Iratkezelési rendszer és kapcsolódó szolgáltatások

Rövid leírás

Közbeszerzés tárgya: Tanúsított iratkezelési szoftver bevezetése és támogatása

Az Integritás Hatóság a saját hivatali iratkezelésének biztosítására tanúsított iratkezelési szoftvert és az ahhoz kapcsolódó szolgáltatásokat kívánja beszerezni.
Ajánlattevő feladata a szoftver biztosítása, annak Ajánlatkérő igényeinek megfelelő fejlesztése, bevezetése, majd a bevezetést követően a rendszer támogatása, ügyfélszolgálat biztosítása, a jogszabályi és informatikai frissítések ellátása.

A rendszert Ajánlatkérő fogja üzemeltetni, a rendszer üzemeltetése nem része a beszerzésnek, viszont az üzemeltetési tevékenység minél szélesebb körű és minél hatékonyabb támogatása szükséges az Ajánlattevő részéről.
Az üzemeltetés támogatási időszak - az élesítés utáni 20 napos kiemelt támogatási időszakot követő - 36 hónap.

A Hatóság egy egységes logikájú, integrált és integrálható, továbbfejleszthető, a jelen kor követelményeinek maximálisan megfelelő, felhasználóbarát rendszert kíván bevezetni, mely hatékonyan és magas szinten támogatja ügymenetét a meglévő informatikai környezetébe illeszkedve.
A közbeszerzés során a Hatóság ún. on premise, saját adatközponton tárolható és futtatható Rendszert kíván bevezetni, mely illeszkedik az Ajánlatkérő belső folyamataihoz. A rendszernek képesnek kell lennie külső, rendszeren kívüli adatok, információk közvetlen, integrált fogadására.
Az Ajánlattevő feladata a Hatóság által megfogalmazott műszaki tartalom megvalósítása, továbbá a leszállított informatikai Rendszer üzemeltetési és továbbfejlesztési támogatása. A Hatóság igénye a leszállított rendszer későbbiekben történő fejleszthetősége, karbantartása, és támogatottsága.

Ajánlatkérő jelenleg a KIR3 elnevezésű iratkezelő rendszert (3.3.0 verzió) használja, és alapvető elvárása, hogy az új, jelen eljárással beszerzendő rendszer képes legyen a jelenlegi programból átmigrálni a meglévő adatokat, az átállást zökkenőmentesen, adatvesztés és üzemszünet nélkül biztosítsa.

Az alkalmazás futtató környezetét a szállító határozza meg. A futtató környezet csak olyan komponenseket tartalmazhat, amely gyártói támogatással rendelkezik az Európai Unión belül. A futtató környezetet az Ajánlatkérő biztosítja az alkalmazás telepítéséhez, ennek üzemeltetése Ajánlatkérő feladata.

A Rendszert éles környezetben maximum 150 felhasználó használná (nem egyidejűleg).

Nyertes ajánlattevő a Rendszer implementálását, valamint jelen dokumentumban foglalt elvárásokat teljesítő licencelemek és a kapcsolódó szállítói támogatói szolgáltatás biztosítását vállalja.

Az iratkezelési rendszerre vonatkozó elvárások:
• Elvárás a hatósági rendszerrel szemben, hogy integrált módon legyen képes kiszolgálni a Hatóság ügyiratkezelési, ügynyilvántartási igényeit.
• Rendelkezzen egy modern, a mai kor követelményeinek megfelelő, áttekinthető, felhasználóbarát felülettel, legyen logikus felépítésű, könnyen kezelhető.
• Biztosítson azonnali informálódási lehetőséget egy képernyőn az adott irattal/üggyel kapcsolatban.
• Biztosítson megoldásokat a teljes elektronikus ügyintézés megvalósításához legalább a 2015. évi CCXXII. törvény 25.§.(3) bekezdés szerinti szolgáltatásokkal (kormányzati elektronikus ügyintézési szolgáltatásokhoz kapcsolódás pl. ügyfél ügyintézési rendelkezésének lekérdezése és nyilvántartása, azonosítási szolgáltatások, biztonságos kézbesítési szolgáltatás, elektronikus aláírással és időbélyeggel ellátott dokumentumok feldolgozása, stb.), továbbá a bírósági elektronikus kapcsolattartás tekintetében.
• A szoftvernek a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendeletnek megfelelő érvényes tanúsítvánnyal rendelkeznie kell.
• Automatizmusokkal, logikai ellenőrzésekkel, értesítési rendszerrel biztosítsa az adminisztratív terhek csökkentését. A rendszer felhasználóbarát felülete segítséget kell nyújtson a felhasználóknak az adatbeviteli mezők kitöltésében.
Részletes követelmények:
• A kötelező műszaki tartalmat a műszaki leírás 9.1.. pontja szerinti táblázat tartalmazza.
A megvalósítás során a műszaki leírás 10.2 Leszállítandók, dokumentációs elvárások fejezetben megadott termékeket szükséges előállítani.
• A Rendszernek meg kell felelnie a műszaki leírás 10.3 Egyéb műszaki és biztonsági követelmények fejezetben rögzített elvárásoknak.

Ajánlatkérő a beszerzendő szoftverre vonatkozóan kötelező elemeket állapított meg, melyek mindegyikének meg kell felelnie a megajánlott terméknek. Ajánlatkérő kiemelten felhívja a figyelmet, hogy a műszaki leírásban szereplő 9.1 pont alatti műszaki követelmény táblázat minden elvárása kötelező, ezért ha bármelyik kötelező elem nem elfogadott, az az ajánlat érvénytelenségét vonja maga után.

