DEK-1292 Ügyirat kézbesítési feladatok ellátása

A beszerzés leírása

Ellátandó feladatok:
1. Központi Iratkezelőségek üzemeltetése
a) Központi Postázás - Beérkező és Kimenő postai küldemények kezelése a Debreceni Egyetem és a Magyar Posta Zrt. szerződése szerint
b) Központi küldemény-érkeztetői feladatok ellátása
c) Egyetemi belső intézményi kézbesítés feladatok ellátása
d) Diszpécserközpont üzemeltetése
e) sürgős ’Ad-Hoc’ futárpostai kézbesítési szolgáltatás
f) Vizsgálati minta szállítása DE Klinikai Központ részére
g) Városi kézbesítés, egyéb ügyintézés, általános „eljárói” vagy hivatalsegéd feladatok ellátása.
2. Központi Irattár üzemeltetése
a) Irattározás, levéltári kezelés
b) Iratkölcsönzés
c) Iratmegsemmisítés
Éves mennyiségi jellemzők:
Éves összesített küldeménykezelés: 888 841 db
- Magyar Postától átvett küldemények: 86 866 db
- Magyar Postának átadott küldemények: 204 759 db
- A Poszeidon rendszerben vonalkóddal és anélkül érkeztetett küldemények: 295 335 db
- Egyéb nyilvántartási rendszerekben vonalkóddal érkeztetett küldemények: 47 269 db
- Belső feladott küldemények (belső irodai kézbesítés): 254 612 db
Irattár üzemeltetése (kezelt köziratok mennyisége iratfolyóméter): 27 500 /év 2 292 /hó
Átlagos évi összesített ügykezelések (diszpécser tevékenység) száma: 12 600 db
Poszeidon rendszer - érkeztető helyek száma: 226 db
Levélpostai - kézbesítési és teljesítési pontok száma: 263 db
Mintaszállítás - kézbesítési pontok teljes száma: 117 db
Mintaszállítás - kézbesítési pontok száma (csőposta nélkül): 69 db
Ad-hoc küldemények: 12 630 db
Vonalkód címkék száma: 338 000 db
A Központi Irattárból kölcsönzött iratok száma: 8900 db
Központi Irattári logisztika: 723 db
Tényleges iratmegsemmisítés: 27 360 kg
Tényleges gépjárműfutás (km-ek száma) 170 000 km
A részletes szakmai követelményeket és feladatokat a közbeszerzési dokumentumok tartalmazzák.

További információk

Ajánlatkérő a Kbt. 76. § (2) bekezdés a) pontja szerinti legalacsonyabb ár egyedüli értékelési szempontját alkalmazza. A beszerzendő szolgáltatás jellemzőit Ajánlatkérő részletesen meghatározta, ezért a gazdaságilag legelőnyösebb ajánlat kiválasztását minőségi vagy egyéb jellemzők nem,csak a legalacsonyabb ár értékelése szolgálja.

