Iratkezelési szolgáltatások ellátása

Országos Kórházi Főigazgatóság

Megbízási szerződés iratkezelési szolgáltatások ellátására

Határidő

Az ajánlatok beérkezésének határideje 2021-09-30. A közbeszerzést a következő honlapon tették közzé 2021-08-31.

Szállítók

A következő szállítók szerepelnek az odaítélési határozatokban vagy más közbeszerzési dokumentumokban:

Kicsoda?

• Országos Kórházi Főigazgatóság

Mi az?

• Üzleti szervezési szolgáltatások › Iratkezelés

Hol?

• Budapest › Budapest

Beszerzési előzmények

Dátum	Dokumentum
2021-08-31	Ajánlati felhívás
2021-11-24	Tájékoztató az eljárás eredményéről
2024-01-09	Tájékoztató az eljárás eredményéről

Ajánlati felhívás (2021-08-31)
Objektum
A közbeszerzés hatálya
Cím: Iratkezelés
Hivatkozási szám: EKR001062092021
Rövid leírás: Megbízási szerződés iratkezelési szolgáltatások ellátására
Hirdetmény metaadatai
Eredeti nyelv: magyar 🗣️
Dokumentum típusa: Ajánlati felhívás
Szerződés jellege: Szolgáltatások
Szabályozás: Európai Unió
Közös közbeszerzési szójegyzék (CPV)
Kód: Iratkezelés 📦
További CPV-kód: Iratkezelés 📦
A teljesítés helye
NUTS régió: Budapest 🏙️

Eljárás
Eljárás típusa: Nyílt eljárás
Ajánlat típusa: Benyújtás valamennyi tétel vonatkozásában
Díjazási kritériumok
Az öszességében legelőnyösebb ajánlat

Ajánlatkérő hatóság
Azonosító
Ország: Magyarország 🇭🇺
Ajánlatkérő típusa: Nemzeti vagy szövetségi iroda/hivatal
Ajánlatkérő neve: Országos Kórházi Főigazgatóság
Postacím: Diós árok 3
Postai irányítószám: 1125
Postai város: Budapest
Kapcsolat
Internetcím: https://okfo.gov.hu/ 🌏
E-mail: huszar.andras@okfo.gov.hu 📧
Telefon: +36 13561522 📞
Fax: +36 13757253 📠
Dokumentumok URL-je: https://ekr.gov.hu/portal/kozbeszerzes/eljarasok/EKR001062092021/reszletek 🌏
Részvételi URL: https://ekr.gov.hu/portal/kozbeszerzes/eljarasok/EKR001062092021/reszletek 🌏

Hivatkozás
Dátumok
Feladás dátuma: 2021-08-31 📅
Benyújtási határidő: 2021-09-30 📅
Közzététel dátuma: 2021-09-03 📅
Azonosítók
Hirdetmény száma: 2021/S 171-446192
HL-S szám: 171
További információk

III.1.3. pont folytatása: Más szervezet/személy kapacitására való támaszkodás: A Kbt. 65. § (7) bekezdése alapján az előírt alkalmassági követelményeknek az ajánlattevők bármely más szervezet vagy személy kapacitására támaszkodva is megfelelhetnek, a közöttük fennálló kapcsolat jogi jellegétől függetlenül. Ebben az esetben meg kell jelölni az ajánlatban ezt a szervezetet és az ajánlati felhívás vonatkozó pontjának megjelölésével azon alkalmassági követelményt (követelményeket), amelyeknek igazolása érdekében az ajánlattevő ezen szervezet erőforrására vagy arra is támaszkodik. A Kbt. 65. § (8) bekezdésben foglalt eset kivételével csatolni kell az ajánlatban a kapacitásait rendelkezésre bocsátó szervezet olyan szerződéses vagy előszerződésben vállalt kötelezettségvállalását tartalmazó okiratot, amely alátámasztja, hogy a szerződés teljesítéséhez szükséges erőforrások rendelkezésre állnak majd a szerződés teljesítésének időtartama alatt. Az alkalmasság igazolásához igénybe vett, az ajánlattevőn kívüli más szervezet részéről a Kbt. 65. § (7) bekezdése szerint csatolandó, kötelezettségvállalást tartalmazó okiratnak tartalmaznia kell - a Kbt. 65. § (8) bekezdése szerinti szervezet részéről az ajánlatban csatolni kell - az ajánlattevő részére szóló meghatalmazást arra, hogy az EKR-ben elektronikus úton teendő nyilatkozatok megtételekor az adott szervezet képviseletében eljárhat. Ha ajánlattevő (közös ajánlattevő) az előírt alkalmassági követelményeknek más szervezet vagy személy kapacitásaira támaszkodva kíván megfelelni, az érintett szervezetek vagy személyek mindegyike által kitöltött Egységes Európai Közbeszerzési Dokumentum külön űrlapjait is benyújtja. Ilyen esetben a kapacitásaikat rendelkezésre bocsátó szervezetek vagy személyek az alkalmassági feltételek vonatkozásában csak azokról nyilatkoznak, amelyeket az ajánlattevő igénybe kíván venni alkalmasságának igazolásához. A Kbt. 65. § (9) bekezdése alapján az M/1. pontban előírt releváns szakmai tapasztalatot igazoló referenciákra vonatkozó követelmény teljesítésének igazolására az ajánlattevő csak akkor veheti igénybe más szervezet kapacitásait, ha az adott szervezet olyan mértékben részt vesz a szerződés, vagy a szerződés azon részének teljesítésében, amelyhez e kapacitásokra szükség van, amely - az ajánlattevő saját kapacitásával együtt - biztosítja az alkalmassági követelményben elvárt szakmai tapasztalat érvényesülését a teljesítésben. A Kbt. 65. § (9) bekezdése alapján az M/2. pontban előírt szakemberek - azok végzettségére, képzettségére - rendelkezésre állására vonatkozó követelmény teljesítésének igazolására a részvételre jelentkező csak akkor veheti igénybe más szervezet (személy) kapacitásait, ha az adott szervezet (személy) olyan mértékben részt vesz a szerződés, vagy a szerződés azon részének teljesítésében, amelyhez e kapacitásokra szükség van, amely- a részvételre jelentkező saját kapacitásával együtt - biztosítja az alkalmassági követelményben elvárt szaktudás érvényesülését a teljesítésben. Nem használhatja fel a gazdasági szereplő alkalmassága igazolására azokat az adatokat, amelyek felhasználására jogutódlás eredményeként - a jogelőd Kbt. 65. § (7) bekezdés szerinti bevonása nélkül - maga lenne jogosult, ha a jogelőd gazdasági szereplő tekintetében az eljárásban alkalmazandó. A gazdasági szereplő ebben az esetben is élhet a Kbt. 64. § szerinti lehetőséggel és felhasználhatja a jogelődnek az alkalmasság igazolására valamely kizáró ok fennáll, vagy - ha a jogelőd megszűnt - megszűnése hiányában fennállna szolgáló adatait, ha a korábban felmerült kizáró okkal összefüggésben igazolja megbízhatóságát. A dokumentumok a Kbt. 47. § (2a) bekezdése szerint nyújthatóak be.

További információk

III.1.3. pont folytatása: Más szervezet/személy kapacitására való támaszkodás:

A Kbt. 65. § (7) bekezdése alapján az előírt alkalmassági követelményeknek az ajánlattevők bármely más szervezet vagy személy kapacitására támaszkodva is megfelelhetnek, a közöttük fennálló kapcsolat jogi jellegétől függetlenül. Ebben az esetben meg kell jelölni az ajánlatban ezt a szervezetet és az ajánlati felhívás vonatkozó pontjának megjelölésével azon alkalmassági követelményt (követelményeket), amelyeknek igazolása érdekében az ajánlattevő ezen szervezet erőforrására vagy arra is támaszkodik. A Kbt. 65. § (8) bekezdésben foglalt eset kivételével csatolni kell az ajánlatban a kapacitásait rendelkezésre bocsátó szervezet olyan szerződéses vagy előszerződésben vállalt kötelezettségvállalását tartalmazó okiratot, amely alátámasztja, hogy a szerződés teljesítéséhez szükséges erőforrások rendelkezésre állnak majd a szerződés teljesítésének időtartama alatt.

