„Kommunikációs feladatok ellátása”

Rövid leírás

Vállalkozási szerződés a Neumann János Egyetem kommunikációs feladatainak ellátása

Feladat megnevezése/feladat leírása:

1. A Neumann János Egyetem piaci helyzetének felmérése, tanácsadás az egyetem kommunikációs, PR és marketinstratégiájának kialakítására.
A jelenlegi kommunikációs rendszer átvilágítása, vezetői audit készítése, az elmúlt 12 hónap aktivitásainak értékelése és megrendelői adatszolgáltatás alapján.
Javaslattétel hatékony és újító marketing eszközök bevonására, webfejlesztés támogatására, egyszeri "teljes toolbox" javaslat kialakítása.
A jövőre vonatkozó optimális stratégiai célok meghatározása, stratégiaalkotás. Az egyetemi és kari brandek frame-workjének, üzenet mátrixának, brand perszónáinak és a döntéshozói út leíárásának és ráhatási pontjainak definiálása.

2. A Neumann János Egyetemmel közösen kialakított kommunikációs stratégia végrehajtására vonatkozó ütemterv kidolgozása, éves bontásban, folyamat támogatása.
Minden kampányidőszakok előtt (évi min. 4 alkalommal) kick-off meeting a teljes kreatív stáb részvételével.
Az adott kampányidőszakról havi riport készítés, elemző adatokkal. Ellenőrzés, felülvizsgálat és büdzsé kimutatás. Rendszeres a webforgalmat mérő analitika.
Kiemelt kapcsolattartó biztosítása 1 évre

3. Hirdetési struktúra kialakítása kampányidőszakok szerint
Hirdetési portfólió optimalizálása, szegmentálása, hirdetésfogalási időszakok meghatározásával. PPC kampányelőkészítés.
Teljes hirdetési budget javaslat elkészítése média keretösszegre (online, offline).
Hirdetési költségterv kidolgozása, éves bontásban, az ügyfél által megadott büdzsé szerint.

4. Hirdetés és plattformkezelés
Hírlevél marketing: Automatizált és egyedi hírlevelek generálása, hírlevél szoftver kiválasztása, implementálása, fel- és leiratkozási lehetőségek kidolgozása és az ehhez szükséges marketing eszközök (kupon, ebook, stb) készítése.
Google Ads / Facebook / Instagram / Youtube /stb hirdetés kezelés: hirdetési fiók létrehozása, beállítása, kódok riportálása. Google Ads kampánytervezés és kivitelezés display és keresőhirdetés koordináció. Kulcszavas kutatás. Kampány ellenőrzés, optimalizálás.
Tartalommenedzsment: stratégiai célok végrehajtása, tartalmi témák összeállítása, tartalmi naptár készítés és a tartalmak posztolása, aktivitás mérés

5. Online media megjelenések
Google Ads / Facebook / Instagram / Youtube /stb online hirdetések, online média megjelenések közvetítői díját is tartalmazó összege

6. Keresőoptimalizálás
Komplex SEO rendszer felépítése, kulcszavas kutatás, weboptimalizálás, javaslattétel tartalombővítésre, PPC kampányelőkészítése

7. Online tartalommarketing szolgáltatás: hirdetési szövegek, PR cikkek készítése, grafikai tervezés.
Grafika, webdesign aktualizálás és meglévő web oldalak (NJE, kari, tanszéki és egyéb szervezeti egység szinten) összehangolása. Design és tartalmi feladat, a programozást az oldal készítője végzi.
Online kommunikációs üzenetek, cikkek, megjelenések elkészítése, együttműködve kijelölt partnerrel, "always on calendar" heti 3-4 megjelenéssel a stratégia alapján.
Videótartalmak készítése: 8 db kb 3 perces image kisfilm készítése. Két kamerával, animációval és utómunkával.

8. Fotózás
Munkavállalói portréfotó egy alkalommal, valamint az újonnan érkező kollégák azonos minőségű portréfotózásának biztosítása - 400 fő
Marketing kampányokhoz szükséges egyedi fotók biztosítása stock fotó vásárlással
Évente kb. 100 db. stock fotó minőségű kép készítése az intézményi életről, infrastruktúráról, összesen 4 alkalommal.

