Közgyűjteményi iratanyagok digitalizálása 2025

Rövid leírás

Ajánlatkérő tulajdonában lévő közgyűjteményi anyagok (levéltári iratanyag) digitalizálása, metaadatolása, optikai karakterfelismertetése, adatbázisba rendezése és a digitalizált dokumentumok vízjellel való ellátása. A digitalizálandó anyag keletkezési ideje 1600 és 1990 közötti. Az iratanyag fizikai állapota változó, keletkezési idejüknek, illetve raktározási körülményeinek megfelelően. A kötött formátumú anyagoknál a legnagyobb méret A1+, a tervrajzoknál és a szálas iratoknál A0+.

A beszerzés leírása

Ajánlatkérő tulajdonában lévő közgyűjteményi anyagok digitalizálása, adatbázisba rendezése és a másolatok vízjellel való ellátása. A digitalizálandó anyag keletkezési ideje 1600 és 1990 közötti. Nyelve: magyar, német és latin. Az iratanyag fizikai állapota változó, keletkezési idejüknek, illetve raktározási körülményeinek megfelelően. A tervrajzoknál és szálas iratoknál a legnagyobb méret A0+, a kötött formátumú anyagoknál a legnagyobb méret A1+. Mennyiség: Összesen 230 ifm, ebből 50 ifm tervdokumentáció és szálasirat, valamint 180 ifm kötött formátumú (kódex) iratanyag digitalizására: átadott iratanyag szkennelése legalább 600 dpi felbontású, legalább 256 színmélységű, tiff vagy többrétegű pdf formátumban. A megfelelő iratok esetében az optikai karakterfelismerés (OCR) alkalmazása elengedhetetlen. A kötött formátumú anyagoknál a legnagyobb méret A1+, amelynek okán az ún. BookEye technológia alkalmazása szükséges, mivel a bekötött iratok megbontása (gerincének szétvágása, a könyv kötésének megbontása) mindenképpen elkerülendő. Így lehetséges megóvni az iratanyagot sérülésektől. Feladatok: - Digitális állomány létrehozása és átadása fizikai adathordozón, digitális állomány alapját képező közgyűjteményi tételek visszaadása: az iratok átadása és visszavétele minden esetben tételes átadás-átvételi jegyzékkel történik. - Az elkészült digitális állományból Ajánlatkérő által rendelkezésre bocsátott vízjellel ellátott online publikálásra alkalmas jpeg formátumú másolat készítése és átadása. - A közgyűjteményi anyagok szállítása: a nyertes Ajánlattevő székhelye/telephelye és az Ajánlatkérő székhelye között. - A közgyűjteményi anyagok nyertes Ajánlattevőnél történő tárolása: a helyiség állandó hőmérséklet (14–20 Celsius fok) és állandó páratartalom biztosítására 45-55% alkalmas kell, hogy legyen. Az előírt tárolási paraméterek meglétét a nyertes Ajánlattevő napi szinten, 2 alkalommal történő naplózással köteles igazolni a szerződés teljes időtartama alatt. - Metaadatok kinyerése és adatbázisba rendezése. - Online felület töltése, karbantartása (hibás feltöltés javítása), frissítése. További részletek a Közbeszerzési Dokumentum részeként kiadott Műszaki leírásban és Szerződéstervezetben.

További információk

A II.2.5. ponthoz: Ajánlatkérő az ajánlatokat a Kbt. 76. § (2) bekezdés c) pontja alapján a legjobb ár-érték arány értékelési szempontok szerint értékeli. Az "Egyösszegű ajánlati ár" értékelési szempont vonatkozásában Ajánlatkérő az szerződés teljes időtartama alatt elvégezendő szolgáltatások ajánlati árát értékeli, azaz az értékelés alapja az egyösszegű ajánlati ár (nettó HUF-ban kifejezve). II.2.7. ponthoz: A teljesítési időszak legkorábban 2025. április 1. napjától kezdődik. A szerződés időtartama 57 hónapban került meghatározásra, figyelemmel a digitalizálással érintett iratanyag mennyiségére és a Levéltár működésének folyamatos fenntartására. Az iratanyag digitalizálására meghatározott idő megállapításánál Ajánlatkérő figyelemmel volt arra, hogy a Levéltárban az iratanyagok folyamatosan rendelkezésre álljanak, melynél fogva az iratanyagok havonta közel egyenlő mennyiségben szállíthatók el a feladat teljesítése érdekében.