Az alkalmasság igazolásához igénybe vett, az ajánlattevőn kívüli más szervezet részéről a Kbt. 65. § (7) bekezdése szerint csatolandó, kötelezettségvállalást tartalmazó okiratnak tartalmaznia kell - a Kbt. 65. § (8) bekezdése szerinti szervezet részéről az ajánlatban csatolni kell - az ajánlattevő részére szóló meghatalmazást arra, hogy az EKR-ben elektronikus úton teendő nyilatkozatok megtételekor az adott szervezet képviseletében eljárhat.

Ha ajánlattevő (közös ajánlattevő) az előírt alkalmassági követelményeknek más szervezet vagy személy kapacitásaira támaszkodva kíván megfelelni, az érintett szervezetek vagy személyek mindegyike által kitöltött Egységes Európai Közbeszerzési Dokumentum külön űrlapjait is benyújtja. Ilyen esetben a kapacitásaikat rendelkezésre bocsátó szervezetek vagy személyek az alkalmassági feltételek vonatkozásában csak azokról nyilatkoznak, amelyeket az ajánlattevő igénybe kíván venni alkalmasságának igazolásához.

A Kbt. 65. § (9) bekezdése alapján az M/1. pontban előírt releváns szakmai tapasztalatot igazoló referenciákra vonatkozó követelmény teljesítésének igazolására az ajánlattevő csak akkor veheti igénybe más szervezet kapacitásait, ha az adott szervezet olyan mértékben részt vesz a szerződés, vagy a szerződés azon részének teljesítésében, amelyhez e kapacitásokra szükség van, amely - az ajánlattevő saját kapacitásával együtt - biztosítja az alkalmassági követelményben elvárt szakmai tapasztalat érvényesülését a teljesítésben.

A Kbt. 65. § (9) bekezdése alapján az M/2. pontban előírt szakemberek - azok végzettségére, képzettségére - rendelkezésre állására vonatkozó követelmény teljesítésének igazolására a részvételre jelentkező csak akkor veheti igénybe más szervezet (személy) kapacitásait, ha az adott szervezet (személy) olyan mértékben részt vesz a szerződés, vagy a szerződés azon részének teljesítésében, amelyhez e kapacitásokra szükség van, amely- a részvételre jelentkező saját kapacitásával együtt - biztosítja az alkalmassági követelményben elvárt szaktudás érvényesülését a teljesítésben.

Nem használhatja fel a gazdasági szereplő alkalmassága igazolására azokat az adatokat, amelyek felhasználására jogutódlás eredményeként - a jogelőd Kbt. 65. § (7) bekezdés szerinti bevonása nélkül - maga lenne jogosult, ha a jogelőd gazdasági szereplő tekintetében az eljárásban alkalmazandó. A gazdasági szereplő ebben az esetben is élhet a Kbt. 64. § szerinti lehetőséggel és felhasználhatja a jogelődnek az alkalmasság igazolására valamely kizáró ok fennáll, vagy - ha a jogelőd megszűnt - megszűnése hiányában fennállna szolgáló adatait, ha a korábban felmerült kizáró okkal összefüggésben igazolja megbízhatóságát.

A dokumentumok a Kbt. 47. § (2a) bekezdése szerint nyújthatóak be.

Objektum
A közbeszerzés hatálya
Rövid leírás:

1. IRATKEZELÉS

Iratkezelési feladatok:

Teljes körű iratkezelési feladatellátás a Megbízó mindenkori iratkezelési szabályzatának alkalmazásával, ennek keretében:

# az iratkezelési szabályzatban megjelöltek szerint bármely csatornán beérkező küldemények átvétele, a Hivatali Kapura érkező küldemények letöltése,

# a beérkező iratok szabályszerű felbontása, érkeztetést / iktatást igénylő e-mailek nyomtatása (nagyságrendileg naponta kb. 100 db),

# a Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatóság speciális e-mail címeire a „TOPdeszk” rendszerbe érkező ügyfél megkeresések (átlag napi 500 db A/4-es oldal) nyomtatása,

és mindezek

# érkeztetése az iktatórendszerben, az iraton eszközölt megfelelő jelölésekkel, érkeztető bélyegző használatával,

# rendszerezése (iktatást igényel / nem iktatandó; szignálásra tovább küldendő / automatikus szignálás körébe tartozó, sürgős, azonnali);

# szükség esetén szignálásra továbbítása, illetőleg az automatikus szignalizáció körébe tartozó ügyiratok esetében, annak szabályrendszere szerint az irat megfelelő ügyintézőhöz rendelése;

# a beérkezett dokumentumok közül az OKFŐ Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatóságához tartozó, iktatandó iratainak elkülönítése az OKFŐ további szervezeti egységeinek feladat- és hatáskörébe tartozó irataitól, ez utóbbiak házipostával történő továbbküldése a megfelelő szignálóhoz / ügykezelőhöz;

# iktatása (főszámos/alszámos rendszerben) a megfelelő segédletek alkalmazásával, ennek során:

o előzménykutatás az iktatórendszerben és a szakrendszerben (egészségügyi dolgozók alap- és működési nyilvántartása)

o az előzmény / kapcsolódó irat szerelése, csatolása,

o az ügyintézési határidő megállapítása, jelölése a szoftverben,

o az irattári tétel megválasztása és adminisztrálása,

o az egységes előadói ív használata, az elvárt adatok rögzítése, szükség esetén az ügyféladatok karbantartása, frissítése.

# az ügyintézőknek történő átadás előkészítése és az átadás dokumentálása,

# az ügyintézés folyamatához kapcsolódó átadás-átvételek adminisztrációja az iktatóprogramban (pl. szignálással, postázással összefüggő iratmozgás).

# postázás (l. 2. pont),

# A Megbízó telephelyén átmeneti irattár kezelése.

Beérkező iratforgalom:

# átlagosan évi 100 000 bejövő irat + 20% (főszám és alszám);

napi átlag 355 db beérkező új főszámos irat.

A megbízó által elvárt személyenkénti teljesítést az határozza meg, hogy az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell érkeztetni, illetve iktatni.

2. KÜLDEMÉNYEK POSTAKÉSZ ELŐKÉSZÍTÉSE, POSTÁZÁSI FELADATOK ELLÁTÁSA

Küldemény kezelési feladatok:

A postázási feladatot Megbízott az OKFŐ Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatósága, és igény szerint a Egészségügyi Készlet- és Tartalékgazdálkodási Főosztály számára látja el.

# A napi kimenő küldemények átvétele az ügyintézőktől, az átvétel adminisztrációja az iktatóprogramban,

# a küldemények postára adásra történő előkészítése (ellenőrzés, borítékolás, ragszámmal ellátás stb.)

# postai elszállításra történő elkészítés,

# a napi kimenő könyvelt postai küldeményekről a feladás napján jegyzék készítése (postakönyv vezetése az elektronikus rendszerben, a napi postajegyzék megküldése a postának e-mailben, postai bevételezése után papír alapon a küldeményhez rendelése).

# a postára adás (expediálás) tényének rögzítése a Megbízó által használt iratkezelő rendszerben,

# a postára adás (expediálás) tényének feltüntetése a kimenő iratokon, illetve az azokhoz tartozó aktaborítón az előírt módon,

# Az expediált küldemények szabályszerű visszaadása az egységekhez (elektronikus és papír alapú átadás-átvétel),

# kipostázott levelek sikertelen postázása esetén az ügyfél által át nem vett levelek visszaérkeztetése, lista készítése, az ügyintéző részére történő átadása.

Iratforgalom:

# átlagosan évi 100 000 kimenő irat + 20%

A személyenkénti, napi elvárt teljesítményt az határozza meg, hogy az előkészített küldeményeket legkésőbb a postázásra történt átadást követő napon postázni szükséges.

3. ÁLTALÁNOS FELTÉTELEK

# Az iratkezelést Megbízott a Megbízó által használt „DMS One Ultimate” iratkezelési szoftver és a Megbízó által meghatározott szakrendszerek (pl. az egészségügyi dolgozók alap- és működési nyilvántartása) használatával végzi.

# Az iratkezelési szoftvert Megbízott naprakészen vezeti.

# Megbízott az iratokat, adatokat és eszközöket megvédi különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és sérülés ellen a Megbízónál érvényes üzemeltetési, iratkezelési és adatbiztonsági szabályozásra is figyelemmel.

# Kapcsolattartás az OKFŐ Központi iktatókönyvét használó további szervezeti egységek ügykezelőivel, a Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatóság munkatársaival, a Megbízott és a Megbízó közti kapcsolattartásra kijelölt személlyel.

