DEK-1410_Rendezvényszervezési szolg. beszerzése

A beszerzés leírása

Jelen eljárás az Ajánlatkérő által megtartani tervezett rendezvények megszervezésére szól.

A keretszerződés időtartama a megkötésétől számított 24 hónap végéig, vagy legfeljebb a keretösszeg eléréséig, azaz
nettó 800.000.000 Ft + áfa megrendelt – az ajánlattételi dokumentációban részletezett – szolgáltatási érték eléréséig tart. Ajánlatkérő a keretösszeg 100 %-ára lehívási kötelezettséget vállal.

A rendezvények a következő kategóriába sorolhatóak: egyetemi hivatalos rendezvények, ünnepségek; szakmai konferenciák; szakmai napok; konzultációk; találkozók; fórumok; workshopok; nyilvánosságot segítő rendezvények, sajtórendezvények; roadshow; koncertszervezés; zenés, táncos rendezvények; bálok; szakhetek; gólyatáborok; hallgatói sport bajnokságok (díjátadó gálavacsora, nemzetközi sportnap); yoUDay; Derbi; megjelenés (egyetemi aktivitás és színpad elnevezés biztosítása mellett) a debreceni Campus Fesztiválon; konferencia szervezése a Debrecen Drive rendezvényen; megjelenés Zamat Fesztiválon; egyéb rendezvények.

Opcionális meghosszabbítás lehetséges. Ajánlatkérő a szerződés hatálya alatt, egyoldalú írásbeli nyilatkozatával jogosult egy alkalommal a szerződés időtartamát max. 12 hónappal meghosszabbítani. A szerződés időtartamának hosszabbítása nem jelenti a keretösszeg megemelését.

Az ellátandó tevékenységek különösen:
• A rendezvény és a rendezvényhelyszín teljes körű előkészítése, adott esetben biztosítása.
• A rendezvény résztvevőinek meghívásával kapcsolatos teljes körű előkészítő és lebonyolító
tevékenység.
• A helyszíneken a szükséges szakemberek biztosítása a rendezvény jellegéhez és nagyságához
mérten.
• Technikai eszközök (különösen: fény- és hangtechnika, tolmács berendezés, hangrögzítés)
biztosítása és üzemeltetése.
• A rendezvényhez kapcsolódó szakmai valamint alternatív programok biztosítása.
• A rendezvényekhez kapcsolódó dekoráció biztosítása a rendezvény helyszínén.
• Installáció biztosítása.
• A rendezvényekhez kapcsolódó ajándéktárgyak biztosítása.
• Kulturális események szervezése.
• Rendezvények helyszíneire történő szállítás.

Tervezett mennyiség:
Ajánlatkérő az elmúlt három évben lebonyolított rendezvények alapján tájékoztatásul megadja a tervezett rendezvények számát:

1 yoUDay/év (kb. 20000 fős rendezvény);
1 DErbi/év (kb. 5000 fős rendezvény);
15 bál/év (kb. 2000 fő/bál);
5 gólyatábor/év (kb. 2000 fő/gólyatábor);
1 tanévnyitó/év (6-7000 fős);
6 db szakhét/év;
100 szakmai konferencia/év;
80 sportcélú és sportszakmai rendezvények, sportmérkőzések/év
10 alkalommal történő egyetemi megjelenés különböző kiállításokon, fesztiválokon /év.
Összesen: 219 db tervezett rendezvény/év.

A fenti felsorolás nem teljes körű. A szerződés megvalósítása során előfordulhatnak 3-5 főtől 150-200 főig, egyes esetekben az akár több ezer főt meghaladó rendezvények is. Ajánlatkérő elvárása, hogy a rendezvények az Ajánlatkérő székhelyének (Debrecen, Egyetem tér 1.) közelében kerüljenek megtartásra, ezért olyan rendezvény épület megajánlása szükséges, melynek
befogadóképessége lehetővé teszi akár több ezer (min. 2000) fős rendezvények megtartását is.

Ajánlatkérő által tervezett rendezvények jellege: többségében 1 napos rendezvény.
Többváltozatú (alternatív) ajánlattétel nem lehetséges.
A részletes feltételeket a közbeszerzési dokumentáció tartalmazza.

