A beszerzés leírása
Az NFA üzleti, szabályozási, operatív tevékenységének és ezen belül a személyes adatok kezelésével foglalkozó területeknek a feltárása, az alkalmazott folyamatok, a kapcsolódó funkcionális politikának a megismerése, adatkezelési tevékenységek, az ahhoz kapcsolódó adatvédelmi belső szabályozás vizsgálata. Az NFA személyes adatok kezelésében érintett területei kijelölt képviselőinek bevonásával adatvédelmi megfelelőség elemzés készítése arra vonatkozóan, hogy NFA adatkezelési gyakorlata jelenleg mennyire felel meg az adatvédelmi előírásoknak. Az NFA tevékenységét, jogalanyiságát és az ágazati jogszabályokat figyelembe véve kell elvégezni az adatkezelések vizsgálatát, mely eredményeként feltárásra kerül az NFA adatkezelési tevékenységének nyilvántartása.
A szabályozási környezet felmérésének eredményeként szükséges az alábbi dokumentumok elkészítése:
Kockázatelemzés, mely meghatározza az NFA adatkezelési tevékenységének kockázati pontjait, részletezi az adatkezelő adatkezelésével kapcsolatos szabályozási hiányosságait.
A Kockázatelemzés mentén javaslattétel az NFA GDPR – megfelelőséget célzó átalakítására, módosítására.
Az ajánlattevő feladata az NFA adatvédelmi státuszának részletes összehasonlító elemzése a GDPR előírásaihoz képest, valamint az erre vonatkozó tanácsadói javaslat elkészítése.
A javaslat tartalmával szemben támasztott elvárás, hogy részletesen tartalmazza azokat a lépéseket, melyeket meg kell tenni annak érdekében, hogy megvalósuljon a jogszabályoknak megfelelő adatkezelés, valamint dolgozza ki a belső szabályzatok GDPR – kompatibilis módosítási javaslatait, melyek a differenciált szabályozás mentén igazodnak a szervezet által végzett tevékenységek specialitásaihoz és célkitűzéseihez.
A javaslattétel során elvárás a folyamatos konzultáció, együttműködés az ajánlattevő részéről az NFA jogi, a módosítási javaslatokkal érintett szakterületi és GDPR képviselőivel, valamint az NFA adatvédelmi tisztviselőjével.
A GDPR szabályozásnak történő megfelelés során már a javaslattételi szakaszban sem fogalmazódhat meg olyan felkészülési, gyakorlati kivitelezésre utalás, követendő utasítás, amely más, vonatkozó, ágazati jogszabályt sért.
A javaslattételi szakasz eredményeként szükséges az alábbi dokumentumok elkészítése:
Tanácsadói javaslat, amely a kockázatelemzés során feltárt kockázati pontok kezelésére dolgoz ki megoldást, az adatkezelő adatkezelésével kapcsolatos szabályozási hiányosságainak felszámolására ad iránymutatást. Ki kell térnie a belső szabályozási környezet és a megvalósuló gyakorlat eltéréseire, azok felszámolása iránti intézkedések részletezésére. A konzultációk alkalmával felmerülő ellentétes álláspontok közelítése, a differenciált szabályozás mentén az ágazati jogszabályok szerinti berendezkedés és a GDPR rendelkezéseinek összehangolása kiemelt jelentőségű.
Az elkészített tanácsadói javaslat szerinti intézkedések megtétele.
Az NFA adatkezelési/archiválási gyakorlatának felülvizsgálatát és a javaslattételt követően kerülhet sor a GDPR követelményeinek megfelelő gyakorlat végzésére. A végrehajtás, kivitelezés során is folyamatos elvárás a szoros együttműködés az ajánlattevő részéről az NFA képviselőivel.
Az Ajánlattevő alábbi intézkedések megvalósítására vállal kötelezettséget.
1.) Az elektronikus megfigyelőrendszerrel kapcsolatos teendők meghatározása és végrehajtása, az NFA által jelenleg alkalmazott dokumentációk felülvizsgálata.
2.) Az NFA által használatban lévő és a honlapon elhelyezett formanyomtatványok – Dokumentumtár és Egyéb Dokumentumok – GDPR vonatkozású kiegészítése, klauzula megírása, egységes szerkezetbe foglalása.
3.) Adatvédelmi tájékoztató elkészítése az ügyfelek, potenciális ügyfelek részére.
4.) Adatvédelmi tájékoztató elkészítése az NFA dolgozói, munkavállalói részére.
5.) Az NFA hasznosítási szerződéses partnereinek tájékoztatása adatvédelmi szempontból, részükre az adatvédelmi tájékoztató megküldése, nyilatkozatuk beszerzése.
Folytatás karakterkorlát miatt a II.2.11) pontban