Ajánlattevőknek SZAKMAI AJÁNLATOT kell benyújtania ajánlatukban.
A szakmai ajánlat teljes hiánya az ajánlat érvénytelenségével jár.
Az ajánlat részként csatolni kell:
- a közbeszerzési dokumentumok I. számú mellékletét képező ártáblázatot, mely az 1. értékelési szempontot támasztja alá.
- a közbeszerzési dokumentumok II. számú mellékletét, mely a kötelező műszaki elvárásokat tartalmazza (SZAKMAI AJÁNLAT)
- a közbeszerzési dokumentumok III,. számú mellékletét, mely a 2. értékelési szempontban vállalt további műszaki tartalom alátámasztását szolgálja.
A műszaki leírás tartalmazza részletesen a szakmai ajánlat kötelező minimális tartalmát, azzal hogy a szakmai ajánlatnak nemcsak tagolásában, formaiságában, hanem érdemben is meg kell felelnie annak az elvárásnak, hogy abból Ajánlatkérő meg tudja ítélni, hogy az általa kért szoftver követelményeinek a megajánlás megfelel-e.
Hangsúlyosan felhívja a figyelmet Ajánlatkérő, hogy a szakmai ajánlathoz csatolni kell a műszaki leírás 9.1. pontja szerinti kötelező műszaki követelményekre vonatkozó kitöltött ajánlattevői táblázatot is.

A beszerzendő szoftver,a támogatási szolgáltatás,a rendszerkörnyezet és vállalkozó feladatainak részletezése a műszaki leírásban található.

A beszerzés leírása

Közbeszerzés tárgy: Tanúsított iratkezelési szoftver bevezetése és támogatása

Az Integritás Hatóság a saját hivatali iratkezelésének biztosítására tanúsított iratkezelési szoftvert és az ahhoz kapcsolódó szolgáltatásokat kívánja beszerezni.
Ajánlattevő feladata a szoftver biztosítása, annak Ajánlatkérő igényeinek megfelelő fejlesztése, bevezetése, majd a bevezetést követően a rendszer támogatása, ügyfélszolgálat biztosítása, a jogszabályi és informatikai frissítések ellátása.

A rendszert Ajánlatkérő fogja üzemeltetni, a rendszer üzemeltetése nem része a beszerzésnek, viszont az üzemeltetési tevékenység minél szélesebb körű és minél hatékonyabb támogatása szükséges az Ajánlattevő részéről. Az üzemeltetés támogatási időszak - az élesítés utáni 20 napos kiemelt támogatási időszakot követő - 36 hónap.


Tervezett mérföldkövek, illetve elvárt ütemezés:
• 0. FÁZIS: Projekt indítás
• 1. FÁZIS: Megvalósítás
• 2. FÁZIS: Tesztüzem
• 3. FÁZIS: Élesítés (go live)
• 4. FÁZIS: Kiemelt támogatás (Babysitting/hypercare)
A mérföldkövek részletes leírását a műszaki leírás tartalmazza részletesen.

A rendszer kiépítésre és üzembe helyezésére 100 naptári nap áll rendelkezésre, mely kötbérterhes határidő.

Információbiztonsági követelmények:
Ajánlatkérő az állami és önkormányzati szervek elektronikus információbiztonságáról szóló 2013. évi L. törvény, valamint a 2013. évi L. törvényben meghatározott technológiai, biztonsági, valamint a biztonságos információs eszközökre, termékekre, továbbá a biztonsági osztályba és biztonsági szintbe sorolásra vonatkozó követelményekről szóló 41/2015. (VII.15.) BM rendelet alapján a 3-as információbiztonsági szintbe sorolta a bevezetésre kerülő informatikai rendszert.

Oktatás:
A rendszer használatának betanításához oktatást szükséges tartani. Oktatásokat a tesztelési szakasz elején szükséges elvégezni a Hatóság környezetében tartott, teszt környezet alkalmazásával történt gyakorlati bemutató során (1 alkalom). Az Ajánlattevő feladata a kulcsfelhasználók gyakorlati oktatása, amelynek célja egyrészt a rendszert ismerő és önállóan használni képes szakemberek oktatása, másrészt a teszteléshez szükséges ismeretek átadása.
Emellett az Ajánlattevő feladata az üzemeltetéshez szükséges rendszer-adminisztrátori oktatás megtartása (1 alkalom).
Az Ajánlattevőnek az éles induláshoz kapcsolódóan bemutató oktatást kell tartani a végfelhasználók számára az elfogadott szabályzatnak megfelelő használatról (2 alkalom).
A Hatóság az oktatásokról videó felvételt készíthet (pl. Teams videó rögzítés). Az oktatást a Hatóság székhelyén kell biztosítani, a helyszínt és feltételeket az Ajánlatkérő biztosítja.

A nyertes ajánlattevőt a Rendszerre 12 hónap jótállás, 36 hónap szavatosság terheli.

