásbeli összegezésnek az ajánlattevők részére történt megküldése napjától a nyertes ajánlattevő és – a Kbt. 124. § (4) bekezdés szerinti esetben - a második legkedvezőbb ajánlatot tett ajánlattevő ajánlati kötöttsége további harminc nappal meghosszabbodik.

VI.3.3 Az ajánlatkérő az ajánlat benyújtását ajánlati biztosíték adásához nem köti.

VI.3.4 Ajánlattevőnek nyilatkoznia kell a Kbt. 40. § (1) bekezdés a) és b) pontja, a Kbt. 60. § (3), és (5) bekezdésében foglaltak szerint. A Kbt. 40. § (1) bekezdés a) és b) pontja tekintetében a nemleges nyilatkozatot is kérjük csatolni.

VI.3.5 Ajánlatkérő előírja a Kbt. 54. § (1) bekezdése alapján, hogy az ajánlattevő tájékozódjon a munkavállalók védelmére és a munkafeltételekre vonatkozó, a teljesítés helyén és a szerződés teljesítése során alkalmazandó kötelezettségekről.

VI.3.6 Közös ajánlattétel esetén a közös ajánlattevőknek együttműködési megállapodást kell kötni a dokumentációban foglaltak szerint, melyben a képviselő tagot meg kell jelölni, és a közös ajánlattevőknek a szerződés teljesítésére egyetemleges felelősséget kell vállalniuk.

VI.3.7 Ajánlatkérő a pénzügyi és gazdasági (III.2.2. P1. pont), valamint műszaki, illetve szakmai alkalmasság (III.2.3. M1. pont) feltételeit és igazolását a minősített ajánlattevők jegyzékéhez képest szigorúbban határozta meg.

VI.3.8 Az ajánlat részeként csatolni kell az ajánlattevő, az alkalmasság igazolásában részt vevő szervezet, illetve az ajánlatban megjelölt alvállalkozó nevében aláíró és szignáló személy aláírási címpéldányának vagy a cégnyilvánosságról, a bírósági eljárásról és a végelszámolásról szóló 2006. évi V. tv. 9. § (3) bekezdése előírásainak megfelelően ügyvéd által készített és ellenjegyzett aláírás-minta eredeti vagy másolati példányát. Nem cégformában működő ajánlattevő, az alkalmasság igazolásában részt vevő szervezet esetében az ajánlathoz csatolni kell közjegyző által hitelesített aláírási minta eredeti vagy egyszerű másolati példányát.

VI.3.9 Amennyiben az ajánlattevő, az alkalmasság igazolásában részt vevő szervezet nevében az ajánlatban - átalakulásra hivatkozással - jogelődje bármely adatát fel kívánja használni, az ajánlathoz csatolnia kell a jogutódlás tényét, körülményeit bizonyító cégiratokat egyszerű másolatban, így különösen a szétválási, kiválási szerződést, átalakulási cégiratokat.

VI.3.10 A jelen közbeszerzési eljárás hivatalos nyelve a magyar. A közbeszerzési eljárás során megkötött szerződés teljesítése során a hivatalos nyelv a magyar. Az Ajánlatkérési dokumentáció és annak kötetei magyar nyelven lettek elkészítve és az ajánlattevők részére biztosítva. Az eljárás során minden iratot, levelet és tájékoztatást magyar nyelven kell kérni, illetve megadni.

Az eredetileg idegen nyelven készült dokumentumokat – a Kbt. 36. § (3) bekezdése szerinti – ajánlattevői felelős fordítással kérjük benyújtani. Amennyiben Ajánlattevő által készített felelős fordításban kerül az eredetileg idegen nyelven készült dokumentum benyújtásra, Ajánlattevőnek csatolnia kell nyilatkozatát arról, hogy a magyar fordítás megfelel az idegen nyelven csatolt dokumentumnak.

