A beszerzés leírása
Ajánlattevő feladata az ajánlatkérő iratanyagát a jelenlegi irattárként szolgáló, 3527 Miskolc, Besenyői u. 24. szám alatti ingatlanból az ajánlattevő által biztosított helyiség(ek)be történő átszállítása az iratok rongálódása nélkül, valamint a keletkező és átadott iratanyagok tárolása, őrzése.
Ellátandó feladatok:
1. Iratok bértárolása (ajánlattevő által biztosítandó, iratok szakszerű és biztonságos elhelyezésére és tárolására alkalmas helyen)
2. Első betárolás, amely hozzávetőleg 11 000 iratfolyóméter iratot jelent.
3. A szerződés időtartama alatt tárolandó iratmennyiség legfeljebb 11000 iratfolyóméter.
4. Végleges kivétel
5. Doboz kikeresés, kiadás
6. Dosszié kikeresés, kiadás
7. Irat kikeresés, kiadás, kiszállítás
8. Doboz visszatárolás
9. Dosszié visszatárolás
10. Irat betárolás, visszatárolás
11. Doboz/dosszié/irat kiszállítás/visszaszállítás
12. Sürgős doboz/dosszié/irat kiszállítás/visszaszállítás
13. Irat továbbítása e-mailben
14. Iratrendezés
Az 1)–14) pontokban ismertetett feladatokat a megőrzésre átadott elektronikus adathordozók (CD, DVD, Pen Drive stb.) kezelése tekintetében is megfelelően alkalmazni kell.
Az iratkezelés során ajánlatkérő mindenkor hatályos Iratkezelési Szabályzatában foglaltakra és különösen, de nem kizárólag a következő jogszabályok által támasztott követelményekre is figyelemmel kell eljárni:
— 1995. évi LXVI. törvény a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről,
— 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről.
Az ajánlatkérő irattárát biztosító objektum telephelyi nyitvatartása legalább hétfő-kedd-csütörtök 7:30–16:00, szerda 7:30–17:30, péntek 7:30–12:00 óra között.
Ajánlattevő feladata az irattári nyilvántartás elkészítése, az iratok katalogizálása, amelynek keretében ajánlattevőnek olyan belső adatbázist/katalogizált rendszert kell kialakítania/létrehoznia, amelynek segítségével az ajánlattevő az ajánlatkérő adatszolgáltatási igényeit, az iratanyag kikéréseket teljesíteni tudja. Az adatbázisban/katalogizált rendszerben tárolandó irattári egyedi azonosítók az ajánlatkérő és ajánlattevő által együttesen kerülnek meghatározásra. A katalogizálás doboz-dosszié-irat: szervezeti egység-év-irattári jel-iktatószám alapján kell, hogy felépüljön.
Ajánlattevőnek az ajánlatkérő által átadott irattári egységeket (azaz az egy szervezeti egységhez tartozó iratokat) naprakészen, katalogizált rendszerben kell tárolnia. Ajánlatkérő a szerződéskötést követően az érvényben lévő irattározási szabályait naprakészen biztosítja Ajánlattevő részére. Ajánlatkérő rögzíti, hogy ajánlattevő feladatát jelen esetben nem képezi az iratok selejtezése és megsemmisítése, e körben feladata kizárólag az, hogy az iratselejtezést előkészíti, biztosítja ajánlatkérő részére a selejtezési feladatok elvégzése céljából az irattárban történő munkavégzést, és abban együttműködik.
Ajánlattevő az átvett irattári egységek sértetlenségéért korlátlan felelősséggel tartozik, az irattári egységek ajánlatkérő által történő átadásától egészen azok végleges kiadásáig.
Ajánlattevőnek az ajánlatkérő által megjelölt irattári egységeket az ajánlattevő által kialakított/biztosított irattárban, valamint a vezetett katalogizált rendszerben el kell helyeznie. Jelen feladatba beleértendő az iratok évi 2 alkalommal ajánlatkérő székhelyéről (3525 Miskolc, Városház tér 8.) és ajánlatkérő telephelyéről (3530 Miskolc, Petőfi Sándor u. 39.) történő szállítása is.
