Utazásszervezési szolgáltatások ellátása

A beszerzés leírása

Nemzetközi és belföldi útvonaltervezés, menetjegyfoglalás és kapcsolódó szolgáltatások biztosítása a Budapesti Fesztiválzenekar Alapítvány (BFZ) külföldi és hazai koncertjein részt vevő zenészek és hangszereik, egyéb fellépők, művészeti csoportok és közreműködők, továbbá a BFZ munkatársai, vendégei és partnerei részére.

Az utazásszervezési szolgáltatások keretében az Ajánlattevő feladata:

1. Külföldi utazások
Csoportos utazások (10 fő felett):
• 8-10 turné/év
• 1-8 turnéállomás/turné
• 40-45 turnéállomás/év
• 70-75 nap/év kint tartózkodás
• Jellemzően 90-120 fő/csoport (bizonyos esetekben kisebb csoportok vagy kisebb csoportokra bontható)
• Európai turnék, évenként 1 tengerentúli turné
Egyéni utazások (1-9 fő):
• Külföldi kisegítő zenészek, szólisták és hangszereik, karmesterek, egyéb fellépők, művészeti csoportok, és közreműködők, valamint a BFZ munkatársak, vendégek és partnerek utaztatása Magyarországra vagy Magyarországról haza vagy turnéállomásokra vagy turnéállomásokról haza
• 600 utazás/év

Repülőjegyek
• Repülőjegy (hagyományos / menetrend szerinti / fapados / diszkont) foglalása és kiállítása - jellemzően turista osztály
• Repülőjegy módosítása (csere/módosítás/törlés/lemondás)
• A részben vagy egészben fel nem használt repülőjegyek légitársaságokra vonatkozó kötelező szabályok, illetve a IATA-szabályok szerinti visszatérítése vagy a jegyek becserélése további utazásra érvényesíthető utalványra
• Járatkésések, járattörlések esetén kártérítések ügyintézése
• Az utaztatás magába foglalja a zenekar hangszereinek a szállítását is. A hangszerek nagy értékűek, sérülékenyek, a biztonságos utaztatásuk kiemelten fontos. Ennek megfelelően:
o Légitársasággal történő egyeztetés a kézipoggyászok vonatkozásában figyelemmel arra, hogy a kisebb hangszerek (pl. hegedű, brácsa, fafúvósok, trombita, kürt) kizárólag kézipoggyászként, az utastérben helyezhetők el, a légitársaság az utazás megkezdésekor nem szállíttathatja azokat raktérbe helyhiányra, vagy egyéb körülményre hivatkozva. A kézipoggyászok pontos méreteit az Ajánlatkérő megadja az konkrét utazásra való ajánlatkérések során.
o Adott légitársaságnál kézipoggyászként nem szállítható hangszerek (pl. cselló, tuba) számára jegyfoglalása (extra seat).
o Utastérbe fel nem vihető, nagyobb hangszerek (pl. nagybőgő, különleges egzotikus hangszerek) feladott poggyászként utaztatása.
• Az Ajánlattevő vállalja a Magyarországon elérhető összes kedvezményes repülőjegy beszerzését.
• Az Ajánlattevő foglalási probléma esetén egyeztet a légitársaságokkal nagyobb géptípusra történő csere, járat visszaállítás vagy charter bérlés vonatkozásában.
• Eseti charterjáratot szervez, amennyiben a menetrendszerinti járatok nem illeszkednek az Ajánlatkérő megrendeléséhez (megrendelésében specifikált úticél, menetrend, kapacitás, preferált géptípus, kézi- és feladott poggyászokkal kapcsolatos igények)
• Az Ajánlattevő biztosítja az utazók által igénybe vehető szolgáltatások lehetőségét, ahol erre a légitársaságok lehetőséget kínálnak. Ilyen szolgáltatások lehetnek: előzetes helyfoglalás, speciális étkezési igények, segítségkérés az átszállásoknál, beteg vagy mozgásában korlátozott utas szállítása. A szolgáltatások igénybevételének lehetősége bizonyos esetekben díjköteles.
• Csoportos utazás esetén az Ajánlattevő ellenőrzi a dedikált utasfelvétel lehetőségét és ennek feltételeiről, illetve költségvonzatáról tájékoztatja az Ajánlatkérőt, valamint kérés esetén azt megszervezi.
• Amennyiben a repülőjegy kiállításához előzetes adatok bevitele szükséges, úgy azt az Ajánlattevő az Ajánlatkérő által továbbított – a szükséges adatokat tartalmazó – táblázat alapján költségmentesen elvégzi.
• Ajánlatkérői igény esetén hagyományos, menetrendszerinti és diszkont repülőjegyhez kapcsolódó online check-in elvégzése és beszállókártya eljuttatása elektronikus formában.
• Késlekedő, sérült, ill. elveszett poggyászok esetén közreműködés és segítségnyújtás az ügyintézésben.
• Légitársaságok pontgyűjtő rendszereibe történő regisztráció, leutazott utak regisztrálása, ill. azok ellenőrzése.

