DMS Ultimate rendszer kiterjesztése

A beszerzés leírása

A Megrendelő által jelenleg használt irat- és ügykezelési rendszer üzemeltetése, továbbfejlesztése (adminisztratív folyamatok, racionalizálása, a meglévő ügykövető rendszeri anomáliák megszüntetése, szakrendszerekhez történő integráció lehetőségének megteremtése, iratkezelésének további elektronizálása stb.) költséghatékonyan nem biztosítható. Ezért a Megrendelő egy pilot projekt keretében megvizsgálta a piacon jelenleg elérhető lehetőségeket a jelenlegi rendszer kiváltására egy másik, a hivatal igényeinek megfelelő korszerű irat- és dokumentumkezelő rendszerrel. Szakmai és pénzügyi szempontokat, közte az üzembiztonság, illetve a folytonos magas szintű ügymenet biztosításának kritériumait mérlegelve a Megrendelő a DMS Ultimate rendszert választotta és annak a teljes szervezetére történő kiterjesztése mellett döntött.
A tárgyi eljárás eredményeképpen kötendő szerződésben meghatározott főbb feladatok:
I. ütem
- Felhasználói licenc 240 főre (határidő: a szerződés hatályba lépésétől számított 30 nap)
- Tervezés, Projektalapító Dokumentum elkészítése, elfogadása (határidő: a szerződés hatályba lépésétől számított 30 nap)
II. ütem
- Bevezetési szolgáltatások: bevezetés, testreszabás, oktatás, üzemeltetési dokumentáció átadása, éles rendszerre átállás (határidő: a szerződés hatályba lépésétől számított 90 nap)
- Egyedi fejlesztések: Egyedi szerződéstár, Egyedi számlatár, Egységes határozattár kialakítása, ellenőrzési modul , Eseménykivizsgálás, Beszállítói adatbázis, SZÜF-integráció, Szakhatósági portál, Minőségügyi Rendszer Dokumentáció (határidő: a szerződés hatályba lépésétől számított 90 nap)
III. ütem
- Egyedi fejlesztések: CERTA-levelek és START adatbázisok, e-mail alszámra iktatása automatikusan, Szakkönyvtár, OSZDNY (határidő: az ajánlattevő által vállalt határidő, de maximum a szerződés hatályba lépésétől számított 300 nap).
Ajánlatkérő a 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 46. § (3) bekezdése alapján rögzíti, hogy az eljárást megindító felhívásban és a közbeszerzési dokumentumokban meghatározott gyártmányú, eredetű, típusú dologra, eljárásra, tevékenységre, személyre, szabadalomra vagy védjegyre való hivatkozás csak a tárgy jellegének egyértelmű meghatározása érdekében
történt, és a megnevezés alatt a „vagy azzal egyenértékű”-t kell érteni. Az egyenértékűség bizonyítása az ajánlattevő feladata.
A szerződés tárgyát képezi a Műszaki leírásban meghatározott 240 db felhasználói licenc biztosítása is.
Megrendelő már jogszerűen rendelkezik a DMS Ultimate szoftver szerver licencével és 10 személy részére felhasználói és modul licenccel.
(A teljesítéssel kapcsolatos feladatok további mennyiségi adattal nem határozhatóak meg, a részletes Műszaki leírásban az elvárások szövegesen kerülnek meghatározásra.)

Minőségi kritérium (név)

Az M.2) alkalmassági követelmény vonatkozásában megjelölt személyi állomány irat és dokumentumkezelő rendszer támogatási feladatok ellátása terén szerzett szakmai többlettapasztalata (1 főre eső átlagban, hónapban megadva, max. 60 hónap)

