Iratkezelési szolgáltatások ellátása

Rövid leírás

Teljes körű iratkezelési feladatellátás az OKFŐ Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatósága számára, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) Korm. rendeletben, az elektronikus ügyintézést szabályozó jogszabályokban és az OKFŐ mindenkori iratkezelési szabályzatában foglaltaknak megfelelően.

A beszerzés leírása

Teljes körű iratkezelési feladatellátás az OKFŐ Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatósága számára, a köziratokról, a közlevéltárakról és a magánlevéltári anyag védelméről szóló 1995. évi LXVI. törvényben, a közfeladatot ellátó szervek iratkezelésének általános követelményeiről szóló 335/2005. (XII.29.) Korm. rendeletben, az elektronikus ügyintézést szabályozó jogszabályokban és az OKFŐ mindenkori iratkezelési szabályzatában foglaltaknak megfelelően:
- iratkezelési feladatok
Beérkező iratforgalom: átlagosan évi 100 000 bejövő irat + 20% (főszám és alszám);
napi átlag 355 db beérkező új főszámos irat.
- küldemények postakész előkészítése, postázási feladatok ellátása
Iratforgalom: átlagosan évi 100 000 kimenő irat + 20%
A Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatóságánál központi iratkezelés működik, az OKFŐ központi és osztott iratkezelés kombinációjával működő vegyes iratkezelési rendszer részeként. A szervezeti egységnél a központi (általános) iktatókönyvbe történik az iktatás. A Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatóság iratkezelési feladatainak ellátásához 8 fő (előírt minimumlétszám) foglalkoztatására van szükség, az OKFŐ heti negyven órás munkarendjéhez igazodó időtartamú szolgáltatásnyújtással.
Általános feltételek:
- Az iratkezelést Megbízott a Megbízó által használt „DMS One Ultimate” iratkezelési szoftver és a Megbízó által meghatározott szakrendszerek (pl. az egészségügyi dolgozók alap- és működési nyilvántartása) használatával végzi.
- Az iratkezelési szoftvert Megbízott naprakészen vezeti.
- Megbízott az iratkezeléssel kapcsolatos feladataival összefüggésben gondoskodik az objektum védelemről, az iratokat, adatokat és eszközöket megvédi különösen a jogosulatlan hozzáférés, megváltoztatás, továbbítás, nyilvánosságra hozatal, törlés, megsemmisítés, valamint a megsemmisülés és sérülés ellen a Megbízónál érvényes üzemeltetési, iratkezelési és adatbiztonsági szabályozásra is figyelemmel.
- Kapcsolattartás az OKFŐ Központi iktatókönyvét használó további szervezeti egységek ügykezelőivel, a Humánerőforrás-fejlesztési Igazgatóság munkatársaival, a Megbízott és a Megbízó közti kapcsolattartásra kijelölt személlyel.
- A TOPDeszk-re érkező iratok nyomtatásához Megbízó külön nyomtatót biztosít.
- A jelenleg használt informatikai rendszerek (DMS One Ultimate, TOPDeszk) megadása tájékoztató jellegű, amennyiben Ajánlatkérő esetlegesen dönt a rendszerek cseréjéről, úgy az új rendszerek alkalmazásával ugyanúgy el kell végezni a feladatokat.
- Az OKFŐ 2024. január 1-től átáll az EKEIDR Poszeidon iktatórendszer használatára.
A részletes feladatleírást a közbeszerzési dokumentum műszaki leírása tartalmazza.

