Távolléti és cafeteria modul bevezetése

Rövid leírás

A beszerzés célja a jelenlegi HR és bérszámfejtő rendszerhez csatlakozó olyan új modulok besvezetése, amelyek mind a vezetők, mind az alkalmazottak részére lehetővé teszi távolléteik és cafeteria keretük felhasználásának megtervezésére, valamint a teljesítés nyomonkövetésére.

A beszerzés leírása

A beszerzés célja a jelenlegi HR és bérszámfejtő rendszerhez csatlakozó távolléti és cafeteria modulok bevezetése.
A beszerezni kívánt mindkét rendszernek illeszkednie kell a BCE hardver-szoftver infrastruktúrájához, a részletes paramétereket a műszaki leírás tartalmazza.
Mennyiség: Az egyetem átlagos munkavállalói létszáma kb. 1000-1100 fő. Mindkét modul esetén szükséges valamennyi munkavállaló részére licensz biztosítása. A moduloknak biztosítania kell valamennyi felhasználó egyidejű rendszer használatát.
A munkavállalók esetében eltérő felhasználás várható:
- általános munkavállaló: az egyetem azon munkavállalói, akik havi rendszerességgel, eseti jelleggel fognak a modulokban dolgozni (pl: szabadság tervezése, szabadság igénylése, túlóra igénylése, home office), valamint lehetőségük van saját adataikra vonatkozóan riportok lehúzására (cca 900-950 fő),
- adminisztratív dolgozók: az egyetem azon munkavállalói, akik a modulokba tömegesen tudnak adatokat felvinni, rendszer adatokat tudnak módosítani, valamennyi munkavállalóra vonatkozóan riportokat tudnak lehúzni, valamint tudják a rendszert paraméterezni (cca 15-20 fő),
- vezetői munkavállalók: az egyetem azon munkavállalói, akik egyrészt önmagukra vonatkozóan az általános munkavállalókhoz hasonlóan egyéni rögzítéseket végeznek, másrészt közvetlen irányításuk alatt lévő kollégák esetében engedélyezési joguk van, valamint riportolási lehetőséggel rendelkeznek valamennyi hozzájuk tartozó munkavállaló esetében.
A rendszer minden tartalmi és adminisztrációs feladata elvégezhető kell, hogy legyen a webes szerkesztői és adminisztrációs felületekről - a szokásos feladatok végrehajtásához ne legyen szükség scriptek futtatására vagy közvetlen adatbázis elérésre.
A normál működés során biztosítani kell, hogy ne legyen olyan adminisztrációs vagy üzemeltetési feladat, amely a rendszer leállítását igényli - leállást nem igénylő üzemeltetési, mentési konstrukciók.
Távoli elérés esetén a biztonságos (https) kapcsolatot kell beállítani, minden funkcionalitást átfogó üzemeltetési naplózást (logolás) kell biztosítani.
A teszt és éles környezetekbe a telepítést, valamint a teszt és éles környezetek konfigurálását a Corvinuson az üzemeltetők végzik fejlesztői segítség nélkül - emiatt az átadott dokumentációk részletezettsége ennek megfelelő kell, hogy legyen.
Dokumentációs elvárások:
- Telepítési és üzemeltetési dokumentáció - folyamatos frissítéssel,
- Tesztforgatókönyvek, tesztjegyzőkönyvek, amelyek tartalmazzák a tesztelési módszertanokat és a teszteredményeket,
- Felhasználói és adminisztrátori oktatási anyag,
- Technikai és funkcionális rendszer leírás.
A bevezetésnek az alábbi feladatokra mindenképpen ki kell térnie:
- helyzetfelmérés: szakmai konzultáció a folyamatokról, az egyetemi előírásokról a rendszer beállításához, paraméterezéséhez szükséges mértékben;