Egyéb menetjegyek
Csoportos utazás esetén alkalmanként, egyéni utazásoknál gyakrabban

• Egyéb menetjegyek (így különösen vonatjegyek, autóbuszjegyek, hajójegyek, kompjegyek, helyjegyek, hálókocsi vagy couchette jegyek) megvásárlása

Buszbérlés
Egész zenekar utaztatása - kizárólag 500 km alatti út esetén - 5-10 út/év
Reptér-szálloda, ill. amennyiben a szálloda és a koncerthelyszín között több mint 1 km távolság van, akkor a szálloda-koncerthelyszín között 120-130 út/év

• Autóbuszbérlés, autóbuszos transzfer szolgáltatások szervezése

2. Belföldi utazások
Egész zenekar utaztatása (60-100 fő)
Jellemzően 1 napon belüli utak (délelőtti odautazás, koncert utáni késő esti/éjszakai visszautazás)
évi 8-10 alkalommal

• Autóbuszbérlés (Budapest és a vidéki koncerthelyszínek közötti utazáshoz)

A részletes feladatleírást a műszaki leírás tartalmazza.

További információk

Értékelés módszere: Ajánlatkérő a Kbt. 76.§(2)bek. c) pontja szerinti legjobb ár-érték arányt megjelenítő értékelési módszert alkalmazza. Az ár esetében fordított, szakember tapasztalata esetén egyenes arányosítás, az útmutató szerint.

Ajánlatkérő a BT-540 mezőben rögzített 1. minőségi kritérium esetében az első negyedév alatt az eljárást megindító felhívás megjelenésének időpontját megelőző hónap utolsó napjától visszafelé számított 3 hónapot érti.

Az ajánlatok felbontásának feltételei (Tájékoztatás a felhatalmazott személyekről és a felbontási eljárásról)

Az elektronikus bontás szabályait az elektronikus közbeszerzés részletes szabályairól szóló 424/2017. (XII.19.) Korm.rendelet (e-Kr.)15. § szerint.
Az ajánlat kizárólag elektronikus úton, az EKR rendszeren keresztül, az eljárás erre megadott felületén nyújtható be. (https://ekr.gov.hu) A bontási eljárás a Kbt. 68. § (1), (4) és (6) bekezdés szerint történik.

A kiválasztási kritériumok listája és rövid leírása

Az ajánlattevőnek csatolnia kell:

M1) A 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 21. § (3) bekezdés a) pontja alapján az eljárást megindító felhívás feladásától visszafelé számított három év legjelentősebb közbeszerzés tárgya szerinti (utazásszervezési szolgáltatás) referenciák ismertetését, amelyben az alábbiakat kell megadni:
• a teljesítés idejét (kezdés és befejezés időpontja, év/hó/nap pontossággal),
• a szerződést kötő fél nevét és elérhetőségét,
• az elvégzett szolgáltatás bemutatását olyan részletezettséggel, amelyből az alkalmassági feltételeknek való megfelelés egyértelműen megállapítható,
• nyilatkozat arról, hogy a teljesítés az előírásoknak és a szerződésnek megfelelően történt.

A referencia bemutatáshoz mellékelni kell a 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 22. § (1) bekezdése szerinti referenciaigazolást vagy nyilatkozatot.

A referenciaigazolásnak, illetve nyilatkozatnak tartalmaznia kell a referenciabemutatásban előírt valamennyi adatot, továbbá nyilatkozni kell arról, hogy a teljesítés az előírásoknak és a szerződésnek megfelelően történt-e.