A feltételek felsorolása és rövid leírása

Kizáró okok:
- Az eljárásban nem lehet ajánlattevő, alvállalkozó, és nem vehet részt alkalmasság igazolásában olyan gazdasági szereplő, akivel szemben a Kbt. 62. § (1) bekezdésében meghatározott kizáró okok valamelyike fenn áll.
- A gazdasági szereplő akkor sem lehet ajánlattevő, alvállalkozó, és nem vehet részt alkalmasság igazolásában, amennyiben vele szemben a Kbt. 62. § (2) bekezdésében meghatározott kizáró ok fenn áll.
A Kbt. 74. § (1) bekezdés b) pontja alapján Ajánlatkérő kizárja az eljárásból azt az ajánlattevőt, alvállalkozót vagy az alkalmasság igazolásában részt vevő szervezetet, aki részéről a kizáró ok az eljárás során következett be.
Megkövetelt igazolási mód:
A magyarországi letelepedésű ajánlattevő(k), valamint adott esetben az alkalmasság igazolásában részt vevő gazdasági szereplő(k) vonatkozásában a 321/2015. (X.30.) Kormányrendelet 4. § és 8. §-ai szerint kell igazolni a Kbt. 62. § (1) és (2) bekezdésben foglalt kizáró okok fenn nem állását.
A nem Magyarországon letelepedett ajánlattevő esetében az ajánlatkérő a 321/2015. (X.30.) Korm.rendelet 4. és 10. §-a szerinti igazolásokat és írásbeli nyilatkozatokat fogadja el.
A kizáró okokra és az alkalmassági követelményekre vonatkozóan a közbeszerzés megkezdését megelőzően kiállított igazolások is benyújthatóak (felhasználhatóak) mindaddig, ameddig az igazolásokban foglalt tény, illetve adat tartalma valós. Az ajánlatkérő - ellenkező bizonyításig - az adat valóságtartalmát az ajánlattevő erre vonatkozó külön nyilatkozata nélkül vélelmezi.
A 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 15. § (1) bekezdése alapján az ajánlattevőnek az alkalmasság igazolásában részt vevő alvállalkozó vagy más szervezet vonatkozásában csak az egységes európai közbeszerzési dokumentumot köteles benyújtani a Kbt. 62. §-ában foglalt kizáró okok hiányának igazolása érdekében. Az alkalmasság igazolásában részt vevő alvállalkozó tekintetében az egységes európai közbeszerzési dokumentum benyújtásával az ajánlattevő eleget tesz a Kbt. 67. § (4) bekezdése szerinti nyilatkozati kötelezettségének. Azon alvállalkozók tekintetében, amelyek nem vesznek részt alkalmasság igazolásában az ajánlattevő a Kbt. 67. § (4) bekezdése szerinti nyilatkozatot nyújt be.
Felhívjuk a figyelmet a Kbt. 67. § (3) bekezdésére, valamint a 321/2015. (X.30.) KR. 3. § (2) és (3), valamint az (5) bekezdésére.
A kizáró okok előzetes igazolása az EEKD alapján történik, az utólagos igazolásra pedig a Kbt. 69. § (4) bekezdés alapján kerül sor a közbeszerzési dokumentumban részletezettek szerint.
Felhívjuk a figyelmet a 321/2015. (X.30.) KR. 1. - 16.§-ára és a Kbt. 64. § szerinti öntisztázás lehetőségére.