- rendszerkörnyezet és adatbázis kialakítása, szükség esetén tesztelése;
- jogosultsági beállítások, paraméterezés támogatása;
- modulok paraméterezéseinek támogatása;
- adatmigráció elvégzése a szolgáltató által megadott, az egyetem részéről előállított és ellenőrzött (kötött formátumú) adatokból;
- éles üzemet előkészítő próbaüzem (input, output, kommunikációs csatornák);
- riportok összeállítása;
- a modulok használatához szükséges oktatások megtartása;
- interfész kialakítása az egyetem által alkalmazott gazdálkodási és HR rendszerrel;
- SLA kialakítása;
- vezetők és adminisztratív dolgozók oktatása.
Távollétek nyilvántartása:
A bevezetni tervezett rendszernek teljes körű adminisztrációs támogatást kell nyújtania a ledolgozott munkaidő nyilvántartása és a szabadságok, egyéb távollétek nyilvántartása papírmentesen, egyszerűen használható informatikai alkalmazás keretében.
A bevezetni tervezett rendszerrel szemben támasztott minimum követelmények:
- böngésző alapú működés,
- papírmentes folyamat,
- felhasználóbarát,
- jogszabálykövetés,
- többnyelvűség,
- vezetői riportok,
- dokumentumok előállítása,
- kommunikáció a Corvinus HR és gazdálkodási rendszerével,
- támogatott munkarendek,
- távolléti módok,
- szabadságok, beosztások tervezése,
- önkiszolgáló felület,
- üzenetek küldése.
Cafeteria nyilvántartása:
A bevezetni tervezett rendszernek teljes körű adminisztrációs támogatást kell nyújtania a cafeteria nyilatkoztatáshoz, elszámoláshoz, a felhasználás folyamatos nyomon követéséhez.
A bevezetni tervezett rendszerrel szemben támasztott minimum követelmények:
- böngésző alapú működés,
- önkiszolgáló,
- tömeges betöltés és e-mail küldés,
- dokumentumok kezelése,
- konfigurálhatóság,
- felhasználóbarát,
- jogszabálykövetés,
- többnyelvűség,
- vezetői riportok,
- kommunikáció a Corvinus HR és gazdálkodási rendszerével,
- jogosultságkezelés.
Nyertes ajánlattevő feladata a humán ügyviteli feladatainak számítógépes feldolgozásához szükséges szoftver használati jogának (licence) átadása max. 4 hónapon belül és a kapcsolódó szolgáltatások nyújtása a szoftver használatba átadásától számított 36 hónap időtartamra. Support szolgáltatások keretében ellátandó tevékenységek: Rendszerkövetés, jogszabálykövetés, online hiba- és fejlesztési igény bejelentésre szolgáló felület üzemeltetése, a felmerülő hibák javítása, a bevezetett modulok használatához szükséges oktatás tartása.
Ajánlatkérő előteljesítést elfogad.
A részletes feladatokat a közbeszerzési dokumentumok műszaki leírása tartalmazza.
Ajánlatkérő az ajánlatokat a Kbt. 76. § (2) bekezdés c) pontja szerint a legjobb ár-érték arány szempontja alapján bírálja el. Az értékelés során adható pontszám alsó és felső határának megadása: 0 -10 pont. Az ár kritérium értékelési részszempontnál az opciós mennyiségre vonatkozó árat is fel kell tüntetni.
Az értékelés módszere:
Az ár kritérium értékelési részszempont esetében a fordított arányosítást, a minőségi kritériumként meghatározott részszempontok esetében a szélső értékkel korrigált arányosítás módszerét alkalmazza Ajánlatkérő.