A Szerződés teljesítésének helye: Roosevelt Irodaház, Budapest, Széchenyi István tér 7-8, 1051

Ajánlatkérő a 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 46. §-a alapján rögzíti, hogy amennyiben az eljárást megindító felhívásban és a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott szabványra, műszaki engedélyre, műszaki előírásokra, műszaki ajánlásra, illetve meghatározott gyártmányú vagy eredetű̋ dologra, illetve konkrét eljárásra, védjegyre, szabadalomra,
tevékenységre, személyre, típusra vagy adott származásra vagy gyártási folyamatra hivatkozik, úgy a megnevezés csak a tárgy jellegének egyértelmű̋ meghatározása érdekében történt, és a megnevezés mellett a „vagy azzal egyenértékű̋” kifejezést is érteni kell. Az egyenértékűség bizonyítása Ajánlattevő feladata.

A megajánlott szoftverre vonatkozó, a szoftvernek a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendeletnek megfelelő érvényes tanúsítvány másolatát az ajánlat részeként be kell nyújtani, mely az ajánlat ÉRVÉNYESSÉGI FELTÉTELE.

További információk

A BT-36 mező A szerződés, a keretmegállapodás vagy a dinamikus beszerzési rendszer időtartama pont szerinti 40 hónapos szerződési időtartam úgy értendő, hogy 100 nap áll rendelkezésre a nyertes ajánlattevőnek a teljes rendszer bevezetésére és éles üzembe helyezésére, ezt követően 20 munkanap kiemelt támogatási időszak van, és további 36 hónapon keresztül kell támogatnia az üzemeltetést, a szoftverkövetést, és biztosítania kell a licenceket.

A megajánlás műszaki tartalmára vonatkozó SZAKMAI AJÁNLAT tartalmával kapcsolatos elvárások
Kérjük, hogy Ajánlattevők részletes szakmai ajánlatukat oldalszámozással és tartalomjegyzékkel ellátva az alábbi struktúrában készítsék el, segítve ezzel az ajánlatok elbírálását. Az ajánlatot PDF verzióban és szerkeszthető verziókban is szeretné Ajánlatkérő látni. Az alábbi felsorolás egyben az ajánlati fejezetek sorszámozását és elnevezését (vastagon szedett részek) is tartalmazza, amin az Ajánlattevő nem változtathat. Ajánlatnak kötelezően tartalmaznia kell a következő elemeket a bevezetni kívánt Rendszerrel kapcsolatban.

1. Bevezetés, az Ajánlattevő rövid bemutatása (maximum 2 oldal)
2. A megajánlott rendszer technikai bemutatása
2.1. Logikai felépítés: Fő komponenseket és kapcsolataikat bemutató szoftver architektúra ábra a megoldás lényeges elemeivel és azok bemutatásával.
2.2. Integrációs lehetőségek: A kapcsolódó rendszerekkel integrációs pontok és integrációs technológiák, szabványok bemutatása.
2.3. Adatok kezelése: adat tárolás bemutatása, adatok importálásának és exportálásának lehetőségei.
2.4. Biztonság és adatvédelem: A szállítandó Rendszer a biztonsági és adatvédelmi megoldásai. Mutassa be, hogyan védi az adatokat a rendszer?
2.5. Jogosultsági rendszer működése (authentikáció és authorizációs rendszer).
2.6. Továbbfejlesztési lehetőségek, folyamat konfigurálási lehetőségek.
2.7. Hardver és szoftver követelmények: részletes infrastruktúra követelmények meghatározásával oly módon, hogy minimum 1 éven belül azok további bővítést ne igényeljenek, arányosak legyenek a várható rendszerterhelés növekedési ütemével.
2.7.1. HW követelmények: A megajánlott rendszerhez szükséges hardver méretezése, működéséhez szükséges hardver feltételek (CPU, memória, tárhely stb.).
2.7.2. SW követelmények: A megajánlott rendszerben alkalmazandó, a hardver méretezéssel összhangban levő, szükséges, és szállítandó szoftver előfeltételek és licencek mennyisége és milyensége (VM, operációs rendszer, adatbázis stb.).
2.7.3. Egyéb követelmények: Működtetéshez szükséges egyéb infrastruktúra elemek, rendszerek (hálózati beállítások, külső szolgáltatások mint címtár, levelezés stb.).
2.8. Frissítések: új verzióra történő átállás, frissítés, szoftverkövetés, teszt környezetre történő átállás leírása.
3. A megajánlott rendszer funkcionális bemutatása a tervezett fejlesztések ismertetésével.
4. Nyilatkozatok, mellékletek
Kötelező követelményeket tartalmazó Excel táblázat kitöltve. Az implementálandó Rendszer kötelező elvárásokra vonatkozóan tett válasza PDF és Excel formátumban, melyet a 9.1. sz. mellékletek feltöltésével kér Ajánlatkérő bemutatni. A kitöltés során a követelmények mellé kérjük jelezni, hogy az adott funkcionális/adatkapcsolati követelmény vagy igény teljesítésre kerül-e, ha igen, az a rendszer bemutatásáról benyújtott dokumentum mely fejezetében - pontjában került kifejtésre. Az Ajánlatkérő felhívja a figyelmet arra, hogy a 9.1 pont alatt lévő műszaki követelmény táblázat minden elvárása kötelező, ezért a „nem teljesíti” választási lehetőség nem elfogadott, azaz az ajánlat érvénytelen a Kbt. 73.§ (1) bekezdés e) pontja alapján. Részleges teljesítés nem elfogadható. A válasz mellett szükség szerint magyarázat, továbbá a megoldás módja is magadható.