A feltételek felsorolása és rövid leírása

Az eljárásban nem lehet ajánlattevő, alvállalkozó és nem vehet részt az alkalmasság igazolásában olyan gazdasági szereplő, akivel
szemben a Kbt. 62. § (1) bekezdésében és Kbt. 62. § (2) bekezdésében felsorolt kizáró okok fennállnak. A Kbt. 74. § (1) bekezdése a)
pont alapján az ajánlatkérő köteles kizárni az eljárásból azt a gazdasági szereplőt, amelyre vonatkozóan valamelyik, az eljárásban
alkalmazandó kizáró ok fennáll. A Kbt. 74. § (1) bekezdés b) pontja alapján az ajánlatkérő kizárja az eljárásból azt az ajánlattevőt,
alvállalkozót vagy az alkalmasság igazolásában részt vevő szervezetet, aki részéről a kizáró ok az eljárás során következett be.
Igazolási mód:
A Kbt. 67. § (1) bekezdése és a 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 15. §-a alapján a gazdasági szereplő ajánlatában a kizáró okok fenn
nem állása tekintetében az egységes európai közbeszerzési dokumentumba foglalt nyilatkozatát köteles benyújtani. A 321/2015 (X.
30.) Korm. Rendelet 3. § (5) bekezdésére figyelemmel közös ajánlattétel esetén a közös ajánlattevők képviseletében a nyilatkozatot az
ajánlatot benyújtó gazdasági szereplő teszi meg.
Az ajánlattevő az alkalmasság igazolásában részt vevő alvállalkozó, alkalmasság igazolásában részt vevő szervezet vonatkozásában az
egységes európai közbeszerzési dokumentumot köteles benyújtani a Kbt. 62. §-ában foglalt kizáró okok hiányának igazolása
érdekében.
Azon alvállalkozók tekintetében, amelyek nem vesznek részt alkalmasság igazolásában az ajánlattevőnek a Kbt. 67. § (4) bekezdése
szerinti nyilatkozatot kell benyújtania az ajánlatban. A nyilatkozatot akkor is be kell nyújtani, ha az ajánlatkérő az eljárásban nem írta
elő a már ismert alvállalkozók megnevezését.
Ajánlattevőnek a kizáró okok igazolásait Ajánlatkérő Kbt. 69. § (4) bek. szerinti felhívására a 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet III. és
IV. fejezetének megfelelően kell benyújtania.
Ajánlatkérő a Kbt. 69. § (4)-(7) bekezdéseire figyelemmel jár el, e vonatkozásban az érintett ajánlattevőnek a 321/2015 (X.30.) Korm.
Rendelet 12-16. §-a szerint kell igazolnia a kizáró okok fenn nem állását.
A Kbt. 62. § (1) bekezdés k) pont kb) alpontja tekintetében az ajánlattevőnek a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása
megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény 3. § 38. pont a)-b) vagy d) alpontja szerinti definiált valamennyi
tényleges tulajdonos személyazonosító adatainak, adóazonosító adatainak, külső nyilvántartás szerinti személy-, illetve adóazonosító
adatainak, valamint érdekeltségének a pénzmosásról szóló törvény 3. § 38. pont a)-b) vagy d) alpontja szerinti jellege és mértéke
bemutatását tartalmazó nyilatkozatot szükséges benyújtani. Ha a gazdasági szereplőnek nincs a pénzmosásról szóló törvény 2017. évi
LIII. törvény 3. § 38. pont a)-b) vagy d) alpontja szerinti definiált tényleges tulajdonosa, úgy erre vonatkozó nyilatkozatot szükséges
csatolni.
A Kbt. 62. § (1) bekezdés k) pont kc) alpontjára vonatkozóan az Ajánlattevőnek nyilatkoznia kell arról, hogy van-e olyan jogi személy
vagy személyes joga szerint jogképes szervezet, amely az Ajánlattevőben közvetetten vagy közvetlenül több, mint 25%-os tulajdoni
résszel vagy szavazati joggal rendelkezik. Ha van ilyen szervezet, az Ajánlattevőnek azt nyilatkozatban kell megneveznie (cégnév,
székhely), továbbá nyilatkoznia, hogy annak vonatkozásában a Kbt. 62. § (1) bekezdés k) pont kc) alpontjában hivatkozott kizáró
feltétel nem áll fenn.
Ajánlatkérő felhívja a figyelmet a Kbt. 64. § szerinti öntisztázás lehetőségére.
Cégbírósághoz már benyújtott, de még el nem bírált változás bejegyzési kérelem esetén a 321/2015. (X.30.) kormányrendelet 13. §
szerint kell eljárni. Amennyiben ajánlattevő tekintetében nincs változásbejegyzési eljárás folyamatban úgy erről ajánlattevő
ajánlatában nyilatkozni köteles.
A 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 1. § (7) bekezdése alapján a kizáró okokra és az alkalmassági követelményekre vonatkozóan a
közbeszerzés megkezdését megelőzően kiállított igazolások is benyújthatóak (felhasználhatóak) mindaddig, ameddig az igazolásokban
foglalt tény, illetve adat tartalma valós valamint kérjük Ajánlattevőket, hogy legyenek figyelemmel a Kbt. 69. § (11a) bekezdésére,
Ajánlatkérő felhívja a figyelmet a Kbt. 69. § (11a) bekezdésében, valamint a 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 1-7. §-ban foglaltakra is.