A lehetőségek leírása

- Szakértői, tanácsadói tevékenység, oktatás max. 240 óraszámban: Lehetőség a rendszer működésével kapcsolatban eseti szakértői támogatás, tanácsadás, valamint oktatás igénylésére. A tevékenység történhet elektronikus levélben, telefonon, videokonferencián vagy a Corvinus telephelyén személyesen. A helyszíni oktatásra oktatási anyagok, segédanyagok biztosítása.
- Egyedi igények, fejlesztések max. 120 óraszámban: Az egyetemen felmerült fejlesztési igények esetén részletes specifikáció alapján lehetőség a rendszer eseti fejlesztésére, amely a rendszer alapvető funkcionalitását nem változtatja meg. Ezen fejlesztések elsősorban a kényelmi funkciók bővítését, valamint a meglévő funkciók minimális módosítását jelentik.

A feltételek felsorolása és rövid leírása

Kizáró okok:
- Az eljárásban nem lehet ajánlattevő, alvállalkozó, és nem vehet részt alkalmasság igazolásában olyan gazdasági szereplő, akivel szemben a Kbt. 62. § (1) bekezdésében meghatározott kizáró okok valamelyike fenn áll.
- A gazdasági szereplő akkor sem lehet ajánlattevő, alvállalkozó, és nem vehet részt alkalmasság igazolásában, amennyiben vele szemben a Kbt. 62. § (2) bekezdésében meghatározott kizáró ok fenn áll.
A Kbt. 74. § (1) bekezdés b) pontja alapján Ajánlatkérő kizárja az eljárásból azt az ajánlattevőt, alvállalkozót vagy az alkalmasság igazolásában részt vevő szervezetet, aki részéről a kizáró ok az eljárás során következett be.
Megkövetelt igazolási mód:
A magyarországi letelepedésű ajánlattevő(k), valamint adott esetben az alkalmasság igazolásában részt vevő gazdasági szereplő(k) vonatkozásában a 321/2015. (X.30.) Kormányrendelet 4. § és 8. §-ai szerint kell igazolni a Kbt. 62. § (1) és (2) bekezdésben foglalt kizáró okok fenn nem állását.
A nem Magyarországon letelepedett ajánlattevő esetében az ajánlatkérő a 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 4. és 10. §-a szerinti igazolásokat és írásbeli nyilatkozatokat fogadja el.
A 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 15. § (1) bekezdése alapján az ajánlattevő és az alkalmasság igazolásában részt vevő alvállalkozó, vagy más szervezet vonatkozásában csak az egységes európai közbeszerzési dokumentumot köteles benyújtani a Kbt. 62. §-ában foglalt kizáró okok hiányának igazolása érdekében.
Azon alvállalkozók tekintetében, amelyek nem vesznek részt alkalmasság igazolásában az ajánlattevő a Kbt. 67. § (4) bekezdése szerinti nyilatkozatot nyújt be.
A kizáró okok fenn nem állására vonatkozó nyilatkozatot az adott eljárásra vonatkozóan szükséges megtenni.
A kizáró okokra vonatkozóan a közbeszerzés megkezdését megelőzően kiállított igazolások is benyújthatóak (felhasználhatóak) mindaddig, ameddig az igazolásokban foglalt tény, illetve adat tartalma valós.
Felhívjuk a figyelmet a Kbt. 67. § (3) bekezdésére, valamint a 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 3. § (2) és (3) bekezdésére.
A kizáró okok előzetes igazolása az EEKD alapján történik, az utólagos igazolásra pedig a Kbt. 69. § (4) bekezdés alapján kerül sor a közbeszerzési dokumentumban részletezettek szerint.
Felhívjuk a figyelmet a 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 1. - 16.§-ára és a Kbt. 64. § szerinti öntisztázás lehetőségére.

A kiválasztási kritériumok listája és rövid leírása

Az ajánlattevőnek csatolnia kell:
M1) A 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 21. § (3) bekezdés a) pontja alapján az ajánlati felhívás feladásától visszafelé számított 3 év legjelentősebb a közbeszerzés tárgyából származó referenciák ismertetését, amelyben az alábbiakat kell megadni:
- a teljesítés idejét/időtartamát (kezdés és befejezés időpontja, év/hó/nap),
- a szerződést kötő másik fél nevét és elérhetőségét,
- a szolgáltatás tárgyát és mennyiségét,
- nyilatkozat arról, hogy a teljesítés az előírásoknak és a szerződésnek megfelelően történt.
A referencia bemutatáshoz mellékelni kell a 321/2015. (X. 30.) Kormányrendelet 22. § (1) bekezdése szerinti referenciaigazolást vagy nyilatkozatot.
A referenciaigazolásnak, illetve nyilatkozatnak tartalmaznia kell a referenciabemutatásban előírt valamennyi adatot, továbbá nyilatkozni kell arról, hogy a teljesítés az előírásoknak és a szerződésnek megfelelően történt-e.
A 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 22. § (5) bekezdése értelmében, ha a nyertes közös ajánlattevőként teljesített szolgáltatás megrendelésére vonatkozó referencia igazolás vagy nyilatkozat - a teljesítés oszthatatlansága miatt - nem állítható ki az egyes ajánlattevők által teljesített szolgáltatások elkülönítésével, úgy az ajánlatkérő a referencia igazolást vagy nyilatkozatot bármelyik, a teljesítésben részt vett ajánlattevő részéről az ismertetett szolgáltatás tekintetében olyan arányban köteles elfogadni, amilyen arányban az igazolást benyújtó ajánlattevő az általa elvégzett teljesítés alapján az ellenszolgáltatásból részesült.
Ajánlatkérő a 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 21. § (3a) bekezdés a) pontja szerint a vizsgált időszak alatt befejezett, de legfeljebb 6 éven belül megkezdett szolgáltatás megrendeléseket vesz figyelembe.
Ajánlatkérő felhívja a figyelmet a 321/2015 (X.30.) Korm. rendelet 21/A§-ban foglaltakra.
M2) A 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 21. § (3) bek. b) pontja alapján a teljesítésbe bevonni kívánt szakemberek képzettségét, végzettségét igazoló okirat másolata, valamint az alkalmasság körében elvárt szakmai tapasztalatuk ismertetésére szakmai önéletrajzot.
Ajánlatkérő a 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 2. § (5) bekezdése alapján jelzi, hogy az alkalmassági követelmények előzetes igazolására nem kéri a formanyomtatvány IV. részében szereplő részletes információk megadását.
Az alkalmassági követelmények utólagos igazolása a Kbt. 69. § (4) bekezdés szerint történik.
Az alkalmasság igazolására a Kbt. 65. § (6),(7),(9) és (11) bekezdésben foglaltak is irányadók.