A TOPDeszk-re érkező iratok nyomtatásához Megbízó külön nyomtatót biztosít.

# A jelenleg használt informatikai rendszerek (DMS One Ultimate, TOPDeszk) megadása tájékoztató jellegű, amennyiben Ajánlatkérő esetlegesen dönt a rendszerek cseréjéről, úgy az új rendszerek alkalmazásával ugyanúgy el kell végezni a feladatokat.

Időtartam: 24 hónap
További információk:

III.1.3. pont folytatása: Más szervezet/személy kapacitására való támaszkodás:

A Kbt. 65. § (7) bekezdése alapján az előírt alkalmassági követelményeknek az ajánlattevők bármely más szervezet vagy személy kapacitására támaszkodva is megfelelhetnek, a közöttük fennálló kapcsolat jogi jellegétől függetlenül. Ebben az esetben meg kell jelölni az ajánlatban ezt a szervezetet és az ajánlati felhívás vonatkozó pontjának megjelölésével azon alkalmassági követelményt (követelményeket), amelyeknek igazolása érdekében az ajánlattevő ezen szervezet erőforrására vagy arra is támaszkodik. A Kbt. 65. § (8) bekezdésben foglalt eset kivételével csatolni kell az ajánlatban a kapacitásait rendelkezésre bocsátó szervezet olyan szerződéses vagy előszerződésben vállalt kötelezettségvállalását tartalmazó okiratot, amely alátámasztja, hogy a szerződés teljesítéséhez szükséges erőforrások rendelkezésre állnak majd a szerződés teljesítésének időtartama alatt.

Az alkalmasság igazolásához igénybe vett, az ajánlattevőn kívüli más szervezet részéről a Kbt. 65. § (7) bekezdése szerint csatolandó, kötelezettségvállalást tartalmazó okiratnak tartalmaznia kell - a Kbt. 65. § (8) bekezdése szerinti szervezet részéről az ajánlatban csatolni kell - az ajánlattevő részére szóló meghatalmazást arra, hogy az EKR-ben elektronikus úton teendő nyilatkozatok megtételekor az adott szervezet képviseletében eljárhat.

Ha ajánlattevő (közös ajánlattevő) az előírt alkalmassági követelményeknek más szervezet vagy személy kapacitásaira támaszkodva kíván megfelelni, az érintett szervezetek vagy személyek mindegyike által kitöltött Egységes Európai Közbeszerzési Dokumentum külön űrlapjait is benyújtja. Ilyen esetben a kapacitásaikat rendelkezésre bocsátó szervezetek vagy személyek az alkalmassági feltételek vonatkozásában csak azokról nyilatkoznak, amelyeket az ajánlattevő igénybe kíván venni alkalmasságának igazolásához.

A Kbt. 65. § (9) bekezdése alapján az M/1. pontban előírt releváns szakmai tapasztalatot igazoló referenciákra vonatkozó követelmény teljesítésének igazolására az ajánlattevő csak akkor veheti igénybe más szervezet kapacitásait, ha az adott szervezet olyan mértékben részt vesz a szerződés, vagy a szerződés azon részének teljesítésében, amelyhez e kapacitásokra szükség van, amely - az ajánlattevő saját kapacitásával együtt - biztosítja az alkalmassági követelményben elvárt szakmai tapasztalat érvényesülését a teljesítésben.

A Kbt. 65. § (9) bekezdése alapján az M/2. pontban előírt szakemberek - azok végzettségére, képzettségére - rendelkezésre állására vonatkozó követelmény teljesítésének igazolására a részvételre jelentkező csak akkor veheti igénybe más szervezet (személy) kapacitásait, ha az adott szervezet (személy) olyan mértékben részt vesz a szerződés, vagy a szerződés azon részének teljesítésében, amelyhez e kapacitásokra szükség van, amely- a részvételre jelentkező saját kapacitásával együtt - biztosítja az alkalmassági követelményben elvárt szaktudás érvényesülését a teljesítésben.

Nem használhatja fel a gazdasági szereplő alkalmassága igazolására azokat az adatokat, amelyek felhasználására jogutódlás eredményeként - a jogelőd Kbt. 65. § (7) bekezdés szerinti bevonása nélkül - maga lenne jogosult, ha a jogelőd gazdasági szereplő tekintetében az eljárásban alkalmazandó. A gazdasági szereplő ebben az esetben is élhet a Kbt. 64. § szerinti lehetőséggel és felhasználhatja a jogelődnek az alkalmasság igazolására valamely kizáró ok fennáll, vagy - ha a jogelőd megszűnt - megszűnése hiányában fennállna szolgáló adatait, ha a korábban felmerült kizáró okkal összefüggésben igazolja megbízhatóságát.

A dokumentumok a Kbt. 47. § (2a) bekezdése szerint nyújthatóak be.

A teljesítés helye
Fő helyszín vagy teljesítési hely: 1085 Budapest, Horánszky utca 15.

Jogi, gazdasági, pénzügyi és műszaki információk
Részvételi feltételek
A szakmai tevékenység végzésére való alkalmasság:

A feltételek felsorolása és rövid ismertetése:

Az eljárásban nem lehet ajánlattevő, alvállalkozó és nem vehet részt az alkalmasság igazolásában olyan gazdasági szereplő, akivel szemben a Kbt. 62. § (1) - (2) bekezdésében, továbbá a 63.§ (1) bekezdésében felsorolt kizáró okok valamelyike fennáll.

Ajánlatkérő kizárja az eljárásból azt az ajánlattevőt (közös ajánlattevőt), alvállalkozót, alkalmasság igazolásában részvevő gazdasági szereplőt, aki részéről a kizáró ok az eljárás során következett be (Kbt. 74. § (1) bekezdés b) pont).

Igazolási mód:

A közbeszerzési eljárásokban az alkalmasság és a kizáró okok igazolásának, valamint a közbeszerzési műszaki leírás meghatározásának módjáról szóló 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet (a továbbiakban: Korm. rendelet) 1. § (1) -(2) bekezdése és a 3. § alapján az ajánlattevőnek az ajánlatában a Kbt. Második Része szerint lefolytatott közbeszerzési eljárásban ajánlatának benyújtásakor a Korm. rendelet II. Fejezetének megfelelően, az Egységes Európai Közbeszerzési Dokumentum benyújtásával kell előzetesen igazolnia, hogy nem tartozik a Kbt. 62. § (1) bekezdés a)-o) pontjaiban, továbbá (2) bekezdésének a)-b) pontjaiban valamint a 63.§ (1) bekezdésében felsorolt kizáró okok hatálya alá.

Az ajánlatkérő által a Kbt. 69. § (4)-(7) bekezdése alapján a kizáró okokra vonatkozó igazolások benyújtására felhívott ajánlattevőnek a Kbt. 62. § (1) - (2) bekezdésében felsorolt kizáró okok fenn nem állását a Korm. rendelet 1-11. § - kivéve a 8. § i) pont ib) alpontja , 10. § g) pont gb) alpontja - és 12-16. § szerint kell igazolnia.

Az ajánlattevő az alkalmasság igazolásában részt vevő alvállalkozó vagy kapacitást nyújtó más szervezet/személy vonatkozásában csak az Egységes Európai Közbeszerzési Dokumentumot köteles benyújtani a Kbt. 62. § (1) - (2) és 63.§ (1) bekezdésében foglalt kizáró okok hiányának igazolása érdekében.

Az Egységes Európai Dokumentumban a gazdasági szereplő (ajánlattevő, adott esetben kapacitásait rendelkezésre bocsátó szervezet/személy) nyilatkozik arról, hogy a kizáró okok nem állnak fenn vele szemben, másrészt megadja az eljárásban kért információkat. A nyilatkozatnak tartalmaznia kell annak megjelölését, hogy a Kbt. 69. § (4) bekezdése szerint benyújtandó igazolás kiállítására mely szerv jogosult, valamint a Kbt. 69. § (11) bekezdése szerinti adatbázis alkalmazásához szükséges adatokat és - szükség esetén - hozzájáruló nyilatkozatot.

Ajánlatkérő felhívja ajánlattevők figyelmét a Kbt. 64.§-ában foglalt öntisztázás lehetőségére.