A 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 22. § (5) bekezdése értelmében, ha a nyertes közös ajánlattevőként teljesített szolgáltatás megrendelésére vonatkozó referencia igazolás vagy nyilatkozat – a teljesítés oszthatatlansága miatt – nem állítható ki az egyes ajánlattevők által teljesített szolgáltatások elkülönítésével, úgy az ajánlatkérő a referencia igazolást vagy nyilatkozatot bármelyik, a teljesítésben részt vett ajánlattevő részéről az ismertetett szolgáltatás tekintetében olyan arányban köteles elfogadni, amilyen arányban az igazolást benyújtó ajánlattevő az általa elvégzett teljesítés alapján az ellenszolgáltatásból részesült.

Ajánlatkérő a 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 21. § (3a) bekezdés a) pontja szerint a vizsgált időszak alatt befejezett, de legfeljebb 6 éven belül megkezdett szolgáltatás megrendeléseket vesz figyelembe.

Ajánlatkérő felhívja a figyelmet a 321/2015 (X.30.) Korm. rendelet 21/A§-ban foglaltakra.

M2) A 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 21. § (3) bekezdés b) pontja alapján azoknak a szakembereknek a megnevezését, képzettségük, gyakorlatuk a szakember által aláírt szakmai önéletrajzzal történő ismertetését, végzettséget igazoló okirat másolatokkal, akiket be kíván vonni a teljesítésbe.

A szakmai önéletrajz részletesen – dátumokkal (év/hó) – térjen ki a szakember által végzett szakmai gyakorlatra.

A szakembernek nyilatkoznia kell arról, hogy az ajánlattevő nyertessége esetén a szerződés teljesítésében személyesen részt vesz.

Amennyiben a szakember egyazon időben több tárgyi projektben is részt vett, úgy az egyes projektek során szerzett gyakorlatainak hónapszáma nem összeadható, vagyis egy évben maximálisan 12 hónap számítható függetlenül attól, hogy a szakember esetleg egy időben több projekten is dolgozott. Minden megkezdett hónap egész hónapnak számít.

Ajánlatkérő a 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 2. § (5) bekezdése alapján jelzi, hogy a formanyomtatványban az alkalmassági követelmények előzetes igazolására kéri a formanyomtatvány IV. részében szereplő részletes információk megadását.

Az alkalmassági követelmények utólagos igazolása a Kbt. 69. § (4) bekezdés szerint történik.

Az alkalmasság igazolására a Kbt. 65. § (6),(7),(9) és (11) bekezdésben foglaltak is irányadók.

Az alkalmasság minimumkövetelménye(i):

M1) Alkalmatlan az ajánlattevő, ha nem rendelkezik az eljárást megindító felhívás feladásától visszafelé számított 3 évben befejezett, legfeljebb 6 éven belül megkezdett az előírásoknak és a szerződésnek megfelelően teljesített, legalább 30 turnéállomásra min. 65 fős kulturális produkció (zenekar és/vagy táncegyüttes és/vagy színházi társulat és/vagy opera-, operett-, musical társulat) vagy sportolói csoport utaztatására (repülő/charter és kapcsolatos ügyintézés) vonatkozó, szerződésszerűen teljesített nemzetközi utazásszervezési szolgáltatás tárgyú referenciával.

Az előírt alkalmassági követelmény több, legfeljebb 6 referenciából teljesíthető.

M2) Alkalmatlan az ajánlattevő, ha nem rendelkezik legalább az alábbi szakemberekkel:

Legalább 2 fő aki az alábbi valamennyi előírt feltételnek megfelel
- felsőfokú (turizmus-vendéglátás szakos vagy azzal egyenértékű legalább alapképzésben szerzett diplomával rendelkező) szakirányú végzettséggel, illetve képzettséggel, és
- magyar nyelvből anyanyelvi szinten beszélő vagy legalább felsőfokú nyelvvizsgával rendelkező, és
- angol/német/francia/olasz/spanyol nyelvek közül legalább egy nyelv középfokú ismeretével rendelkező és
- legalább 36 hónap utazásszervezői tapasztalattal rendelkező szakemberrel.

A Kbt. 65. § (6) bekezdése szerint az előírt alkalmassági követelményeknek a közös ajánlattevők együttesen is megfelelhetnek.
Egy szakember több részben is nevesíthető, a szakemberek között az átfedés megengedett.