9. Offline tartalommarketing szolgáltatás
Offline PR megjelenések, hirdetési szövegek írása

10. Offline média megjelenések
Hirdetés foglalás - offline média megjelenések közvetítői díját is tartalmazó összege

Alkalmassági követelmények megállapítása során figyelembe vett mennyiségek:

Munkavállalói létszám: 400 fő
Videótartalmak készítése: 8 db kb 3 perces image kisfilm készítése.

A beszerzés leírása

Vállalkozási szerződés a Neumann János Egyetem kommunikációs feladatainak ellátása

Az eljárás célja egy vállalkozó kiválasztása a kecskeméti Neumann János Egyetem komplex kommunikációs feladatainak elvégzésére a közbeszerzési dokumentumok részét képező műszaki leírás szerint.

Ajánlatkérő a mindenkor érvényes kommunikációs üzeneteinek célba juttatását többcsatornás, komplex, országos figyelemfelhívó és tájékoztató kampányok formájában valósítja meg. Az ajánlatkérő a kampányokat saját, éves kommunikációs terve alapján egyezteti a nyertes Ajánlattevővel. A nyertes ajánlattevő feladata, hogy a feladatleírás alapján a kampányokhoz illeszkedően komplex koncepciótervet készítsen, valamint elkészítse a különböző médiamegjelenésekhez szükséges megjelenési formákat, a kreatív anyagok szöveg és grafikai terveit, valamint mutációit. A kampányokhoz tartozó koncepciótervnek tartalmaznia kell a kampánytematikákat, a kampánycélt és a kampányüzeneteket, a kampányidőszakokat, a médiatípusokat a hozzájuk tartozó mutációk paramétereivel, az anyagleadás technikai paramétereit minden médiatípushoz, a tervezésnél kötelezően figyelembe veendő egyéb koncepcionális szempontokat, a kötelező arculati elemeket, valamint az elkészült kreatív anyagok felhasználásának jogi vonatkozásait.
A szerződés keretén belül a felsőoktatási intézmény középtávú, 3 éves kommunikációs és marketing stratégiájának kidolgozásán túl, a tartalomfejlesztés és média ügynöki szolgáltatások is a feladat részét képezik, a média megjelenések teljes körű koordinálásán és meghatározott budget optimalizálásán túl.


A kommunikációs időszakok:
A felsőoktatási intézmények sajátos ciklikus működése okán az Ajánlatkérőnél is jól elkülöníthető szorgalmi és vizsgaidőszakok tagolják az évet, melyektől függetlenül a különböző beiskolázási szakaszokhoz igazodó kommunikációs kampányidőszakok lettek kialakítva. Az adott kampányidőszakok saját stratégiáján túl a kommunikációs stratégia célja a folyamatos és minőségi kommunikáció fenntartása a kampányidőszaktól függetlenül is.

A kommunikáció stratégiai célkitűzései:
Stratégiai cél, hogy a kecskeméti Neumann János Egyetem országos ismertséget szerezzen és a felsőoktatási intézmény, valamint székhelye Kecskemét megyei jogú város kölcsönösen pozícionálják egymást. Nemzetközi szinten az egyetem kommunikációjának illeszkednie kell a szervezet víziójában megfogalmazott célhoz, mely szerint 10 év alatt a kerüljön be a világ TOP 100 legjobb, új, kisméretű (5000 fő alatti), műszaki technológiai és tudományos fúziós egyetemei közé, és ezáltal Magyarország legversenyképesebb egyeteme legyen.

Képzési portfólió:
A kommunikáció feladata az egyetem 4 fő profiljához igazodó kommunikációs stratégia meghatározása Karok és Tudásközpontok szerint:
- GAMF Műszaki és Informatikai Kar
- Gazdaságtudományi Kar
- Kertészeti és Vidékfejlesztési Kar
- MNB Tudásközpont Budapest
A kari differenciálódás mellett hangsúlyos elem az egységes egyetemi brand kommunikációja, valamint a különböző szakterületek fúziójának lehetősége, valamint a karok részeként működő tudásközpontok, tanszékek és a fővárosi képzési helyszín speciális adottságai.

