A beszerzés leírása
Vállalkozási szerződés a Neumann János Egyetem kommunikációs feladatainak ellátása
Az eljárás célja egy vállalkozó kiválasztása a kecskeméti Neumann János Egyetem komplex kommunikációs feladatainak elvégzésére a közbeszerzési dokumentumok részét képező műszaki leírás szerint.
Ajánlatkérő a mindenkor érvényes kommunikációs üzeneteinek célba juttatását többcsatornás, komplex, országos figyelemfelhívó és tájékoztató kampányok formájában valósítja meg. Az ajánlatkérő a kampányokat saját, éves kommunikációs terve alapján egyezteti a nyertes Ajánlattevővel. A nyertes ajánlattevő feladata, hogy a feladatleírás alapján a kampányokhoz illeszkedően komplex koncepciótervet készítsen, valamint elkészítse a különböző médiamegjelenésekhez szükséges megjelenési formákat, a kreatív anyagok szöveg és grafikai terveit, valamint mutációit. A kampányokhoz tartozó koncepciótervnek tartalmaznia kell a kampánytematikákat, a kampánycélt és a kampányüzeneteket, a kampányidőszakokat, a médiatípusokat a hozzájuk tartozó mutációk paramétereivel, az anyagleadás technikai paramétereit minden médiatípushoz, a tervezésnél kötelezően figyelembe veendő egyéb koncepcionális szempontokat, a kötelező arculati elemeket, valamint az elkészült kreatív anyagok felhasználásának jogi vonatkozásait.
A szerződés keretén belül a felsőoktatási intézmény középtávú, 3 éves kommunikációs és marketing stratégiájának kidolgozásán túl, a tartalomfejlesztés és média ügynöki szolgáltatások is a feladat részét képezik, a média megjelenések teljes körű koordinálásán és meghatározott budget optimalizálásán túl.
A kommunikációs időszakok:
A felsőoktatási intézmények sajátos ciklikus működése okán az Ajánlatkérőnél is jól elkülöníthető szorgalmi és vizsgaidőszakok tagolják az évet, melyektől függetlenül a különböző beiskolázási szakaszokhoz igazodó kommunikációs kampányidőszakok lettek kialakítva. Az adott kampányidőszakok saját stratégiáján túl a kommunikációs stratégia célja a folyamatos és minőségi kommunikáció fenntartása a kampányidőszaktól függetlenül is.
A kommunikáció stratégiai célkitűzései:
Stratégiai cél, hogy a kecskeméti Neumann János Egyetem országos ismertséget szerezzen és a felsőoktatási intézmény, valamint székhelye Kecskemét megyei jogú város kölcsönösen pozícionálják egymást. Nemzetközi szinten az egyetem kommunikációjának illeszkednie kell a szervezet víziójában megfogalmazott célhoz, mely szerint 10 év alatt a kerüljön be a világ TOP 100 legjobb, új, kisméretű (5000 fő alatti), műszaki technológiai és tudományos fúziós egyetemei közé, és ezáltal Magyarország legversenyképesebb egyeteme legyen.
Képzési portfólió:
A kommunikáció feladata az egyetem 4 fő profiljához igazodó kommunikációs stratégia meghatározása Karok és Tudásközpontok szerint:
- GAMF Műszaki és Informatikai Kar
- Gazdaságtudományi Kar
- Kertészeti és Vidékfejlesztési Kar
- MNB Tudásközpont Budapest
A kari differenciálódás mellett hangsúlyos elem az egységes egyetemi brand kommunikációja, valamint a különböző szakterületek fúziójának lehetősége, valamint a karok részeként működő tudásközpontok, tanszékek és a fővárosi képzési helyszín speciális adottságai.
Közbeszerzési eljárás célja és elemei:
A cél az egyetem központi és kari kommunikációs feladatainak teljes körű ellátását biztosító online marketing szolgáltatások nyújtása, az alábbiak szerint:
- A cél egy adatokkal alátámasztható kommunikációs rendszer kialakítása, amely alkalmas az intézmény bevételtermelésének növelésére, a hallgatói létszám gyarapítására és a reputáció nemzetközi szinten való növelésére is.
- Cél a jelenlegi marketing folyamatok professzionális átültetése és felfejlesztése keresőmarketingre és közösségi médiára építve összehangolt formában.
- Cél az online marketing alapjainak lefektetésén túl az iparági sajátosságokhoz leginkább illő marketing eszközök meghatározása.
- A kiírás fő célja a reklám elhelyezési költségek transzparens tervezhetősége és kimutatása
- Cél egy olyan rendszer kialakítása, ahol a reklámvásárlás büdzséjéért Ajánlatadó felel, de Megrendelő állandó betekintést nyer a hirdetési fiókokba annak érdekében, hogy átlátható módon ellenőrizze a reklámvásárlás és az ügynökségi díj arányát.
- Cél egy olyan elektronikus archívum készítése, amelyben a nyertes szolgáltató rendez és dokumentál valamennyi nyomtatott és elektronikus megjelenést. Az archívum folyamatos feltöltésével a nyertes Ajánlattevő lehetővé teszi, hogy a megjelenésekről naprakész adatok álljanak rendelkezésre, amit a Megrendelő igénye esetén a pillanatnyi állapotban elektronikus formában átad.
A közbeszerzési eljárás médiaügynökségi feladatainak főbb kategóriái:
- Komplett médiaügynökségi feladat: amely tartalmazza az aktuális kommunikációs rendszer teljes átvilágítását az új stratégia megalkotását annak implementálását, valamint a hirdetési- és kommunikációs rendszerek működtetését.
- Tartalomfejlesztés: amely tartalmazza a hirdetési szövegek, PR cikkek készítését és a grafikai tervezési munkákat, valamint professzionális fotózási szolgáltatást és stock fotóállomány kialakítását.
- Offline hirdetési szolgáltatás: offline felületeken történő megjelenések teljes körű tartalommarketing szolgáltatását tartalmazza.
- Egyéb eseti szolgáltatások egységárai: az előre nem tervezhető egyedi projektek esetén igényelhető szolgáltatások óradíjban meghatározott ára.
Az árazatlan költségvetésben meghatározott feladatok:
Komplett médiaügynöki feladata:
1 A Neumann János Egyetem piaci helyzetének felmérése, tanácsadás az egyetem kommunikációs, PR és marketinstratégiájának kialakítására.
2 A Neumann János Egyetemmel közösen kialakított kommunikációs stratégia végrehajtására vonatkozó ütemterv kidolgozása, éves bontásban, folyamat támogatása.
3 Hirdetési struktúra kialakítása kampányidőszakok szerint
4 Hirdetés és platformkezelés
5 Online média megjelenések
6 Keresőoptimalizálás
Tartalomfejlesztés:
7 Online tartalommarketing szolgáltatás: hirdetési szövegek, PR cikkek készítése, grafikai tervezés.
8 Fotózás
Offline hirdetési szolgáltatás:
9 Offline tartalommarketing szolgáltatás
10 Offline média megjelenések
Részletes feladatleírást, valamint a kitöltendő árazatlan költségvetést a közbeszerzési dokumentumok tartalmazzák.
A megbízás egy év határozott időre jön létre, azonban a megbízáson belül az egyes feladatrészek elvégzésére külön időkeretet határoz meg Ajánlatkérő, amelyek az árazandó táblázat külön „határidő” oszlopában kerültek feltüntetésre.
Ajánlatkérő alkalmazza a Kbt. 75. § (2) bekezdés e) pontját.