További információk

Értékelési részszempontok tekintetében adható pontszám alsó-felső határa mindegyik értékelési részszempont esetén: 0-10 pont.
Módszerek: ajánlati ár esetén fordított arányosítás, szakember esetén egyenes arányosítás.
További szabályok a közbeszerzési dokumentumokban.

Az eljárás legfontosabb jellemzői

A közbeszerzési dokumentáció korlátozás nélkül, teljes körűen, közvetlenül és díjmentesen elérhető a következő címen:
https://ekr.gov.hu/portal/kozbeszerzes/eljarasok/EKR000626042024/reszletek
Ajánlatkérő figyelemmel a Kbt. 81. § (4)-(5) bekezdésekre az ajánlatok bírálatát - ideértve annak aránytalanul alacsony ár vizsgálatára vonatkozó részét is - az ajánlatok értékelését követően végzi el.

Az ajánlatok felbontásának feltételei (Tájékoztatás a felhatalmazott személyekről és a felbontási eljárásról)

Az elektronikusan benyújtott ajánlatok esetében a Kbt. 68. § (4)-(5) bekezdése szerinti adatokat az EKR rendszer a bontás időpontjától kezdve azonnal elektronikusan - azzal a tartalommal, ahogyan azok az ajánlatban szerepelnek - az ajánlattevők részére elérhetővé teszi. Ajánlatkérő felhívja a figyelmet a 424/2017. (XII.19.) Korm. rendelet 15. §-ára.

További információk

Az elektronikusan benyújtott ajánlatok esetében a Kbt. 68. § (4)-(5) bekezdése szerinti adatokat az EKR rendszer a bontás időpontjától kezdve azonnal elektronikusan - azzal a tartalommal, ahogyan azok az ajánlatban szerepelnek - az ajánlattevők részére elérhetővé teszi. Ajánlatkérő felhívja a figyelmet a 424/2017. (XII.19.) Korm. rendelet 15. §-ára.

Kauciók és garanciák

Az eljárásban való részvétel ajánlati biztosíték adásához kötött. Az ajánlati biztosíték mértéke: 10.000.000,- Ft. A
biztosíték teljesítésének igazolását az ajánlatba csatolni kell: ajánlattevő bankjának hivatalos igazolását a terhelésről egyszerű másolatban vagy pénzügyi intézmény vagy biztosító által kiállított garancia-levél vagy készfizető kezességvállalást igazoló dokumentum elektronikus okirat, vagy biztosítási szerződés alapján kiállított készfizető kezességvállalást tartalmazó kötelezvény elektronikus okirat. Az ajánlati biztosíték befizetési helyeként megjelölt AK-i számlaszám: 11738008-21489815. A közleményben az alábbiakat kérjük megadni: DEK-1410 Ajánlati biztosíték.

A főbb finanszírozási feltételek és fizetési szabályok és/vagy hivatkozás az ezeket szabályozó vonatkozó rendelkezésekre

Nyertes ajánlattevő az ajánlatkérő eseti megrendelései alapján jogosult számlázásra. Megrendelő a számla kézhezvételétől számított 30 napos fizetési határidővel, a Kbt. 135. § (1), (5), (6) bekezdései és a Ptk. 6:130. § (1)-(2) bekezdésének rendelkezései alapján teljesíti a kifizetést. Ajánlatkérő a Kbt. 27/A. §-ban foglaltakat biztosítja.
Nyertes ajánlattevő a keretszerződés teljesítése során előlegre nem jogosult.
Késedelmi kamat: Ptk. 6:155. § szerint.

A szerződés teljesítésének feltételei

A szerződést biztosító mellékkötelezettségek: késedelmi kötbér (közvetlen megrendelés nettó vállalkozási díjának 2 %-a 0,5 órára nézve, max. megrendelésenként 5 órás késedelemnek megfelelő összeg); hibás teljesítési kötbér (közvetlen megrendelésre vonatkozó nettó vállalkozási díj 10 %-a, min. 5 alkalommal történt hibás teljesítés esetén Ajánlatkérő jogosult a szerződés felmondani); meghiúsulási kötbér (közvetlen megrendelés nettó vállalkozási díjának 20 %-a, keretszerződés esetén a még le nem hívott összeg 20 %-a.
Ajánlatkérő a Kbt. 134. § (2) bekezdése alapján a Keretszerződés teljesítésének elmaradásával kapcsolatos igények biztosítékaként a keretösszeg 1,25 %-ának megfelelő biztosítékot köt ki. A nyertes ajánlattevő által nyújtott ajánlati biztosíték teljesítési biztosítékká válik.
A további részletes feltételeket a szerződéstervezet tartalmazza.