A gazdasági szereplők azon csoportjának jogi formája, amelynek a szerződést oda kell ítélni

AK a Kbt. 35. § (8) bekezdésére tekintettel rögzíti, hogy a nyertes ajánlattevőnek/ közös ajánlattevőknek gazdálkodó szervezet (GSZ) alapítását nem teszi lehetővé. A III.4.7. pont folytatása: Jótállás időtartama a szerződés hibás teljesítésének biztosítására (részteljesítés időpontjától számítva): 12 hónap A szerződésbiztosító mellékkötelezettségek és a finanszírozás részletes szabályait a közbeszerzési dokumentáció részeként kiadott szerződéstervezet tartalmazza.

A főbb finanszírozási feltételek és fizetési szabályok és/vagy hivatkozás az ezeket szabályozó vonatkozó rendelkezésekre

Az ajánlattétel, a szerződés és a kifizetések pénzneme magyar forint (HUF). A szerződés finanszírozása saját forrásból történik. A vállalkozói díj a szerződés időtartama alatt egyenlő részletekben kerül megfizetésre szerződéstervezetben meghatározott feltételek figyelembevételével kiállított számlák alapján, átutalással, a számla kézhezvételétől számított harminc napon belül, a Kbt. 135. § (1), (5)-(6) bekezdései, továbbá a Ptk. 6:130. § (1)-(2) bekezdése szerint. Ajánlatkérő előleget nem biztosít. A részletes fizetési feltételeket a szerződéstervezet tartalmazza. Ajánlatkérő a Kbt. 27/A. § alapján elfogadja az olyan elektronikus számlát, amely megfelel az EN 16931-1:2017 számú európai szabványnak és az Európai Bizottság által e szabványhoz az Európai Unió Hivatalos Lapjában közzétett szintaxislistának.

A szerződés teljesítésének feltételei

Szerződést biztosító mellékkötelezettségek: Késedelmi kötbér: a teljesítési ütemterv szerinti határidőt érintő késedelem esetén az egy hónapra eső nettó vállalkozói díjának 0,5 % / naptári nap. A késedelmi kötbér maximuma: 10%. Meghiúsulási kötbér: a) Ha a szerződés teljesítése olyan okból válik lehetetlenné, amelyért nyertes AT a felelős, továbbá a nyertes AT szerződésszegésére alapított felmondás/elállás esetén. Mértéke: a teljes nettó vállalkozói díj 10 %.-a. b) ha nyertes AT 20 naptári napot meghaladó késedelembe esik a teljesítési ütemterv egy adott szakaszában. Mértéke: az egy hónapra eső nettó vállalkozói díj 15 %-a. Hibás teljesítési kötbér: hibás teljesítés esetén AK választhat a Ptk. 6:157.-6:178. §-aiban szabályozott jogkövetkezmények közül, továbbá hibás teljesítési kötbérként megilleti a hibás teljesítéssel érintett hónap vonatkozásában az egy hónapra eső nettó vállalkozói díj 20%-ával egyező hibás teljesítési kötbér. Folytatás III.4.6. pontban!