SZÁMLÁZÁS FŐBB FELTÉTELEI:
3.9. A Vállalkozó az alábbiak szerint jogosult számla kibocsátására:

3.9.1. A Vállalkozó a licencek és a kész Rendszer bevezetéshez kapcsolódó díjak vonatkozásában – a Megrendelő által igazolt teljesítése esetén – a Rendszer éles üzembe állítását követően, jogosult számlát kiállítani, benyújtani. A Megrendelő az átadás-átvételtől számított 8 napon belül köteles kiállítani a teljesítésigazolást. A számla a teljesítésigazolás alapján tartalmazza a licencek díját és a Rendszer bevezetéshez kapcsolódó díjakat, és melléklete a teljesítésigazolás, minek feltétele az éles üzembe helyezésre vonatkozó, műszaki leírásban írt eredménytermékek (dokumentációk) rendelkezésre bocsátása.

3.9.2. A Vállalkozó a 20 munkanapos kiemelt támogatási időszak vonatkozásában – a Megrendelő által igazolt teljesítése esetén – a kiemelt támogatási időszak lejártát követően jogosult számlát kiállítani, benyújtani. A Vállalkozó a kiemelt támogatási időszak lejártát követően 5 napon belül köteles benyújtani a teljesítésigazolás tervezetét. A Megrendelő a teljesítésigazolás tervezet benyújtásától számított 8 napon belül köteles kiállítani a teljesítésigazolást.

3.9.3. A támogatási szolgáltatások tekintetében a Vállalkozó tárgyhónapot követő hónap 5. napjáig köteles benyújtani az előző hónapra vonatkozó teljesítésigazolás tervezetet. A Megrendelő – amennyiben a tervezet megfelelő – a benyújtást követő 5 napon belül köteles kiadni a teljesítésigazolást. A Vállalkozó a teljesítésigazolás kiadásától számított 8 napon belül köteles havonta egy darab számla kiállítására és benyújtására a tárgyhónapban kiállított teljesítésigazolás alapján, mely számla megbontva tartalmazza az üzemeltetés támogatási havi díjat és a szoftverkövetési havi díjat. A teljesítésigazolás melléklete a havi hibabejelentések és azok kezelésének leírása, melyből megállapíthatónak kell lennie annak, hogy a hibajavítás határidőben megtörtént-e.

3.9.4. Az opciós szolgáltatások tekintetében teljesítést követő 5 napon belül köteles benyújtani tevékenységkimutatását a Vállalkozó. A Megrendelő – amennyiben a tevékenységkimutatásban foglaltakkal egyetért – annak benyújtását követő 5 napon belül köteles kiadni a teljesítésigazolást. A Vállalkozó a teljesítésigazolás kiadásától számított 8 napon belül köteles számla kiállítására és benyújtására.

KÖTBÉREK:
10.1. Késedelmi kötbér:
Amennyiben a Vállalkozó a Szerződés teljesítése során - olyan okból, amelyért felelős –késedelembe esik késedelmi kötbér fizetésére köteles.

10.1.1. A Rendszer éles üzembe állításának késedelme esetén a késedelemi kötbér alapja a Szerződés 3.1. pontjában rögzített díjtáblázat „Licencek díja összesen” és a „Bevezetéshez kapcsolódó díjak összesen” tételek ellenértéke.
10.1.1.1. A késedelmi kötbér mérteke a késedelemmel érintett napokra vonatkozóan 0,5% naponta.
10.1.1.2. A késedelmi kötbér maximális mértéke a kötbéralap 20 %-a. A késedelmi kötbér megfizetése nem mentesít a teljesítés alól.

10.1.2. A Szerződés 3.1. pontjában rögzített díjtáblázat „Opció” tétel lehívásakor a Vállalkozó késedelmes teljesítése esetén a késedelmi kötbér alapja a Megrendelő által megrendelt opciós szolgáltatás nettó értéke. A késedelmi kötbér mérteke a késedelemmel érintett napokra vonatkozóan 0,5% naponta. A késedelmi kötbér maximális mértéke a kötbéralap 20 %-a.

10.2. Hibás teljesítési kötbér:
A Vállalkozó hibás teljesítési kötbér fizetésére köteles, ha a terméktámogatási (support) szolgáltatások vonatkozásában a Vállalkozó 2 munkanapon belül nem javítja ki a hibát, illetve nem nyújtja a szolgáltatást. A hibás teljesítési kötbér mértéke:
• magas besorolású hiba esetén: 25.000, - Ft / munkanap,
• közepes besorolású hiba esetén: 15.000, - Ft / munkanap,
• alacsony besorolású szintű hiba esetén: 5.000, - Ft / munkanap
azzal, hogy a hibás teljesítési kötbér maximális mértéke a terméktámogatási szolgáltatások 1 hónapra eső díjával megegyező összeg.

10.3. Meghiúsulási kötbér:
10.3.1. Amennyiben a Szerződés egésze meghiúsul a Vállalkozó felelőssége miatt, a Vállalkozó meghiúsulási kötbér fizetésére köteles.
10.3.1.1. A meghiúsulási kötbér alapja a Szerződés – annak teljes időtartamára vetített - teljes nettó ellenértéke.
10.3.1.2. A meghiúsulási kötbér mértéke 20 %.

10.3.2. A Szerződés részleges meghiúsulása esetén - a támogatási szolgáltatások teljes vagy részleges meghiúsulása esetén Vállalkozó meghiúsulási kötbér fizetésére köteles, amennyiben a meghiúsulásért felelős.
10.3.2.1. A meghiúsulási kötbér alapja a meghiúsult támogatási szolgáltatásokra, valamint le nem szállított termékekre eső díj összege.
10.3.2.2. A meghiúsulási kötbér mértéke 20 %.

