A beszerzés leírása
A nyertes ajánlattevő feladata a Műszaki leírásban részletesen meghatározott teljes körű bérszámfejtési és bérügyviteli, valamint HR adminisztrációs feladatok ellátására vonatkozó szolgáltatás nyújtása a kapcsolódó szoftveres háttér biztosításával. Nyertes ajánlattevőnek az alábbi feladatokat kell elvégeznie, különös tekintettel a műszaki leírásban foglaltakra:
1. Megbízónál lévő bérügyviteli és HR adminisztrációs folyamatok alapján szolgáltatásnyújtás kialakítása, szolgáltatáshoz kapcsolódó rendszer testre szabása, szolgáltatás bevezetése
2. Havi bérszámfejtési és bérügyviteli feladatok folyamatos ellátása a Műszaki leírásban részletezettek szerint, különösen:
– Bérügyviteli adminisztráció, ideértve a munkaidő és távollét adminisztrációját (jelenléti ívek vezetése), a belépő és kilépő alkalmazottakkal kapcsolatos adminisztrációs feladatok ellátását is;
– Havi és hóközi számfejtési feladatok, ezen belül rendszeres bér, TB ellátások, cafetéria juttatások számfejtése, Egyedi számfejtések készítése jogszabályi előírások alapján (pl. kilépők, TB ellátás).
– Bevallások/önellenőrzések és adatszolgáltatások készítése a NAV és az ONYF részére.
– Banki utalási állományok összeállítása;
– Kapcsolattartás a hatóságokkal és egyéb harmadik féllel (pl. NAV, ONYF), a Munkaügyi központ, KSH részére statisztikák elkészítése; Minisztérium, bíróság vagy egyéb hatóságok részére történő – munkavállalókhoz vagy a foglalkoztatáshoz kapcsolódó – adatszolgáltatás;
– Hóközi számfejtés. Egyedi számfejtések készítése jogszabályi előírások alapján (pl. kilépők, TB ellátás).
– Számfejtési dokumentumok irattározása és elektronikus számfejtési adatok mentése.
– Üzleti tervezéshez riportok, adatszolgáltatások.
– Bevallások/önellenőrzések és adatszolgáltatások készítése a NAV és az ONYF részére.
– Főkönyvi feladás: Az adott hónap számfejtése után és a zárási nap előtt, a Szolgáltatási ütemtervben meghatározott határidőig a főkönyvi fájl átadása Megbízónak.
– Bérjegyzékek előállítása, standard formátumban az adott havi számfejtés alapján. Elektronikus formában történő rendelkezésre bocsátása, továbbítása a dolgozói önkiszolgáló felületen.
– Jogszabályokban előírt évközi és évvégi bérügyviteli feladatok elvégzése, a szükséges bizonylatok elkészítése jogszabályoknak megfelelően előírt formában, valamint a szerződésben meghatározott formában a rendelkezésre bocsátása (adó, TB bevallások, munkavállalók részére igazolások stb.)
– M30, járulékigazolás kiosztása a munkavállalóknak.
– A szerződés érvényességi idején belül az átadott, illetve számfejtett adatok, írott és elektronikus dokumentációk jogszabályban előírt ideig történő megőrzése, archiválása;
3. Havi HR adminisztrációhoz kapcsolódó feladatok a Műszaki leírásban részletezettek szerint, különösen:
– Munkaszerződés megkötéséhez szükséges adatok bekérése, adott formátumú munkaszerződések előkészítése. (adatbekérő, adategyeztetés, összeférhetetlenség)
– Munkavállalói tájékoztatók előkészítése a megadott formátum alapján.
– Munkavállalók személyes adataiban bekövetkező változások rögzítése
– Különböző, a társaság által belépéskor alkalmazott nyilatkozatok, hozzájárulások, egyéb dokumentumok előkészítése. (cafeteria, CSP, adatvédelmi nyilatkozat stb.)
– Foglalkozás-egészségügyi Orvosi alkalmassági vizsgálathoz szükséges beutalók előkészítése, ügyintézése (orvosi alkalmassági időtartamok figyelése, beutaló munkavállalók számára történő megküldése, leadott igazolások nyilvántartása,).
– Munkaszerződés módosítások előkészítése a megadott adatok alapján.
– Kiléptetés ügyintézése. (igazolások kiadása, TB kiskönyv)
– Munkaköri leírások elkészítése
– Vagyonnyilatkozatok megküldése (új belépő, évi normál)
– Oktatások, nyilvántartása
– Felvétel
– HR munkatárs egyeztet a munkavállalóval, adategyeztetés, adatbekérő kiküldése a BKK-nál marad, a leegyeztetett adatok kerülnek át a szolgáltatóhoz a kapcsolattartó által
– Munkaszerződés előkészítése, megadott sablonok alapján, és az előkészített munkaszerződés BKK rendelkezésre bocsátása a munkavállaló belépését megelőzően
– Egyéb, munkaszerződéshez kapcsolódó dokumentumok
4. TÉR (Teljesítmény Értékelési Rendszer, prémium) feladatok kitűzéséhez és értékeléséhez szükséges informatikai rendszer biztosítása
5. Tanácsadás és egyéb szolgáltatások
Az ajánlati felhívás feladásakor Ajánlatkérő átlagos munkavállalói létszáma 1400 fő, mely a szerződés hatálya alatt változhat. (Ajánlattevő bármilyen létszámváltozás esetén köteles a feladatait ellátni).
Ajánlatkérő igénye, hogy:
A Műszaki leírás szerinti feladatok elvégzése történjen meg a hatályos jogszabályi követelmények szerint.
A bérszámfejtési és bérügyviteli tevékenység mellett Megbízott lássa el a hatóságok részére történő bejelentési és adóbevallási feladatokat is.
A szerződés részét képezi szakmai tanácsadás a szerződés hatály alatt TERVEZETTEN 100 óra terjedelemben, külön díjazás ellenében.
Ajánlatkérő tárgyi keretszerződést 100 000 000 Ft. + ÁFA keretösszegre köti azzal, hogy Ajánlatkérő a Szerződés Keretösszegétől a Szerződés hatálya alatt 30 %-kal pozitív irányban eltérhet egyoldalú jognyilatkozatával (opció), melyre vonatkozóan Ajánlatkérőnek előre vállalt megrendelési kötelezettsége nincs.
Részletesen a Közbeszerzési Dokumentációban (továbbiakban: KD) mellékletét képező műszaki leírásban kerül kifejtésre.