A beszerzés leírása
Budapesti Fesztiválzenekar (BFZ) próbáihoz, koncertjeihez, egyéb rendezvényeihez, valamint a BFZ próbatermének, raktárának és irodájának a működéséhez szükséges belföldi és nemzetközi közúti szállítások lebonyolítása, anyagmozgatási, rakodási feladatok ellátása, az ezekhez kapcsolódó szervezési, ügyintézési feladatok elvégzése.
A szállítási és anyagmozgatási szolgáltatások keretében az Ajánlattevő feladata:
1. Általános információ
A BFZ koncertnaptára feszített, előfordul, hogy két egymást követő napon más városban/országban lép fel a zenekar. A BFZ kötelezettségeit szigorú szerződési feltételek szabályozzák (főpróbák, koncertek). Kiemelten fontos a határidők és a menetrend pontos betartása.
A szállítandó hangszerek nagy értékűek, különös figyelmet kell fordítani a megfelelő szállítási körülményekre (biztonságos rögzítés, temperálás), a jármű megfelelő őrzésére.
Évente várható koncertek száma
nagyzenekari koncert 90-120 fő eladóművész részvételével
o 55-60 budapesti koncert
o 8-10 vidéki koncert
o 8-10 turné
o 40-45 külföldi turnéhelyszín
egyéb koncert
o 65-70 budapesti koncert
o 20-25 vidéki koncert
Az egyéb rendezvények típusai
sajtótájékoztató
szponzori/támogatói esemény
Családi nap
kitelepülés egyéb rendezvényekre (pl. Pozsonyi Piknik)
2. Szállítás
• Budapesti koncertek alkalmával a feladat: hangszerek, zenekari felszerelések, színpadelemek, díszletek, jelmezek, kellékek, fény- és hangtechnikai eszközök szállítása
A szállításoknak elsődlegesen a zenekar koncertnaptárához és próbarendjéhez, valamint a rendezvényhelyszínek elvárásaihoz kell alkalmazkodni. Így reggel 6:00 és éjjel 2:00 óra között bármikor előfordulhat szállítási feladat. A rendszeres budapesti koncerthelyszíneken (MÜPA, Zeneakadémia) több egymást követő napon ad nagyzenekari koncertet a zenekar. Ilyenkor a kirakodás után a szállító jármű elhagyhatja a rendezvényhelyszínt. Visszaszállítás az utolsó koncert után lehetséges (1-4 nappal a kiszállítás után).
A többi budapesti helyszínen és az egyéb rendezvényeken jellemzően ugyanazon a napon megoldható a ki- és a visszaszállítás.
Évente néhány alkalommal éjszakai koncerteket is ad a zenekar. Ilyenkor a ki- és visszaszállítás is az éjszakai órákban történik.
• Vidéki koncertek alkalmával a feladat: hangszerek, zenekari felszerelések színpadelemek, díszletek, jelmezek, kellékek, fény- és hangtechnikai eszközök szállítása
Jellemzően 1 napon belül történik a ki- és a visszaszállítás (20-400 km távolság). A reggeli indulást követően a kirakodást hosszabb helyszíni várakozási idő (4-9 óra) követi. A rendezvényt követő berakodás után éjszakai visszaszállítás.
• Külföldi turnék alkalmával (jellemzően több várost/országot érintő állomással): hangszerek, zenekari felszerelések színpadelemek, díszletek, jelmezek kellékek, fény- és hangtechnikai eszközök szállítása
Jellemzően 1 szerelvény (teherautó + utánfutó - ha szükséges), de alkalmanként 2 teherautó
2 sofőr + alkalmanként 1-2 cseresofőr
Szükség esetén csereautó biztosítása
• Eseti szállítások
• próbaterem üzemeltetéshez, karbantartáshoz szükséges szállítások (bútorok, gépek, berendezések, irodai eszközök, anyagok, hangszerek, zenekari felszerelések, színpadi elemek, díszletek, jelmezek, kellékek, fény- és hangtechnikai eszközök)
• raktározáshoz kapcsolódó szállítások: bútorok, gépek, berendezések, irodai eszközök, hangszerek, zenekari felszerelések, színpadi elemek, díszletek, jelmezek, kellékek, fény- és hangtechnikai eszközök, archivált dokumentumok
• iroda üzemeltetéshez, karbantartáshoz szükséges szállítások (bútorok, gépek, berendezések, irodai eszközök, reklámanyagok, nyomdai termékek, anyagok)
• egyéb rendezvényekhez kapcsolódó szállítások: bútorok, irodai eszközök, reklámanyagok és nyomdai termékek, anyagok
• egyedi szállítási igények (pl. zongoraszállítás, speciális hangszerek, nagyméretű díszletek, súlyos tárgyak, hidraulikus emelők)
3. Rakodás/anyagmozgatás
• A BFZ és a rendezvényhelyszínek technikai személyzetével együttműködve a teherautók be- és kirakodása, valamint alkalomszerűen az egyes rendezvényhelyszínek berendezése az előzetesen egyeztetett művészi koncepciók és tervek alapján.
• A hangszerek és a zenekari felszerelések szállításához a BFZ rendelkezik megfelelő tárolóeszközökkel és ezek becsomagolását a BFZ munkatársai végzik. A többi szállítandó tárgy esetében az Ajánlattevő javaslatot tesz a csomagolás biztonságos módjára, alkalmanként részt vesz ezen eszközök becsomagolásában.
• Átmeneti raktározás biztosítása max. 48 óra időtartamra, min 40 m3 (lehetőleg a teherautó rakterében, biztonságos, őrzött, zárt körülmények között)
4. Szervezés, ügyintézés, koordináció
• Eseti, előzetes árkalkulációt tartalmazó szállítási terv készítése megbízásonként, jellemzően 6-12 hónappal a várható feladatot megelőzően.
• Útvonalak részletes megtervezése, autópálya-, alagút-, híd-, komp- és egyéb jegyek beszerzése.
• Engedélyek beszerzése a közúti fuvarozást érintő tilalmi időszakokra és területi korlátozásokra (évente 12-15 olyan ország, célterület, ahol ez szükséges lehet) pl.
Éjszakai, hétvégi és egyéb tilalmi időszakokra engedélyek beszerzése az adott feladathoz elvárt járműkategóriához igazodva
behajtási engedélyek beszerzése az egyes célterületekre: súlykorlátozott városrészek, bel- és óvárosi célállomások.
• EU-n kívüli határátlépések alkalmával vámügyintézés lebonyolítása, ATA-Carnet ismerete és kezelése teljes jogkörrel, meghatalmazás alapján.
• Vízumügyintézés
• Turnék alkalmával biztonságos zárt parkolók feltérképezése és befoglalása.
• Szállásfoglalás az esetleges út közbeni megállásokra.
• Előzetes technikai koordináció, mely magába foglalja az egyes koncerthelyszínekkel történő egyeztetést a megközelíthetőségről, biztonságos parkolási lehetőségekről és a kirakodási környezetről.