A lehetőségek leírása

A kiírás tárgyában további időráfordítás alapon elszámolt szakértői és fejlesztési opcionális órakeret biztosítása Ajánlattevő által szállított szolgáltatások és megoldások támogatására 200 óra mennyiségben, minimum lehívási garancia nélkül.
A szolgáltatás különösen az alábbi feladatok elvégzését foglalja magába:
• Az esetlegesen felmerülő egyedi igényekre, továbbfejlesztési feladatokra, paraméterezésekre, testre szabásokra vonatkozó szakértői, fejlesztői kapacitás keret biztosítása.
• Egyéb, a rendszer üzemszerű működésének biztosításához szükséges szakértői szolgáltatások nyújtása, így például rendszerdokumentációk módosítása, készítése, üzemeltetéshez kapcsolódó képzések – konzultációk, esetlegesen kiszolgálók költöztetésének támogatása.
Az órakeret az éles üzembe állítást követő 36 hónapos időtartamban használható fel.
Az órakeret a megajánlott szoftver továbbfejlesztésére vonatkozóan kerül meghatározásra, nem %-os mennyiségi eltérés és nem %-os opciós rész.

Annak indoklása, hogy az odaítélési szempontok súlyozását miért nem tüntették fel

1.értékelési szempont: Megajánlott ellenszolgáltatás összesen (nettó Ft)
A megajánlott ellenszolgáltatás nettó ajánlati ár kerül értékelésre, mely egyösszegű megajánlást jelent a felolvasólapon.
A felolvasólapon tett megajánlást egy ártáblázat támasztja alá. Mértékegysége magyar forint (HUF).
Az értékelés módszere a fordított arányosítás.
Az adható pontszám alsó határa 0 pont, a felső határa 100 pont

2.értékelési szempont: Többlet műszaki vállalások (min. 0 pont-max. 326 pont)
Ajánlatkérő a 2. értékelési szempont keretében arra biztosított lehetőséget, hogy az ajánlattevők 42 db műszaki jellemzőre vonatkozóan annak teljesítésére vállalásokat tehetnek, mint többlet műszaki vállalások.
Ajánlatkérő a többlet műszaki vállalásokat akként értékeli, hogy először az előzetesen meghatározott pontszámokat osztja ki a megtett vállalásra, melyet a jelen közbeszerzési dokumentáció III. számú melléklete tartalmaz.
Ajánlatkérő a különböző vállalásokat azok jellemzőire tekintettel, nem azonos, hanem eltérő pontszámokkal rendeli értékelni. Ajánlatkérő ezen pontkiosztást követően pedig egyenes arányosítással végzi el az értékelést a 2. értékelési szempontra vonatkozóan.
A pontkiosztás alapján az összpontszám értéke maximum 326.
Az értékelés módszere az egyenes arányosítás.
Az adható pontszám alsó határa 0 pont, a felső határa 100 pont, és a 0-326 közötti érvényes pontszám tartományban megadott megajánlott pontszámok egyenes arányosítás keretében kerülnek egymással történő összehasonlításra.