Az adatszolgáltatás módját egyedileg határozza meg az ajánlatkérő, ez lehet e-mail-es és tényleges, fizikai adatszolgáltatás. Ajánlatkérő megkeresésében foglaltak alapján ajánlattevőnek az iratokban keresést és e-mailes adatszolgáltatást kell tudnia biztosítania a lehető legrövidebb idő alatt, de legfeljebb 72 órán belül. Ajánlattevő sürgős esetben (legfeljebb évi 20 alkalom) 24 órán belüli igény szerint e-mailes vagy fizikai adatszolgáltatást köteles teljesíteni. Fizikai adatszolgáltatás esetén az iratok ajánlatkérő által megjelölt helyre (ajánlatkérő székhelyére (3525 Miskolc, Városház tér 8.) és/vagy ajánlatkérő telephelyére (3530 Miskolc, Petőfi Sándor u. 39.) heti két alkalommal (kedd és csütörtök) szállítása ajánlattevő feladata.
Ajánlattevőnek ajánlatkérő igénye esetén öt munkanapon belül a tárolt iratok végleges kiadását biztosítania kell, a katalogizált rendszerből történő kivezetéssel együtt. Jelen feladatba beleértendő az iratok ajánlatkérő által megjelölt helyre történő átszállítása is.
Ajánlattevő által biztosított telephelyre, valamint az irattári helyiség(ek)re vonatkozó előírások/követelmények:
Az irattár kialakításának telephelyére vonatkozó előírások/követelmények:
— rendelkeznie kell integrált épület-felügyeleti, tűzjelző és vagyonvédelmi, behatolás-gátló, illetve elektronikus beléptető rendszerrel,
— rendelkeznie kell az előírásoknak megfelelő tűzvédelmi besorolással, valamint az előírásoknak megfelelő számban és annak megfelelően elhelyezett oltókészülék(ek)kel felszereltnek kell lennie,
— rendelkeznie kell az irattári nyilvántartások és dokumentumkezelő rendszerek működtetéséhez zárt számítógépes hálózattal,
— rendelkeznie kell biztonságos iratátvételhez szükséges kocsibeállóval,
— rendelkeznie kell biztonságos, jogtalan belépést megakadályozó zárakkal, elektromos beléptető rendszerrel, belépéskövetéssel,
— kártevők (pl.: rágcsálók, rovarok, stb.) ellen biztosítottnak kell lennie.
Ajánlattevő az iratok tárolását több helyiségben is végezheti, azonban valamennyi helyiségnek önállóan meg kell felelnie a fenti előírásoknak/követelményeknek.
Amennyiben ajánlattevő más iratképző iratait is őrzi, azokat csakis elkülönítve, külön bejárattal ellátott helyiségekben teheti és erről feltétlenül tájékoztatnia kell ajánlatkérőt.
Ajánlattevő köteles az irattárnak helyet adó épületet szakszerűen működtetni és azt rendszeresen karbantartani. Esetlegesen bekövetkező katasztrófahelyzet (vízbetörés, magas légnedvesség, tűz) esetére a mentéshez szükséges eszközökkel és anyagokkal rendelkeznie kell és a munkatársakat erre képeznie szükséges annak érdekében, hogy a káresemény bekövetkeztekor gyors, hatékony és szakszerű legyen a mentés és a károsító esemény elhárítása. A katasztrófa bekövetkeztekor ajánlattevő feladata a mentés és a kár elhárítása, enyhítése. A károsodott iratokat minél hamarabb át kell szállítani biztonságos és megfelelő körülményeket biztosító, szellőztethető helyiségekbe. A katasztrófa után a károsodott dokumentumok kezelését, konzerválását kell elvégezni.
A részletes műszaki leírást a Dokumentáció tartalmazza.