A kiválasztási kritériumok listája és rövid leírása

Az ajánlattevőnek csatolnia kell:
M1) A 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 21. § (3) bekezdés a) pontja alapján az eljárást megindító felhívás feladásától visszafelé számított három év legjelentősebb közbeszerzés tárgya szerinti referenciák ismertetését, amelyben az alábbiakat kell megadni:
- a teljesítés idejét (kezdés és befejezés időpontja, év/hó/nap pontossággal),
- a szerződést kötő fél nevét és elérhetőségét,
- az elvégzett szolgáltatás bemutatását olyan részletezettséggel, amelyből az alkalmassági feltételeknek való megfelelés egyértelműen megállapítható,
- nyilatkozat arról, hogy a teljesítés az előírásoknak és a szerződésnek megfelelően történt.
A referencia bemutatáshoz mellékelni kell a 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 22. § (1) bekezdése szerinti referenciaigazolást vagy nyilatkozatot.
A referenciaigazolásnak, illetve nyilatkozatnak tartalmaznia kell a referenciabemutatásban előírt valamennyi adatot, továbbá nyilatkozni kell arról, hogy a teljesítés az előírásoknak és a szerződésnek megfelelően történt-e.
A 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 22. § (5) bekezdése értelmében, ha a nyertes közös ajánlattevőként teljesített szolgáltatás megrendelésére vonatkozó referencia igazolás vagy nyilatkozat - a teljesítés oszthatatlansága miatt - nem állítható ki az egyes ajánlattevők által teljesített szolgáltatások elkülönítésével, úgy az ajánlatkérő a referencia igazolást vagy nyilatkozatot bármelyik, a teljesítésben részt vett ajánlattevő részéről az ismertetett szolgáltatás tekintetében olyan arányban köteles elfogadni, amilyen arányban az igazolást benyújtó ajánlattevő az általa elvégzett teljesítés alapján az ellenszolgáltatásból részesült.
Ajánlatkérő a 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 21. § (3a) bekezdés a) pontja szerint a vizsgált időszak alatt befejezett, de legfeljebb 6 éven belül megkezdett szolgáltatás megrendeléseket vesz figyelembe.
Ajánlatkérő felhívja a figyelmet a 321/2015 (X.30.) Korm. rendelet 21/A§-ban foglaltakra.
M2) A 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 21. § (3) bekezdés b) pontja alapján azoknak a szakembereknek a megnevezését, képzettségük, gyakorlatuk a szakember által aláírt szakmai önéletrajzzal történő ismertetését, végzettséget igazoló okirat másolatokkal, akiket be kíván vonni a teljesítésbe.
A szakmai önéletrajz részletesen - dátumokkal (év/hó) - térjen ki a szakember által végzett szakmai gyakorlatra.
A szakembernek nyilatkoznia kell arról, hogy az ajánlattevő nyertessége esetén a szerződés teljesítésében személyesen részt vesz.
Amennyiben a szakember egyazon időben több tárgyi projektben is részt vett, úgy az egyes projektek során szerzett gyakorlatainak hónapszáma nem összeadható, vagyis egy évben maximálisan 12 hónap számítható függetlenül attól, hogy a szakember esetleg egy időben több projekten is dolgozott. Minden megkezdett hónap egész hónapnak számít.
Ajánlatkérő a 321/2015. (X.30.) Korm. rendelet 2. § (5) bekezdése alapján jelzi, hogy a formanyomtatványban az alkalmassági követelmények előzetes igazolására kéri a formanyomtatvány IV. részében szereplő részletes információk megadását.
Az alkalmassági követelmények utólagos igazolása a Kbt. 69. § (4) bekezdés szerint történik.
Az alkalmasság igazolására a Kbt. 65. § (6),(7),(9) és (11) bekezdésben foglaltak is irányadók.

Részvételi feltételek (műszaki és szakmai alkalmasság)

M1) Alkalmatlan az ajánlattevő, ha nem rendelkezik az eljárást megindító felhívás feladásától visszafelé számított 3 évben mindösszesen legalább 1 db olyan szerződésszerűen teljesített, legalább 12 hónapon keresztül folyamatosan végzett iratkezelési szolgáltatást tartalmazó referenciával, mely alapján az ajánlattevő az iratkezelési szolgáltatás tevékenységet minimum átlagosan évi 75 000 irat vonatkozásában, közfeladatot ellátó szervezet részére végezte.
M2) Alkalmatlan az ajánlattevő, ha nem rendelkezik legalább az alábbi szakemberekkel:
A) 1 fő levéltárosi vagy irattározási/irattárosi szakirányú felsőfokú végzettséggel rendelkező, az iratkezelési feladatok irányítása terén minimum 12 hónap szakmai gyakorlattal rendelkező szakemberrel,
B) 1 fő levéltárosi vagy irattározási/irattárosi szakirányú felsőfokú végzettséggel rendelkező vagy irattározási/irattárosi, vagy levéltári kezelői OKJ-s vagy azzal egyenértékű végzettségű és a feladatok ellátása terén minimum 12 hónap szakmai gyakorlattal rendelkező szakemberrel.
C) 1 fő szakemberrel, akinek a „DMS One Ultimate” iktató rendszer kezelésében minimum 24 hónap gyakorlata van,
D) 1 fő szakemberrel, akinek minimum 12 hónap gyakorlata van valamely közfeladatot ellátó szerv iratkezelésében.
E) 1 fő szakemberrel, akinek az EKEIDR Poszeidon iratkezelő rendszer kezelésében minimum 12 hónap gyakorlata van.
Ajánlatkérő közfeladaton a 2011. évi CXCV. törvény (Áht.) 3/A. § szerinti fogalmat érti.
Egy szakember több követelménynek is megfelelhet.
A Kbt. 65. § (10) bekezdésre tekintettel az A) pont szerinti szakember esetén ajánlatkérő előírja, hogy a feladatot maga az ajánlattevő vagy - közös ajánlattétel esetén - a közös ajánlattevők egyike végezzen el, ezért a feladatokra vonatkozó, a (9) bekezdés szerinti alkalmassági feltételek igazolásához a (7) bekezdéstől eltérően nem támaszkodhat az ajánlattevő más szervezet kapacitására, és a teljesítés során e feladatokat nem végezheti alvállalkozó.
A Kbt. 65. § (6) bekezdése szerint az előírt alkalmassági követelményeknek a közös ajánlattevők együttesen is megfelelhetnek.