A kiválasztási kritériumok listája és rövid leírása

M.1.) Ajánlattevő a 321/2015. (X.30.) Kormányrendelet 21. § (3) bekezdés a) pontja alapján mutassa be a jelen felhívás feladásától
visszafelé számított 3 év (36 hónap) legjelentősebb szolgáltatásait. A 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 21. § (3a) bekezdése alapján
amennyiben az ajánlatkérő három év teljesítéseinek igazolását írja elő, az ajánlatkérő a vizsgált időszak alatt befejezett, de legfeljebb
hat éven belül megkezdett szolgáltatás megrendeléseket veszi figyelembe. Az igazolás, illetve nyilatkozat tartalmazza legalább a következő adatokat:
- teljesítés ideje (kezdő és befejező időpontja) (év, hónap, nap);
- a szerződést kötő másik fél (név, cím);
- a szolgáltatás tárgya;
- a szolgáltatás mennyisége;
- nyilatkozatot arról, hogy a teljesítés az előírásoknak és a szerződésnek megfelelően történt-e.
A 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 21/A. §-a alapján az ajánlatkérő a teljesítés igazolásaként köteles elfogadni annak igazolását is, ha
a referencia követelményben foglalt eredmény vagy tevékenység a szerződés részteljesítéseként valósult meg.
Az ajánlattevő ajánlatában köteles EEKD-t benyújtani. A 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 2. § (5) bekezdésére figyelemmel
Ajánlatkérő rögzíti, hogy az alkalmassági követelmények előzetes igazolására elfogadja az érintett gazdasági szereplő egyszerű
nyilatkozatát, mely az EEKD IV. rész α pontjában található. Az ajánlattevő az ajánlatkérő Kbt. 69. § (4)-(7) bekezdése szerinti
felhívására köteles benyújtani az alkalmassági feltételek igazolásait.
M2) Ajánlattevőnek csatolnia kell a 321/2015. (X. 30) Korm. R. 21. § (3) bek.b) pontja alapján azoknak a szakembereknek (szervezeteknek) a megnevezését, akiket be kíván vonni a teljesítésbe. Csatolandó dokumentumok:
- képzettségüket vagy végzettségüket igazoló okiratok másolata,
- saját kezűleg aláírt szakmai önéletrajza, melyből kiderül az előírt szakmai gyakorlat,
- a szakemberek rendelkezésre állási nyilatkozata arról, hogy ajánlattevő nyertessége esetén a szerződésteljesítésének ideje alatt ajánlattevő rendelkezésére állnak.
A Kbt. 65.§ (7) bek. alapján az előírt alkalmassági követelményeknek az ajánlattevők bármely más szervezet kapacitására
támaszkodva is megfelelhetnek. Ebben az esetben ajánlattevőnek a Kbt. 65. § (7),(9),(11) bekezdései és a Kbt. 67. § (3) bekezdése alapján kell eljárnia.
A Kbt. 65. § (6) bekezdésére figyelemmel az előírt alkalmassági követelményeknek a közös ajánlattevők együttesen is megfelelhetnek.
Kérjük Ajánlattevőket, hogy legyenek figyelemmel a Kbt. 69. § (11a) bekezdésére.

Részvételi feltételek (műszaki és szakmai alkalmasság)

Alkalmatlan az ajánlattevő, közös ajánlattevő
M.1.) ha nem rendelkezik a felhívás feladását megelőző 3 évben (36 hónapban) az előírásoknak és a szerződésnek megfelelően teljesített
- legalább egy darab legalább 12 hónapos időtartamban végzett, legalább 1700 iratfolyóméter iratanyagra vonatkozó irattár üzemeltetési referenciával
- legalább egy darab legalább 12 hónapos időtartamban végzett, legalább 55 550 db küldeményt kezelt és legalább 100 kézbesítési pontot tartalmazó belső intézményi küldemény kezelési és/vagy kézbesítési referenciával.
Az előírt referencia több szerződésből is teljesíthető.
M2) Alkalmatlan Ajánlattevő, ha nem rendelkezik:
- legalább 1 fő 36 hónapos iratkezelői szakmai gyakorlattal rendelkező olyan szakemberrel, akik rendelkeznek iratkezelő, irattáros szakképesítéssel vagy azzal egyenértékű képzettséggel,
- legalább 1 fő 36 hónapos segédlevéltáros szakmai gyakorlattal rendelkező olyan szakemberrel, akik rendelkeznek segédlevéltáros szakképesítéssel vagy azzal egyenértékű képzettséggel,
- legalább 1 fő, 36 hónapos postaforgalmi szakmai gyakorlattal rendelkező olyan szakemberrel, akik rendelkeznek postaforgalmi szakképesítéssel (postaforgalmi szakközépiskolai érettségi) vagy azzal egyenértékű képzettséggel.
A szakemberek közötti átfedés megengedett.
Ajánlatkérő a műszaki, illetve szakmai alkalmasságának feltételeit és igazolását a minősített ajánlattevők jegyzékéhez képest szigorúbban határozta meg.