Az eljárás legfontosabb jellemzői

81. § (1) A nyílt eljárás olyan, egy szakaszból álló közbeszerzési eljárás, amelyben minden érdekelt gazdasági szereplő ajánlatot tehet.
(2) A nyílt eljárás ajánlati felhívással indul.
(3) Az ajánlattevő ajánlatával együtt benyújtja a kizáró okok és az alkalmasság igazolására az egységes európai közbeszerzési dokumentumot.
(4) Nyílt eljárásban az ajánlatkérő a közbeszerzési dokumentumokban rendelkezhet úgy, hogy a bírálatnak az aránytalanul alacsony ár vagy költség vagy egyéb aránytalan vállalások vizsgálatára vonatkozó részét az ajánlatok értékelését követően végzi el. Ebben az esetben csak a legkedvezőbb vagy a legkedvezőbb és az azt követő egy vagy több legkedvezőbb ajánlattevő tekintetében vizsgálja az ár vagy költség aránytalanul alacsony voltát, illetve az egyéb vállalások aránytalanságát, és alkalmazza szükség esetén a 72. § szerinti eljárást. Ha az ajánlattevő ajánlata aránytalanul alacsony ár vagy költség, vagy egyéb aránytalan vállalások miatt érvénytelennek bizonyul, az értékelési sorrendben a következő ajánlattevő a helyébe lép és a szükséges bírálati cselekményeket ennek megfelelően kell elvégezni.
(5) Az ajánlatkérő nyílt eljárásban a közbeszerzési dokumentumokban rendelkezhet úgy is, hogy az ajánlatok bírálatát – az egységes európai közbeszerzési dokumentumban foglalt nyilatkozat alapján – az ajánlatok értékelését követően végzi el. Ebben az esetben csak az értékelési sorrendben legkedvezőbb vagy a legkedvezőbb és az azt követő egy vagy több legkedvezőbb ajánlattevő tekintetében végzi el a bírálatot. A 69. § rendelkezéseit megfelelően alkalmazni kell azzal, hogy a bírálat során ilyenkor is biztosítani kell, hogy az összegezésben megnevezett nyertes – és ha az összegezésben meg kívánja nevezni, a második legkedvezőbb ajánlatot tett – ajánlattevő ajánlatának érvényességét az eljárást lezáró döntést megelőzően az ajánlatkérő az ajánlattevő nyilatkozatát alátámasztó igazolások vizsgálatára is kiterjedően teljeskörűen elbírálja.
(6)
(7) Az ajánlati felhívásban az ajánlatkérő nem határozhatja meg az ajánlattételi határidőt az ajánlati felhívást tartalmazó hirdetmény feladásának napjától számított harminc napnál rövidebb időtartamban. Az ajánlattételi határidőt az ajánlati felhívást tartalmazó hirdetmény feladásának napjától számított legalább harmincöt napban lehet meghatározni, ha a közbeszerzési eljárásban az ajánlatok nem vagy csak részben nyújthatóak be elektronikus úton..
(8) Ha az ajánlatkérő az ajánlati felhívást tartalmazó hirdetmény feladásának napját legalább harmincöt nappal megelőzően, de legfeljebb tizenkét hónapon belül előzetes tájékoztatót tartalmazó hirdetményt adott fel, és az tartalmazta a külön jogszabályban foglaltak szerint a tájékoztatót tartalmazó hirdetmény szerinti adatokat, a (7) bekezdésben előírt határidőnél rövidebbet is meg lehet határozni, az ajánlattételi határidő azonban nem lehet rövidebb az ajánlati felhívást tartalmazó hirdetmény feladásának napjától számított tizenöt napnál.
(9) Ha az ajánlatkérő egyes közbeszerzési dokumentumok esetében a 39. § (2) bekezdése szerint nem biztosítja a teljes körű, közvetlen, elektronikus hozzáférést, az ajánlattételi határidőt legalább a (7) és (8) bekezdésekben foglaltaknál öt nappal hosszabb időtartamban kell meghatározni.
(10) Kivételesen indokolt és sürgős esetben, ha a (7) bekezdésben foglalt határidők nem lennének betarthatóak, az ajánlatkérő a (7) bekezdésben foglaltnál rövidebb ajánlattételi határidőt is meghatározhat, amely azonban nem lehet rövidebb az ajánlati felhívást tartalmazó hirdetmény feladásának napjától számított tizenöt napnál (gyorsított nyílt eljárás). A gyorsított eljárás alkalmazásának indokát az eljárást megindító hirdetményben meg kell adni.
(11) A nyílt eljárásban nem lehet tárgyalni. A nyílt eljárásban az ajánlatkérő a felhívásban és a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott feltételekhez, az ajánlattevő az ajánlatához az ajánlattételi határidő lejártától kötve van. Az ajánlati kötöttség időtartamát az ajánlatkérő az ajánlati felhívásban nem határozhatja meg annak kezdetétől számított harminc – építési beruházás esetén, valamint ha a közbeszerzési eljárást külön jogszabályban előírt folyamatba épített ellenőrzés mellett folytatják le hatvan – napnál hosszabb időtartamban.

Az ajánlatok felbontásának feltételei (Tájékoztatás a felhatalmazott személyekről és a felbontási eljárásról)

Az ajánlatokat tartalmazó iratok felbontását az EKR az ajánlattételi határidő lejártát követően,
2 órával később kezdi meg.Az ajánlatnak az ajánlattételi határidő lejártának időpontjáig kell
elektronikusan beérkeznie. A beérkezés időpontjáról az EKR visszaigazolást küld.

További információk

Az ajánlatokat tartalmazó iratok felbontását az EKR az ajánlattételi határidő lejártát követően,
2 órával később kezdi meg.Az ajánlatnak az ajánlattételi határidő lejártának időpontjáig kell
elektronikusan beérkeznie. A beérkezés időpontjáról az EKR visszaigazolást küld.

A kiválasztási kritériumok listája és rövid leírása

M1) referencia: A Kbt. 67. § (1)-(3) bekezdéseiben, valamint a 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 2. § (1) bekezdés c) pontja, valamint (5) bekezdése alapján az alkalmassági követelmények előzetes igazolására az egységes európai közbeszerzési dokumentum (EEKD) IV. rész alfa pontját kell kitölteni.
Az ajánlatkérő Kbt. 69. § (4) illetve (6) bekezdése szerinti felhívására a Kbt. 65. § (1) bekezdés b) pontja, valamint a 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 21. § (1) bekezdés a) pontja és 22. § (1) bekezdése alapján benyújtandó az ajánlattevő, illetve az alkalmasság igazolásában részt vevő más szervezet nyilatkozata, vagy a szerződést kötő másik fél által kiadott vagy aláírt igazolás legalább az alábbi tartalommal:
– a megrendelő neve, címe;
- a megrendelő részéről a referenciát igazoló személy neve és elérhetősége (telefonszám vagy e-mail cím);
– a megrendelést teljesítő (a referenciával rendelkező) megnevezése;
– a szállítás tárgya, mennyisége olyan részletességgel, hogy abból az alkalmassági követelménynek való megfelelés, valamint a saját teljesítés aránya (%) egyértelműen megállapítható legyen;
– a szerződés teljesítésének kezdő időpontja (év/hónap/nap);
– a szerződés teljesítésnek befejező időpontja (év/hónap/nap);
– arra vonatkozó nyilatkozat, hogy a teljesítés az előírásoknak és a szerződésnek megfelelően történt-e.
Az igazolás körében a Kbt. 65. § (6)-(7), (9), (11)-(12) bekezdéseiben foglaltakra is figyelemmel kell lenni.
Irányadó a Kbt. 69. § (11)-(13) bekezdése, valamint a 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 1. § (7) bekezdése és 21/A. §- a is.
A Kbt. 65. § (9) bekezdése szerint a releváns szakmai tapasztalatot igazoló referenciára vonatkozó követelmény teljesítésének igazolására az ajánlattevő csak akkor veheti igénybe más szervezet kapacitásait, ha az adott szervezet olyan mértékben részt vesz a szerződés, vagy a szerződés azon részének teljesítésében, amelyhez e kapacitásokra szükség van, amely – az ajánlattevő saját kapacitásával együtt – biztosítja az alkalmassági követelményben elvárt szaktudás, illetve szakmai tapasztalat érvényesülését a
teljesítésben. A Kbt. 65. § (7) bekezdés szerint csatolandó kötelezettségvállalásnak azt kell alátámasztania, hogy ez a szervezet ténylegesen részt vesz a szerződés teljesítésében.
Ajánlatkérő a Kbt. 65. § (10) bekezdése szerinti előírást nem tesz.
Amennyiben az ajánlattevő az alkalmassági minimumkövetelményeknek való megfelelés érdekében más szervezet vagy személy kapacitására támaszkodik, az ajánlatban benyújtandók a Kbt. 65. § (7) bekezdése szerinti nyilatkozatok.

