A beszerzés leírása
1. IRATKEZELÉS
Iratkezelési feladatok:
Teljes körű iratkezelési feladatellátás a Megbízó mindenkori iratkezelési szabályzatának alkalmazásával, ennek keretében:
# az iratkezelési szabályzatban megjelöltek szerint bármely csatornán beérkező küldemények átvétele, a Hivatali Kapura érkező küldemények letöltése,
# a beérkező iratok szabályszerű felbontása, érkeztetést / iktatást igénylő e-mailek nyomtatása (nagyságrendileg naponta kb. 100 db),
# a Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatóság speciális e-mail címeire a „TOPdeszk” rendszerbe érkező ügyfél megkeresések (átlag napi 500 db A/4-es oldal) nyomtatása,
és mindezek
# érkeztetése az iktatórendszerben, az iraton eszközölt megfelelő jelölésekkel, érkeztető bélyegző használatával,
# rendszerezése (iktatást igényel / nem iktatandó; szignálásra tovább küldendő / automatikus szignálás körébe tartozó, sürgős, azonnali);
# szükség esetén szignálásra továbbítása, illetőleg az automatikus szignalizáció körébe tartozó ügyiratok esetében, annak szabályrendszere szerint az irat megfelelő ügyintézőhöz rendelése;
# a beérkezett dokumentumok közül az OKFŐ Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatóságához tartozó, iktatandó iratainak elkülönítése az OKFŐ további szervezeti egységeinek feladat- és hatáskörébe tartozó irataitól, ez utóbbiak házipostával történő továbbküldése a megfelelő szignálóhoz / ügykezelőhöz;
# iktatása (főszámos/alszámos rendszerben) a megfelelő segédletek alkalmazásával, ennek során:
o előzménykutatás az iktatórendszerben és a szakrendszerben (egészségügyi dolgozók alap- és működési nyilvántartása)
o az előzmény / kapcsolódó irat szerelése, csatolása,
o az ügyintézési határidő megállapítása, jelölése a szoftverben,
o az irattári tétel megválasztása és adminisztrálása,
o az egységes előadói ív használata, az elvárt adatok rögzítése, szükség esetén az ügyféladatok karbantartása, frissítése.
# az ügyintézőknek történő átadás előkészítése és az átadás dokumentálása,
# az ügyintézés folyamatához kapcsolódó átadás-átvételek adminisztrációja az iktatóprogramban (pl. szignálással, postázással összefüggő iratmozgás).
# postázás (l. 2. pont),
# A Megbízó telephelyén átmeneti irattár kezelése.
Beérkező iratforgalom:
# átlagosan évi 100 000 bejövő irat + 20% (főszám és alszám);
napi átlag 355 db beérkező új főszámos irat.
A megbízó által elvárt személyenkénti teljesítést az határozza meg, hogy az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell érkeztetni, illetve iktatni.
2. KÜLDEMÉNYEK POSTAKÉSZ ELŐKÉSZÍTÉSE, POSTÁZÁSI FELADATOK ELLÁTÁSA
Küldemény kezelési feladatok:
A postázási feladatot Megbízott az OKFŐ Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatósága, és igény szerint a Egészségügyi Készlet- és Tartalékgazdálkodási Főosztály számára látja el.
# A napi kimenő küldemények átvétele az ügyintézőktől, az átvétel adminisztrációja az iktatóprogramban,
# a küldemények postára adásra történő előkészítése (ellenőrzés, borítékolás, ragszámmal ellátás stb.)
# postai elszállításra történő elkészítés,
# a napi kimenő könyvelt postai küldeményekről a feladás napján jegyzék készítése (postakönyv vezetése az elektronikus rendszerben, a napi postajegyzék megküldése a postának e-mailben, postai bevételezése után papír alapon a küldeményhez rendelése).
# a postára adás (expediálás) tényének rögzítése a Megbízó által használt iratkezelő rendszerben,
# a postára adás (expediálás) tényének feltüntetése a kimenő iratokon, illetve az azokhoz tartozó aktaborítón az előírt módon,
# Az expediált küldemények szabályszerű visszaadása az egységekhez (elektronikus és papír alapú átadás-átvétel),
# kipostázott levelek sikertelen postázása esetén az ügyfél által át nem vett levelek visszaérkeztetése, lista készítése, az ügyintéző részére történő átadása.
#
Iratforgalom:
# átlagosan évi 100 000 kimenő irat + 20%
A személyenkénti, napi elvárt teljesítményt az határozza meg, hogy az előkészített küldeményeket legkésőbb a postázásra történt átadást követő napon postázni szükséges.
3. ÁLTALÁNOS FELTÉTELEK
# Az iratkezelést Megbízott a Megbízó által használt „DMS One Ultimate” iratkezelési szoftver és a Megbízó által meghatározott szakrendszerek (pl. az egészségügyi dolgozók alap- és működési nyilvántartása) használatával végzi.
# Az iratkezelési szoftvert Megbízott naprakészen vezeti.
# Megbízott az iratokat, adatokat és eszközöket megvédi különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és sérülés ellen a Megbízónál érvényes üzemeltetési, iratkezelési és adatbiztonsági szabályozásra is figyelemmel.
# Kapcsolattartás az OKFŐ Központi iktatókönyvét használó további szervezeti egységek ügykezelőivel, a Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatóság munkatársaival, a Megbízott és a Megbízó közti kapcsolattartásra kijelölt személlyel.
A TOPDeszk-re érkező iratok nyomtatásához Megbízó külön nyomtatót biztosít.
# A jelenleg használt informatikai rendszerek (DMS One Ultimate, TOPDeszk) megadása tájékoztató jellegű, amennyiben Ajánlatkérő esetlegesen dönt a rendszerek cseréjéről, úgy az új rendszerek alkalmazásával ugyanúgy el kell végezni a feladatokat.