További információk

1.
A II.2.7. pontban megadott határidőt naptári napban kell érteni. Tehát a szerződés végső teljesítési határideje a szerződés hatályba lépésétől számított 300 naptári nap, illetve a nyertes ajánlattevő által vállalt határidő.
2.
Ajánlatkérő a Kbt. 76. § (2) bekezdés c) pontja szerint a „legjobb ár-érték arányú ajánlat” bírálati szempontját alkalmazza.
Az ajánlatok részszempontok szerinti tartalmi elemeinek értékelése során adható pontszám alsó és felső határa: 0-10.
Pontkiosztás módszere:
- az "ellenszolgáltatás" esetén: fordított arányosítás;
- a "teljesítési határidő" esetén: fordított arányosítás;
- a "szakemberek többlet szakmai tapasztalata" esetén: egyenes arányosítás.
3.
Az ellenszolgáltatást egyösszegű nettó ajánlati árként kell megadni, mely tartalmazza a Szerződéstervezetben és a Műszaki leírásban meghatározott Bevezetési szolgáltatásokért, beleértve a licencek ellenértékét is, az Egyedi fejlesztések elvégzéséért, valamint a Szerződéstervezetben meghatározott további feladatok szerződésszerű, hiánytalan és hibátlan, valamint határidőre történő elvégzésért fizetendő vállalkozói díjat.
4.
Részekre történő ajánlattétel kizárásának indoklása: A közbeszerzés tárgyát egy komplett irat- és dokumentumkezelő rendszer kiterjesztése (bővítése) képezi, melynek részekre bontása funkcionális-műszaki okokból nem lehetséges, figyelembe véve a szoftver-kompatibilitási igényeket is.
5.
Ajánlatkérő a 63/2022. (II.28.) Korm. rendelet szerint jelen eljárásban ALKALMAZZA a Kbt. 75. § (2) bek. e) pontját.
6.
Az ajánlatkérő az alternatív ajánlatok (változatok) lehetőségét kizárja.

