A beszerzés leírása
Az Országgyűlés Hivatala által kiküldött személyek hivatalos külföldi utazásaihoz kapcsolódó utazásszervezési szolgáltatások teljesítése Európán belüli és Európán kívüli területeken nettó 600 000 000,- Ft keretösszeg erejéig eseti megrendelések alapján, az eseti jelleggel megjelölt úticéloknak és szolgáltatásoknak megfelelően az alábbiak szerint:
1. Repülővel történő utazás és az ahhoz közvetlenül kapcsolódó szolgáltatások összessége (repülőjegyekkel kapcsolatos ügyintézés, beleértve többek között a repülőjegyek beszerzésével, lemondásával, módosításával, átfoglalásával, cseréjével kapcsolatos ügyintézést is)
2. Nemzetközi utazáshoz kapcsolódó termékek és szolgáltatások:
- Nemzetközi vasúti menetjegyekkel kapcsolatos ügyintézés, beleértve nemzetközi vasúti menetjegyek beszerzését, a hely-, és hálókocsi jegyeket, továbbá az Európán belüli és kívüli menetrendi információs szolgáltatás biztosítását,
- Autóbérlések, amely bérautó és a hozzá kapcsolódó szolgáltatások biztosítására terjed ki (megrendelés alapján, meghatározott kondíciók szerint);
- Utazáshoz kapcsolódó utasbiztosítás (az utazók saját gépjárművel történő kiutazása esetére is);
- Különböző közlekedési eszközökkel történő utazások komplex bonyolítása (átszállások megszervezése).
- Szállások, amely szálláshely biztosítására terjednek ki a célállomáson, illetve a tranzit állomáson (egyéni vagy csoportos megrendelésre, meghatározott kondíciók alapján);
3. Az utazáshoz kapcsolódó kiegészítő idegenforgalmi szolgáltatások:
- Az utazásszervezéssel kapcsolatos szolgáltatások igénybevételéhez, megrendeléséhez, adatkezeléséhez nyújtanak segítséget.
- A megrendeléseket rugalmasan kell kezelni, a lehető legmagasabb színvonalon, a legrövidebb ügyintézési határidőn belül kell teljesíteni. Azonnali, előre nem tervezhető utazások ügyintézése 24 órán belüli lebonyolítása a szerződés tárgyát képező szolgáltatások bármelyike tekintetében.
- Kapcsolattartás a nyertes ajánlattevő kapcsolattartóján keresztül, hivatali munkaidőn túl is, valamennyi Magyarországon jegykiadási joggal rendelkező légitársaság repülőjegyének kiadása, cseréje biztosítása vonatkozásában.
- Vállalkozó a váratlan helyzetek kezelése érdekében egy elkülönített telefonvonalat biztosít a Megrendelő ügyeinek soron kívüli intézése, problémáinak gyors kezelése érdekében (forró-drót).
- A Megrendelő által igényelt utazással kapcsolatos dokumentumokat - különös tekintettel a beszállókártyára, az utasbiztosítási kötvényre, a vízumra, valamint a különböző közlekedési eszközökre - külön díj felszámítása nélkül, - szükség esetén azonnal - a Megrendelő által meghatározott határidőig kell kiállítani.
- Megrendelő a jegyek megrendelésekor jogosult választani az Vállalkozó által meghatározott helyszínek közül.
- A jegyrendeléseket, módosításokat, lemondásokat személyes ügyintézéssel, e-mailen, és - szükség esetén - telefonon is fogadja a Vállalkozó, azt haladéktalanul e-mailen vissza kell igazolni a Megrendelőnek.
- Információnyújtás a célállomásra vonatkozó, valamint az átszállási pontokon előírt adminisztrációs (pl.: az utazó útlevelének érvényességi határidejével kapcsolatos előírásokról, a szükséges vízum beszerzési kötelezettségről), egészségügyi (pl.: a célállomásra történő belépéshez szükséges védőoltásokról), illetve egyéb követelményekről.
- Információnyújtás a célállomáson (illetve szükség esetén a tranzitállomáson) igénybe vehető reptér-városközpont tranzitközlekedésről.
4. Az utazásszervezéssel kapcsolatos további szolgáltatások:
- Igény esetén szállásfoglalás a célállomáson, illetve a tranzitállomáson; voucher eljuttatása a Megrendelőhöz.
- Igény esetén bérautó biztosítása a célállomáson, szükség esetén sofőr biztosítása; voucher eljuttatása a megrendelőhöz.
- Teljes körű utasbiztosítás: poggyász-, beteg- és balesetbiztosítás.
- A teljesítés során a Vállalkozónak folyamatosan biztosítania kell a biztonságos és bizalmas adatkezelés elvének érvényesülését
5. Késlekedő, illetve elveszett poggyászok ügyintézése a közbeszerzési dokumentációban foglaltak szerint.
6. VIP asszisztencia szolgáltatás nyújtása a közbeszerzési dokumentációban foglaltak szerint.
7. Menetjegyekkel kapcsolatos ügyintézés.
8. Szállásfoglaló rendszer használatára való jogosultság.
9. Az év minden napján 0-24 órás magyar nyelvű telefonos szolgáltatás, folyamatos rendelkezésre állás biztosítása.
Az ajánlatkérő a keretösszeg legalább 50%-ának lehívására vállal kötelezettséget.
Várhatóan 300 utazási alkalom/ év, várhatóan 1 500 fő utaztatása/év
Ajánlatkérő egy utazás alatt az oda- és visszautat együttesen érti függetlenül az utazáshoz szükséges jegyek számától.
További részletes információkat a közbeszerzés dokumentumok tartalmazzák.