Részvételi feltételek (műszaki és szakmai alkalmasság)

Alkalmatlan az ajánlattevő, amennyiben az ajánlati felhívás feladásától visszafelé számított 3 évben nem rendelkezik:
M1) legalább 1 db min. 750 fő egyidejű felhasználó kezelésére alkalmas távolléti nyilvántartó- és/vagy cafeteria nyilvántartó rendszer bevezetéséről szóló referenciával.
M2) legalább 1 fő felsőfokú végzettségű szakemberrel, aki nem rendelkezik távolléti nyilvántartó- és/vagy cafeteria nyilvántartó rendszer bevezetésében és/vagy fejlesztésében és/vagy támogatási feladatok ellátásában minimum 12 hónap tapasztalattal.

A szerződés teljesítésének feltételei

Szoftver kapcsán:
Késedelemi kötbér mértéke: a késedelem 1-10. napja alatt napi 0,5%, a késedelem 11. napjától napi 1%, max. mértéke 20%. A kötbér alapja: a bevezetési díj nettó ellenértéke.
Hibás teljesítési kötbér: Vállalkozó a hibás teljesítés esetén a késedelmi kötbér összegével megegyező összegű hibás teljesítési kötbér megfizetésére köteles arra az időszakra, amíg a Szoftver használatra nem alkalmas, azonban a hibáinak kijavítására lehetőség van.
Support kapcsán:
Amennyiben a Vállalkozó a Műszaki leírás szerinti support szolgáltatás nyújtása során, a Műszaki leírás C.6. pontjában meghatározott szolgáltatási (a továbbiakban: SLA) szintek megsértése esetén hibás teljesítési/késedelmi kötbér fizetésére köteles, az alábbiak szerint:
SLA sértés esetén a kötbér alapja a havi átalánydíjas szolgáltatás érintett hónapra eső átalánydíja. Mértéke SLA sértésenként:
Kritikus hiba: 1. hónap: 1,5 %, 2. hónap: 2 %
Magas hiba: 1. hónap: 1 %, 2. hónap: 1,5 %
Közepes hiba: 1. hónap: 0,75 %, 2. hónap: 1 %
Alacsony hiba: 1. hónap: 0,5 %, 2. hónap: 0,75 %
A tárgyhónapban bekövetkezett többszöri SLA sértések esedékes kötbér tételei összeadódnak, a késedelmi/hibás teljesítési kötbér tárgyhavi maximális mértéke egyaránt az egy hónapra eső díj nettó ellenértékének maximum 30 %-a.
Meghiúsulási kötbér: mértéke jelen Szerződés nettó értékének 25%-a.
Fizetési feltételek:
Ajánlatkérő előleget nem biztosít.
Megrendelő valamennyi számlát a Vállalkozó által kiállított Teljesítés-igazolás alapján utólag állítja ki.
Megrendelő a Szoftver használatba adásáért, valamint annak bevezetéséért járó Vállalkozói díjat a teljesítést követően, a Szoftverhez kapcsolódó támogatási szolgáltatásokért járó Vállalkozói díjat havonta, az eseti megrendelések (opciós tételek) díját eseti megrendelésenként a számla kézhezvételétől számított 30 napos fizetési határidővel, banki átutalás formájában fizeti meg a Vállalkozó által megadott bankszámlaszámra.
Irányadó jogszabály: Kbt. 135. § (1), (5) és (6), valamint a Ptk. 6:130. § (1)-(2) bekezdés.
A részletes feltételeket a Szerződéstervezet tartalmazza.

Az ajánlatok felbontásának feltételei (Tájékoztatás a felhatalmazott személyekről és a felbontási eljárásról)

Az elektronikus bontás szabályait az elektronikus közbeszerzés részletes szabályairól szóló 424/2017. (XII.19.) Korm. rendelet (e-Kr. )15. §, valamint a Kbt. 68. §-a szabályozza.

