Mennyiség vagy érték
Rendezvényszervezési szolgáltatások megrendelése nettó 156 785 324 HUF keretösszeg erejéig, a dokumentáció részét képező Műszaki leírásban meghatározottak szerint.A vállalkozó feladata az ajánlatkérővel együttműködésben, illetve az ajánlatkérő utasítása alapján a rendezvények teljes előkészítése, megszervezése és a lebonyolításban való közreműködés. Az alábbiakban felsorolásra kerülő elvárásoknak, valamennyi rendezvény tekintetében érvényesülniük kell. Ennek alapján a vállalkozó köteles:— A megrendelő terembérletet és / vagy szállást és étkezést igénylő rendezvényszervezésre irányuló igényének elektronikus bejelentését követően (eseti megrendelő), a megrendelő által megjelölt régión, városon belül legalább három, a jelen dokumentációban meghatározott feltételeknek megfelelő helyszínt a megrendeléstől számított 3 munkanapon belül megjelölni. A három megajánlott helyszíntől csak abban az esetben lehet eltérni, ha a rendezvény helyszínéül kijelölt településen vagy annak 10 km-es környezetében nincs több választási lehetőség. Amennyiben a terembérlet külön jelenik meg az árazatlan költségvetésben, akkor a megajánlott helyszínek közül legalább egynek azonos helyszínen kell lennie a szállással.— A rendezvény helyszínét egyeztetni a megrendelővel.— A rendezvényt megelőző egyeztető megbeszéléseken részt venni, és tárgyalásokat folytatni az ajánlatkérő által kijelölt és a rendezvények szervezéséért és lebonyolításáért szakmailag felelős munkatársával.— A rendezvényhez az előre egyeztetett bekészítést a rendezvény kezdete előtt minimum fél órával az erre a célra fenntartott helyszínre bekészítetni, a rendezvényt követő egy órán belül gondoskodni a bekészítéshez felhasznált eszközök elszállításáról, a terem eredeti állapotának visszaállításáról.— képviselője útján, illetve a rendezvényen 1 hostess és 1 technikus személyzettel a rendezvény időtartama alatt végig a helyszínen tartózkodni. Ettől az igényétől a megrendelő egyes rendezvények esetében eltekinthet, amelynek tényét az eseti megrendelőben közli a vállalkozóval.— A terembérletet igénylő rendezvényhez szükséges anyagokat, eszközöket (dokumentációk, roll up, pop up fal stb.) a rendezvény helyszínére szállítani.— Az előadások helyszínén a létszám befogadására alkalmas rendezvénytermet és az ajánlatkérő által meghatározott technikát biztosítani, amelynek részletezése a mellékelt Excel táblában kerül sor.— A terembérletet igénylő rendezvényhez kapcsolódóan igény szerinti fénymásolási és nyomtatási lehetőséget biztosítani, külön költség felszámítása nélkül, maximum a rendezvényen 50 A4-es oldal mennyiségben.— A terembérletet igénylő rendezvény helyszínén a rendezvény teljes időtartama alatt technikai asszisztenciát biztosítani.— Igény szerint ruhatárról gondoskodni a terembérletet igénylő rendezvény helyszínén.— A rendezvényeket a megrendelő által meghatározott szakmai kritériumok szerint megfelelő minőségben megszervezni és lebonyolítani, a célcsoport igényeinek szem előtt tartása mellett.— Az esélyegyenlőségi szempontok érvényesülésére tekintettel kell lenni olyan módon, hogy a terembérletet igénylő kiválasztott helyszínek tömegközlekedési eszközökkel is jól megközelíthetők legyenek. A rendezvény helyszínei csak olyanok lehetnek (szálloda, rendezvényterem, étkezőhely), amelyek mozgásukban korlátozott személyek számára önállóan megközelíthetők.— Terembérletet igénylő rendezvények esetén az aktuális eseményekre vonatkozó információkat időben a résztvevők rendelkezésére bocsátani, ami tartalmazza az ajánlatkérő által összeállított meghívotti lista alapján - az ajánlatkérő által elkészített meghívók - elektronikus úton történő elküldését, a visszaigazolások fogadását, a meghívók megérkezésének ellenőrzését, továbbá a regisztráció lefolytatását. A Vállalkozó köteles mindent elektronikus archiválni, az elektronikus leveleket DVD-n a Megrendelőnek az rendezvény befejezésétől számítottan legfeljebb 5 munkanapon belül átadni.— A rendezvénytervet egyeztetni a megrendelővel, a továbbiakban mindkét fél által elfogadott rendezvényterv szerint kell eljárni, a feladatokat a megrendelővel egyeztetett megadott határidőn belül elvégezni.— Terembérletet és szállást nem igénylő rendezvények esetén a Vállalkozó köteles az eseti megrendelés kézhezvételét követő 1 munkanapon belül visszaigazolni a megrendelés, és intézkedni a megjelölt időpontra a feladatok ellátásáról.— A Vállalkozó köteles az elszámolhatósághoz szükséges adminisztrációs tevékenységeket elvégezni, amennyiben az az eseti megrendelésben megjelölésre kerül, és a dokumentumokat a megrendelőnek az esemény megvalósulásától számított 10 munkanapon belül átadni:— jelenléti ív készítése (minden résztvevő aláírása kötelező)— fényképek készítése minden napon (min. 15 db/nap, amelyen minden résztvevő jól látható).