DEK-1077: Rendezvényszervezési szolg. (saját)

A beszerzés leírása

Jelen eljárás egyrészt az ajánlatkérő által már megnyert vagy a jövőben támogatásban részesülő, egyéb (nem uniós) pályázati forrásból finanszírozott projektek részeként megvalósuló rendezvények megszervezésére, továbbá az ajánlatkérő saját forrásából finanszírozandó rendezvények megszervezésére szól.
A keretszerződés időtartama a megkötésétől számított 24 hónap (alapidőszak) végéig, vagy legfeljebb a keretösszeg eléréséig, azaz nettó 600 000 000 Ft + áfa megrendelt - az ajánlattételi dokumentációban részletezett - szolgáltatási érték eléréséig tart. Ajánlatkérő a keretösszeg 100 %-ára lehívási kötelezettséget vállal.
Opcionális meghosszabbítás lehetséges.
Opcionális hosszabbítás:
Ajánlatkérő a keretszerződés 24 hónapos határozott idejének letelte előtt egy alkalommal az Ajánlattevő részére küldött egyoldalú nyilatkozattal jogosult további legfeljebb 12 hónappal meghosszabbítani a keretszerződés időtartamát.
A Keretszerződés időtartama alatt (beleértve az opcionális meghosszabbítás +12 hónapos időtartamát is) a keretszerződés keretösszege +30%-kal (azaz nettó 180 millió Ft-tal) emelkedhet meg.
Az ajánlati felhívás II.2.7. pontjában feltüntetett érték a Keretszerződés alapidőszakának (24 hó) és az opcionális meghosszabbítás (12 hó) együttes időtartamát jelenti.
Az ajánlati felhívás II.1.5. pontjában és a II.2.6. pontjában feltüntetett érték a Keretszerződés alapidőszaka (24 hó) és az opcionális meghosszabbítás (+12 hó) időtartama alatti együttes keretösszeg értékét tartalmazza.
A rendezvények a következő kategóriákba sorolhatóak: szakmai konferenciák; szakmai napok; konzultációk; találkozók; fórumok; workshopok; nyilvánosságot segítő rendezvények, sajtórendezvények; roadshow; sportcélú rendezvények; egyéb rendezvények.
Az ellátandó tevékenységek különösen:
- A rendezvény és a rendezvényhelyszín teljes körű előkészítése, adott esetben biztosítása.
- A rendezvény résztvevőinek meghívásával kapcsolatos teljes körű előkészítő és lebonyolító tevékenység.
- A helyszíneken a szükséges szakemberek biztosítása a rendezvény jellegéhez és nagyságához mérten.
- Technikai eszközök (különösen: fény- és hangtechnika, tolmács berendezés, hangrögzítés) biztosítása és üzemeltetése.
- A rendezvényhez kapcsolódó szakmai valamint alternatív programok biztosítása.
- A rendezvényekhez kapcsolódó dekoráció biztosítása a rendezvény helyszínén.
- Installáció biztosítása.
- A rendezvényekhez kapcsolódó ajándéktárgyak biztosítása.
- Kulturális események szervezése.
- Rendezvények helyszíneire történő szállítás.