A gazdasági szereplők azon csoportjának jogi formája, amelynek a szerződést oda kell ítélni

Ajánlatkérő a Kbt. 35.§ (8) bek. alapján a közbeszerzési eljárásban a nyertes ajánlattevőnek - ideértve a
közös ajánlattevőket is - nem teszi lehetővé gazdálkodó szervezet alapítását.

"III.4.7) A szerződés teljesítésével kapcsolatos feltételek:" pont folytatása: Hibás teljesítési kötbér: Megbízó a Megbízott hibás teljesítése esetén – amennyiben a hibát Megbízó felszólítására az abban meghatározott póthatáridőben sem javítja ki – a hibás teljesítéssel érintett egyedi megrendelés nettó értékének 10%-ával megegyező mértékű hibás teljesítési kötbérre jogosult.

A részletes feltételeket a szerződés-tervezet tartalmazza.

Kauciók és garanciák

Az ajánlattétel ajánlati biztosíték nyújtásához kötött, melynek mértéke: 5.000.000,- HUF. Az ajánlati biztosíték az ajánlattevő választása szerint teljesíthető a Kbt. 54. § (2) bekezdésében előírt módon. Az ajánlatkérő fizetési számlaszáma: HU58 1091 8001 0000 0089 5916 0000 (UniCredit Bank Hungary Zrt.- 1054 Budapest, Szabadság tér 5-6. SWIFT: BACXHUHB). A befizetés igazolása az átutalást/ befizetést igazoló banki bizonylat másolati példányának, illetve pénzügyi intézmény vagy biztosító által vállalt garancia vagy készfizető kezesség biztosítás esetén vagy biztosítási szerződés alapján kiállított - készfizető kezességvállalást tartalmazó - kötelezvénnyel való biztosítéknyújtás esetén a pénzügyi intézmény vagy biztosító által vállalt garancia, illetve a kötelezvény eredeti példányának az ajánlathoz való csatolásával teljesítendő. A készpénzátutalási igazolás vagy átutalás „közlemény” rovatában a következőket kell feltüntetni: „Utazásszervezési szolgáltatások ellátása - ajánlati biztosíték”.

A főbb finanszírozási feltételek és fizetési szabályok és/vagy hivatkozás az ezeket szabályozó vonatkozó rendelkezésekre

Késedelmes fizetés Ptk.6:155§ szerint. Kifizetés: Kbt. 135. § (1) (5)- (6) bekezdésében, valamint a Ptk. 6:130. § (1)-(2)bekezdésében meghatározottak szerint, a számvitelről szóló 2000. évi C. törvényben foglaltak alapján az általános forgalmi adóról szóló 2007. évi CXXVII. tv. 167. §-(3) bek. foglaltak szerint 15 naptári napon belül átutalással. Ajánlatkérő előleget a szerződés tervezetben foglaltak szerint biztosít. Ajánlattétel, elszámolás, kifizetés pénzneme HUF. Ajánlatkérő felhívja a figyelmet a Kbt. 27/A.§-ra .
A pénzügyi teljesítés részletes feltételeit a szerződés-tervezet tartalmazza.

A szerződés teljesítésének feltételei

Késedelmi kötbér: a késedelmi kötbér alapja a késedelemmel érintett egyedi megrendelés nettó értéke. A késedelmi kötbér mértéke a késedelemmel érintett egyedi megrendelés nettó értékének 5%-a/nap, legfeljebb az egyedi megrendelés nettó értékének 25%-a.

Meghiúsulási kötbér: Megbízó az egyedi megrendelés meghiúsulása esetén meghiúsulási kötbérre jogosult, amelynek mértéke az egyedi megrendelés nettó értékének 25%-a. Amennyiben a keretmegállapodás egészének teljesítése olyan okból hiúsul meg, amelyért a Megbízott felelős, meghiúsulási kötbért köteles fizetni Megbízó részére. A meghiúsulási kötbér alapja a Keretszerződés lehívási kötelezettséggel terhelt nettó keretösszegéből még fel nem használt nettó keretösszeg, mértéke annak 5%-a.