Közbeszerzési eljárás célja és elemei:
A cél az egyetem központi és kari kommunikációs feladatainak teljes körű ellátását biztosító online marketing szolgáltatások nyújtása, az alábbiak szerint:
• A cél egy adatokkal alátámasztható kommunikációs rendszer kialakítása, amely alkalmas az intézmény bevételtermelésének növelésére, a hallgatói létszám gyarapítására és a reputáció nemzetközi szinten való növelésére is.
• Cél a jelenlegi marketing folyamatok professzionális átültetése és felfejlesztése keresőmarketingre és közösségi médiára építve összehangolt formában.
• Cél az online marketing alapjainak lefektetésén túl az iparági sajátosságokhoz leginkább illő marketing eszközök meghatározása.
• A kiírás fő célja a reklám elhelyezési költségek transzparens tervezhetősége és kimutatása
• Cél egy olyan rendszer kialakítása, ahol a reklámvásárlás büdzséjéért Ajánlatadó felel, de Megrendelő állandó betekintést nyer a hirdetési fiókokba annak érdekében, hogy átlátható módon ellenőrizze a reklámvásárlás és az ügynökségi díj arányát.
• Cél egy olyan elektronikus archívum készítése, amelyben a nyertes szolgáltató rendez és dokumentál valamennyi nyomtatott és elektronikus megjelenést. Az archívum folyamatos feltöltésével a nyertes Ajánlattevő lehetővé teszi, hogy a megjelenésekről naprakész adatok álljanak rendelkezésre, amit a Megrendelő igénye esetén a pillanatnyi állapotban elektronikus formában átad.


A közbeszerzési eljárás médiaügynökségi feladatainak főbb kategóriái:
• Komplett médiaügynökségi feladat: amely tartalmazza az aktuális kommunikációs rendszer teljes átvilágítását az új stratégia megalkotását annak implementálását, valamint a hirdetési- és kommunikációs rendszerek működtetését.
• Tartalomfejlesztés: amely tartalmazza a hirdetési szövegek, PR cikkek készítését és a grafikai tervezési munkákat, valamint professzionális fotózási szolgáltatást és stock fotóállomány kialakítását.
• Offline hirdetési szolgáltatás: offline felületeken történő megjelenések teljes körű tartalommarketing szolgáltatását tartalmazza.
• Egyéb eseti szolgáltatások egységárai: az előre nem tervezhető egyedi projektek esetén igényelhető szolgáltatások óradíjban meghatározott ára.


Az árazatlan költségvetésben meghatározott feladatok:

Komplett médiaügynöki feladata:
1 A Neumann János Egyetem piaci helyzetének felmérése, tanácsadás az egyetem kommunikációs, PR és marketinstratégiájának kialakítására.
2 A Neumann János Egyetemmel közösen kialakított kommunikációs stratégia végrehajtására vonatkozó ütemterv kidolgozása, éves bontásban, folyamat támogatása.
3 Hirdetési struktúra kialakítása kampányidőszakok szerint
4 Hirdetés és platformkezelés
5 Online média megjelenések
6 Keresőoptimalizálás

Tartalomfejlesztés:
7 Online tartalommarketing szolgáltatás: hirdetési szövegek, PR cikkek készítése, grafikai tervezés.

További információk

1. részszempont: Ajánlati ár (nettó HUF) súlyszám összesen: 80
5. és 10. pontban foglalt feladatok ellátása: súlyszám 36
1-4., 6-9. pontban és az opcióban foglalt feladatok ellátása: súlyszám 44

Értékelés során adható pontszám: 0-10.
Értékelés módszere: 1. részszempont: fordított arányosítás, 2-4. részszempont egyenes arányosítás.

Ajánlatkérő a szerződés teljesítése érdekében nem írja elő és nem teszi lehetővé projekttársaság létrehozását sem az önálló, sem a közös ajánlattevők esetében.