A kizáró okokra vonatkozóan a közbeszerzés megkezdését megelőzően kiállított igazolások is benyújthatóak (felhasználhatóak) mindaddig, ameddig az igazolásokban foglalt tény, illetve adat tartalma valós. Az ajánlatkérő - ellenkező bizonyításig - az adat valóságtartalmát az ajánlattevő erre vonatkozó külön nyilatkozata nélkül vélelmezi.

A kizáró okok fenn nem állása igazolásának körében nem kérhető a gazdasági szereplőtől olyan igazolás benyújtása, amelyet ugyanazon ajánlatkérő részére a gazdasági szereplő korábbi közbeszerzési eljárásban az EKR-ben elektronikus úton már benyújtott. Ebben az esetben a gazdasági szereplő nyilatkozik arról, hogy mely korábbi eljárásban benyújtott igazolást kéri figyelembe venni a bírálat során. Az ajánlatkérő attól függetlenül vizsgálja meg, hogy a korábban benyújtott igazolás megfelel-e az adott közbeszerzési eljárásban benyújtandó igazolásra irányadó tartalmi követelményeknek, hogy a korábbi igazolás adott esetben megjelöli, hogy azt mely közbeszerzési eljárásban való felhasználás céljára állították ki.

Gazdasági és pénzügyi helyzet:

Ajánlatkérő a Kbt. 65. § (2) bekezdésében foglaltakra tekintettel nem ír elő pénzügyi és gazdasági alkalmassági feltételeket.

Az alkalmasság minimumkövetelménye(i):

Ajánlatkérő a Kbt. 65. § (2) bekezdésében foglaltakra tekintettel nem ír elő pénzügyi és gazdasági alkalmassági feltételeket.

Műszaki és szakmai képességek:

A kiválasztási szempontok felsorolása és rövid ismertetése:

M/1. A 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 21. § (3) bekezdés a) pont alapján ajánlattevőnek (közös ajánlattevőnek) ismertetnie kell az ajánlati felhívás feladásától visszafelé számított három év (36 hónap) alatt befejezett, de legfeljebb hat éven (72 hónapon) belül megkezdett legjelentősebb a közbeszerzési eljárás tárgya (iratkezelési) szerinti szolgáltatásait.

A referenciaigazolás/referencianyilatkozat tartalmazza legalább a következő adatokat:

- a szerződést kötő másik fél megnevezését, címét;

- a referenciát adó személy nevét, elérhetőségét (telefonszám);

- a szolgáltatás tárgyát és rövid leírását (minden olyan adatot, amely alapján az alkalmassági minimumkövetelményeknek való megfelelés megállapítható);

- a szolgáltatással ellátott tevékenység mennyiségét (iratszám);

- a teljesítés idejét [kezdési és befejezési határidő (tól-ig), év/hónap/nap bontásban];

- nyilatkozatot arról, hogy a teljesítés az előírásoknak és a szerződésnek megfelelően történt-e.

Az M/1. alkalmassági követelménynek való megfelelést a 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 22. § (1) bekezdésének a) vagy b) pontja szerint kell igazolni.

Amennyiben a referenciaigazolás vagy referencianyilatkozat szerinti szerződés…

… tárgya bővebb, mint a jelen közbeszerzési eljárás tárgya, akkor a referenciaigazolásban/referencianyilatkozatban meg kell adni a közbeszerzés tárgyára vonatkozó részösszeget/mennyiségi adatot.

… időtartama bővebb, mint a vizsgált időszak, akkor a referenciaigazolásban/referencianyilatkozatban meg kell adni a vizsgált időszak alatt teljesített részösszeget/mennyiségi adatot.

Ajánlatkérő a teljesítés igazolásaként köteles elfogadni annak igazolását is, ha a referencia követelményben foglalt eredmény vagy tevékenység a szerződés részteljesítéseként valósult meg.

M/2. A 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 21. § (3) bekezdés b) pontja alapján azon szakembereknek a megnevezése, képzettségük, szakmai tapasztalatuk ismertetése, akiket ajánlattevő (közös ajánlattevő) be kíván vonni a teljesítésbe. Az ajánlathoz csatolandó:

- ajánlattevő nyilatkozata, hogy nyertessége esetén az általa bemutatott szakembereket mely pozícióra kívánja megajánlani,

- a szakember által saját kezűleg aláírt szakmai önéletrajz, amely tartalmazza az adott szakember képzettségére, szakmai tapasztalatára vonatkozó adatokat (A szakmai önéletrajzban a szakmai tapasztalat bemutatásának kezdő és befejező időpontját év/hó bontásban szükséges megadni. Az alkalmassági követelmény ellenőrzése érdekében a szakmai tapasztalatot alátámasztó információk során egyértelműen meg kell jelölni a szakmai tevékenység alatt ellátott szerepkört (beosztás), az elvégzett szakmai tevékenységek rövid ismertetését, valamint fel kell tüntetni a tapasztalat alapjául hivatkozott munka megnevezését is),

- a szakember képzettségét igazoló dokumentumok egyszerű másolata,

- a szakember saját kezűleg aláírt nyilatkozata, hogy az ajánlattevő nyertessége esetén a szerződés teljesítésében személyesen részt vesz.

Ajánlatkérő a szakmai tapasztalat alatt a képzettségének megfelelő munkakörben eltöltött munkavégzésen alapuló gyakorlatot érti.

M/3. A 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 21. § (3) bekezdés c) pontia alapján ajánlattevő csatolja a minőségirányítási rendszere bármely nemzeti rendszerben történő akkreditálását igazoló tanúsítvány másolatát vagy az ezzel a 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 24. § (3) bekezdése szerint egyenértékű dokumentumot.

A 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 1. § (1) bekezdése alapján az ajánlattevőnek (közös ajánlattevőnek) az ajánlatában a Kbt. Második Része szerint lefolytatott közbeszerzési eljárásban ajánlatának benyújtásakor a Korm. rendelet II. Fejezetének megfelelően, az Egységes Európai Közbeszerzési Dokumentum űrlapjának kitöltésével és EKR-en keresztül történő benyújtásával kell előzetesen igazolnia, hogy megfelel az M/1.-M/3. pontokban az Ajánlatkérő által meghatározott alkalmassági követelményeknek.

Az Ajánlatkérő a bírálat során az alkalmassági követelményeknek való megfelelésre, azok előzetes ellenőrzésére a Korm. rendelet 2. § (5) bekezdése alapján elfogadja a gazdasági szereplő (ajánlattevő, adott esetben kapacitásait rendelkezésre bocsátó szervezet(ek)) Egységes Európai Közbeszerzési Dokumentum űrlapjában foglalt egyszerű nyilatkozatát. A gazdasági szereplőnek az egyszerű nyilatkozatát az űrlap IV. része alfa szakaszának kitöltésével kell megtennie, azaz alkalmassági követelményeknek való megfelelésre vonatkozó információkat nem kell az űrlapon feltüntetni.

A Kbt. 65. § (6) bekezdése alapján az előírt alkalmassági követelményeknek a közös ajánlattevők együttesen is megfelelhetnek. Azon követelményeknek, amelyek értelemszerűen kizárólag egyenként vonatkoztathatóak a gazdasági szereplőkre, az együttes megfelelés lehetősége értelmében elegendő, ha közülük egy felel meg.

Közös ajánlattétel esetén a közös ajánlattevők mindegyikének külön kell az Egységes Európai Közbeszerzési Dokumentumot űrlap formájában benyújtania.

A fent ismertetett alkalmassági követelmények esetében rögzített igazolások benyújtása kizárólag az Ajánlatkérő Kbt. 69. § (4)-(8) bekezdése szerinti felkérése esetén szükséges.

Az alkalmassági követelményekre vonatkozóan a közbeszerzés megkezdését megelőzően kiállított igazolások is benyújthatóak (felhasználhatóak) mindaddig, ameddig az igazolásokban foglalt tény, illetve adat tartalma valós. Az ajánlatkérő - ellenkező bizonyításig - az adat valóságtartalmát az ajánlattevő erre vonatkozó külön nyilatkozata nélkül vélelmezi.