- Catering biztosítása.
Tervezett mennyiség:
Ajánlatkérő az elmúlt három évben lebonyolított rendezvények alapján tájékoztatásul megadja a tervezett rendezvények számát:
1 yoUDay/év (kb. 20000 fős rendezvény);
1 DErbi/év (kb. 5000 fős rendezvény);
15 bál/év (kb. 2000 fő/bál);
5 gólyatábor/év (kb. 2000 fő/gólyatábor);
1 tanévnyitó (6-7000 fős);
6 db szakhét/év;
50 szakmai konferencia/év;
50 sportcélú és sportszakmai rendezvények, sportmérkőzések/év
10 alkalommal történő egyetemi megjelenés különböző kiállításokon, fesztiválokon /év.
Összesen: 139 db tervezett rendezvény/év.
A fenti felsorolás nem teljes körű. A szerződés megvalósítása során előfordulhatnak 3-5 főtől 150-200 főig, egyes esetekben az akár több ezer főt meghaladó rendezvények is.
Ajánlatkérő elvárása, hogy a rendezvények az Ajánlatkérő székhelyének (Debrecen, Egyetem tér 1.) közelében kerüljenek megtartásra, ezért olyan rendezvény épület megajánlása szükséges, melynek befogadóképessége lehetővé teszi akár több ezer (min. 2000) fős rendezvények megtartását is.
A nagy létszámú rendezvények megtartása során a catering szolgáltatások szakszerű és hatékony nyújtása érdekében indokolt nagy kapacitású (akár 2000 főt kiszolgálni képes) főzőkonyha megajánlása is az ajánlattevő részéről.
Ajánlatkérő által tervezett rendezvények jellege: többségében 1 napos rendezvény.
Többváltozatú (alternatív) ajánlattétel nem lehetséges.
A részletes feltételeket a közbeszerzési dokumentáció tartalmazza.
Részajánlattétel kizárásának indoka:
Valamennyi II.2.4) pontban megjelölt elvégzendő feladat összetettsége szakmai szempontból nem teszi lehetővé a részajánlattétel biztosítását (Kbt. 61. § (4)). A részajánlattétel lehetőségét Ajánlatkérő nem biztosítja tekintettel arra, hogy a szolgáltatás Ajánlatkérő feladatainak ellátásához kiemelkedően fontos és a szolgáltatástárgyát képező elemek egymással szoros összefüggésben vannak, így a szolgáltatások egyben tartása indokolt.
A részajánlattétel biztosítása a beszerzés ellenértékének jelentős növekedését okozná, továbbá negatívan hatna a beszerzés megvalósítására és a szerződés teljesítésének más körülményeire is (szerződést biztosító mellékkötelezettségek, megbízotti felelősség, közös munkavégzés, minőség kérdése, adminisztrációs bonyodalmak és többletfeladatok a több szolgáltatóval történő számlakezelésben és reklamáció rendezésben,egyetemen belüli költségfelosztásban stb.), azaz gazdasági, műszaki, minőségi, és a szerződés teljesítésével kapcsolatos más szempontokat figyelembe véve Ajánlatkérő észszerűtlennek tartja a több részben történő ajánlatadást.