Hibás teljesítési kötbér: Megbízó a Megbízott hibás teljesítése esetén – amennyiben a hibát Megbízó felszólítására az abban meghatározott póthatáridőben sem javítja ki – a hibás teljesítéssel érintett egyedi megrendelés nettó értékének 10%-ával megegyező mé

1) Csatolni kell az ajánlatban cégszerűen aláíró cégjegyzésre jogosult személy aláírási címpéldányának másolatát, vagy a 2006. évi V. tv. 9. § (3) bekezdésnek megfelelően elkészített, ügyvéd vagy kamarai jogtanácsos által ellenjegyzett aláírás-mintát. Amennyiben az ajánlatban nem cégjegyzésre jogosult személy ír alá, csatolni kell az ajánlatban aláírására feljogosító meghatalmazását.
2) Folyamatban lévő változásbejegyzési eljárás esetében az ajánlattevő köteles csatolni a cégbírósághoz benyújtott változásbejegyzési kérelmet és az annak érkezéséről a cégbíróság által megküldött igazolást. Az ajánlattevőnek az EKR-ben nyilatkoznia kell arról, hogy a gazdasági szereplőnél változásbejegyzési eljárás van-e folyamatban, az eljárás felületén a megfelelő cellák kitöltésével.
3) A Kbt. 66. § (2), (5) és (6) bekezdés alapján nyilatkozni szükséges.
4) Ajánlatkérő a felhívásban a szerződés teljesítésére való műszaki és szakmai alkalmasságának feltételeit és ennek igazolását a minősített ajánlattevők jegyzékéhez képest szigorúbban határozta meg a felhívás "III.4.1) Alkalmassági követelmény(ek):" pontjának valamennyi követelményét.
5) Közös ajánlat esetén csatolni kell az egyetemleges felelősségvállalásról szóló nyilatkozatot közbeszerzési dokumentumok II. fejezete szerint.
6) Amennyiben valamely nyilatkozatminta az elektronikus közbeszerzési rendszerben (továbbiakban: EKR) elektronikus űrlapként a nyilatkozat megtételének nyelvén rendelkezésre áll, a nyilatkozatot az elektronikus űrlap kitöltése útján kell az ajánlat részeként megtenni.
7) Az EKR-ben továbbított dokumentumokkal, az EKR-ben elektronikus úton megtett nyilatkozatokkal szemben támasztott követelményekkel, valamint képviselet esetén elektronikus úton megtett nyilatkozatokkal kapcsolatos egyéb előírásokra a Kbt. 41/A – C) §-ai vonatkoznak.
8) Az EKR (https://ekr.gov.hu) használatához az e-Kr. 6. §-a szerint regisztráció szükséges.
9) Az EKR használatával kapcsolatos útmutató elérhető: https://ekr.gov.hu/portal/tamogatas.
10) Az eljárást megindító felhívásban nem szabályozott kérdések vonatkozásában Kbt. és végrehajtási rendeleteinek előírásai szerint kell eljárni.
11) Ajánlatkérő alkalmazza a Kbt. 75.§ (2) bek. e) pontját.
12) Az ajánlathoz csatolni kell kereskedelmi ajánlatot (árazótábla) valamint a Kbt. 76.§ (3) bekezdés b) pontja szerinti értékeléshez bevont szakember által aláírt szakmai önéletrajzot és a szakember által aláírt rendelkezésre állási nyilatkozatot az útmutatóban foglaltak szerint.
13) Ajánlatkérő a keretmegállapodást a Kbt. 105.§ (1) bek. a) pontja szerint egy ajánlattevővel köti.
14) Az eljárás második része a Kbt. 105. § (1) bek. a) pontja szerint közvetlen megrendeléssel történik.