További információk

1. Ajánlatkérő a részajánlattétel lehetőségét kizárja tekintettel arra, hogy a beszerzés tárgyát képező szolgáltatás teljesítése komplex módon történik, továbbá az esetleges részajánlattétel biztosítása a Kbt. 2. § (4) bekezdés szerinti hatékony és felelős pénzgazdálkodás elvének sérelmével járna. A megvalósítandó digitalizáció alkalmával ellátott tevékenységek szakmailag szorosan kapcsolódnak egymáshoz. A digitalizáció nem tartalmaz olyan részfeladatokat, melyek a többitől logikusan elválaszthatóan, önálló egységként kezelhetőek, továbbá az egyes digitalizálási fázisok megbontása nem lenne gazdaságos és a szállítások több részletben történő kivitelezése a közgyűjteményi anyagok esetleges sérülésével járhat. 2) Felelősségbiztosítás: nyertes AT-nek legkésőbb a szerződéskötés időpontjától, annak teljesítéséig rendelkeznie kell legalább 40 000 000 Ft/év, valamint 10 000 000 Ft/kár összegű, a közbeszerzés tárgya szerinti tevékenységre kiterjedő általános felelősségbiztosítással, amelynek megléte a szerződéskötés feltétele. AT vállalja, hogy a biztosítást a teljesítés teljes időtartama alatt fenntartja. A biztosítási kötvény vagy a biztosító által kiállított egyéb igazoló dokumentum hiteles másolati példányát AT köteles AK részére a szerződéskötéskor benyújtani. Az ajánlathoz csatolni kell az AT-től származó szándéknyilatkozatot arra vonatkozóan, hogy AT nyertessége esetén a megkövetelt biztosítást megköti vagy meglévő biztosítását az előírt feltételeknek megfelelően kiterjeszti. Közös ajánlattétel esetén elegendő, ha a közös AT-k egyike rendelkezik az előírtak szerinti felelősségbiztosítással. 3) Ajánlatkérő előírja, hogy nyertes AT-nek a szerződéskötés időpontjában rendelkeznie kell a következő szakemberekkel: - legalább 1 fő restaurátor vagy azzal egyenértékű végzettséggel rendelkező szakember. Ajánlattevőnek az ajánlatához csatolnia kell az erről szóló nyilatkozatot az EKR-ben létrehozott nyilatkozat mintán. A szerződés aláírásával egyidejűleg be kell mutatni a szakemberekkel fennálló munkaviszony vagy munkavégzésre irányuló egyéb jogviszony igazolására szolgáló, a jogviszonyt létesítő szerződést. Amennyiben a nyertes AT nem tesz eleget a szerződéskötés időpontjáig a fenti nyilatkozatában foglalt kötelezettségének, azt az AK jogosult úgy tekinteni, hogy a nyertes AT nem tesz eleget a szerződéskötési feltételeknek, továbbá az ajánlatától visszalépett. 4) A 321/2015. (X.30.9 Korm. rendelet 1. § (9) bek. értelmében az ajánlattevőnek az ajánlatában nyilatkoznia kell arról, hogy ajánlata tekintetében fennáll-e az ukrajnai helyzetet destabilizáló orosz intézkedések miatt hozott korlátozó intézkedésekről szóló, 2014. július 31-i 833/2014/EU tanácsi rendelet 5k. cikk (1) bekezdésében meghatározott, a közbeszerzési szerződés odaítélésére vonatkozó tilalom. 5) IV.2.6. ponthoz: Az ajánlati kötöttség mértéke: 30 naptári nap. 6) Ajánlatkérő alkalmazza a Kbt. 81. § (4)-(5) bekezdését. 7) Ajánlatkérő helyszíni bejárást nem tart. 8) Üzleti titokra irányadó a Kbt.44. § (1)-(4) bekezdése. 9) Az ajánlatban, elektronikus űrlap formájában felolvasólapot és Kbt. 66. (2) bek. szerinti nyilatkozatot kell beadni, továbbá nyilatkozni kell a Kbt. 66. § (6) bek. és a Kbt. 65. (7) bek. szerint is (nemleges nyilatkozat esetén is). 10) Ajánlatkérő rögzíti, hogy az EKR-ben csatolt formában benyújtandó elektronikus dokumentumoknak .jpeg, vagy .pdf fájlformátumúaknak kell lenniük. A dokumentumok csatolhatóak egy vagy több file-ban. 11) Az olyan nyilatkozat, amely közvetlenül valamely követelés érvényesítésének alapjául szolgál (különösen garanciavállaló nyilatkozat vagy kezességvállalásról szóló nyilatkozat), elektronikus okiratként meg kell, hogy feleljen a polgári perrendtartásról szóló törvény szerinti teljes bizonyító erejű magánokirat követelményeinek. 