Az alkalmassági követelményeknek megfelelés igazolásának körében nem kérhető a gazdasági szereplőtől olyan igazolás benyújtása, amelyet ugyanazon ajánlatkérő részére a gazdasági szereplő korábbi közbeszerzési eljárásban az EKR-ben elektronikus úton már benyújtott. Ebben az esetben a gazdasági szereplő nyilatkozik arról, hogy mely korábbi eljárásban benyújtott igazolást kéri figyelembe venni a bírálat során. Az ajánlatkérő attól függetlenül vizsgálja meg, hogy a korábban benyújtott igazolás megfelel-e az adott közbeszerzési eljárásban benyújtandó igazolásra irányadó tartalmi követelményeknek, hogy a korábbi igazolás adott esetben megjelöli, hogy azt mely közbeszerzési eljárásban való felhasználás céljára állították ki.

Az alkalmasság minimumkövetelménye(i):

M/1. Alkalmatlan az ajánlattevő (közös ajánlattevő), ha nem rendelkezik az ajánlati felhívás feladásától visszafelé számított három év (36 hónap) alatt befejezett, de legfeljebb hat éven (72 hónapon) belül megkezdett legalább 1 db olyan szerződésszerűen teljesített, legalább 24 hónapon keresztül folyamatosan végzett iratkezelési szolgáltatást tartalmazó referenciával, mely alapján az ajánlattevő az iratkezelési szolgáltatás tevékenységet minimum átlagosan évi 75 000 irat vonatkozásában, közfeladatot ellátó szervezet részére végezte.

M/2. Alkalmatlan az ajánlattevő (közös ajánlattevő), ha nem rendelkezik:

a) legalább 1 fő levéltárosi vagy irattározási/irattárosi szakirányú felsőfokú végzettséggel rendelkező, az iratkezelési feladatok irányítása terén minimum 1 éves szakmai gyakorlattal rendelkező irányításért felelős szakemberrel,

b) legalább 1 fő levéltárosi vagy irattározási/irattárosi szakirányú felsőfokú végzettséggel rendelkező vagyirattározási/irattárosi, vagy levéltári kezelői OKJ-s végzettségű és a feladatok ellátása terén minimum 1 éves szakmai gyakorlattal rendelkező szakemberrel.

c) legalább 1 fő szakemberrel akinek a „DMS One Ultimate” iktató rendszer kezelésében minimum 1 éves gyakorlata van,

d) legalább egy fő szakemberrel, akinek minimum 1 éves gyakorlata van valamely közfeladatot ellátó szerv iratkezelésében.

Ajánlatkérő közfeladaton a 2011. évi CXCV. törvény (Áht.) 3/A. § szerinti fogalmat érti.

Egy szakember több követelménynek is megfelelhet.

A Kbt. 65. § (10) bekezdésre tekintettel az a) pont szerinti szakember esetén ajánlatkérő előírja, hogy a feladatot maga az ajánlattevő vagy - közös ajánlattétel esetén - a közös ajánlattevők egyike végezzen el, ezért a feladatokra vonatkozó, a (9) bekezdés szerinti alkalmassági feltételek igazolásához a (7) bekezdéstől eltérően nem támaszkodhat az ajánlattevő vagy részvételre jelentkező más szervezet kapacitására, és a teljesítés során e feladatokat nem végezheti alvállalkozó.

M/3. Alkalmatlan az ajánlattevő (közös ajánlattevő), ha nem rendelkezik ISO 9001:2008 (vagy azzal egyenértékű) minőségirányítási rendszerre vonatkozó tanúsítvánnyal vagy az ezzel a 321/2015. (X.

30.) Korm. rendelet 24. § (3) bekezdese szerint egyenértékű dokumentummal, vagy a minőség biztosítása érdekében tett intézkedésekkel.

A szerződés teljesítése
A szerződés teljesítésének feltételei:

Ajánlatkérő hivatkozik a Kbt. 135. § (1), (5)-(6) és (11) bekezdéseire és a Ptk. 6:130. § (1)-(2) bekezdésére.

Ajánlatkérő előleget és részletfizetést nem biztosít.

Ajánlatkérő az igazolt teljesítést követően kiállított számla ellenértéket havonta a Ptk. 6:130. § (1) és (2) bekezdésben és a Kbt. 135. §-ban előírtaknak megfelelően, 30 napon belüli átutalással fizeti meg.

Az általános forgalmi adóról szóló 2007. CXXVII. törvény 163. § (2) bekezdése alapján nyertes ajánlattevő legkésőbb teljesítéstől számított 8. (nyolcadik) napon köteles a számla kiállítására. A számla kifizetésének feltétele ajánlatkérő teljesítést igazoló nyilatkozata (teljesítésigazolás).

Ajánlatkérő szerződést biztosító mellékkötelezettségként késedelmi, hibás teljesítési és meghiúsulási kötbért ír elő.

A szerződés teljesítésével kapcsolatos feltételeket, a fizetési- és kötbérfeltételeket a határidős adásvételi szerződés tartalmazza.

Eljárás
Jogalap: 32014L0024
Az ajánlatok beérkezési időpontja: 10:00
Az ajánlatok vagy részvételi jelentkezések benyújtásának nyelvei: magyar 🗣️
Az ajánlat érvényességi időtartama: 1 hónap
Az ajánlatok bontásának dátuma: 2021-09-30 📅
Az ajánlatok bontásának időpontja: 12:00
Hely: A bontás az EKR rendszerben a Kbt. 68. § szerint történik.
További információk:

Az elektronikus bontás szabályait az elektronikus közbeszerzés részletes szabályairól szóló 424/2017. (XII.19.) Korm. rendelet 15. §-a tartalmazza.

Díjazási kritériumok
Minőségi kritérium (név): M/2) a) pont szerinti szakember többlettapasztalata (maximum további 24 hónapos gyakorlat).
Minőségi kritérium (súlyozás): 10
Minőségi kritérium (név): M/2) b) pont szerinti szakember többlettapasztalata (maximum további 24 hónapos gyakorlat).
Ár (súlyozás): 80

Ajánlatkérő hatóság
Azonosító
Nemzeti nyilvántartási szám: 15845883243
Kapcsolat
Kapcsolattartó pont: Huszár András
Dokumentumok URL címe: https://ekr.gov.hu/portal/kozbeszerzes/eljarasok/EKR001062092021/reszletek 🌏

Hivatkozás
További információk

1. Ajánlatkérő a Kbt. 40. § (1) és 41. § alapján az eljárás EKR-ben való lebonyolítását írja elő, az elektronikus közbeszerzés részletes szabályairól szóló 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendelet (a továbbiakban: e-Kr.) szabályai szerint.

2. Ajánlatkérő a közbeszerzési dokumentumokat gazdasági szereplők számára ingyenesen biztosítja, amelyet az eljárás megindításakor az EKR rendszeren elektronikusan elérhetővé tesz. Amennyiben valamely nyilatkozatminta EKR-ben elektronikus űrlapként a nyilatkozat megtételének nyelvén rendelkezésre áll, a nyilatkozatot az elektronikus űrlap kitöltése útján kell az ajánlat részeként megtenni.

Az EKR-ben továbbított dokumentumokkal, az EKR-ben elektronikus úton megtett nyilatkozatokkal szemben támasztott követelményekkel, valamint képviselet esetén elektronikus úton megtett nyilatkozatokkal kapcsolatos egyéb előírásokat a Kbt. és e-Kr. tartalmaz. Ajánlatkérő valamennyi értesítést (így különösen: jegyzőkönyv, hiánypótlás, tájékoztatás, válasz, összegezés) az EKR-en keresztül küld meg ajánlattevők részére.

3. A Kbt. 56. § (1) bekezdésére tekintettel az ajánlati felhívásban, illetőleg a közbeszerzési dokumentumokban foglaltakkal kapcsolatban az ajánlattevő kizárólag az EKR rendszeren keresztül kiegészítő tájékoztatást kérhet az Ajánlatkérőtől. A kiegészítő tájékoztatást Ajánlatkérő a kérés beérkezését követően ésszerű határidőn belül, de az ajánlattételi határidő lejárta előtt legkésőbb hat nappal válaszolja meg.

4. Az ajánlat részletes formai követelményeit a közbeszerzési dokumentumok tartalmazzák. Az ajánlatot e-Kr. 15. § szabályainak figyelembe vételével, elektronikusan kell benyújtani. Az ajánlatnak az ajánlattételi határidő lejártának időpontjáig kell elektronikusan beérkeznie. A beérkezés időpontjáról az EKR visszaigazolást küld.

5. Az ajánlathoz csatolandó vagy elektronikusan hozzáférhetővé teendő dokumentumokat a közbeszerzési dokumentumok tartalmazzák.