A szerződés teljesítésének feltételei

Szerződést biztosító mellékkötelezettségek:
Késedelmi, hibás teljesítési és meghiúsulási kötbér a szerződéstervezetben részletezetteknek megfelelően.
Az ellenszolgáltatás teljesítésének feltételei és / vagy hivatkozás a vonatkozó jogszabályi rendelkezésekre:
Előleg igénylésének lehetősége nem biztosított.
Az ellenszolgáltatás teljesítése havonta a Polgári Törvénykönyvről szóló 2013. évi V. törvény (Ptk.) 6:130. § (1)-(2) bek. alapján történik. Fizetési határidő: 30 nap.
További rendelkezések: Kbt. 135. §, Ptk. 6:155. §-a, Kbt. 27/A. §-a.
Ajánlattétel, elszámolás, kifizetés pénzneme HUF
A részleteket a szerződéstervezet tartalmazza.

Az ajánlatok felbontásának feltételei (Tájékoztatás a felhatalmazott személyekről és a felbontási eljárásról)

Az elektronikus bontás szabályait az elektronikus közbeszerzés részletes szabályairól szóló 424/2017. (XII.19.) Korm.rendelet (e-Kr. )15. § szerint.
Az ajánlat kizárólag elektronikus úton, az EKR rendszeren keresztül, az eljárás erre megadott felületén nyújtható be. (https://ekr.gov.hu) A bontási eljárás a Kbt. 68. § (1), (4) és (6) bekezdés szerint történik.