Kizárási okok leírása

Az eljárásban nem lehet ajánlattevő, alvállalkozó és nem vehet részt az alkalmasság igazolásában olyan gazdasági szereplő, aki a Kbt. 62. § (1) és (2) bekezdés hatálya alá tartozik.
Ajánlatkérő kizárja az eljárásból azon ajánlattevőt, alvállalkozót, alkalmasság igazolásában résztvevő más szervezetet, akivel szemben a kizáró okok az eljárás során következnek be.

A megkövetelt igazolási mód:
Ajánlattevő vonatkozásában: a 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 17. §-a alapján az ajánlattevőnek ajánlatában nyilatkozatot kell benyújtania, hogy nem tartozik a fenti kizáró okok hatálya alá, valamint a Kbt. 62. § (1) bekezdés k) pont kb) pontját a 8. § i) pont ib) alpontja és a 10. § g) pont gb) alpontjában foglaltak szerint kell igazolnia.

Alvállalkozó és adott esetben alkalmasság igazolásában résztvevő más szervezet vonatkozásában: Ajánlattevő a Kbt. 67. § (4) bekezdésében foglaltaknak megfelelően, a 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 17. § (2) bekezdése alapján csak nyilatkozni köteles arról, hogy a szerződés teljesítéséhez nem vesz igénybe a Kbt. 62. § (1)-(2) bekezdés szerinti kizáró okok hatálya alá eső alvállalkozót, valamint az általa alkalmasságának igazolására igénybe vett más szervezet nem tartozik a Kbt. 62. § (1) – (2) bekezdés szerinti kizáró okok hatálya alá.

A 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 17. § (1) bekezdése alapján az egységes európai közbeszerzési dokumentum nem alkalmazandó, azonban az ajánlatkérő köteles elfogadni, ha az ajánlattevő a 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 7. § szerinti - korábbi közbeszerzési eljárásban felhasznált - egységes európai közbeszerzési dokumentumot nyújt be, feltéve, hogy az abban foglalt információk megfelelnek a valóságnak, és tartalmazzák az ajánlatkérő által a kizáró okok és az alkalmasság igazolása tekintetében megkövetelt információkat. Az egységes európai közbeszerzési dokumentumban foglalt információk valóságtartalmáért az ajánlattevő felel.

Öntisztázás a Kbt. 64. § alapján lehetséges.

A kizáró okok tekintetében becsatolt nyilatkozatoknak az eljárást megindító felhívás megküldésénél nem régebbi keltezésűeknek kell lennie. A 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 1. § (7) bekezdése alapján a kizáró okokra vonatkozóan a közbeszerzési eljárás megkezdését megelőzően kiállított igazolások is benyújthatóak mindaddig, ameddig az igazolásokban foglalt tény, illetve adat tartalma valós. Az ajánlatkérő – ellenkező bizonyításig – az adat valóságtartalmát az ajánlattevő erre vonatkozó külön nyilatkozata nélkül vélelmezi.