További információk

1., Nyertes AT köteles − legkésőbb a szerződéskötésre − felelősségbiztosítási szerződést kötni vagy meglévő felelősségbiztosítását kiterjeszteni tárgyi KM-re. Felelősségbiztosítás mértéke, terjedelme: legalább 5 000 000 forint/káresemény és 20 000 000 forint/év, tárgya: rendezvényszervezés. A felelősségbiztosítási szerződésnek a KM időtartamára kell vonatkoznia. Ennek vállalásáról az ajánlatban kell nyilatkozni.
2., II.2.7) pont értelmezése: 24 hó alapidőszak és 12 hó opcionális meghosszabbítás.

A szabályok és kritériumok felsorolása és rövid leírása

1., Kizáró okok: Kbt. 62. § (1)-(2) bek. szerint.
Igazolási mód: a Kbt. 114. § (2) bek., a Kbt. 69. § (4) bek. és a 321/2015. (X.30.) Korm. rend. 17. § (1)-(2) bek. szerint.
További információk a közbeszerzési dokumentumokban.
2., Alkalmassági feltételek:
Alkalmatlan AT, ha nem rendelkezik a felhívás feladásától visszafelé számított 3 évben befejezett, de legfeljebb 6 éven belül megkezdett
M1.) legfeljebb 6 db szerződésből összesen legalább 180 db a közbeszerzés tárgya (rendezvényszervezési feladatok) szerinti referenciával,
M1.1.) melyből bál és/vagy szakmai konferencia és/vagy szakhét és/vagy sportcélú rendezvény szervezéséből származó referenciák száma együttesen érje el a 15 db-ot;
M1.2.) mely tartalmazzon legalább 1 db legalább 15000 fős rendezvény megszervezését.
Az M1)-ben megnevezett „szerződés” alatt AK elfogad keretszerződést vagy keretmegállapodást is. Az M1.) feltétel több szerződésből is teljesíthető. Az egyes rendezvénytípusok leírását a Műszaki leírás tartalmazza.
AK „rendezvényszervezés” alatt a 247/2014. (X.1.) Korm. rend. 1. § (2) 1. pontjában lévő fogalmat érti.
Alkalmatlan AT, ha:
M2.: nem rendelkezik a teljesítésbe bevonni kívánt alábbi szakemberekkel:
M2.1.: legalább 1 fő legalább 36 hónap rendezvényszervezési tapasztalattal, továbbá felsőfokú műszaki végzettséggel rendelkező szakemberrel;
M2.2.: legalább 1 fő legalább 36 hónap vendéglátóipari szakmai tapasztalattal, továbbá vendéglátóipari felsőfokú végzettséggel rendelkező szakemberrel;
M2.3.: legalább 1 fő, legalább 36 hónap rendezvényszervező tapasztalattal, továbbá rendezvényszervező vagy művelődésszervező felsőfokú végzettséggel rendelkező szakemberrel.
Az M2.1. alkalmassági feltételt teljesítő személy nem lehet azonos az M.2.2. és M.2.3. pontra bemutatott személyekkel. Az M.2.2-re és M2.3-ra bemutatott szakemberek között átfedés megengedett. Az M2.-re bemutatott szakemberek számának összesen el kell érnie legalább a 2 főt.
M3.: Alkalmatlan AT, ha nem rendelkezik a szolgáltatás nyújtásához az alábbi kapacitásokkal:
M3.1.: nem üzemeltet egy legalább 1500 adagos főzőkonyhát;
M3.2.: nem rendelkezik AK székhelyétől (Debrecen, Egyetem tér 1.) számítva legfeljebb 5 km-es sugarú körben olyan rendezvények teljesítésére alkalmas épülettel, melyben legalább 1500 fő befogadására alkalmas rendezvényt lehet megszervezni.
AK a „főzőkonyha” alatt a 62/2011.(VI.30.) VM-rendelet 2. § (1) 10. pontját érti.
Az M3. pontban megjelölt létesítményeknek (főzőkonyha és rendezvény helyszín) rendelkezniük kell a vonatkozó jogszabályok által előírt hatósági (pld. élelmiszerlánc-felügyeleti hatóság, önkormányzat vagy más arra jogosultsággal rendelkező szervezet által kiadott) működési engedéllyel, mely tartalmazza a kapacitás adatokat is.
Az alkalmassági feltételek igazolása a 321/2015. (X.30.) Korm. rend. 21. § (3) bek. alapján történik.
Igazolási módok:
Az alk. feltételeket előzetesen a Kbt. 114. § (2) szerint, majd a Kbt. 69. § (4) alapján a 321/2015. (X.30.) Korm. rend. 21-23. § alapján kell igazolni.
M1.: referencia igazolás vagy referencia nyilatkozat a 321/2015. (X.30.) Korm. r. 22. § (5) bekezdése és 23. § alapján (321/2015. (X.30.) Korm. rend. 21. § (3) a) pont).
M2.: szakemberek megnevezése, végzettséget igazoló okirat, szakmai önéletrajz és rendelkezésre állási nyilatkozat. Egyenértékű végzettség elfogadható (321/2015. (X.30.) Korm. rend. 21. § (3) b) pont).
M3.: a teljesítéshez rendelkezésre álló főzőkonyha üzemeltetésére és rendezvényszervezésre alkalmas épület rendelkezésre állására vonatkozó iratok, hatósági működési engedélyek (321/2015. (X.30.) Korm. rend. 21. § (3) i) pont).
AK nem ír elő pénzügyi-gazdasági alkalmassági feltételt.
Az alkalmassági feltételek igazolásának további részletes szabályait a közbeszerzési dokumentumok tartalmazzák.