6. Az ajánlatokat tartalmazó iratok felbontását az EKR az ajánlattételi határidő lejártát követően, kettő órával később kezdi meg. Az elektronikusan benyújtott ajánlatok felbontását az EKR végzi úgy, hogy a bontás időpontjában az ajánlatok az Ajánlatkérő számára hozzáférhetővé válnak. Az elektronikusan benyújtott ajánlat esetében a Kbt. 68. § (4)-(5) bekezdése szerinti adatokat az EKR a bontás időpontjától kezdve azonnal elektronikusan - azzal a tartalommal, ahogyan azok az ajánlatban szerepelnek - az ajánlattevők részére elérhetővé teszi.

7. Ajánlatkérő a hiányok pótlását a Kbt. 71. §-a szerint engedi meg. Ajánlatkérő tájékoztatja az ajánlattevőket, hogy a Kbt. 71. § (6) bekezdése alapján az ajánlatban korábban nem szereplő gazdasági szereplő hiánypótlással történő eljárásba bevonása esetében újabb hiánypótlást nem rendel el.

8. Ajánlatkérő a Kbt. 75. § (2) bekezdés e) pontja szerinti eredménytelenségi okot nem alkalmazza, de alkalmazza a Kbt. 81. § (4)-(5) bekezdést.

9. Ajánlatkérő a Kbt. 61. § (4) bekezdés alapján megvizsgálta a részekre történő ajánlattétel biztosításának lehetőségét és ennek eredményeként a részekre történő ajánlattétel lehetőségét az eljárásban nem biztosítja. Részajánlat kizárása: Ajánlatkérőnél az irattározási/iratkezelési folyamatok egységessége így biztosítható, az ajánlattevő elvégzendő feladata a műszaki leírásban foglaltak szerinti egymásra épülő folyamatok összessége.

10. Felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó: Mátyus Melinda Margit (lajstromszáma: 1281)

11. Az EKR (https://ekr.gov.hu) használatához az e-Kr. 6. §-a szerint regisztráció szükséges.

12. Az EKR üzemeltetését és fenntartását a NEKSZT Nemzeti Elektronikus Közbeszerzési Szolgáltató és Tanácsadó Kft. végzi (http://nekszt.hu).

13. Az EKR használatával kapcsolatos útmutató elérhető: https://ekr.gov.hu/portal/tamogatas; illetve http://nekszt.hu/tamogatas/

14. Az ajánlati felhívásban nem szabályozott kérdések vonatkozásában a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvény és annak végrehajtási rendeletei előírásai szerint kell eljárni, valamint a közbeszerzési eljárás alapján megkötött szerződésre a Kbt.-ben foglalt eltérésekkel a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény rendelkezéseit kell alkalmazni.

15. Kbt. 76. § (9) bekezdés c-d) pont szerinti adatok: 1. részszempont: fordított arányosítás, 2. és 3. részszempont egyenes arányosítás, ponthatár: 0-100.

16. IV 2.6. pont = 30 nap.

17. Ajánlatkérő a közbeszerzési eljárásban a 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 28. § (3) bekezdése alapján meghatározott minősítési szempontokhoz képest - szigorúbban állapítja meg az ajánlattevő műszaki, illetve szakmai alkalmasságának feltételeit és igazolását az M/1 és M/2 pontban.

18. Az ajánlatkérő a szerződés teljesítése érdekében nem teszi lehetővé gazdálkodó szervezet létrehozását (projekttársaság).

Kiegészítő információk
Felülvizsgálati testület
Név: Közbeszerzési Hatóság Közbeszerzési Döntőbizottság
Postacím: Riadó u. 5
Postai város: Budapest
Postai irányítószám: 1026
Ország: Magyarország 🇭🇺
Telefon: +36 18828592 📞
E-mail: dontobizottsag@kt.hu 📧
Fax: +36 18828593 📠
A jogorvoslati eljárásra vonatkozó információk: Kbt. 148. § szerint.
Az a szolgálat, amelytől a felülvizsgálati eljárásról tájékoztatást lehet kérni
Mint: Felülvizsgálati testület
Forrás: OJS 2021/S 171-446192 (2021-08-31)

Tájékoztató az eljárás eredményéről (2021-11-24)
Objektum
A közbeszerzés hatálya
A beszerzés teljes értéke: 93 600 000 HUF 💰
Hirdetmény metaadatai
Dokumentum típusa: Tájékoztató az eljárás eredményéről

Eljárás
Ajánlat típusa: Nem alkalmazható

Hivatkozás
Dátumok
Feladás dátuma: 2021-11-24 📅
Közzététel dátuma: 2021-11-29 📅
Azonosítók
Hirdetmény száma: 2021/S 231-609228
Hirdetményre hivatkozik: 2021/S 171-446192
HL-S szám: 231
További információk

PRIV-DAT Dokumentum Archiváló és Tároló Kft. adószám: 12376564-2-43 Nemzeti Dokumentumkezelő Nonprofit Zrt. adószám: 24724184-2-43

A szerződés odaítélése
A szerződéskötés időpontja: 2021-10-25 📅
Név: PRIV-DAT Dokumentum Archiváló és Tároló Kft.
Nemzeti nyilvántartási szám: 12376564243
Postacím: Weiss Manfréd Út 5-7.
Postai város: Budapest
Postai irányítószám: 1211
Ország: Magyarország 🇭🇺
Telefon: +36 12045701 📞
E-mail: portfolio@privdat.hu 📧
Ország: Budapest 🏙️
Internetcím: http://www.privdat.hu 🌏
Név: Nemzeti Dokumentumkezelő Nonprofit Zrt.
Nemzeti nyilvántartási szám: 24724184243
Postacím: Weiss Manfréd Út 5-7.
Telefon: +36 302070086 📞
E-mail: titkarsag@nedok.hu 📧
Internetcím: http://www.nedok.hu 🌏
A beszerzés teljes értéke: 93 600 000 HUF 💰
Tájékoztatás a pályázatokról
A beérkezett ajánlatok száma: 1

Hivatkozás
További információk

PRIV-DAT Dokumentum Archiváló és Tároló Kft. adószám: 12376564-2-43

Nemzeti Dokumentumkezelő Nonprofit Zrt. adószám: 24724184-2-43

Forrás: OJS 2021/S 231-609228 (2021-11-24)

Tájékoztató az eljárás eredményéről (2024-01-09)
Objektum
A közbeszerzés hatálya
Cím: Iratkezelési szolgáltatások ellátása
Hivatkozási szám: EKR001062092021
Szerződés típusa: Szolgáltatások
Termékek/szolgáltatások: Iratkezelés 📦
A beszerzés teljes értéke (HÉA nélkül): 93 600 000 HUF 💰
Leírás
Belső azonosító: EKR001062092021/1
A beszerzés leírása:

1. IRATKEZELÉS Iratkezelési feladatok: Teljes körű iratkezelési feladatellátás a Megbízó mindenkori iratkezelési szabályzatának alkalmazásával, ennek keretében:  az iratkezelési szabályzatban megjelöltek szerint bármely csatornán beérkező küldemények átvétele, a Hivatali Kapura érkező küldemények letöltése,  a beérkező iratok szabályszerű felbontása, érkeztetést / iktatást igénylő e-mailek nyomtatása (nagyságrendileg naponta kb. 100 db),  a Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatóság speciális e-mail címeire a „TOPdeszk” rendszerbe érkező ügyfél megkeresések (átlag napi 500 db A/4-es oldal) nyomtatása, és mindezek  érkeztetése az iktatórendszerben, az iraton eszközölt megfelelő jelölésekkel, érkeztető bélyegző használatával,  rendszerezése (iktatást igényel / nem iktatandó; szignálásra tovább küldendő / automatikus szignálás körébe tartozó, sürgős, azonnali);  szükség esetén szignálásra továbbítása, illetőleg az automatikus szignalizáció körébe tartozó ügyiratok esetében, annak szabályrendszere szerint az irat megfelelő ügyintézőhöz rendelése;  a beérkezett dokumentumok közül az OKFŐ Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatóságához tartozó, iktatandó iratainak elkülönítése az OKFŐ további szervezeti egységeinek feladat- és hatáskörébe tartozó irataitól, ez utóbbiak házipostával történő továbbküldése a megfelelő szignálóhoz / ügykezelőhöz;  iktatása (főszámos/alszámos rendszerben) a megfelelő segédletek alkalmazásával, ennek során: o előzménykutatás az iktatórendszerben és a szakrendszerben (egészségügyi dolgozók alap- és működési nyilvántartása) o az előzmény / kapcsolódó irat szerelése, csatolása, o az ügyintézési határidő megállapítása, jelölése a szoftverben, o az irattári tétel megválasztása és adminisztrálása, o az egységes előadói ív használata, az elvárt adatok rögzítése, szükség esetén az ügyféladatok karbantartása, frissítése.  az ügyintézőknek történő átadás előkészítése és az átadás dokumentálása,  az ügyintézés folyamatához kapcsolódó átadás-átvételek adminisztrációja az iktatóprogramban (pl. szignálással, postázással összefüggő iratmozgás).  postázás (l. 2. pont),  A Megbízó telephelyén átmeneti irattár kezelése. Beérkező iratforgalom:  átlagosan évi 100.000 bejövő irat + 20% (főszám és alszám); napi átlag 355 db beérkező új főszámos irat. A megbízó által elvárt személyenkénti teljesítést az határozza meg, hogy az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell érkeztetni, illetve iktatni. 2. KÜLDEMÉNYEK POSTAKÉSZ ELŐKÉSZÍTÉSE, POSTÁZÁSI FELADATOK ELLÁTÁSA Küldemény kezelési feladatok: A postázási feladatot Megbízott az OKFŐ Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatósága, és igény szerint a Egészségügyi Készlet- és Tartalékgazdálkodási Főosztály számára látja el.  A napi kimenő küldemények átvétele az ügyintézőktől, az átvétel adminisztrációja az iktatóprogramban,  a küldemények postára adásra történő előkészítése (ellenőrzés, borítékolás, ragszámmal ellátás stb.)  postai elszállításra történő elkészítés,  a napi kimenő könyvelt postai küldeményekről a feladás napján jegyzék készítése (postakönyv vezetése az elektronikus rendszerben, a napi postajegyzék megküldése a postának e-mailben, postai bevételezése után papír alapon a küldeményhez rendelése).  a postára adás (expediálás) tényének rögzítése a Megbízó által használt iratkezelő rendszerben,  a postára adás (expediálás) tényének feltüntetése a kimenő iratokon, illetve az azokhoz tartozó aktaborítón az előírt módon,  Az expediált küldemények szabályszerű visszaadása az egységekhez (elektronikus és papír alapú átadás-átvétel),  kipostázott levelek sikertelen postázása esetén az ügyfél által át nem vett levelek visszaérkeztetése, lista készítése, az ügyintéző részére történő átadása.  Iratforgalom:  átlagosan évi 100.000 kimenő irat + 20% A személyenkénti, napi elvárt teljesítményt az határozza meg, hogy az előkészített küldeményeket legkésőbb a postázásra történt átadást követő napon postázni szükséges. 3. ÁLTALÁNOS FELTÉTELEK  Az iratkezelést Megbízott a Megbízó által használt „DMS One Ultimate” iratkezelési szoftver és a Megbízó által meghatározott szakrendszerek (pl. az egészségügyi dolgozók alap- és működési nyilvántartása) használatával végzi.  Az iratkezelési szoftvert Megbízott naprakészen vezeti.  Megbízott az iratokat, adatokat és eszközöket megvédi különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és sérülés ellen a Megbízónál érvényes üzemeltetési, iratkezelési és adatbiztonsági szabályozásra is figyelemmel.  Kapcsolattartás az OKFŐ Központi iktatókönyvét használó további szervezeti egységek ügykezelőivel, a Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatóság munkatársaival, a Megbízott és a Megbízó közti kapcsolattartásra kijelölt személlyel. A TOPDeszk-re érkező iratok nyomtatásához Megbízó külön nyomtatót biztosít.  A jelenleg használt informatikai rendszerek (DMS One Ultimate, TOPDeszk) megadása tájékoztató jellegű, amennyiben Ajánlatkérő esetlegesen dönt a rendszerek cseréjéről, úgy az új rendszerek alkalmazásával ugyanúgy el kell végezni a feladatokat.

A beszerzés leírása

1. IRATKEZELÉS

Iratkezelési feladatok:
Teljes körű iratkezelési feladatellátás a Megbízó mindenkori iratkezelési szabályzatának alkalmazásával, ennek keretében:
 az iratkezelési szabályzatban megjelöltek szerint bármely csatornán beérkező küldemények átvétele, a Hivatali Kapura érkező küldemények letöltése,
 a beérkező iratok szabályszerű felbontása, érkeztetést / iktatást igénylő e-mailek nyomtatása (nagyságrendileg naponta kb. 100 db),
 a Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatóság speciális e-mail címeire a „TOPdeszk” rendszerbe érkező ügyfél megkeresések (átlag napi 500 db A/4-es oldal) nyomtatása,
és mindezek
 érkeztetése az iktatórendszerben, az iraton eszközölt megfelelő jelölésekkel, érkeztető bélyegző használatával,
 rendszerezése (iktatást igényel / nem iktatandó; szignálásra tovább küldendő / automatikus szignálás körébe tartozó, sürgős, azonnali);
 szükség esetén szignálásra továbbítása, illetőleg az automatikus szignalizáció körébe tartozó ügyiratok esetében, annak szabályrendszere szerint az irat megfelelő ügyintézőhöz rendelése;
 a beérkezett dokumentumok közül az OKFŐ Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatóságához tartozó, iktatandó iratainak elkülönítése az OKFŐ további szervezeti egységeinek feladat- és hatáskörébe tartozó irataitól, ez utóbbiak házipostával történő továbbküldése a megfelelő szignálóhoz / ügykezelőhöz;
 iktatása (főszámos/alszámos rendszerben) a megfelelő segédletek alkalmazásával, ennek során:
o előzménykutatás az iktatórendszerben és a szakrendszerben (egészségügyi dolgozók alap- és működési nyilvántartása)
o az előzmény / kapcsolódó irat szerelése, csatolása,
o az ügyintézési határidő megállapítása, jelölése a szoftverben,
o az irattári tétel megválasztása és adminisztrálása,
o az egységes előadói ív használata, az elvárt adatok rögzítése, szükség esetén az ügyféladatok karbantartása, frissítése.
 az ügyintézőknek történő átadás előkészítése és az átadás dokumentálása,
 az ügyintézés folyamatához kapcsolódó átadás-átvételek adminisztrációja az iktatóprogramban (pl. szignálással, postázással összefüggő iratmozgás).
 postázás (l. 2. pont),
 A Megbízó telephelyén átmeneti irattár kezelése.
Beérkező iratforgalom:
 átlagosan évi 100.000 bejövő irat + 20% (főszám és alszám);
napi átlag 355 db beérkező új főszámos irat.
A megbízó által elvárt személyenkénti teljesítést az határozza meg, hogy az iratokat a beérkezés napján, de legkésőbb az azt követő munkanapon kell érkeztetni, illetve iktatni.

2. KÜLDEMÉNYEK POSTAKÉSZ ELŐKÉSZÍTÉSE, POSTÁZÁSI FELADATOK ELLÁTÁSA

Küldemény kezelési feladatok:
A postázási feladatot Megbízott az OKFŐ Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatósága, és igény szerint a Egészségügyi Készlet- és Tartalékgazdálkodási Főosztály számára látja el.
 A napi kimenő küldemények átvétele az ügyintézőktől, az átvétel adminisztrációja az iktatóprogramban,
 a küldemények postára adásra történő előkészítése (ellenőrzés, borítékolás, ragszámmal ellátás stb.)
 postai elszállításra történő elkészítés,
 a napi kimenő könyvelt postai küldeményekről a feladás napján jegyzék készítése (postakönyv vezetése az elektronikus rendszerben, a napi postajegyzék megküldése a postának e-mailben, postai bevételezése után papír alapon a küldeményhez rendelése).
 a postára adás (expediálás) tényének rögzítése a Megbízó által használt iratkezelő rendszerben,
 a postára adás (expediálás) tényének feltüntetése a kimenő iratokon, illetve az azokhoz tartozó aktaborítón az előírt módon,
 Az expediált küldemények szabályszerű visszaadása az egységekhez (elektronikus és papír alapú átadás-átvétel),
 kipostázott levelek sikertelen postázása esetén az ügyfél által át nem vett levelek visszaérkeztetése, lista készítése, az ügyintéző részére történő átadása.