M1) ALKALMASSÁGI MINIMUMKÖVETELMÉNY:
Alkalmas az ajánlattevő a szerződés teljesítésére, ha az eljárást megindító felhívás feladásától visszafelé
számított három évben rendelkezik sikeres éles üzembe helyezéssel lezárt, a szerződésnek és az előírásoknak megfelelően teljesített, legalább 40 fő felhasználóval működő TANÚSÍTOTT iratkezelési szoftver leszállítására és üzembe helyezésére vonatkozó referenciaszállítással.
A 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 21. § (1a) bekezdése alapján az ajánlatkérő a vizsgált időszak alatt befejezett, de legfeljebb az eljárást megindító felhívás feladását megelőző hat éven belül megkezdett szállításokat veszi figyelembe.
Az előírt mennyiség tekintetében nem követelmény az egy referenciaszállításon (szerződésen) belüli megvalósulás.

A főbb finanszírozási feltételek és fizetési szabályok és/vagy hivatkozás az ezeket szabályozó vonatkozó rendelkezésekre

AK a Kbt. 135. § (1) bekezdés szerint a szabályosan kiállított számla ellenében, a számla kézhezvételétől számított 30 napon belül, átutalással teljesíti a nyertes AT bankszámlájára, a Ptk. 6:130. § (1)-(2) bekezdéseinek és a Kbt. 135. § (5) és (6) bekezdése szerint. A számlázással kapcsolatban irányadó a Kbt. 27/A §-a is. AK előleget nem fizet.
Ajánlatkérő előleget nem biztosít.
Részletes fizetési feltételeket a szerződés tervezet tartalmazza.