További információk

1. Az AK jelent eljárást a 424/2017. (XII.19.) Korm. r. alapján létrehozott és a közbeszerzésekért felelős miniszter által üzemeltetett elektronikus közbeszerzési rendszerben (EKR) folytatja le. Tárgyi eljárásra történő jelentkezés előfeltétele az EKR rendszerben történő AJT-i regisztráció a 424/2017. (XII. 19.) Korm. r. alapján.
2. AT-nek és adott esetben az alk. igazolásában részt vevő más szervezetnek az ajánlathoz csatolni kell az AT és kapacitást biztosító szervezet nevében aláíró személy aláírási címpéldányát vagy a 2006. évi V. tv. 9. § (3) bek. szerinti ügyvéd vagy kamarai jogtanácsos által ellenjegyzett aláírás mintáját. Amennyiben a cégjegyzésre jogosult és a kötelezettségvállaló személye különböző, a kötelezettségvállaló aláírását is tartalmazó, legalább teljes bizonyító erejű okiratba foglalt meghatalmazást kell csatolni.
3. Amennyiben bármely, az ajánlathoz csatolt dokumentum nem magyar nyelven kerül kiállításra, úgy azt AT magyar nyelvű fordításban is köteles becsatolni. A fordítás helyessége AT felelőssége.
4. Az ajánlatban nyilatkozni kell a Kbt. 66. § (2), valamint a Kbt. 66. § (6) a)-b) és a 67. § (4) bek. vonatkozásában, nemleges tartalom esetén is. A Kbt. 65. § (7) bek. szerinti nyilatkozat szintén csatolandó, nemleges tartalom esetén is.
5. AK a Kbt. 71. § szerinti hiánypótlásra (HP) biztosít lehetőséget. AK nem rendel el újabb HP-t, ha a HP-vel az AT az ajánlatban korábban nem szereplő gazd. szereplőt von be az eljárásba, és e gazd. szereplőre tekintettel lenne szükséges az újabb HP.
6. Közös ajánlattétel esetén kérjük benyújtani a közös AT-k együttműködési megállapodását (Kbt. 35. §).
7. A Kbt. 66. § (5) bek. alapján az ajánlatnak felolvasólapot kell tartalmaznia, amelyen AT feltünteti a Kbt. 68. § (4) bek. szerinti összes adatot.
8. AK ajánlati biztosíték nyújtását a jelen felhívás BT-75 pontja alapján írja elő.
9. AK a Kbt. 81. § (4)-(5) bek. alapján az ajánlatok bírálatát - ideértve annak aránytalanul alacsony ár vizsgálatát is - az ajánlatok értékelését követően végzi el.
10. Projekttársaság: AK projekttársaság létrehozását kizárja mind AT, mind közös AT-k vonatkozásában.
11. Ajánlati kötöttség ideje: Kbt. 81. § (11) alapján az ajánlattételi határidőt követő 30. nap.
12. AK alkalmazza a Kbt. 75. § (2) bekezdés e) szerinti eredménytelenségi okot.
13. AK felhívja AT figyelmét, hogy a Kbt. 69. § (4) bek. alapján, amennyiben az ajánlatban benyújtják a kizáró okokkal és az alk-gal kapcs. igazolásokat, akkor azok ismételt benyújtására AK nem hívja fel a legkedvezőbbnek ítélt egy vagy több AT-t, és szükség szerint rendel el HP-t vagy felvilágosítás kérést.
14. AT-nek az ajánlatában nyilatkoznia kell arról, hogy nyertesség esetén az AT beszerzi, vagy beszerezteti a közbeszerzés tárgyával összefüggő szükséges engedélyeket, valamint vállalja, hogy amennyiben a rendezvények vonatkozásában bármely hatóság szabálysértést állapít meg, akkor annak felelőssége és jogkövetkezménye AT terheli.
15. AT-nek szakmai ajánlatként az ajánlatához be kell nyújtania az ajánlattevő által beárazott költségvetést (ártáblázatot), valamint a minőségi értékelési részszempontra megjelölt szakemberre vonatkozó nyilatkozatát. A minőségi értékelési részszempontra tett megajánlás alátámasztására AT-nek a szakember saját kezűleg aláírt szakmai önéletrajzát kell benyújtania, amely nem képezi a szakmai ajánlat részét. AK ezen kívül felhívja az AT-k figyelmét a Kbt. 71. § (8) bek. b) pontjára.
Az 1. ért. részszempontra bemutatni kívánt szakember nevét az ajánlatban kötelező feltüntetni, annak elmulasztása a Kbt. 71. § (8) bekezdés b) pontjára figyelemmel az ajánlat érvénytelenségét eredményezi.
16. Az M.1.)-M.3.) alkalmassági feltételek a minősített AT-i jegyzékbe kerülés feltételeinél szigorúbbak.
17. AK fenntartja a jogot, hogy egyes rendezvényeket e szerződés keretein kívül, külön eljárással szerezzen be.