A lehetőségek leírása

Ajánlatkérőnek az opció keretében lehetősége van az alábbi feladatok megrendelésére (a teljes mennyiségen felüli egyéb eseti szolgáltatások):

Projekt menedzser óradíj maximum 24 óra időtartamig
Stratégiai tervező óradíj maximum 24 óra időtartamig
Senior kreatív óradíj maximum 24 óra időtartamig
Junior kreatív óradíj maximum 48 óra időtartamig
DTP (nyomdai előkészítő) óradíj maximum 50 óra időtartamig
Videó utómunka óradíj maximum 50 óra időtartamig
Média tervező óradíj maximum 48 óra időtartamig
Social média menedzser óradíj maximum 48 óra időtartamig
SEO/ PPC szakértő óradíj maximum 48 óra időtartamig

Leírás

HD Communication Kft (Adószám:24734035241;Ország:Magyarország;Irányítószám:1025;Város:Budapest;Utca és házszám:Józsefhegyi Utca 28;Alkalmassági követelmény:felhívás M/2. c) pont, M/3. pont)

A szerződés alvállalkozásba adandó részének rövid leírása

HD Communication Kft (Adószám:24734035241;Ország:Magyarország;Irányítószám:1025;Város:Budapest;Utca és házszám:Józsefhegyi Utca 28;Alkalmassági követelmény:felhívás M/2. c) pont, M/3. pont)

Egyéb kiegészítő információk

A Szerződésmódosítás indoka, jogalapja

2.1. A középfokú szakképzési rendszerben bekövetkezett változások miatt a 2023/2024-es tanévben a szakképzésben résztvevő hallgatók egy évvel tovább tanulnak, ezáltal nem lesz végzős, érettségiző osztály.
Ennek következtében a 2023/2024-es beiskolázási kampányban az Egyetem leginkább a gimnáziumi hallgatókra tud koncentrálni. Ez az eddigiekhez képest teljesen új beiskolázási kommunikációt, földrajzi és területi irányt jelöl ki az Egyetem számára, és ebből adódóan az idei, még jellemzően szakképzésre koncentráló kommunikációs feladatokat az év végén át kell alakítani, és az eddigiekhez képest nagyobb hangsúlyt kell fektetni a külföldi diákok megszólítására is.
A 2023. év elején, valamint a sorrendmódosítási és pótfelvételis időszakban az Egyetem kommunikációs feladatai szempontjából még minden típusú hallgató (gimnáziumban, illetve szakképzésben tanuló egyaránt) célcsoportot képezett, de ez az őszi szezonra már megváltozott. Egy többszörösen összetett és vegyes kommunikációs célcsoport alakult ki az idei kampányban mert azt is figyelembe kell venni, hogy a most nem végzős, de jövőre felvételiző hallgatók már most elkezdenek információkat gyűjteni, és keresni a továbbtanulási lehetőségeket. Az Egyetem számára ezért bír kiemelt jelentőséggel, hogy az ősszel elkezdett kommunikációs kampányt végig tudja vinni, egészen a 2024. év tavaszáig.
A korábbi beiskolázási kampányokhoz eltérően a célcsoport targeteket nem csak célszemélyek szerint, hanem földrajzi szempontok szerint is ki kell terjeszteni, mivel az őszi kampányt nagymértékben geotargetált, tehát helymeghatározás alapú aktivitásra tervezi az Egyetem. Ennek érdekében az Egyetem az őszi online és outdoor kampányát egy hónappal később, 2023. december 1-jén tudja megkezdeni az eredetihez képest teljesen újra gondolt targetcsoport alapján.
A fentebb részletezett körülmények miatt Ajánlatkérő kellő gondossággal eljárva nem láthatta előre, hogy a tavalyi év végén megkötött Szerződés, és az annak alapján végrehajtott kommunikációs kampányok nem tudják teljes mértékben kiszolgálni az érintett időszakokat és a korábban felmért célközönséget.
Mindezekkel összefüggésben a Vállalkozó sem tudja a Szerződésben foglalt feladatait megfelelően teljesíteni, hiszen az eredeti Szerződés időtartama alatt nem lehet megvalósítani olyan kampányokat, amelyek célzottan egy következő időszakra vonatkoznak, azzal együtt, hogy a Vállalkozónak a kampányok során is folyamatosan együtt kell működnie a Megrendelő szervezeti egységeivel. Ezen folyamatok előkészítési munkái az eredeti Szerződés keretein belül már megvalósultak, ezekbe másik Vállalkozót nem is lehetne bevonni, hiszen ezen a piacon minden gazdasági szereplő a saját maga által a Megrendelő igényeit felmérve kidolgozott kampánystratégia mentén dolgozik, így ennek esetleges be nem fejezése és új szereplő általi folytatása a Megrendelő szempontjából nemcsak az időtényező miatt kockázatos, hanem veszélybe kerülne magának a kampánynak is a megvalósítása. Mindezek alapján Felek a Kbt. 141. § (4) bekezdés c) pontjában foglaltakra tekintettel módosítják a Szerződés 3. pontját jelen módosítás 3.1. pontja szerinti tartalommal.
Fentiektől függetlenül a Szerződés általános jellege nem változik meg, tekintettel arra, hogy a szerződésmódosításban nem kerül előírásra az eredeti Szerződésben szereplő feladatoktól eltérő, illetve abban nem szereplő feladat, ezáltal Vállalkozó kötelezettségei megegyeznek a tavalyi évben megkötött Szerződésben foglaltakkal azzal, hogy jelen módosítás is kizárólag a Szerződés mellékletét képező feladatlista 5. pontjában foglalt online média megjelenések feladatkört érinti, ezekből a feladatokból (célcsoportra optimalizált Facebook hirdetések) kell többet megvalósítani a fentebb részletezett, újjá szervezett kampányban. Erre figyelemmel Felek a Kbt. 141. § (2) bekezdésben foglalt lehetőséggel élve a szerződés ellenértékét jelen módosítás 3.2. pontja szerint módosítják. A szerződésmódosítás következtében a Szerződés ellenértéke nem haladja meg az eredeti Szerződés ellenértékének 10%-át.