1) Ajánlatkérő (AK) a Kbt. 35. § (8) bek. alapján a nyertes ajánlattevő(k)nek nem teszi lehetővé gazdálkodó szervezet alapítását.
2) Csatolni kell az ajánlatban aláíró személy aláírási címpéldányának másolatát, vagy a 2006. évi V. tv. 9. § (3) bek.-nek megfelelő aláírás-mintát. Amennyiben az ajánlatot nem cégjegyzésre jogosult személy írja alá, csatolni kell az ajánlat aláírására feljogosító meghatalmazását.
3) Az ajánlat részeként csatolni kell szakmai ajánlatot az Útmutatóban részletezettek szerint.
4) A Kbt. 76. § (3) bekezdés b) pontja szerinti értékeléshez az ajánlattevőnek be kell mutatnia az ajánlati felhívás III.1.3/M2.) pontjában meghatározott alkalmassági feltételeket teljesítő szakembernek az alkalmassági feltételt meghaladó szakmai gyakorlatát/tapasztalatát.
5) Folyamatban lévő változásbejegyzési eljárás esetében az ajánlattevő (AT) köteles csatolni a cégbírósághoz benyújtott változásbejegyzési kérelmet és az annak érkezéséről a cégbíróság által megküldött igazolást. Az AT-nek az EKR-ben nyilatkoznia kell arról, hogy a gazdasági szereplőnél változásbejegyzési eljárás van-e folyamatban.
6) A Kbt. 66. § (2), (5) és (6) bek., a 65. § (7) bek. és a 67. § (4) bek. alapján nyilatkozni szükséges. A Kbt. 66. § (6) bek. esetén a nemleges nyilatkozatot is csatolni kell. Csatolandó továbbá az üzleti titokról szóló nyilatkozat.
7) AK a felhívásban a szerz. teljesítésére való műszaki és szakmai alkalmasságának feltételeit és ennek igazolását a minősített AT-k jegyzékéhez képest szigorúbban határozta meg a felhívás III.1.3) valamennyi követelményét.
8) AK a szerz. teljesítésére vonatkozóan sajátos, különösen szociális, környezetvédelmi, illetve az innovációt ösztönző feltételeket nem határoz meg a Kbt. 132. § szerint.
9) Közös ajánlat esetén csatolni kell az egyetemleges felelősségvállalásról szóló nyilatkozatot közbeszerzési dokumentumok II. fejezete szerint.
10) AK a Kbt. 75.§ (2) bek. e) pontját nem alkalmazza.
11) FAKSZ: Kerekes Anita 00181, Laczi Viktória: 01358
12) Amennyiben valamely nyilatkozatminta az EKR-ben elektronikus űrlapként a nyilatkozat megtételének nyelvén rendelkezésre áll, a nyilatkozatot az elektronikus űrlap kitöltése útján kell az ajánlat részeként megtenni.
13) Az EKR-ben továbbított dokumentumokkal, az EKR-ben elektronikus úton megtett nyilatkozatokkal szemben támasztott követelményekkel, valamint képviselet esetén elektronikus úton megtett nyilatkozatokkal kapcsolatos egyéb előírásokat a Kbt. 41/A-C. §-ai tartalmaz.
14) A Kbt. 40. §-ára tekintettel az eljárás a közbeszerzésekért felelős miniszter által üzemeltetett egységes, elektronikus közbeszerzési rendszer igénybevételével kerül lebonyolításra a 424/2017. (XII.19.) Korm. rendelet rendelkezéseinek alkalmazásával.
15) AK az elj. dokumentumait a 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendelet szerint kizárólag az EKR rendszerben regisztrált AT részére biztosítja.
16) Az EKR használatával kapcsolatos útmutató elérhető: https://ekr.gov.hu/portal/tamogatas; illetve http://nekszt.hu/tamogatas/
17) Az ajánlati felhívásban nem szabályozott kérdések vonatkozásában Kbt. és végrehajtási rendeleteinek előírásai szerint kell eljárni.
18) AK a felhívás IV.2.6.) pontjában megadott 1 hónap alatt 30 naptári napot ért.
19) A részajánlattétel kizárásának indokai: Ajánlatkérő megvizsgálta a részajánlat tétel lehetőségét és azt nem tartja gazdaságilag észszerűnek, a beszerzés nem osztható oly módon, hogy az a közpénzek hatékony felhasználását eredményezné.
A részajánlat tétel negatívan hatna beszerezni kívánt szolgáltatás minőségére, illetve a szerződés teljesítésének körülményeire. Az Ajánlatkérő által igényelt munkák összetettsége, a rendszerek egymásra épülése, azok szerves kapcsolódása és folyamatos együttműködése nem teszik lehetővé a részajánlattételt.