További információk

1. Ajánlatkérő nem alkalmazza a Kbt. 75.§ (2) e) pontját. A lefolytatott előzetes piaci konzultáció azonosítója: EKR000403362024. A beszerzési tárgy piaca szűk, a tanúsított jelenlegi szoftver kivezetésre kerül.
2. Az ajánlathoz csatolni kell AT Kbt.66.§(6)a)-b)szerinti nyilatkozatát(nemleges válasz esetén is),elektronikus űrlap formájában.
3. Elektronikus űrlap formájában csatolni kell Kbt.66.§(2)szerinti nyilatkozatot,Kbt.66.§(5)szerinti felolvasólapot.
4. AT tekintetében csatolni kell folyamatban lévő cégbírósági változásbejegyzési eljárás esetén a cégbírósághoz benyújtott változásbejegyzési kérelem és annak érkeztetéséről a cégbíróság által megküldött igazolás [=ún.„e-tértivevény” és/vagy az „Informatikai vizsgálat eredménye” elnevezésű dokumentumot,továbbá .xml file-ként a „Változásbejegyzési kérelem” elnevezésű dokumentumot(mellékletek nélkül)].Amennyiben AT tekintetében nincs folyamatban lévő cégbírósági változásbejegyzési eljárás,abban az esetben az erre vonatkozó nemleges tartalmú
változásbejegyzési nyilatkozat EKR űrlapon történő benyújtása szükséges.
5. Az ajánlathoz elektronikus űrlap formájában csatolandó nyilatkozatok jegyzékét a Közbeszerzési
Dokumentum(KD)tartalmazza.
6. A kizáró okokra és az alkalmassági követelményekre vonatkozóan a közbeszerzés megkezdését
megelőzően kiállított igazolások is benyújthatóak(felhasználhatóak)mindaddig,ameddig az
igazolásokban foglalt tény,illetve adat tartalma valós.AK - ellenkező bizonyításig - az adat
valóságtartalmát az AT erre vonatkozó külön nyilatkozata nélkül vélelmezi.
7. Több gazdasági szereplő közösen is tehet ajánlatot.A közös ajánlatot benyújtó gazdasági szereplők közül az ajánlattételi határidő lejárta után valamely gazdasági szereplő kiválása esetén a
fennmaradó gazdasági szereplők akkor vehetnek részt az eljárás további részében,ha továbbra is
megfelelnek az eljárásban előírt valamennyi alkalmassági feltételnek és a változás nem jár a
verseny tisztaságának sérelmével.Közös ajánlat benyújtása esetén az ajánlatnak tartalmaznia kell a
valamennyi közös AT-k által aláírt Együttműködési Megállapodást,amelynek tartalmi előírásait KD
tartalmazza.Közös ajánlattétel esetén a Kbt.35.§-a,41/A.§(4)-(5).
8. AK minden előírt alkalmassági követelményt a minősített ATk jegyzékéhez képest szigorúbban
határozta meg.
9. AT a Kbt.44.§(1)szerint az ajánlatban elkülönített módon elhelyezett üzleti titkot tartalmazó iratok nyilvánosságra hozatalát megtilthatja(EKR-ben erre szolgáló funkció alkalmazásával).
10. Kiegészítő tájékoztatás iránti kérelem kizárólag az EKR felületén keresztül lehetséges.Az egyéb helyen benyújtott(fax/e-mail)kérdést AK nem veszi figyelembe! A kiegészítő tájékoztatás nyújtása: EKR felületen.
11. ATnek az ajánlathoz tételes ártáblázatot köteles csatolni, mely a közbeszerzési dokumentumok I. számú melléklete.
12. ATnek SZAKMAI AJÁNLATOT kell készítenie,melynek tartalmi követelményeit részletesen a műszaki leírás tartalmazza. A szakmai ajánlat teljes hiánya az ajánlat érvénytelenségével jár. A kötelező műszaki tartalomra vonatkozó táblázat a közbeszerzési dokumentumok II. számú melléklete.
13. A megajánlott szoftverre vonatkozó, a szoftvernek a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II. 21.) BM rendeletnek megfelelő érvényes tanúsítvány másolatát az ajánlat részeként be kell nyújtani, mely az ajánlat ÉRVÉNYESSÉGI FELTÉTELE.
14. Ajánlattevőnek a 2. számú, Többlet műszaki tartalom vállalására vonatkozó megajánlásának alátámasztására ajánlatáhopz csatolni kell az értékelési szempontra megajánlott, nem kötelező műszaki tartalmi elemeket tartalmazó táblázatot, mely a közbeszerzési dokumentumok III. számú mellékletét.
15. Felhívásban,valamint az ajánlatkérési dokumentációban esetlegesen szereplő,meghatározott gyártmányra,típusra történő hivatkozások csak a tárgy jellegének egyértelmű meghatározása
érdekében történtek.AK a 321/2015.(X.30.)Korm.rendelet 46.§(3)alapján az előírttal mindenben
egyenértékű terméket elfogad.
16. További információkat KD tartalmaz.
17. ÁKSZ: Hegedűsné dr. Hovánszki Tímea (ltsz:00664)
18. Részajánlattétel kizárásának indokolása: Az iratkezelési rendszer egy egységes rendszer, mind műszakilag, mind jogilag egy egységet alkot. Az Iratkezelési Szoftver szabályozását a közfeladatot ellátó szerveknél alkalmazható iratkezelési szoftverekkel szemben támasztott követelményekről szóló 3/2018. (II.21.) BM rendelet, valamint a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005 (XII. 26.) Kormányrendelet egységes szabályozása biztosítja, egységes követelményrendszer meghatározásával és egységes felelősségi rendszerrel. A kapcsolódó szolgáltatás a beszerzendő szoftver bevezetéséhez, üzemeltetéséhez, jogszabályi és informatikai szempontú frissítésével kapcsolatos feladatokat foglal magában, melyek a szoftver jogosultjától nem különíthető el többletköltségek nélkül.
Ennek megfelelően az eljárás beszerzési tárgyának részekre bontása nem szolgálná sem a célszerűséget, sem a jogszerűséget, sem a közpénzek takarékos felhasználását, ezért Ajánlatkérő nem biztosítja a részekre bontás lehetőségét.

Leírás

Rendszerbevezetési részfeladatok, adatmigrációs feladatok, Kiemelt támogatási részfeladatok, Oktatási részfeladatok, Üzemeltetés támogatási részfeladatok, esetleges fejlesztési feladatok

Kiegészítés a BT-730, BT-553 mezőhöz: A kalkulált értéket az opcióval növelt érték alapján számolta a rendszer, az változhat az opció lehívása függvényében.

A szerződés alvállalkozásba adandó részének rövid leírása

Rendszerbevezetési részfeladatok, adatmigrációs feladatok, Kiemelt támogatási részfeladatok, Oktatási részfeladatok, Üzemeltetés támogatási részfeladatok, esetleges fejlesztési feladatok

Kiegészítés a BT-730, BT-553 mezőhöz: A kalkulált értéket az opcióval növelt érték alapján számolta a rendszer, az változhat az opció lehívása függvényében.

További információk

A 44/2015. (XI.2.) MvM rendelet 18. §-a szerinti további információk:

Benyújtott ajánlatok száma: 3

1. Nyertes Ajánlattevő: DMS Services Korlátolt Felelősségű Társaság (Magyarország, 1021 Budapest, Labanc út 6. A. ép. fszt. 1. 6. A. ép. fszt. 1.; adószám: 14727485241)

2. EuroMACC Adatfeldolgozó és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság (Magyarország, 1037 Budapest, Montevideo Utca 3/B; adószám: 12140859241) érvénytelen ajánlat;

3. Care All Kereskedelmi és Szolgáltató Korlátolt Felelősségű Társaság (Magyarország, 1121 Budapest, Törökbálinti Út 15. A. ép. Fsz.; adószám: 13284567243) érdemben nem vizsgált ajánlat.