2.2. Tekintettel arra, hogy a jelen módosítás 2.1. pontjában részletezett körülményekből adódó, a Szerződés időtartamát érintő változás Vállalkozó részéről is többlet erőforrást igényel, Felek élni kívánnak a Kbt. 141. § (2) bekezdésben foglalt lehetőséggel, és a Szerződés 2.6. pontjában rögzített vállalkozói díjat jelen módosítás 3.2. pontjában foglaltak szerint megemelik. Felek rögzítik, hogy a módosítás nem változtatja meg a szerződés általános jellegét és illeszkedik az eredeti szerződés jellegéhez.

Szöveg

A Szerződésmódosítás tartalma

A Szerződés 3. pontjának eredeti rendelkezése:
A Felek rögzítik, hogy a Szerződés az aláírása napján lép hatályba és 12 hónap határozott időtartamra jön létre.

A Szerződés 3. pontjának módosított rendelkezése:
A Felek rögzítik, hogy a Szerződés az aláírása napján lép hatályba és 2024. március 31. napjáig tartó határozott időtartamra jön létre.

A Szerződés 2.6. pontjának eredeti rendelkezése:
Ajánlati ár (nettó HUF):
5. és 10. pontban foglalt feladatok ellátása 62 100 000
1-4., 6-9. pontban és az opcióban foglalt feladatok ellátása 57 677 000
ajánlati ár összesen (nettó HUF) 119 777 000 (módosításokat megelőző szerződéses érték)

A Szerződés 2.6. pontjának módosított rendelkezése:
Ajánlati ár (nettó HUF):
5. és 10. pontban foglalt feladatok ellátása 68 247 900
1-4., 6-9. pontban és az opcióban foglalt feladatok ellátása 57 677 000
ajánlati ár összesen (nettó HUF) 125 924 900 (módosításokat követő szerződéses érték)

A szerződésmódosítás aláírásának dátuma: 2023. 11. 30.

A szerződés időtartama a módosítást megelőzően: 12 hónap (a szerződés aláírásának dátuma 2022. 12. 06).
A szerződés időtartama a módosítást követően: 12 hónap + 116 nap.