A szerződés teljesítésének feltételei

Nyertes ajánlattevő az ajánlatkérő eseti megrendelései alapján jogosult számlázásra. Megrendelő a számla kézhezvételétől számított 30 napos fizetési határidővel, a Kbt. 135. § (1), (5)-(6) bekezdései és a Ptk. 6:130. § (1)-(2) bekezdésének rendelkezései alapján teljesíti a kifizetést. AK a Kbt. 27/A. §-ban foglaltakat biztosítja. Késedelmi kamat: Ptk. 6:155. § szerint.
A szerződést biztosító mellékkötelezettségek: késedelmi kötbér (közvetlen megrendelés nettó vállalkozási díjának 2 %-a 0,5 órára nézve, max. megrendelésenként 5 órás késedelemnek megfelelő összeg); hibás teljesítési kötbér (közvetlen megrendelésre vonatkozó nettó vállalkozási díj 10 %-a, min. 5 alkalommal történt hibás teljesítés esetén AK jogosult a szerződés felmondani); meghiúsulási kötbér (közvetlen megrendelés nettó vállalkozási díjának 20 %-a, keretszerződés esetén a még le nem hívott összeg 20 %-a.
A további részletes feltételeket a szerződéstervezet tartalmazza.
Vonatkozó jogszabályok:
- 2015. évi CXLIII. törvény,
- 2007. évi CXXVII. törvény,
- 2013. évi V. törvény,

Az odaítélési eljárás főbb jellemzői

Értékelési részszempontok:
1. Nettó ajánlati ár. Súlyszám: 85.
2. Az M2.3.) alkalmassági követelményre bemutatott szakembernek az M2.3.) alkalmassági követelményben meghatározottakon felüli rendezvényszervezési szakmai többlettapasztalata (min. 0 hó, max. 24 hó, 24 hó felett maximális pontszám).
Súlyszám: 15.
Amennyiben AT a 2. értékelési részszempontra több szakembert mutat be, akkor a több tapasztalattal rendelkező szakembert veszi figyelembe az értékeléskor.
Adható pontszám alsó-felső határa mindegyik értékelési részszempont esetén: 0-10 pont.
Módszerek: ajánlati ár esetén fordított arányosítás, szakember esetén egyenes arányosítás.
További szabályok a közbeszerzési dokumentumokban.