1) Csatolni kell az ajánlattevő, és adott esetben az alkalmasság igazolásában részt vevő más szervezet esetében az ajánlatban cégszerűen aláíró cégjegyzésre jogosult képviselő aláírási címpéldányának másolatát, vagy a 2006. évi V. tv. 9. § (3) bekezdésnek megfelelően elkészített, ügyvéd vagy kamarai jogtanácsos által ellenjegyzett aláírás-mintát. Amennyiben az ajánlatban nem cégjegyzésre jogosult személy ír alá, csatolni kell az ajánlatban aláírására feljogosító meghatalmazását.
Egyéni vállalkozó esetén csatolni kell a képviseletre jogosult személy által aláírt nyilatkozatot, amelyben egyéni vállalkozó megjelöli a nyilvántartási számát, vagy az igazolványszámát, vagy az adószámát. Egyéni vállalkozó esetében Ajánlatkérő elfogadja bármely olyan dokumentum egyszerű másolatának ajánlatában történő csatolását, amely alkalmas a képviseletre való jogosultság igazolására (pl. személyi igazolvány, aláírás minta, közjegyző által hitelesített nyilatkozat).
2) Folyamatban lévő változásbejegyzési eljárás esetében az ajánlattevő köteles csatolni a cégbírósághoz benyújtott változásbejegyzési kérelmet és az annak érkezéséről a cégbíróság által megküldött igazolást. Az ajánlattevőnek az EKR-ben nyilatkoznia kell arról, hogy a gazdasági szereplőnél változásbejegyzési eljárás van-e folyamatban, az eljárás felületén a megfelelő cellák kitöltésével.
3) Ajánlattevőnek a Kbt. 66. § (2), (5) és (6) bekezdés alapján nyilatkozni szükséges.
4) Ajánlatkérő a Kbt. 76.§ (2) bekezdés c) pontja szerinti legjobb ár-érték arányt megjelenítő értékelési módszert alkalmazza: amely az ár esetén a fordított-, szakember tapasztalat esetén az egyenes-arányosítás, a használt képleteket és részletes leírást a közbeszerzési dokumentum tartalmazza. A kiosztható pontszám 0-10 pont.
5) Ajánlatkérő a felhívásban a szerződés teljesítésére való műszaki és szakmai alkalmasságának feltételeit és ennek igazolását a minősített ajánlattevők jegyzékéhez képest szigorúbban határozta meg a felhívás III.1.3) valamennyi követelményét.
6) Közös ajánlat esetén csatolni kell az egyetemleges felelősségvállalásról szóló nyilatkozatot közbeszerzési dokumentumok II. fejezete szerint.
7) FAKSZ: Kerekes Anita 00181, dr. Budai Zoltán 00783
8) Amennyiben valamely nyilatkozatminta az elektronikus közbeszerzési rendszerben (továbbiakban: EKR) elektronikus űrlapként a nyilatkozat megtételének nyelvén rendelkezésre áll, a nyilatkozatot az elektronikus űrlap kitöltése útján kell az ajánlat részeként megtenni.
9) Az EKR-ben továbbított dokumentumokkal, az EKR-ben elektronikus úton megtett nyilatkozatokkal szemben támasztott követelményekkel, valamint képviselet esetén elektronikus úton megtett nyilatkozatokkal kapcsolatos egyéb előírásokra a Kbt. 41/A - C) §-ai vonatkoznak.
10) Az EKR (https://ekr.gov.hu) használatához az e-Kr. 6. §-a szerint regisztráció szükséges.
11) Az EKR használatával kapcsolatos útmutató elérhető: https://ekr.gov.hu/portal/tamogatas
12) Az eljárást megindító felhívásban nem szabályozott kérdések vonatkozásában Kbt. és végrehajtási rendeleteinek előírásai szerint kell eljárni.
13) A IV.2.6. pontban megadott 1 hónap alatt Ajánlatkérő 30 naptári napot ért.
14) Ajánlatkérő az eljárásban alkalmazza a Kbt. 75.§ (2) bekezdés e) pontját, a Kbt. 71. § (6) bekezdését és a 81. § (4) és (5) bekezdését.
15) A Kbt. 76. § (3) bek b) szerinti értékeléshez csatolnia kell a szakember által aláírt önéletrajzot, rendelkezésre állási nyilatkozatot az útmutató szerint.
16) Ajánlattevőnek az ajánlatban nyilatkoznia kell az ukrajnai helyzetet destabilizáló́ orosz intézkedések miatt hozott korlátozó́ intézkedésekről szóló́ 833/2014/EU rendelet módosításáról szóló, 2022/576 EU rendelet 1. cikk 23. pontja nyomán életbe lépett, 833/2014/EU rendelet 5k. cikk szerinti tilalom vonatkozásában.
17) Az ajánlatkérő a Kbt. 35. § (8) bekezdés alapján a nyertes ajánlattevő(k)nek nem teszi lehetővé gazdálkodó szervezet alapítását.
18) Ajánlatkérő megvizsgálta a részajánlattétel lehetőségét és azt nem tartja gazdaságilag ésszerűnek, a beszerzés nem osztható oly módon, hogy az a közpénzek hatékony felhasználását eredményezné. A részajánlat tétel negatívan hatna beszerezni kívánt szolgáltatás minőségére, illetve a szerződés teljesítésének körülményeire. Időben és térben nem indokolt a részajánlattétel biztosítása, továbbá a felelősség megosztása szempontjából sem észszerű a részekre bontás. Ajánlatkérőnél az irattározási/iratkezelési folyamatok egységessége így biztosítható, az ajánlattevő elvégzendő feladata a műszaki leírásban foglaltak szerinti egymásra épülő folyamatok összessége.
19) A szerződéskötés feltétele, hogy a nyertes ajánlattevő a szerződéskötés időpontjára rendelkezzen ISO 9001: 2015 (vagy azzal egyenértékű) minőségirányítási rendszerre vonatkozó tanúsítvánnyal vagy az ezzel a 321/2015. (X. 30.) Korm. rendelet 24. § (3) bekezdése szerint egyenértékű dokumentummal, vagy a minőség biztosítása érdekében tett intézkedésekkel