15) A keretmegállapodás hatályba lépésének feltétele, hogy Szolgáltató a kereskedelemről szóló 2005. évi CLXIV. törvényben (Kereskedelmi tv.), valamint az utazásszervező és -közvetítő tevékenységről szóló 213/1996. (XII. 23.) Korm.rendeletben előírt feltételeknek megfeleljen, és az utazásszervezői/utazásközvetítői tevékenysége a kereskedelmi hatósági feladatkörében eljáró Budapest Főváros Kormányhivatala nyilvántartásában szerepeljen, kapcsolatban álljon legalább egy biztosító társasággal, rendelkezzen legalább IATA tagsággal, legalább egy nemzetközi helyfoglaló (GDS) rendszerrel, biztosítson az európai útvonal hálózatban járatot üzemeltető valamennyi diszkont (fapados) légitársaságnál történő helyfoglalásra lehetőséget, és a helyfoglaláshoz kapcsolódó egyéb szolgáltatások ügyintézését (úgy, mint módosítás, törlés, egyéb szolgáltatás (például üléshely, poggyász, check-in) ügyintézését).
16) Ajánlatkérő előírja, hogy a nyertes ajánlattevő köteles a Szerződés tárgya (utazásszervezői) szerinti teljes tevékenységi körre kiterjedő, teljes körű, szakmai, az alvállalkozói keresztfelelősségre is kiterjedő legalább nettó 75.000.000.- Ft /év, valamint legalább nettó 15.000.000,- Ft/ kár összegű felelősségbiztosítási szerződést kötni, illetve a meglévő biztosítási szerződését az előbbieknek megfelelően kiterjeszteni, és azt a Szolgáltatás teljes időtartamára megszakítás nélkül fenntartani.
17) Az ajánlattétel ajánlati biztosíték nyújtásához kötött, melynek mértéke: 5.000.000,- HUF. Az ajánlati biztosíték az ajánlattevő választása szerint teljesíthető a Kbt. 54. § (2) bekezdésében előírt módon. Az ajánlatkérő fizetési számlaszáma: HU58 1091 8001 0000 0089 5916 0000 (UniCredit Bank Hungary Zrt.- 1054 Budapest, Szabadság tér 5-6. SWIFT: BACXHUHB). A befizetés igazolása az átutalást/ befizetést igazoló banki bizonylat másolati példányának, illetve pénzügyi intézmény vagy biztosító által vállalt garancia vagy készfizető kezesség biztosítás esetén vagy biztosítási szerződés alapján kiállított - készfizető kezességvállalást tartalmazó - kötelezvénnyel való biztosítéknyújtás esetén a pénzügyi intézmény vagy biztosító által vállalt garancia, illetve a kötelezvény eredeti példányának az ajánlathoz való csatolásával teljesítendő. A készpénzátutalási igazolás vagy átutalás „közlemény” rovatában a következőket kell feltüntetni: „Utazásszervezési szolgáltatások ellátása - ajánlati biztosíték”.
18) FAKSZ: Kerekes Anita 00181, Buzsáki Attila 00284, dr. Budai Zoltán 00783
19) Ajánlatkérő megvizsgálta a részajánlat tétel lehetőségét és azt nem tartja gazdaságilag ésszerűnek, mivel a szolgáltatás beszerzése nem
osztható oly módon, hogy az a közpénzek hatékony felhasználását eredményezné.
20) Az ajánlattevőnek az ajánlatában nyilatkoznia kell arról, hogy ajánlata tekintetében fennáll-e az ukrajnai helyzetet destabilizáló orosz intézkedések miatt hozott korlátozó intézkedésekről szóló, 2014. július 31-i 833/2014/EU tanácsi rendelet 5k. cikk (1) bekezdésében meghatározott, a közbeszerzési vagy koncessziós szerződés odaítélésére vonatkozó tilalom.