A szerződés teljesítésének feltételei

Nyertes Ajánlattevő a telj.igazolás alapján jogosult számlát kiállítani. Ajánlatkérő a számla kézhezvételétől számított
30 napos fizetési határidővel, a Kbt. 135. § (1), (6) bekezdései és a Ptk. 6:130. § (1)-(2) bekezdésének rendelkezései alapján teljesíti a kifizetést.
Mellékkötelezettségek:
Késedelmi kötbér: Nyertes ajánlattevő a teljesítés megkezdésére előírt határidő olyan okból történő be nem tartása esetén, amelyért nyertes ajánlattevő felelős, 2 %-a/nap mértékű, órákban meghatározott határidő esetén 0,1%/óra késedelmi kötbért köteles fizetni. A kötbérszámítás alapja a késedelemmel érintett vállalkozói díj.
A részletes szerződést biztosító mellékkötelezettségeket a szerződéstervezet tartalmazza.

Az ajánlatok felbontásának feltételei (Tájékoztatás a felhatalmazott személyekről és a felbontási eljárásról)

Az elektronikusan benyújtott ajánlatok esetében a Kbt. 68. § (4)-(5) bekezdése szerinti adatokat az EKR rendszer a bontás időpontjától
kezdve azonnal elektronikusan - azzal a tartalommal, ahogyan azok az ajánlatban szerepelnek - az ajánlattevők részére elérhetővé
teszi. Ajánlatkérő felhívja a figyelmet a 424/2017. (XII. 19.) Korm. rendelet 15. §-ban foglaltakra.

