A beszerzés leírása
1. Iratkezelés
Megbízónál központi iratkezelés működik a szervezet telephelyén működő iktató csoporttal. Az iratkezelési feladatokat jelenleg 9 fő látja el.
Iratkezelési feladatok:
– Teljes körű iratkezelési feladatellátás a Megbízó mindkori iratkezelési szabályzatának alkalmazásával, ennek keretében
– a küldemények átvétele
– felbontása
– érkeztetése
– iktatása (főszámos/alszámos rendszerben)
– szerelése, csatolása,
– az ügyintézőknek történő átadás és az átadás dokumentálása,
– az iratok visszavétele és annak megfelelő dokumentálása
– postázás,
– mindez a Megbízó által használt „DMS One” iratkezelési szoftver használatával, valamint az „IDOK” iktató-, ügykövető- és dokumentum kezelő-rendszer program használatával a Megbízó korábbi iratanyagainak visszakereshetősége miatt.
– AZ iratkezelési tevékenység során: A Magyar Posta által kiszállított (továbbiakban: Posta) postai küldemények átvétele
– A megbízóhoz közvetlenül érkező papír alapú és elektronikus küldemények (személyes, fax, e-mail) átvétele, érkeztető bélyegzővel történő ellátása.
– A Postától étvett tételes átvevő és átadó listák rendszerezése, nyilvántartása
– A Megbízóhoz érkezett papír alapú küldemények esetén az egy borítékon belüli többletbeadvány esetén az iratok szkennelése és a szkennelt anyagok csatolása a Megbízó iratkezelési rendszerébe és a papír alapú anyagok összetűzése a borítékkal.
– A beérkezett küldemények továbbítása az egységekhez
– A Megbízó által kiküldendő iratok borítékolása, postára adásra előkészítése, tértivevénnyel történő ellátása, átadó könyv vezetése,
– A postára adás (expediálás) tényének rögzítése a Megbízó által használt iratkezelő rendszerben.
– A kimenő iratokon, illetve az azokhoz tartozó aktaborítón az előírt módon a postára adás (expediálás) tényének feltüntetése.
– Az expediált küldemények visszaadása az egységekhez.
– A Megbízó telephelyén átmeneti irattár kezelése.
Iratforgalom:
– átlagosan évi 120 000 bejövő irat + 20 %
– átlagosan évi 120 000 kimenő irat + 20 %
2. Küldemények postakész előkészítése postázási feladatok ellátása
Küldemény kezelési feladatok:
– A napi kimenő küldemények postára adására történő előkészítése (lemérés, ragszámmal ellátás stb.) és postai feladás,
– A napi kimenő könyvelt postai küldeményekről a feladás napján jegyzék készítése (postakönyv vezetése)
Iratforgalom:
– átlagosan évi 120 000 bejövő irat + 20 %
Átlagosan évi 120 000 kimenő irat + 20 %