A beszerzés leírása
Ajánlatkérő állományába tartozó személyek (130 fő) hivatalos légi utazásainak és a hozzájuk kapcsolódó utasbiztosítás szervezése, valamint kapcsolódó szolgáltatások nyújtása. Évente átlagosan 200 foglalás.
Légi utazás szervezése európai és Európán kívüli célállomásokra, igény szerinti egyéni vagy csoportos utazásra, elsősorban Budapestről induló vagy Budapestre érkező közvetlen menetrend szerinti járattal, átszállással, vagy amennyiben az nem lehetséges charterjárat biztosításával. Az utazásszervezés fogalma az utazásszervező és - közvetítő tevékenységről szóló 213/1996. (XII. 23.) Korm. rendeletben és az utazási szerződésről szóló 281/2008. (XI. 28.) Korm. rendeletben meghatározottakon kívül jelen dokumentumban kiterjed az önállóan, tehát nem utazási csomagban értékesített elemi szolgáltatásokra is. Évente 40 millió forint + 50 % értékben veszi ajánlatkérő igénybe a megbízott szolgáltatásait. A szolgáltatás magában foglalja a repülőjegy foglalásokat, vonatjegy vásárlásokat, biztosítások közvetítését és megkötését, illetve egyéb, eseti jellegű, megrendelői igény szerinti tevékenységet (ún. fast lane szolgáltatás, reptéri transzfer, törzsvásárlói tagság biztosítása, vízumügyintézéssel kapcsolatos szolgáltatások, vonatjegy foglalás és az utashoz történő eljuttatása, hajó és kompjegy foglalás és az utashoz történő eljuttatása, autóbérlés, nemzetközi autóbuszjegy foglalás és az utashoz történő eljuttatása, külföldön repülőtéri transzfer szolgáltatás foglalása.
Repülőjegyek: Az Ajánlattevőnek biztosítania kell legalább egy diszkont (fapados) légitársaságnál történő helyfoglalás lehetőségét. Az Ajánlattevőnek intézményi igény és lehetőség esetén mind hagyományos (menetrend szerinti), mind diszkont (fapados) légitársaságok esetén biztosítania kell az online check-in elvégzését.
Szállások: Az Ajánlattevőnek az általa megajánlott minden célállomás tekintetében az intézményi utazásszervező részére meg kell adnia a szálláshely általános leírását, elhelyezkedését, és a szükséges foglalási feltételeket és szállásdíjakat.
Csődbiztosítások: Tekintettel arra, hogy ezen biztosítás fajtát a biztosítótársaságok szabályozzák, ezért nem érhető el minden biztosítótársságnál, így ennek megkötési lehetőségének biztosítása nem kötelező az Ajánlattevők számára.
Vízum és egyéb belépéssel kapcsolatos eljárások:
Szolgáltató az utazók számára, kérés nélkül is információt szolgáltat a vízumkötelezettségről és az egyéb beutazási feltételekről (pl. szükséges védőoltások).
Ezek ügyintézésében támogatást nyújt, ami az alábbiakat foglalja magában:
— naprakész információ a célország vízumkötelezettségéről
— szükség esetén vízumkérő lapok eljuttatása az utasokhoz.
Szolgáltató a vízumügyintézést a követségek előírásainak és az általuk megszabott határidőknek megfelelően végzi.
Repülőjegy foglalás:
— hagyományos/menetrendszerinti/ fapados repülőjegy foglalás
— repülőjegy kiállítása és utashoz történő eljuttatása
— Express Check-in
— online check-in
— repülőjegy cseréjével, módosításával, törlésével, lemondásával járó adminisztráció
— repülőjegy visszatérítések kezelése
— késlekedő, illetve elveszett poggyászok ügyintézése
Biztosításfoglalás:
— utasbiztosítások foglalása
— repülőjegy biztosítás foglalása
— útlemondási biztosítás foglalása
— csődbiztosítások foglalása
— biztosítások módosításával, törlésével, lemondásával járó adminisztráció
Szállásfoglalás:
— egyéni szálláshely foglalása
— csoportos szálláshely foglalása
— szálláshely módosításával, törlésével, lemondásával járó adminisztráció
Egyéb szolgáltatások:
— vízumügyintézéssel kapcsolatos szolgáltatások
— autóbérlés
— külföldi transzfer ügyintézése
— nemzetközi vonat-, autóbusz-, hajó- és kompjegy ügyintézése