VI.3.11 Az ajánlatot 1 db eredeti papír alapú példányban kell benyújtani. Ajánlattevők ajánlatukhoz kötelesek ajánlatukat a papír alapú ajánlattal mindenben megegyező egy elektronikus példányban elektronikus adathordozón (CD-n, DVD-n, vagy pendrive-on) is benyújtani. Az elektronikus adathordozónak a teljes ajánlatot elektronikusan megjeleníthető képformátumban (lehetőség szerint PDF formátumban) kell tartalmaznia egy vagy több fájl-ban. Ajánlatkérő az ajánlatok nyomtatott formáját ellenőrzi. Amennyiben az eredeti illetve az elektronikus adathordozón beadott ajánlat között eltérés van, úgy az ajánlat az eredeti nyomtatott példány szerint kerül értékelésre, ajánlatkérő ezt tekinti irányadónak. Az ajánlat oldalszámozása eggyel kezdődjön és oldalanként növekedjen. Elegendő a szöveget vagy számokat vagy képet tartalmazó oldalakat számozni, az üres oldalakat nem kell, de lehet. Az ajánlatnak az elején tartalomjegyzéket kell tartalmaznia, mely alapján az ajánlatban szereplő dokumentumok oldalszám alapján megtalálhatóak.

Az ajánlatban lévő minden – az ajánlattevő vagy egyéb gazdasági szereplő által készített - dokumentumot (nyilatkozatot) a végén alá kell írnia az erre jogosult személynek.

Ajánlatkérő felhívja Ajánlattevők figyelmét, hogy a Kbt. 36. § (3) bekezdés alapján az ajánlat Kbt. 61. § (1) bekezdése szerint benyújtott egy eredeti példányának a Kbt. 60. § (3) bekezdése szerinti nyilatkozat eredeti aláírt példányát kell tartalmazni.

VI.3.12. Ajánlatkérő az ajánlatok bírálata során a Kbt. 67. § rendelkezései szerint biztosít lehetőséget hiánypótlásra, a következő korlátozással. Amennyiben ajánlattevő a hiánypótlás során az ajánlatban korábban nem szereplő gazdasági szereplőt von be az eljárásba, úgy Ajánlatkérő ezen gazdasági szereplő vonatkozásában a további hiánypótlás lehetőségét egy körben biztosítja.

VI.3.13 Forintról devizára, illetve devizáról forintra történő átváltás esetén az adott év fordulónapján érvényes hivatalos (MNB) árfolyamot kell alapul venni, azzal, hogy referenciák esetében a teljesítéskor, árbevételre vonatkozó adatok esetében pedig a tárgyév utolsó napján hatályos árfolyam az irányadó. A beszámoló és az abból származtatható adatok tekintetében az üzleti év fordulónapján érvényes árfolyamot kell alkalmazni.

VI.3.14 Az ajánlatkérő és a gazdasági szereplők (ideértve azon gazdasági szereplőt is, aki érdeklődését az eljárás iránt az ajánlatkérőnél jelezte) között minden nyilatkozattétel - ha e törvényből más nem következik - írásban, fax útján történik. Amennyiben az Ajánlatkérő által a kiegészítő tájékoztatás során átadandó dokumentum nagy terjedelmére vagy speciális méretére (A3 vagy annál nagyobb) tekintettel a faxon továbbítás nehézkes vagy nem lehetséges Ajánlatkérő postai úton megküldi a kiegészítő tájékoztatás során átadandó dokumentumokat (A postai kézbesítés késedelméből eredő kockázatok ajánlattevőt terhelik) és ezzel egyidejűleg a személyes átvételre is lehetőséget biztosít Ajánlatkérő székhelyén, a felhívásban megjelölt címen.

VI.3.15 Az eljárás során megadott időpontok helyi idő szerint értendők, kétség esetén ajánlatkérő a 180-as telefonszám “Pontos idő” felhívásával ellenőrzi azt.

VI.3.16. A nem szabályozott kérdésekben a magyar jog, a Kbt. és kapcsolódó rendeletei, Ptk. előírásai az

irányadóak.

VI.3.17. Az ajánlatok elkészítésével és benyújtásával kapcsolatos minden felmerülő költség ajánlattevőt terheli, függetlenül tárgyi közbeszerzési eljárás eredményétől.

VI.3.18. Ajánlatkérő előírja, hogy amennyiben az Ajánlattevő vonatkozásában a 310/2011. (XII. 23.) Kormányrendelet 7. §-ban meghatározott változásbejegyzési eljárás nincs folyamatban, erre vonatkozó nemleges nyilatkozatot az ajánlatához csatoljon.