A feltételek felsorolása és rövid leírása

Az eljárásban nem lehet ajánlattevő, alvállalkozó és nem vehet részt az alkalmasság igazolásában olyan gazdasági szereplő, akivel szemben a Kbt. 62. § (1) és (2) bekezdésében, és 63. § (1) bek. c) pontjában meghatározott kizáró okok
hatálya alatt áll.
A Kbt. 74. § (1) bekezdés b) pont értelmében az ajánlatkérőnek ki kell zárnia az eljárásból azt az ajánlattevőt, alvállalkozót vagy az alkalmasság igazolásában részt vevő szervezetet, aki vagy amely részéről a kizáró ok az eljárás során következett be.
Kizáró okok igazolásának módja:
- Előzetes igazolási mód:
Az ajánlattevőnek a Kbt. 67. § (1)-(2) bekezdése és a 321/2015. (X. 30.) Kr. 1. § (1) bekezdése alapján az egységes európai közbeszerzési dokumentum (EEKD) benyújtásával kell előzetesen igazolnia, hogy nem tartozik a felhívásban előírt kizáró okok hatálya alá.
Az ajánlattevő vagy az alkalmasság igazolásában részt vevő gazdasági szereplő a 321/2015. (X.30.) Kr. 4. § (1) bekezdés szerint igazolja előzetesen a felhívásban előírt kizáró okok hiányát (figyelemmel a 321/2015. (X. 30.) Kr. 4. § (3)-(4), valamint a 6. § (1)-(2) bekezdésére is). Közös ajánlattétel esetén a közös ajánlattevők képviseletében a nyilatkozatot az ajánlatot benyújtó gazdasági szereplő teszi meg.
A 321/2015. (X. 30.) Kr. 15. §-a értelmében az ajánlattevő az alkalmasság igazolásában résztvevő alvállalkozó vagy más szervezet vonatkozásában csak az EEKD-t köteles benyújtani a kizáró okok fenn nem állásának tekintetében, azon alvállalkozók tekintetében, amelyek nem vesznek részt alkalmasság igazolásában az ajánlattevő csak a Kbt. 67. § (4) bekezdése szerinti nyilatkozat benyújtására köteles.
A 321/2015. (X. 30.) Kr. 13. §-a alapján folyamatban lévő változásbejegyzési eljárás esetében az ajánlattevő az ajánlathoz köteles csatolni a cégbírósághoz benyújtott változásbejegyzési kérelmet (valamennyi részét képező melléklettel együtt) és a kérelem beérkezéséről szóló elektronikus cégbírósági igazolást. Amennyiben nincs folyamatban változásbejegyzési eljárás, úgy az erre vonatkozó nemleges nyilatkozat is csatolandó.
- Igazolási mód az ajánlatok elbírálásához:
A Kbt. 69. § (4)-(7) bekezdés alapján a kizáró okokra vonatkozó igazolások benyújtására felhívott ajánlattevőnek a 321/2015. (X. 30.) Kr. 8., 10., 12-16. §-ainak megfelelően kell igazolnia, hogy nem tartozik az előírt kizáró okok hatálya alá.
A Kbt. 62 § (1) bekezdés k) pont kb) alpontja tekintetében az ajánlattevőnek nyilatkoznia kell, amely a pénzmosás és a terrorizmus finanszírozása megelőzéséről és megakadályozásáról szóló 2017. évi LIII. törvény (a továbbiakban: Pmt.) 3. § 38. pont a)-b) vagy d) alpontja szerint definiált valamennyi tényleges tulajdonosa személyazonosító adatainak, adóazonosító adatainak, külső nyilvántartás szerinti személy-, illetve adóazonosító adatainak, valamint érdekeltségének a
Pmt. 3. § 38. pont a)-b) vagy d) alpontja szerinti jellege és mértéke bemutatását tartalmazza; ha a gazdasági szereplőnek nincs a Pmt. 3. § 38. pont a)-b) vagy d) alpontja szerinti tényleges tulajdonosa, úgy erre vonatkozó nyilatkozatot szükséges csatolni.
A 321/2015. (X. 30.) Kr. 9. és 11. §-a szerint a Kbt. 63. § (1) bekezdés c) pontja tekintetében a Magyarországon letelepedett ajánlattevő részéről nem szükséges igazolás benyújtása, az ajánlatkérő a kizáró ok hiányát a Hatóság által az EKR-ben közzétett nyilvántartás alapján ellenőrzi. Nem Magyarországon letelepedett ajánlattevő esetében a Kbt. 63. § (1) bekezdés c) pontja igazolásaként Ajánlatkérő elfogadja az eljárásban benyújtott EEKD-ba foglalt nyilatkozatot, azzal, hogy magyarországi ajánlatkérővel kötött szerződés teljesítésére vonatkozóan a kizáró ok hiányát Ajánlatkérő a Hatóság által az EKR-ben közzétett nyilvántartás alapján ellenőrzi.
Az igazolások nem kérhetők, ha az ajánlatkérő a Kbt. 69. § (11) bekezdésében foglaltaknak megfelelően közvetlenül hozzáfér az érintett rendelkezésekben nem említett, a kizáró okok hiányát igazoló adatbázisokhoz, és a gazdasági szereplő ezek elérhetőségét az EEKD-ban megjelölte.
A kizáró okok igazolása tekintetében irányadó a 321/2015. (X.30.) Kr. 1. § (7) bekezdésében foglaltak.
Ajánlatkérő a 321/2015. (X. 30.) Kr. 27. §-a alapján elfogadja a minősített ajánlattevők hivatalos jegyzékén való szereplés tényét az előírt kizáró okok tekintetében.
Öntisztázás a Kbt. 64. § (1)-(2) bekezdések szerint.
Az ajánlattevőnek az ajánlat benyújtásakor nyilatkoznia kell arról, hogy ajánlata tekintetében fennáll-e az ukrajnai helyzetet destabilizáló orosz intézkedések miatt hozott korlátozó intézkedésekről szóló, 2014. július 31-i 833/2014/EU tanácsi rendelet 5k. cikk (1) bekezdésében meghatározott, a közbeszerzési vagy koncessziós szerződés odaítélésére vonatkozó tilalom.