12) Hiánypótlás lehetősége: Kbt. 71. § alapján. Ajánlatkérő az egyértelműség okán rögzíti, hogy a szakember szakmai önéletrajza, amelyhez alkalmassági követelmény is kapcsolódik a Kbt. 71. § alapján hiánypótlási körbe tartozhat, azonban az értékelési szempont körében megjelölt szakembernek az ajánlatból egyértelműen beazonosíthatónak kell lennie (részletesen lásd KD.) 13) Ajánlatkérő jelen eljárásban alkalmazza a Kbt. 75. § (2) bekezdés e) pontját. 14) Értékelés: a Kbt. 76. § (2) bek. c) pontja alapján a legjobb ár-érték arány. Módszer: 1. bírálati szempont esetén: fordított arányosítás; 2. bírálati szempont: egyenes arányosítás. Pontszám: 0-10, részletes ismertetés a KD-ban. 15) Közös ajánlattétel esetén csatolni kell a közös AT-k cégszerűen aláírt megállapodását a dokumentációban meghatározottak szerint. Az ajánlatban csatolni kell a Kbt. 35. § (2) bek. szerinti meghatalmazást tartalmazó okiratot. A meghatalmazásnak ki kell terjednie arra, hogy a közös AT-k képviseletére jogosult gazdasági szereplő az EKR-ben elektronikus úton teendő nyilatkozatok megtételekor az egyes közös ATk képviseletében eljárhat. 16) Ajánlatkérő felhívja a figyelmet a Kbt. 71. § (9a) bekezdésében foglaltakra. 17) Ajánlatkérő a KR. 30. § (4) bek. alapján alkalmassági feltételeit és igazolásait a minősített ajánlattevők hivatalos jegyzékéhez képest szigorúbban állapította meg. 18) Az ajánlattétel nyelve a magyar. Amennyiben bármely, az ajánlathoz csatolt okirat, igazolás, nyilatkozat stb. nem magyar nyelven kerül kiállításra, úgy azt az ajánlattevő magyar nyelvű fordításban is köteles becsatolni. A Kbt. 47. § (2) bekezdése alapján Ajánlatkérő a nem magyar nyelven benyújtott dokumentumok ajánlattevő általi fordítást is elfogadja. A fordítás tartalmának helyességéért az ajánlattevő felel. 19) Irányadó idő: A jelen felhívásban megadott időpontok a Közép-európai időzóna szerint értendők. 20) Az EKR-ben továbbított dokumentumokkal, az EKR-ben elektronikus úton megtett nyilatkozatokkal szemben támasztott követelményekkel, valamint képviselet esetén elektronikus úton megtett nyilatkozatokkal kapcsolatos egyéb előírásokat az EKR rendelet 11-12. §-ai a Kbt. 41/A. §-a tartalmazzák. Az EKR használatához az EKR rendelet 6. §-a szerint regisztráció szükséges. Az EKR használatával kapcsolatos útmutató elérhető: https://ekr.gov.hu/portal/tamogatas oldalon. Az EKR működésével és használatával kapcsolatos kérdések nem minősülnek a jelen eljárás közbeszerzésidokumentumainak tartalmával kapcsolatos kérdéseknek, így azok nem minősülnek a Kbt. 56. § szerinti kiegészítő tájékoztatáskérésnek, azokra Ajánlatkérő nem válaszol. Az EKR működésével és használatával kapcsolatos információk elérhetőek a https://ekr.gov.hu/portal/kezdolap és a https://ekr.gov.hu oldalon. 21) FAKSZ: dr. Laczkó Katalin, lajstromszám: 00094. (1016 Bp., Naphegy u. 41. 2/9., Email:laczko.katalin@lkdr.hu ) 22) A jelen ajánlati felhívásban és a dokumentációban nem szabályozott kérdésekben a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. tv. (jelen felhívásban:”Kbt.”), a közbeszerzési eljárásokban az alkalmasság és a kizáró okok igazolásának, valamint a közbeszerzési műszaki leírás meghatározásának módjáról szóló 321/2015.(X.30.) Korm.rendelet (jelen felhívásban: KR”) és az elektronikus közbeszerzés részletes szabályairólszóló 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendelet (jelen felhívásban: EKR rendelet) az irányadó.