A beszerzés leírása

Nemzetközi és belföldi útvonaltervezés, menetjegyfoglalás és kapcsolódó szolgáltatások biztosítása a Budapesti Fesztiválzenekar Alapítvány (BFZ) külföldi és hazai koncertjein részt vevő zenészek és hangszereik, egyéb fellépők, művészeti csoportok és közreműködők, továbbá a BFZ munkatársai, vendégei és partnerei részére. Az utazásszervezési szolgáltatások keretében az Ajánlattevő feladata: 1. Külföldi utazások Csoportos utazások (10 fő felett): • 8-10 turné/év • 1-8 turnéállomás/turné • 40-45 turnéállomás/év • 70-75 nap/év kint tartózkodás • Jellemzően 90-120 fő/csoport (bizonyos esetekben kisebb csoportok vagy kisebb csoportokra bontható) • Európai turnék, évenként 1 tengerentúli turné Egyéni utazások (1-9 fő): • Külföldi kisegítő zenészek, szólisták és hangszereik, karmesterek, egyéb fellépők, művészeti csoportok, és közreműködők, valamint a BFZ munkatársak, vendégek és partnerek utaztatása Magyarországra vagy Magyarországról haza vagy turnéállomásokra vagy turnéállomásokról haza • 600 utazás/év Repülőjegyek • Repülőjegy (hagyományos / menetrend szerinti / fapados / diszkont) foglalása és kiállítása - jellemzően turista osztály • Repülőjegy módosítása (csere/módosítás/törlés/lemondás) • A részben vagy egészben fel nem használt repülőjegyek légitársaságokra vonatkozó kötelező szabályok, illetve a IATA-szabályok szerinti visszatérítése vagy a jegyek becserélése további utazásra érvényesíthető utalványra • Járatkésések, járattörlések esetén kártérítések ügyintézése Az utaztatás magába foglalja a zenekar hangszereinek a szállítását is. A hangszerek nagy értékűek, sérülékenyek, a biztonságos utaztatásuk kiemelten fontos. Ennek megfelelően: o Légitársasággal történő egyeztetés a kézipoggyászok vonatkozásában figyelemmel arra, hogy a kisebb hangszerek (pl. hegedű, brácsa, fafúvósok, trombita, kürt) kizárólag kézipoggyászként, az utastérben helyezhetők el, a légitársaság az utazás megkezdésekor nem szállíttathatja azokat raktérbe helyhiányra, vagy egyéb körülményre hivatkozva. A kézipoggyászok pontos méreteit az Ajánlatkérő megadja az konkrét utazásra való ajánlatkérések során. o Adott légitársaságnál kézipoggyászként nem szállítható hangszerek (pl. cselló, tuba) számára jegyfoglalása (extra seat). o Utastérbe fel nem vihető, nagyobb hangszerek (pl. nagybőgő, különleges egzotikus hangszerek) feladott poggyászként utaztatása. • Az Ajánlattevő vállalja a Magyarországon elérhető összes kedvezményes repülőjegy beszerzését. • Az Ajánlattevő foglalási probléma esetén egyeztet a légitársaságokkal nagyobb géptípusra történő csere, járat visszaállítás vagy charter bérlés vonatkozásában. • Eseti charterjáratot szervez, amennyiben a menetrendszerinti járatok nem illeszkednek az Ajánlatkérő megrendeléséhez (megrendelésében specifikált úticél, menetrend, kapacitás, preferált géptípus, kézi- és feladott poggyászokkal kapcsolatos igények) • Az Ajánlattevő biztosítja az utazók által igénybe vehető szolgáltatások lehetőségét, ahol erre a légitársaságok lehetőséget kínálnak. Ilyen szolgáltatások lehetnek: előzetes helyfoglalás, speciális étkezési igények, segítségkérés az átszállásoknál, beteg vagy mozgásában korlátozott utas szállítása. A szolgáltatások igénybevételének lehetősége bizonyos esetekben díjköteles. • Csoportos utazás esetén az Ajánlattevő ellenőrzi a dedikált utasfelvétel lehetőségét és ennek feltételeiről, illetve költségvonzatáról tájékoztatja az Ajánlatkérőt, valamint kérés esetén azt megszervezi. • Amennyiben a repülőjegy kiállításához előzetes adatok bevitele szükséges, úgy azt az Ajánlattevő az Ajánlatkérő által továbbított – a szükséges adatokat tartalmazó – táblázat alapján költségmentesen elvégzi. • Ajánlatkérői igény esetén hagyományos, menetrendszerinti és diszkont repülőjegyhez kapcsolódó online check-in elvégzése és beszállókártya eljuttatása elektronikus formában. • Késlekedő, sérült, ill. elveszett poggyászok esetén közreműködés és segítségnyújtás az ügyintézésben. • Légitársaságok pontgyűjtő rendszereibe történő regisztráció, leutazott utak regisztrálása, ill. azok ellenőrzése. Egyéb menetjegyek Csoportos utazás esetén alkalmanként, egyéni utazásoknál gyakrabban • Egyéb menetjegyek (így különösen vonatjegyek, autóbuszjegyek, hajójegyek, kompjegyek, helyjegyek, hálókocsi vagy couchette jegyek) megvásárlása Buszbérlés Egész zenekar utaztatása - kizárólag 500 km alatti út esetén - 5-10 út/év Reptér-szálloda, ill. amennyiben a szálloda és a koncerthelyszín között több mint 1 km távolság van, akkor a szálloda-koncerthelyszín között 120-130 út/év • Autóbuszbérlés, autóbuszos transzfer szolgáltatások szervezése 2. Belföldi utazások Egész zenekar utaztatása (60-100 fő) Jellemzően 1 napon belüli utak (délelőtti odautazás, koncert utáni késő esti/éjszakai visszautazás) évi 8-10 alkalommal • Autóbuszbérlés (Budapest és a vidéki koncerthelyszínek közötti utazáshoz) A részletes feladatleírást a műszaki leírás tartalmazza.