A kiválasztási kritériumok listája és rövid leírása

Az ajánlattevő az alkalmassági feltételek vonatkozásában az ajánlatban kizárólag az egységes európai közbeszerzési dokumentumba (EEKD) foglalt nyilatkozatát köteles benyújtani.
Ajánlatkérő az alkalmassági követelmények előzetes igazolására nem fogadja el az EEKD IV. rész α. pontja szerinti egyszerű nyilatkozatot, ezért kéri a formanyomtatvány IV. részében szereplő részletes információk megadását.
Az ajánlattevő az Ajánlatkérő Kbt. 69. § szerinti felhívására köteles benyújtani:
M.1.
Ajánlattevőnek a 321/2015. (X.30.) Kr. 21. § (3) bekezdés a) pontja alapján csatolnia kell a felhívás feladásától visszafelé számított 3 év alatt befejezett, de legfeljebb 6 éven belül megkezdett legjelentősebb teljesítéseinek ismertetését, és a referenciák igazolását a 321/2015.
(X.30.) Kr. 22. § (1) bekezdés a)-b) pontjai alapján. A referenciákat Kr. 22. § (2) bekezdés szerinti tartalommal, az alkalmassági előírásnak megfelelő részletezettséggel az igazolás csatolásával kell igazolni.
A referenciaigazolásnak, vagy referencia nyilatkozatnak minimálisan a következőket kell tartalmaznia:
- a szerződést kötő másik fél nevét, székhelyét,
- a szolgáltatások nevesítését és mennyiségét (az alkalmassági előírásnak megfelelően részletezett tartalommal),
- a szerződés teljesítésének idejét (időtartamát), azaz a teljesítés kezdő és befejező időpontját (év, hónap, nap pontossággal),
- az igazolás kiállítójának nyilatkozatát arról, hogy a teljesítés az előírásoknak és a szerződésnek megfelelően történt-e.
Az ajánlati felhívás feladását megelőző időtartamot ajánlatkérő a Kbt. 48. §-ban rögzített határidő-számítási módszer alkalmazásával vizsgálja.
A 321/2015. (X.30.) Kr. 21/A. §, a 21. § (3a) bekezdés a) pontja, a 22. § (5) bekezdés és a Kbt. 140. § (9) bekezdés irányadó.
M.2.
Ajánlattevőnek a 321/2015. (X.30.) Kr. 21. § (3) bekezdés b) pontja alapján a teljesítésbe bevonni kívánt szakemberek szakmai tapasztalatának és képzettségének ismertetésére csatolni kell a szakemberek képzettségét igazoló iratot, saját kezűleg aláírt szakmai önéletrajzot az alkalmassági követelmény szerint részletezett tartalommal, és a szakember rendelkezésre állási nyilatkozatát.
A szakmai önéletrajz tartalmazza a szakember által ellátott tevékenység ismertetését, a tevékenység kezdő és befejező idejét (év, hónap pontossággal!), valamint az ajánlattétel időpontjában annak a természetes vagy jogi személynek a megjelölését, akivel a szakember munkaviszonyban vagy foglalkoztatásra irányuló egyéb jogviszonyban áll.
A végzettség illetve képzettség egyenértékűségének bizonyítása az ajánlattevő kötelessége és felelőssége. Ajánlatkérő a gyakorlati idő meglétét az önéletrajz alapján ellenőrzi. Az időben párhuzamos gyakorlati idők csak egyszer számítanak bele az adott szakember gyakorlati idejébe.
Az alkalmasság igazolását olyan részletességgel kell megadni, hogy annak alapján az alkalmasság minimumkövetelményei között előírt feltételek megléte egyértelműen megállapítható legyen.
Az igazolás módjával kapcsolatban további információ a közbeszerzési dokumentumban található. A Kbt. 65. § (6)-(7), (9), (11) bekezdés, a 321/2015. (X.30.) Kr. 24. § (1) bekezdésében foglaltak irányadóak az igazolás során.

