A beszerzés leírása
A konferenciával egybekötött minimum 100 fős projektnyitó rendezvény és minimum 140 fős projektzáró rendezvény, a sajtó számára szervezett események és szélesebb körű tájékoztatást biztosító szakmai rendezvények (információs napok, műhelymunkák, egyéb események), valamint a képzők felkészítésének megszervezésében és lebonyolításában való közreműködés. A rendezvényeken résztvevők száma összesen, minimálisan 2500 fő. Ajánlatkérő a szerződésben legfeljebb nettó 20 209 233 Ft keretösszeget rögzít. A szerződésben rögzített keretösszegből a feladatot a leghatékonyabb módon kell megvalósítani. Ajánlatkérő a keretösszeg 70 %-ára lehívási kötelezettséget vállal.
Az egyedi megrendelőkben meghatározottak szerint a rendezvényekhez a helyszínnel és cateringgel, valamint a rendezvény lebonyolításával összefüggő szolgáltatások, bizonyos rendezvények eseteiben pedig közreműködők biztosítása.
További feladat a rendezvény előkészítése, szervezése és lebonyolítása, ami – egyedi megrendelés szerint – az alábbiakat foglalhatja magába:
— a rendezvényterv előkészítése, mely a tervezett rendezvény fő elemeit tartalmazza,
— javaslattétel a rendezvény helyszínére,
— Ajánlatkérő kérésére helyszínbejárás, arról jelentés készítése,
— Ajánlatkérő jóváhagyása után a terem, rendezvénykellékek és catering megrendelése,
— az Ajánlatkérővel előre egyeztetett előadók biztosítása,
— az ingyenes ruhatárat és ruhatáros(oka)t biztosítása,
— catering szolgáltatás biztosítása és helyszínen történő ellenőrzése,
— ásványvíz-bekészítés biztosítása az előadók és moderátor számára,
— a rendezvény technikai és logisztikai koordinációjának, a termek berendezésének, kötelező arculati elemek elhelyezésének, szükség esetén a hangosításnak és a vezérelhető világításnak, a kivetítőnek, laptopnak a biztosítása, a programplakátot, irányítótáblákat (mosdó, előadótermek stb.) kihelyezése, a hostessek irányítása.
A részletes feladatleírást a közbeszerzési dokumentum részeként kiadott műszaki leírás tartalmazza.
A projekt rendezvényei országosan valósulnak meg (a lakosságszám szerinti településmérettől függetlenül). A rendezvénymegvalósítás településeit az Ajánlatkérő jelöli ki.
Az ország különböző pontjain megvalósuló programokra az ajánlattevő kötelessége az általa biztosított szakemberek, közreműködők szállítása.
Ajánlattevőnek a feladatait legkésőbb a projekt megvalósítására irányuló támogatási szerződés szerinti véghatáridőhöz igazodóan 31.12.2020-ig kell teljesítenie. (A szerződés jellegéből fakadóan a megrendelő egyéb, belső határidőket, egyedi megrendelések esetén egyedi teljesítési határidőket is meghatározhat a nyertes ajánlattevő számára.) Amennyiben a támogatási szerződés szerinti határidő módosításra (meghosszabbításra) kerül, a szerződés szerinti határidők, ahhoz igazodóan automatikusan módosulnak.