A beszerzés leírása
Nyertes Ajánlattevő feladata a GINOP-1.1.3-16-2017-00001 sz. kiemelt támogatott projektben az alábbi, ipari szektorban tevékenykedő kis- és középvállalkozásokat célzó (B2B fókuszú) rendezvényszervezési feladatok ellátása:
1. Modern Gyárak Éjszakája 2018 megszervezése és toborzás
Ajánlatkérő 2017.-hez hasonlóan 2018. őszén egy napos program keretében a szélesebb nyilvánosság számára is elérhetővé teszi az Ipar 4.0 megoldások megtekintését a projekt Mintagyáraiban és további csatlakozni kívánó modern gyárakban. Nyertes Ajánlattevő feladata a 2018-as esemény előkészítése, megszervezése, lebonyolítása, elemzése és értékelése a 2017. évi esemény tapasztalatainak beépítésével.
A szervezéshez szükséges technikai háttér, melyet a nyertes ajánlattevő biztosít: rendezvényszervező munkaerő és a munkavégzéshez szükséges infrastruktúra, a rendezvényeken a látogatók fogadásához szükséges személyzet (minimum 1 fő) és eszközök (pl. regisztrációs pult, nyomtató, wifi, toll, látogatói elégedettségi kérdőív). Catering-szolgáltatást a rendezvény állomásaihoz (a nyitó gyárak) Ajánlatkérő nem kér. Egy sajtóesemény lesz egy helyszínen, hangosításra, cateringre itt lesz egyedül szükség.
Időpont: 2018. november 16. (péntek) 16:00-22:00
Csatlakozó gyárak száma: legalább 45 (A kinyitó gyárak a 2017. évben csatlakozottakból és újabb csatlakozókból, valamint a Mintagyárakból és a Technológiai Központból tevődnek össze. Az új csatlakozók beszervezése nyertes ajánlattevő feladata.
Tervezett látogatói szám: kb. 2700 fő (6 óra időszakra, óránként átlag 10 fő látogatóval/gyár számolva, mely a csatlakozó gyárak végső számától és a befogadó képességük alapján változhat.)
2. Ipar 4.0 Országjárás
Előre láthatólag 2018. őszén vagy 2019. tavaszán indul egy úgynevezett utazó demonstráció Ipar 4.0 Országjárás címen. Az országjárás egy B2B (üzleti szereplőket célzó) rendezvénysorozat, mely ipari parkok és egyéb együttműködők rendezvénytermeibe látogat, illetve tematikus kiállításokon (pl. Ipar Napjai) berendezett Ipar 4.0 szakkiállítás, bemutató és workshop-on is megjelenik.
A járműben szállítandó eszközök biztosítása és ezen események megszervezése (koordináció, szervezés és adminisztráció), továbbá a rendezvény látogatóinak toborzása nem a Nyertes Ajánlattevő feladata. A rendezvényszervező humán erőforrást a Megrendelő biztosítja. Az Ipar 4.0 Országjárás esetében Nyertes Ajánlattevő feladata kizárólag a hostessek szolgáltatása (2-2 hostess biztosítása helyszínenként)
Alkalmak száma: 20 állomás, állomásonként 1 délután/6 óra.
Résztvevők tervezett száma: 2400 fő
3. Ismerje meg az Ipar 4.0-t: saját események szervezése
Ipar 4.0 témájú saját szervezésű fél napos, B2B (üzleti szereplőket célzó) események - már a tudatosítási szakaszban azon vezetők és döntés-előkészítők számára, akik már kissé érdeklődnek az Ipar 4.0 és a program iránt.
Részfeladatok:
— koncepció kialakítása
— az esemény teljes körű lebonyolítása, ide értve a szervezést, a technikai háttér támogatását, illetve a szükséges személyzet biztosítását (pl. hostess)
— együttműködés az integrált és direkt marketing ügynökséggel a meghívási és lekövetési feladatokat illetően (meghívotti lista Megrendelő adatbázisában található)
— catering biztosítása
— jelentkezők helyszíni regisztrálása
— jelenléti ív és fotódokumentáció készítése
— rendezvényelégedettségi kérdőív kitöltetése és az adatok feldolgozása, rendezvényértékelő és javaslattevő dokumentum elkészítése
— Megrendelő által megnevezett együttműködő partnerekkel operatív együttműködés (pl. kamara, szakmai szervezetek, egyetemek, stb.) az esemény meghívó partnerek kapcsolati adatbázisára történő eljuttatásában
Időzítés: negyedévente egy esemény. Alkalmak száma: 6
Résztvevők tervezett száma: alkalmanként 40-60 fő
Ajánlatkérő jogosult a fentiekben megjelölt rendezvények darabszámai (alkalmak és/vagy helyszínek száma) tekint. az ott megjelölt értéknél 30 %-al kevesebb mennyiség megrendelésére.
A fenti feladatok részl. leírását a műszaki leírás tartalmazza.