Részvételi feltételek (műszaki és szakmai alkalmasság)

M.1.
Alkalmatlan az ajánlattevő, ha nem rendelkezik a felhívás feladásától visszafelé számított 3 év alatt teljesített (a vizsgált 3 év alatt befejezett, de legfeljebb 6 éven belül megkezdett) a 321/2015. (X.30.) Kr. 22. § (1) bekezdés a)-b) pontjai szerint igazolt, legalább 150 licencet tartalmazó irat- és dokumentumkezelő rendszer fejlesztésére vagy bővítésére vonatkozó pozitív (az előírásoknak és a szerződésnek megfelelően teljesített) referenciával.
M.2.
Alkalmatlan az ajánlattevő, amennyiben nem rendelkezik a teljesítésbe bevonni kívánt alábbi szakemberekkel:
- M.2./a) legalább 1 fő, felsőfokú informatikai végzettségű személlyel, aki rendelkezik legalább 24 hónap irat- és dokumentumkezelő rendszerek bevezetési és/vagy bővítési projektekben szerzett tapasztalattal;
valamint
- M.2./b) legalább 1 fő, felsőfokú végzettségű személlyel, aki rendelkezik legalább 12 hónap irat- és dokumentumkezelő rendszerek bevezetési és/vagy bővítési projekteken szerzett projektvezetési tapasztalattal.

A szerződés teljesítésének feltételei

1.
A Vállalkozó az Ütemtervben meghatározott egyes ütemek teljesítését követően 1-1 (egy-egy), összesen 3 (három) darab részszámla kiállítására jogosult. A Felek rögzítik, hogy az utolsó részszámla végszámlának minősül.
A számlák kiegyenlítése a Vállalkozó által szabályszerűen kiállított számlák kézhezvételétől számított 30 (harminc) naptári napon belül a Vállalkozó bankszámlaszámára történő banki átutalással, a Magyar Államkincstár fizetési szabályai szerint történik, a Kbt. 135. § (1), és (5)-(6) bekezdéseiben, valamint a Ptk. 6:130. § (1)-(2) bekezdésében a foglaltak figyelembe
vételével
2.
Az ajánlattétel, a szerződés, az elszámolás és a kifizetések pénzneme magyar forint.
Ajánlatkérő előleget nem biztosít.
A fizetési késedelemre a Ptk. 6:155. § (1) bekezdése az irányadó.
3.
Megrendelő alkalmazza a Kbt. 27/A § rendelkezéseit, befogadja az olyan elektronikus számlákat, amelyek megfelelnek az EN 16931-1:2017 számú európai szabványnak és az Európai Bizottság által e szabványhoz az Európai Unió Hivatalos Lapjában közzétett szintaxislistának.
4.
Ajánlatkérő késedelmi-, hibás teljesítési és meghiúsulási kötbért alkalmaz a közbeszerzési dokumentumokban részletezettek szerint.
5.
A szerződés teljesítése során végzett Egyedi fejlesztések és nyújtott szolgáltatások vonatkozásában a nyertes ajánlattevőt szavatossági és jótállási kötelezettség terheli a mindenkor hatályos vonatkozó jogszabályok szerint. Az egyedi fejlesztésekre a Vállalkozó 12 hónap jótállást vállal.
6.
A szerződést biztosító mellékkötelezettségek és a fizetési feltételek további részletes szabályait a közbeszerzési dokumentumok (különösen a Szerződéstervezet) tartalmazza.

Az ajánlatok felbontásának feltételei (hely)

Ajánlatok bontása elektronikus úton, az egységes Elektronikus Közbeszerzési Rendszerben (ekr.gov.hu) történik, a Kbt. 68. § (1b) és (1c) bekezdésében rögzített módon.
Az elektronikusan benyújtott ajánlatok felbontását az EKR végzi akként, hogy a bontás időpontjában a Kbt. 68. § (4)-(5) bekezdése szerinti adatok az ajánlattevők számára hozzáférhetővé válnak.