18. Cégbírósághoz már benyújtott, de még el nem bírált változásbejegyzési kérelem esetén a 321/2015. (X.30.) Korm. r. 13. §-a szerint kell eljárni. Amennyiben AT esetén nincs változásbejegyzési eljárás folyamatban, akkor AT erről nyilatkozni köteles.
19. Nyertes AT köteles − legkésőbb a szerződéskötésre − felelősségbiztosítási szerződést kötni vagy meglévő felelősségbiztosítását kiterjeszteni jelen szerz-re. Fel.biztosítás mértéke, terjedelme: legalább 5.000.000 forint/káresemény és 40.000.000 forint/év, tárgya: rendezvényszervezés. A felelősségbiztosítási szerződésnek a szerz. időtartamára kell vonatkoznia. Ennek vállalásáról az ajánlatban kell nyilatkozni.
20. Az EU Tanácsának 2022. 04. 09-tól alkalmazandó, az Oroszország elleni szankciók kibővítéséről rendelkező 2022/576 rendelete értelmében tilalmat vezetnek be az Oroszországhoz köthető személyek közbeszerzésekben való részvétele tekintetében. A rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzések esetén tilos bármely közbesz. szerződés odaítélése a rendeletben meghatározott személyek részére, illetve az ilyen szerződések teljesítésének folytatása. AT-nek ajánlatában nyilatkoznia kell az ukrajnai helyzetet destabilizáló orosz intézkedések miatt hozott korlátozó intézkedésekről szóló 833/2014/EU tanácsi rendelet 5k. cikk (1) bekezdése szerinti tilalomról.
21. Irányadó jog: AF feladás napján hatályos Kbt., Ptk. és hatályos jogszabályok.
22. Ajánlatkérő az alábbi okok miatt nem biztosítja a részajánlattételi lehetőséget:
Valamennyi BT-24. pontban megjelölt elvégzendő feladat összetettsége szakmai szempontból nem teszi lehetővé a részajánlattétel biztosítását (Kbt. 61. § (4) bek.). A részajánlattétel lehetőségét Ajánlatkérő nem biztosítja, tekintettel arra, hogy a szolgáltatás Ajánlatkérő feladatainak ellátásához kiemelkedően fontos, és a szolgáltatás tárgyát képező elemek egységes kezelése biztosítja a magas minőségű szolgáltatásnyújtást és a felek közötti hatékony kommunikációt, így a szolgáltatások egyben tartása indokolt, a részekre bontás a gazdasági észszerűséggel ellentétes lenne.
A teljes időszakban fennálló együttműködés biztosítja a szolgáltatás minőségi romlás veszélyének elkerülését, valamint a folyamatok közötti hatékonyság gyengülésének elkerülését. Ha a feladatok ellátása több gazdasági szereplő által történne, a köztük lévő információátadás is sok időt igényelne a feladat végrehajtására szánt időből és a Megrendelőt hátrányosan érintené.
A részajánlattétel biztosítása a beszerzés ellenértékének jelentős növekedését okozná, továbbá negatívan hatna a beszerzés megvalósítására és a szerződés teljesítésének más körülményeire is (szerződést biztosító mellékkötelezettségek, megbízotti felelősség, közös munkavégzés, minőség kérdése, adminisztrációs és kommunikációs bonyodalmak elkerülése a több szolgáltatóval történő számlakezelésben és reklamáció rendezésben, egyetemen belüli költségfelosztásban stb.), azaz gazdasági, műszaki, minőségi, és a szerződés teljesítésével kapcsolatos más szempontokat figyelembe véve Ajánlatkérő észszerűtlennek tartja a több részben történő ajánlatadást.
23. Ajánlatkérő a Kbt. 53. § (5) bekezdése alapján feltételes közbeszerzési eljárást indít. A tárgyi eljárás megindításkor még nem áll Ajánlatkérő rendelkezésre a szerződés megkötéséhez szükséges fedezet. Így Ajánlatkérő a tárgyi közbeszerzési eljárást eredménytelenné nyilváníthatja, amennyiben a szerződés megkötéséhez szükséges fedezet nem áll rendelkezésére. Ezen feltételt Ajánlatkérő a szerződés hatályba lépésének a feltételeként is kiköti (Kbt. 135. § (12) bekezdés).
24. Ajánlatkérő felhívja ajánlattevők figyelmét, hogy a Kbt. 72. § (1)-(2)-ben meghatározott aránytalanul alacsony ár
vizsgálata tekintetében a rendelkezésre álló piaci árinformációk alapján becsült értékek figyelembevételével fog eljárni. Az önállóan értékelésre kerülő ajánlati elemre eső becsült érték adatait a szerződés keretjellegére és annak becsült értékére tekintettel a bontási eljáráson Ajánlatkérő ismerteti, különösen a Kbt. 72. § (2)-re figyelemmel.