A beszerzés leírása
„Rendezvényszervezési feladatok ellátása a Miniszterelnökség részére.”
Nyertes ajánlattevő feladata a Miniszterelnökség rendezvényeinek szállás, műszaki, művészeti, logisztikai, catering és biztonságtechnikai előkészítése és teljeskörű lebonyolítása.
Az Ajánlattevő feladata különféle rendezvények megszervezése, teljes körű előkészítése és lebonyolítása budapesti, vidéki helyszíneken a Megrendelő által megadott megrendelések alapján. Rendezvényszervezési feladatok a megrendelt rendezvény jellegétől függően különösen – de nem teljességgel – az alábbi feladatokat foglalják magukban:
— A rendezvény és a rendezvényhelyszín teljes körű előkészítése, különösen
— a rendezvény helyszínéről való gondoskodás, így a helyszín biztosítása, ennek keretében és/vagy közterület foglalás, akár 5 000, vagy 5 000 főt meghaladó szabadtéri, közterületi rendezvény
— komplex, több elemből álló rendezvénysorozat lebonyolítása,
— a helyszín biztosítása tekintetében a szükséges berendezések (székek, pult, pódium, klíma stb.), valamint a technika (áramellátás, hang és fénytechnika beleértve: mikrofonok, erősítők, számítógépek, vetítés technika biztosítása), és ezek oda és elszállítása a helyszínről (amennyiben nincs jelen) szükség esetén (ajánlatkérés alapján) technikus biztosításával,
— valamint az ezekhez kapcsolódó szükséges engedélyek, hozzájárulások beszerzése a rendezvény kezdete előtt. Az előírások betartása és az engedélyek, hozzájárulások beszerzése a vállalkozó teljes körű felelőssége. Az engedélyekhez és hozzájárulásokhoz kapcsolódó költségeket Vállalkozó rendezi és viseli.
— Catering biztosítása az árajánlatnak megfelelően. Az egyes tételeket az árajánlatnak megfelelően kell beárazni.
— Szálláshelyek biztosítása Magyarországon és külföldön.
— A rendezvény résztvevőinek meghívásával kapcsolatos teljes körű előkészítő és lebonyolító tevékenység magyar ill. szükség esetén angol nyelven, amely különösen az alábbiakat foglalja magában (megrendelés szerint):
— meghívótervezet elkészítése és elfogadtatása,
— a szükséges példányszámban történő nyomtatása,
— azok eljuttatása a Megrendelő által megadott címzettekhez (címlista alapján). Igény esetén telefonos és elektronikus regisztráció kezelése.
— A helyszíneken a szükséges szakemberek biztosítása a rendezvény jellegéhez és nagyságához mérten a Megrendelő által meghatározott megrendelésnek megfelelően.
— Technikai eszközök (fény- és hangtechnika, tolmács berendezés, hangrögzítés, stb.) biztosítása és üzemeltetése, a felépítés és bontás teljes körű elvégzése.
— A rendezvényekhez kapcsolódó szakmai valamint alternatív, kiegészítő programok biztosítása, családi szórakoztató programok, lakossági rendezvények megszervezése, melynek keretében például műsorvezető, animátor, előadóművészek, DJ, kézműves foglalkozás, bűvész, bohóc, arcfestő, mesemondó, interaktív bábozás, játszóház, vetélkedő, zenés program, koncert kerülhet megrendelésre
— szakmai előadók, moderátorok, tolmács, közreműködő művészek, zenészek leszervezése (kivétel a Megrendelő által megjelölt előadók, vagy tolmácsok), velük szerződés megkötése és a díjuk megfizetése.
— A rendezvényekhez kapcsolódó dekorációs- és szóróanyagok tervezése, gyártása és leszállítása a rendezvény helyszínére.
— A rendezvényekhez kapcsolódó ajándéktárgyak megtervezése, kivitelezése, beszerzése.
Nyertes ajánlattevőt terheli a Miniszterelnökség rendezvényeinek műszaki, művészeti, logisztikai catering és biztonságtechnikai előkészítéséhez és lebonyolításához kapcsolódóan valamennyi, a vonatkozó jogszabályokban rögzített díjak (költségek), különösen jogdíjak, közterületfoglalás díja, rendezvény egészségügyi biztosítás díjának (költségének) viselése.
A rendezvények tervezett darabszáma ajánlatkérő munkatervében szereplő, előre nem látható mennyiségben merül fel, ajánlattevő feladata várhatóan legfeljebb 150 darab rendezvény megszervezése és teljeskörű lebonyolítása.
A beszerzés tárgyának részletes leírását a közbeszerzési dokumentumok tartalmazza.