1.
Ajánlatkérő a 2015. évi CXLIII. törvény 3. § 5a. pontjában meghatározott egységes, elektronikus közbeszerzési rendszer (a továbbiakban: EKR) igénybevételével folytatja le az eljárást. Eljárás-azonosító: EKR001216282023.
2.
Az ajánlattevőnek az EKR-ben biztosított elektronikus űrlapon nyilatkoznia kell a Kbt. 66. § (2) és (5) bekezdésre vonatkozóan. Az ajánlattevőknek a 66. § (6) bek. szerint kell megjelölni a közbeszerzésnek azon részeit, amelynek teljesítéséhez az ajánlattevő alvállalkozót kíván igénybe venni, és ezen részek tekintetében igénybe venni kívánt - az ajánlat benyújtásakor ismert - alvállalkozókat, valamint az ajánlattevői teljesítésen belül az alvállalkozói teljesítés tervezett százalékos arányát.
3.
Folyamatban lévő változásbejegyzési eljárásról az EKR-ben biztosított elektronikus űrlapon kell nyilatkozni. Továbbá csatolandó az ajánlatot aláíró képviseletre jogosult aláírási címpéldányának, vagy a 2006. évi. V. törvény 9. § (1)-(2) bekezdés szerinti aláírás mintájának elektronikus másolata. Ha a gazdálkodó szervezet adatai a céginformációs szolgálattól ingyenesen, elektronikusan kérhető cégjegyzék-adatok alapján nem ellenőrizhetők, akkor mellékletként csatolandó az ajánlattevő működési formája szerinti okirat (cégkivonat, egyéni vállalkozó jegyzői kivonata /hatósági igazolás/) elektronikus másolata is. Kivonat esetében 60 napnál nem régebbi okiratról készült másolat fogadható el.
4.
A hiánypótlás a Kbt. 71. §-a szerint biztosított. A hiánypótlás teljesítése az EKR-ben történik.
5.
Ajánlatkérő felhívja ajánlattevők figyelmét, hogy az alkalmassági feltételeket (M.1. és M.2. alkalmassági feltételek) és azok igazolását a minősített ajánlattevők hivatalos jegyzékbe történő felvételét képező minősítési szempontokhoz képest szigorúbban határozta meg. [321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 39. § (3) bekezdés]
6.
Az Ajánlatkérő ajánlati biztosítékot nem ír elő.
7.
A közbeszerzés az Európai Unióból származó forrásból nem kerül támogatásra.
8.
Amennyiben a nyertesnek minősített ajánlattevő visszalép, úgy az ajánlatkérő a következő legjobb ár-érték arányú ajánlatot tevővel köti meg a szerződést, amennyiben ilyet az összegezésben megnevez.
9.
Ajánlatkérő a nyertes közös ajánlattevőknek, valamint az önálló ajánlattevőnek nem írja elő, illetve nem teszi lehetővé gazdálkodó szervezet (projekttársaság) létrehozását.
10.
Ajánlatkérő a 63/2022. (II.28.) Korm. rendelet szerint jelen eljárásban alkalmazza a Kbt. 75. § (2) bek. e) pontját.
11.
Az ajánlat elkészítésével és benyújtásával kapcsolatban felmerülő összes költséget, kockázatot Ajánlattevő viseli.
12.
Eljárásba bevont felelős akkreditált közbeszerzési szaktanácsadó: Murvai László (lajstromszám: 01479).
13.
A jelen felhívásban nem szabályozott esetekben a közbeszerzésekről szóló 2015. évi CXLIII. törvénynek (Kbt.) a hirdetmény feladásának napján hatályos előírásai az irányadóak.
14.
A IV.2.6. pont szerinti időtartamot 30 napként kell érteni.
15.
Az eljárás nyelve a magyar. Az eljárással kapcsolatos minden írásbeli és szóbeli kapcsolat magyar nyelven történhet. Az esetlegesen szükséges tolmács költsége az ajánlattevőt terheli. Az ajánlatkérő a nem magyar nyelven benyújtott dokumentumok ajánlattevő általi fordítását is elfogadja, a Kbt. 47. § (2) bek. szerint.
16.
A közbeszerzési dokumentumokban megadott valamennyi határidő közép-európai (CET) idő szerint értendő.