Iratforgalom:
 átlagosan évi 100.000 kimenő irat + 20%
A személyenkénti, napi elvárt teljesítményt az határozza meg, hogy az előkészített küldeményeket legkésőbb a postázásra történt átadást követő napon postázni szükséges.

3. ÁLTALÁNOS FELTÉTELEK
 Az iratkezelést Megbízott a Megbízó által használt „DMS One Ultimate” iratkezelési szoftver és a Megbízó által meghatározott szakrendszerek (pl. az egészségügyi dolgozók alap- és működési nyilvántartása) használatával végzi.
 Az iratkezelési szoftvert Megbízott naprakészen vezeti.
 Megbízott az iratokat, adatokat és eszközöket megvédi különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és sérülés ellen a Megbízónál érvényes üzemeltetési, iratkezelési és adatbiztonsági szabályozásra is figyelemmel.
 Kapcsolattartás az OKFŐ Központi iktatókönyvét használó további szervezeti egységek ügykezelőivel, a Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatóság munkatársaival, a Megbízott és a Megbízó közti kapcsolattartásra kijelölt személlyel.
A TOPDeszk-re érkező iratok nyomtatásához Megbízó külön nyomtatót biztosít.
 A jelenleg használt informatikai rendszerek (DMS One Ultimate, TOPDeszk) megadása tájékoztató jellegű, amennyiben Ajánlatkérő esetlegesen dönt a rendszerek cseréjéről, úgy az új rendszerek alkalmazásával ugyanúgy el kell végezni a feladatokat.

Ország: Magyarország 🇭🇺
A teljesítés helye: Budapest 🏙️
Időtartam
Kezdeti időpont: 2021-10-25 📅
Végdátum: 2023-12-31 📅
Cím
Tétel azonosító száma: LOT-0001

Eljárás
Az eljárás típusa
Jogalap: 2014/24/EU irányelv
A közbeszerzési eljárás feltételei
Elektronikus számlázás: Kötelező
Elektronikus fizetést használnak ✅

A szerződés odaítélése
Jogorvoslati eljárások
A panaszosok száma: 0
Tétel azonosító száma: LOT-0001
Szerződés száma: 1
A szerződés megkötésének időpontja: 2021-10-25 📅
Cím: Iratkezelési szolgáltatások ellátása
A szerződés címe: https://ekr.gov.hu/ekr-szerzodestar/hu/szerzodes/388185 🌏
A szerződés/tétel értékére vonatkozó információ (héa nélkül)
A szerződés/tétel teljes értéke: 93 600 000 HUF 💰
Ajánlat azonosítója: EKR001062092021/2901
Az ajánlattevő fél vezetője ✅
A rész vagy a részcsoport azonosítója: LOT-0001
Tájékoztatás a pályázatokról
A szerződést egy gazdasági szereplőkből álló csoportnak ítélték oda ✅
A vállalkozó neve és címe
Név: PRIV-DAT Dokumentum Archiváló és Tároló Kft.
Nemzeti nyilvántartási szám: 12376564243
Postacím: Weiss Manfréd Út 5-7.
Postai irányítószám: 1211
Postai város: Budapest
Régió: Budapest 🏙️
Ország: Magyarország 🇭🇺
E-mail: portfolio@privdat.hu 📧
Telefon: +36 12045701 📞
Fax: +36 12045703 📠
URL: https://www.privdat.hu 🌏
Név: Nemzeti Dokumentumkezelő Nonprofit Zrt.
Nemzeti nyilvántartási szám: 24724184243
Postacím: Weiss Manfréd Út 5-7.
E-mail: titkarsag@nedok.hu 📧
Telefon: +36 302070086 📞
URL: https://www.nedok.hu 🌏

Ajánlatkérő hatóság
Név és címek
Név: Országos Kórházi Főigazgatóság
Nemzeti nyilvántartási szám: 15845883243
Postacím: Diós árok 3
Postai irányítószám: 1125
Postai város: Budapest
Régió: Budapest 🏙️
Ország: Magyarország 🇭🇺
Kapcsolattartó pont: Huszár András
E-mail: huszar.andras@okfo.gov.hu 📧
Telefon: +36 13561522 📞
Fax: +36 13757253 📠
URL: https://okfo.gov.hu/ 🌏
Csoportvezető ✅

Kiegészítő információk
Felülvizsgálati testület
Nemzeti nyilvántartási szám: 15329190
Régió: Budapest 🏙️
URL: https://www.kozbeszerzes.hu 🌏
Az a szolgálat, amelytől a felülvizsgálati eljárásról tájékoztatást lehet kérni
Mint: Felülvizsgálati testület
Felülvizsgálati eljárás
Pontos információ a felülvizsgálati eljárások határidejéről (határidejeiről): Kbt. 148. § szerint.
Információk az elektronikus munkafolyamatokról
Elektronikus számlázást fogadunk el

Változások
Egyéb kiegészítő információk

Felek a közbeszerzési eljárás tárgyát képező szolgáltatás(ok) beszerzésére az ajánlattételi felhívás és dokumentáció, valamint a Megbízott által benyújtott ajánlat tartalmára figyelemmel, azzal mindenben összhangban Megbízási szerződést kötöttek egymással Budapesten, 2021. október 25. napján, mely szerződést Felek a hatálybalépéstől számított 2 éves határozott időtartamra kötöttek. Hatályba lépés: 2021. október 25., időtartam: 2 év. A megbízási szerződés 2023. október 25-i lejártára tekintettel Megbízónak közbeszerzési eljárást volt szükséges indítania „Megbízási szerződés iratkezelési szolgáltatások ellátására” megnevezéssel, iratkezelési szolgáltatások beszerzése érdekében. Az eljárás alapján szerződéskötésre 2023. október 25. napjáig nem fog sor kerülni, azonban a szerződés teljesítési helyszínén továbbra is feltétlenül, megszakítás nélkül szükséges az iratkezelési szolgáltatás nyújtása az új szerződés hatálybalépésének napjáig. Módosítás hatályba lépése: 2023.október 25., időtartam: az új szerződés hatálybalépésének napjáig, legkésöbb 2023. december 31., módosítás időpontja: 2023. október 25. Módosítás jogcíme: Kbt. 141. § (2) bekezdése.

A változtatás fő oka: Olyan módosítások, amelyek nem érik el a minimális értéket ("de minimis" szabály).
Az eredeti közleményben javítandó szöveg
Szekciószám: CON-0001
Új érték
Szöveg:

Felek a szerződés 2.1. pontját az alábbiak szerint módosítják: „2.1. Jelen megbízási szerződés az aláírás napján lép hatályba és Felek a hatálybalépéstől 2023. december 31. napjáig tartó határozott időre kötik, azzal, hogy amennyiben a Megbízó új iratkezelési szolgáltatások tárgyában kötendő szerződése 2023. december 31. napját megelőzően hatályba lép, az új szerződés hatálybalépésének napján a jelen szerződés megszűnik (bontó feltétel). Az új szerződés hatálybalépésének napjáról Megbízó az azt megelőző legkésőbb 10. napig írásban tájékoztatja a Megbízottat.” Felek a szerződés 3.1. pontját az alábbiak szerint módosítják: „3.1. Megbízottat a jelen szerződés szerinti feladat teljesítéséért és szolgáltatás nyújtásáért havi nettó 3.900.000,- Ft + Áfa, azaz havi nettó hárommillió-kilencszázezer forint + Áfa megbízási díj illeti meg a szerződés teljes időtartama alatt, kivéve a 2023. december 26. és 31. közötti időtartamot, amely időszakra vonatkozóan időarányos díjazás jár. A számlák összesen 26 alkalommal kerülnek kiállításra, mindösszesen nettó 102.180.000,- Ft+Áfa, azaz mindösszesen százkétmillió-száznyolcvanezer forint + Áfa értékben.”

Forrás: OJS 2024/S 007-016727 (2024-01-09)

Új beszerzések kapcsolódó kategóriákban 🆕

Üzleti szolgáltatások: jog, marketing, tanácsadás, munkaerő-felvétel, nyomtatás és biztonság (6 új beszerzések)

Különféle üzleti és üzlettel kapcsolatos szolgáltatások (2)

Különféle üzleti szolgáltatások

Üzleti szervezési szolgáltatások

Iratkezelés