1. Az ajánlat elkészítésére vonatkozóan a 424/2017.(XII.19.) Korm.rendelet az irányadó. Az ajánlatok az EKR rendszerben (https://ekr.
gov.hu) előzetes regisztrációt követően nyújthatóak be. Ajánlattevőktől az EKR használata az általánosan használt informatikai és
elektronikus hírközlési eszközök rendelkezésre állását követeli meg.
2. AT-nek szakmai ajánlatként csatolnia kell a DEK-1292_Ártáblázat című dokumentumot kitöltve, cégszerűen aláírva PDF valamint Excel formátumban is. A szakmai ajánlat hiánypótlása kapcsán felhívjuk Ajánlattevők figyelmét a Kbt. 71. § (8) bekezdés b) pontjára.
3. Ha bármely, az ajánlathoz csatolt okirat, igazolás, nyilatkozat, stb. nem magyar nyelven kerül kiállításra, úgy azt az AT magyar
nyelvű fordításban is köteles becsatolni. A fordítás helyessége az AT felelőssége.
4. AT-nek és adott esetben az alkalmasság igazolásában részt vevő más szervezetnek az ajánlathoz csatolni kell az AT és kapacitást
biztosító szervezet nevében aláíró személy aláírási címpéldányát vagy aláírás mintáját. Ha a cégjegyzésre jogosult és a
kötelezettségvállaló személye különböző, a kötelezettségvállaló aláírását is tartalmazó, legalább teljes bizonyító erejű okiratba foglalt
meghatalmazást kell csatolni.
5. Az ajánlatban nyilatkozni kell a Kbt. 65. § (7), 66. § (2), 66. § (6), 67. § (4) bekezdése vonatkozásában.
6. AK a Kbt. 71. § szerinti hiánypótlásra biztosít lehetőséget.
7. A Kbt. 66. § (5) bekezdése alapján az ajánlatnak felolvasólapot kell tartalmaznia, amelyen az AT feltünteti a Kbt. 68. § (4) bekezdés
szerinti összes adatot.
8. AK figyelemmel a Kbt. 81. § (4)-(5) bekezdéseire, az ajánlatok bírálatát - ideértve annak aránytalanul alacsony ár vizsgálatára
vonatkozó részét is - az ajánlatok értékelését követően végzi el.
9. Kiegészítő tájékoztatás: A Kbt. 56. §-a alapján.
10. AK projekttársaság létrehozását kizárja AT, közös AT-k vonatkozásában.
11. Közös Ajánlattétel esetén kérjük benyújtani a közös AT-k együttműködési megállapodását (Kbt. 35. §).
12. Ajánlati biztosíték nem került előírásra.
13. Cégbírósághoz már benyújtott, de még el nem bírált változásbejegyzési kérelem esetén a 321/2015.(X.30.) Korm. rend. 13. §-a
szerint kell eljárni. Amennyiben AT tekintetében nincs változásbejegyzési eljárás folyamatban úgy erről AT ajánlatában nyilatkozni
köteles.
14. AK a felhívás IV.2.6. pontjában 1 hónap alatt 30 naptári napot ért.
15. FAKSZ: Nyerges Enikő Lajstromszám: 00681
16. AK alkalmazza a Kbt. 75. § (2) bekezdés e) pontja szerinti eredménytelenségi okot.
17. Az Európai Unió Tanácsának 2022. április 9-ától alkalmazandó, az Oroszország elleni szankciók kibővítéséről rendelkező 2022/576
rendelete értelmében tilalmat vezetnek be az Oroszországhoz köthető személyek közbeszerzésekben való részvétele tekintetében. A
rendelet hatálya alá tartozó közbeszerzések és beszerzések esetén tilos bármely közbeszerzési szerződés odaítélése a rendeletben
meghatározott személyek részére, illetve az ilyen szerződések teljesítésének folytatása. Ajánlattevőnek ajánlatában nyilatkoznia kell
az ukrajnai helyzetet destabilizáló orosz intézkedések miatt hozott korlátozó intézkedésekről szóló 833/2014/EU tanácsi rendelet 5k.
cikk (1) bekezdése szerinti tilalomról.
18. Jelen eljáráshoz kapcsolódó nyilvános előzetes piaci konzultáció EKR azonosítója: EKR000976682023
19. Ajánlatkérő a részajánlattételt az alábbi körülmények miatt zárja ki: A 335/2005. (XII. 29.) Korm. rendelet egységes szerkezetben kezeli a közfeladatot ellátó szervek dokumentum- és ügyirat kezelését. A dokumentum és ügyirat-kezelési feladatainak ellátása, a szükséges tevékenység egységes rendszerben való megvalósítása, az egyes feladatok egymással összefüggő komplex jellege a részajánlattétel kizárásának indoka. Az irattárból jelentős és folyamatos iratanyag kerül kikérésre. Az egyes részfeladatok különböző vállalkozások általi ellátása a munkaszervezés szempontjából (irányítás, végrehajtás, ellenőrzés) nehezen kivitelezhető, illetve a hatékony és felelős gazdálkodás elvét szem előtt tartva Ajánlatkérő álláspontja szerint a részajánlattétel biztosítása a minőség és szakmai szolgáltatás színvonalát veszélyezteti, továbbá az is, hogy az eljárás tárgyát képező szolgáltatás megbontása a beszerzés ellenértékének jelentős növekedését eredményezné.
20. Ajánlatkérő szerződéskötési feltételként írja elő felelősségbiztosítás megkötését, melynek mértéke: 10 MFt/kár, 50MFt/év.
21. Nyertes AT-nek szerződéskötési feltételként rendelkeznie és csatolnia kell az MSZ EN ISO 9001:2015 v.azzal egyenértékű dokumentum és ügyirat kezelésre vonatkozó minőségirányítási rendszerének-bármely nemzeti rendszerben akkreditált-tanúsító által kiállított igazolásának másolati példányát v. a minőségbiztosítása érdekében tett intézkedéseinek leírását
22. Ajánlattevőnek szakmai ajánlatként be kell nyújtania a szolgáltatás részletes működési tervét.
23. A beszerzés megvalósítása a Kbt. 105.§ (1) a pontja alapján történik.
24. Ajánlatkérő szerződéskötési feltételként írja elő, hogy a szerződés teljesítéséhez Ajánlattevő rendelkezzen min. 1 db DIN 66399 szabvány szerinti P-3 besorolású ipari iratmegsemmisítő berendezéssel, melynek óránkénti áteresztő képessége meghaladja a 300 kg-ot, legalább 10 000 iratfolyóméter mennyiségű irat tárolására alkalmas helyiséggel/raktárhelyiséggel, legalább 4 db gépjárművel, melyből 3 db legalább 3000 l űrtartalom szállításra alkalmas gépjármű, legalább 6 db segédmotorral és/vagy elektromos robogóval. Szerződéskötéskor Ajánlattevőnek nyilatkoznia szükséges a teljesítéshez rendelkezésre álló eszközökről, illetve műszaki felszereltségéről, azok típusáról, valamint a rendelkezési jog megjelöléséről.
Saját tulajdonú eszköz esetén nyilvántartási számot is tartalmazó ajánlattevői nyilatkozat, bérelt vagy lízingelt eszköz(ök) esetén mindkét fél által aláírt (elő)szerződés másolati példányának csatolása szükséges.