Rövidítések: ajánlattevő: AT, ajánlatkérő: AK, alvállalkozó: AV, hiánypótlás: HP.
1. Az AK a közbeszerzési eljárást a 424/2017. (XII.19.) Korm. r. alapján létrehozott és a közbeszerzésekért felelős miniszter által üzemeltetett elektronikus közbeszerzési rendszerben (EKR) folytatja le. Tárgyi eljárásra történő jelentkezés előfeltétele az EKR rendszerben történő AJT-i regisztrációja a 424/2017. (XII. 19.) Korm. r. alapján.
2. AT-nek és adott esetben az alkalmasság igazolásában részt vevő más szervezetnek az ajánlathoz csatolni kell az AT és kapacitást biztosító szervezet nevében aláíró személy aláírási címpéldányát vagy a 2006. évi V. tv. 9. § (3) bek. szerinti ügyvéd vagy kamarai jogtanácsos által ellenjegyzett aláírás mintáját. Amennyiben a cégjegyzésre jogosult és a kötelezettségvállaló személye különböző, a kötelezettségvállaló aláírását is tartalmazó, legalább teljes bizonyító erejű okiratba foglalt meghatalmazást kell csatolni.
3. Amennyiben bármely, az ajánlathoz csatolt dokumentum nem magyar nyelven kerül kiállításra, úgy azt AT magyar nyelvű fordításban is köteles becsatolni. A fordítás helyessége AT felelőssége.
4. Az ajánlatban nyilatkozni kell a Kbt. 66. § (2), valamint a Kbt. 66. § (6) a)-b) és a 67. § (4) bek. vonatkozásában, nemleges tartalom esetén is. A Kbt. 65. § (7) bek. szerinti nyilatkozat szintén csatolandó, nemleges tartalom esetén is.
5. AK a Kbt. 71. § szerinti hiánypótlásra (HP) biztosít lehetőséget. AK nem rendel el újabb HP-t, ha a HP-vel az AT az ajánlatban korábban nem szereplő gazd. szereplőt von be az eljárásba, és e gazd. szereplőre tekintettel lenne szükséges az újabb HP.
6. Közös ajánlattétel esetén kérjük benyújtani a közös AT-k együttműködési megállapodását (Kbt. 35. §).
7. A Kbt. 66. § (5) bek. alapján az ajánlatnak felolvasólapot kell tartalmaznia, amelyen AT feltünteti a Kbt. 68. § (4) bek. szerinti összes adatot.
8. AK ajánlati biztosíték nyújtását nem írja elő.
9. AK a Kbt. 81. § (4)-(5) bek. alapján az ajánlatok bírálatát - ideértve annak aránytalanul alacsony ár vizsgálatát is - az ajánlatok értékelését követően végzi el.
10. Projekttársaság: AK projekttársaság létrehozását kizárja mind AT, mind közös AT-k vonatkozásában.
11. Az ajánlatok felbontásának feltételei:
Ideje: 21/03/2022. 13:00 óra. Az ajánlatok bontása a 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendelet (EKRr.) 15. §-ának (2) bek. alapján az EKR-ben történik.
Információk a jogosultakról és a bontási eljárásról: Az elektronikusan benyújtott ajánlatok esetében a Kbt. 68. § (4)-(5) bekezdése szerinti adatokat az EKR rendszer a bontás időpontjától kezdve azonnal elektronikusan - azzal a tartalommal, ahogyan azok az ajánlatban szerepelnek - az AT részére elérhetővé teszi.
12. Ajánlati kötöttség ideje: Kbt. 81. § (11) alapján az ajánlattételi határidőt követő 30. nap.
13. AK alkalmazza a Kbt. 75. § (2) e) szerinti eredménytelenségi okot.
14. AK felhívja AT figyelmét, hogy a Kbt. 69. § (4) bek. alapján, amennyiben az ajánlatban benyújtják a kizáró okokkal és az alkalmassággal kapcsolatos igazolásokat, akkor azok ismételt benyújtására AK nem hívja fel a legkedvezőbbnek ítélt egy vagy több AT-t, és szükség szerint rendel el HP-t vagy felvilágosítás kérést.
15. AT-nek nyilatkoznia kell, hogy vállalja a speciális étkezési igények (cukorbeteg, lisztérzékeny stb.) kielégítését.
16. AT-nek az ajánlatában nyilatkoznia kell arról, hogy nyertesség esetén az AT beszerzi, vagy beszerezteti a közbeszerzés tárgyával összefüggő szükséges engedélyeket, valamint vállalja, hogy amennyiben a rendezvények vonatkozásában bármely hatóság szabálysértést állapít meg, akkor annak felelőssége és jogkövetkezménye AT terheli.
17. AT-nek szakmai ajánlatként az ajánlatához be kell nyújtania az ajánlattevő által beárazott költségvetést (ártáblázatot), valamint a minőségi értékelési részszempontra megjelölt szakemberre vonatkozó nyilatkozatát. A minőségi értékelési részszempontra tett megajánlás alátámasztására AT-nek a szakember saját kezűleg aláírt szakmai önéletrajzát kell benyújtania, amely nem képezi a szakmai ajánlat részét. AK ezen kívül felhívja az AT-k figyelmét a Kbt. 71. § (8) bek. b) pontjára.
18. FAKSZ: Dóka Edit, lajstromszám: 00707.
19. Az M1-M3. alkalmassági feltételek a minősített AT-i jegyzékbe kerülés feltételeinél szigorúbbak.
20. AK fenntartja a jogot, hogy egyes rendezvényeket e szerződés keretein kívül, külön eljárással szerezzen be.
21. AK fenntartja a jogot, hogy egyes esetekben az általa vagy egyéb partnere által biztosított helyszínen kizárólag csak catering szolgáltatást vegyen igénybe (ezen esetekben nem kell termet biztosítani).
22. Cégbírósághoz már benyújtott, de még el nem bírált változásbejegyzési kérelem esetén a 321/2015. (X.30.) Korm. r. 13. §-a szerint kell eljárni. Amennyiben AT esetén nincs változásbejegyzési eljárás folyamatban, akkor AT erről nyilatkozni köteles.
23. Irányadó jog: AF feladásának napján hatályos Kbt., Ptk. és hatályos jogszabályok.